Кадровое планирование: как найти и удержать лучших сотрудников

О чем речь? Кадровое планирование — часть системы управления персоналом. Необходимо для непрерывного функционирования предприятия без простоев в случае внезапного ухода сотрудника на больничный, расширения штата, увольнения провинившихся.

Что учесть? Планируя штат, следуют определенным принципам — системности, экономической целесообразности, гибкости. Во время составления планов используют специальные формулы для анализа численности состава и плановой потребности в работниках.

Суть кадрового планирования

Кадровое планирование — это деятельность внутри организации, цель которой заключается в анализе, прогнозировании и определении потребности в трудовых ресурсах для выполнения поставленных перед компанией задач. Это одно из направлений стратегической политики организации, которое включает:

• Анализ потребности организации в специалистах различных уровней квалификации.

• Исследование особенностей рынка труда.

• Проработку стратегий по привлечению специалистов.

• Классификацию рабочих мест.

• Организацию курсов, тренингов и семинаров по профессиональному совершенствованию сотрудников.

Источник: shutterstock.com

Основные цели кадрового планирования:

1. Прием и сохранение нужного числа работников определённой квалификации.

2. Выявление профессиональных качеств персонала компании.

3. Предотвращение проблем, возникающих из-за нехватки персонала, или, напротив, из-за необоснованно высокого количества рабочей силы.

Планирование помогает решать задачи, которые имеют непосредственное отношение к повышению производительности труда:

• Производить обучение отдельных категорий сотрудников смежным профессиям.

• Выполнять реорганизацию внутри отделов — организовывать перевод работников с одного рабочего места на другое с сохранением функционала.

• Материально поощрять сотрудников за освоение смежных профессий.

• Совершенствовать производственные процессы для оптимизации численности сотрудников, усилия которых направлены на выполнение одной задачи.

• Обеспечивать благоприятные условия отбора с целью нанять компетентных специалистов, в которых нуждается компания.

Кадровое планирование в организации позволяет решить важные задачи:

• Определить потребность предприятия в персонале с учетом квалификации, навыков и опыта работников.

• Выявить приоритеты компании при поиске и наборе трудовых резервов или сокращении персонала.

• Раскрыть профессиональный потенциал специалистов, которые уже работают в компании, чтобы извлечь максимальную выгоду при воплощении бизнес-идей.

• Составить план мероприятий, направленных на профессиональное развитие сотрудников.

• Рассчитать объем материальных затрат, которые будут направлены на внедрение перечисленных выше шагов.

Принципы кадрового планирования

Общая система долгосрочного планирования включает определение потребности компании в численности, а также квалификации сотрудников, и базируется на следующих принципах:

• Системность. Это означает, что при определении численности персонала принимается во внимание совокупность различных параметров и критериев. Это стратегия развития компании, обучение работников, фактическая и прогнозируемая численность персонала, создание системы обучения сотрудников.

• Непрерывность. Это указывает, что кадровое планирование, направленное на оптимизацию численности персонала организации, должно базироваться на постоянной основе и учитывать особенности стратегического развития компании. Это позволит своевременно реагировать на изменения, происходящие как во внешней среде, так и внутри предприятия.

• Экономическая целесообразность. Подразумевает тщательный анализ затрат на персонал как на этапе подбора, так и в процессе работы.

• Единство цели. Кадровое планирование должно учитывать стратегические планы компании.

• Гибкость предполагает возможность оперативной корректировки поставленных задач в зависимости от обстоятельств как внешнего, так и внутреннего характера.

• Необходимая точность предполагает четкое соблюдение сроков и выполнение намеченных задач.

• В кадровом планировании принимают участие сотрудники всех служб, имеющих к этому непосредственное отношение.

Источник: shutterstock.com

Качественное кадровое планирование возможно при взаимодействии руководства компании с сотрудниками кадровых служб, четком определении целей, сроков, исполнителей, а также источников информации для составления прогнозов.

Преимущества кадрового планирования

Благодаря эффективному кадровому планированию и кадровой политике организация может достичь следующих позитивных результатов:

1. Организация подготовлена к изменениям во внешней среде, что позволяет ей легко преодолевать возникающие в процессе производственной деятельности препятствия.

2. Тщательное изучение вопроса о потенциальных потребностях в кадрах дает компании возможность эффективно управлять человеческими ресурсами.

3. Организация получает шанс избежать приема на работу избыточного количества сотрудников на ту или иную должность или, напротив, испытать дефицит в кадрах.

4. Кадровая политика и планирование создают условия для разработки эффективных программ обучения, обеспечивают преемственность при смене руководящего состава.

5. Руководство быстро оценивает положительные качества и недочеты сотрудников компании и политики в области управления персоналом.

6. Растет эффективность бизнес-процессов.

Факторы, влияющие на кадровое планирование

Кадровое планирование и управление персоналом осуществляется с учетом внешних и внутренних воздействий на производство. Если в регионе наблюдается недостаток специалистов той или иной профессии, у работодателя при формировании штата неизбежно возникнут трудности. Для решения этих проблем потребуются дополнительные расходы.

Источник: shutterstock.com

Привлечь кандидата можно повышенной заработной платой или другими материальными выгодами. Это должно быть учтено в процессе осуществления кадровой политики компании. Остановимся более подробно на внешних и внутренних факторах, которые оказывают влияние на подбор специалистов и бизнес-процессы.

Внешние факторы

Внешние факторы относятся к разряду неуправляемых событий и могут произойти в любое время. Однако некоторые из них удается спрогнозировать, а затем разработать мероприятия, которые могут минимизировать возможные негативные последствия. К внешним факторам относятся:

• социально-экономическая обстановка в стране, например, рецессия или, напротив, ускорение экономического роста;

• конъюнктура рынка труда — безработица, недостаток квалифицированных кадров, наличие или отсутствие профильных образовательных учреждений в регионе;

• массовая интеграция новых технологий;

• реформы или поправки в законодательстве.

Внутренние факторы

Внутренние факторы, влияющие на кадровое планирование и кадровую политику, определяются непосредственно руководством компании. Это выражается, например, в изменении тактических или стратегических целей организации. К внутренним факторам, влияющим на кадровую политику, относятся:

• задачи организации — рост рентабельности, стабильность и прочее;

• стимулирующие мероприятия — высокий уровень оплаты труда, различные виды премирования, бесплатные комплексные обеды, фитнес-центр для сотрудников и прочее;

• методы управления;

• подготовка персонала — оплата курсов, занятий, тренингов;

• управление персоналом — продвижение по карьерной лестнице, распределение компетенций и прочее.

Виды кадрового планирования

Кадровое планирование может быть долгосрочным, среднесрочным или краткосрочным. Долгосрочное планирование охватывает пятилетний период. При этом учитываются такие факторы, как потребность в персонале, конъюнктура рынка труда, внешние условия. Полученные данные являются основой при разработке плана, в котором отражается потребность компании в специалистах определенной квалификации на перспективу.

Источник: shutterstock.com

Основой краткосрочного планирования служит оперативный план. Он рассчитан на срок до одного года и разбит на временные промежутки.

Оперативное кадровое планирование направлено на прогнозирование:

• численности и состава рабочей силы;

• количества работников, которые относятся к руководящему звену;

• специалистов разного уровня и квалификации;

• численности сервисного персонала.

Краткосрочное планирование базируется на информации, полученной при заполнении анкет или в результате личного опроса:

• Число постоянных работников с указанием личных данных, даты приема на работу и стажа.

• Структура персонала на текущий момент времени, классифицированная по таким критериям, как образование, стаж, пол, прочие критерии.

• Процент кадровой текучести.

• Средняя продолжительность отсутствия сотрудников на рабочем месте в связи с болезнью и связанные с этим потери компании.

• Длительность рабочего дня.

• Заработная плата сотрудников с дифференцированием денежных сумм (вознаграждения, компенсации, прочие выплаты).

• Социальные взносы.

Информация, которую предоставил сотрудник, должна быть подтверждена соответствующими документами, справками. Чтобы с ней было удобно работать, каждая компания разрабатывает для этой цели специальные бланки, которые можно заполнить как при личном визите в компанию, так и онлайн.

На кого распространяется кадровое планирование

Кадровое планирование распространяется на следующие группы работников:

1. Штатных сотрудников.

2. Новых работников.

3. Кандидатов на должность в компанию.

4. Работников, разорвавших контракт досрочно.

Действия со стороны руководства по отношению к каждой из групп работников:

Информация о персонале оформляется на бланках. Это помогает работникам кадровой службы воспринимать ее однозначно. Все данные в отчёте приводятся в доступных для ознакомления и анализа единицах, которые не препятствуют сравнению их с другими сведениями.

Из чего состоит система кадрового планирования в организации

Чтобы определить, какое количество работников потребуется для выполнения поставленных перед компанией целей и задач, в систему кадрового планирования включены следующие мероприятия:

• специалисты проводят аудит и дают оценку бизнес-процессам;

• анализируют информацию о составе рабочей силы, степени ее вовлеченности в производственный процесс;

• изучают потребность в дополнительных кадрах на текущий период;

• определяют, сколько может потребоваться сотрудников в будущем;

• анализируют обстановку на рынке труда с учетом конкурентоспособности рабочей силы в перспективе;

• определяют проблемные места в отношении рабочей силы;

• выявляют проблемы в области трудовых ресурсов;

• на постоянной основе анализируют состояние рынка труда;

• организуют обучающие тренинги для работников.

Кадровое планирование предусматривает проведение эффективных мероприятий, направленных на формирование штата, который в полной мере отвечает требованиям, необходимым для выполнения поставленных задач.

Методы кадрового планирования персонала

В кадровом планировании принято выделять качественные и количественные показатели, которые служат основными ориентирами при подборе персонала.

При количественном планировании применяют следующие методы:

1. Балансовый метод. Он основан на сопоставлении количества ресурсов, которые имеются в наличии и необходимы для выполнения намеченных задач. План имеет вид двухсторонней бюджетной таблицы, отражающей как источники ресурсов, так и их распределение.

2. Нормативный метод. Плановые задания рассчитывают с учетом нормы расхода сырья и других ресурсов, которые необходимы для выпуска единицы продукции.

3. Статистический метод. Устанавливается связь между разного рода показателями.

Источник: shutterstock.com

Методы, которые применяют при качественном кадровом планировании:

1. Метод экспертной оценки. В этом случае компания пользуется услугами эксперта с опытом работы в области планирования персонала. Он анализирует исходные данные и дает рекомендации относительно трудовых ресурсов, которые потребуются для решения поставленных задач.

2. Метод групповых оценок. Это разработка планов мероприятий для решения задач коллективным способом. Примером может служить метод «мозгового штурма».

3. Метод Дельфи.Он предполагает сбор мнений независимых экспертов. Полученная информация анализируется группой других экспертов. В результате дискуссии формируется общее мнение.

Этапы кадрового планирования

При серьезных кадровых перестановках следует действовать методично, придерживаясь основных этапов кадрового планирования.

Этап 1. Оценка перспектив развития бизнеса

Кадровые решения должны приниматься с учетом стратегических целей компании, способствовать их достижению в короткие сроки. Цели могут включать расширение или, напротив, сокращение производства, создание новых филиалов, повышение качества услуг.

Этап 2. Прогнозирование потребности в рабочей силе

Рассчитывается необходимое количество персонала определенной квалификации, рабочих мест, должностных позиций, которое потребуется для решения поставленных перед компанией целей.

Источник: shutterstock.com

При этом должно учитываться влияние внешних факторов. Они могут как позитивно, так и негативно отразиться на бизнес-процессах. Если намечается дефицит кадров, необходимо заранее определить источник трудовых ресурсов.

Этап 3. Оценка внутренних трудовых ресурсов

Специалисты кадровой службы оценивают трудовые ресурсы, которыми компания обладает на текущий момент. Принимается решение о кадровых перестановках, привлечении дополнительных специалистов. На этом этапе идет сбор информации о заработной плате, надбавках, прочих выплатах.

Этап 4. Разработка плана

Кадровое планирование — это методичная работа, которую служба персонала проводит в соответствии с поставленными руководством задачами. В первую очередь распределяют задачи по степени важности и прописывают мероприятия, необходимые для их реализации. Намечают сроки их исполнения.

Затем составляют статьи доходов и расходов на проведение мероприятий по работе с персоналом и формируют бюджет, который согласовывают с руководством. При необходимости проводят работу по оптимизации затрат.

Методы анализа численного состава

После завершения работ по составлению стратегических планов, приступают к анализу фактического кадрового состава, который проходит в несколько шагов:

Шаг 1. Определяют реальную (фактическую) численность работников на момент начала планирования. В учет берут не только постоянных сотрудников, но и тех, кто был принят временно, например, для выполнения работ сезонного характера.

Шаг 2. Определяют отклонение реальной (фактической) численности от плановой, которая отражена в штатном расписании. Для расчетов используют формулу:

где:

∆Чв — отклонение реального числа работников от планового количества.

Чп — плановая численность. Данные берут из штатного расписания.

Чф — фактическая (реальная) численность.

По результатам расчетов можно сделать вывод о дефиците или недостатке персонала в компании. Чтобы рассчитать оптимальное число сотрудников, можно воспользоваться модернизированной формулой, которая выглядит следующим образом:

где:

∆Чв — отклонение реальной численности от штатной.

Чф — фактическая численность.

Чоф — штатная численность служащих.

Чвп — штатное количество обслуживающего персонала.

Чор — штатная численность основных рабочих.

Квп — коэффициент выполнения производственного плана.

Источник: shutterstock.com

Шаг 3. На этом этапе кадрового планирования определяют удельный вес каждой категории работников (служащих, рабочих, специалистов) от общего числа сотрудников. Чтобы выявить укомплектованность того или иного рабочего места, можно воспользоваться формулой:

где:

Ку — коэффициент укомплектованности.

Чф — реальная численность.

Крм — число рабочих мест.

Кс — коэффициент сменности.

Шаг 4. Анализ данных, которые отражают число работников, ушедших из компании в связи с пенсионным возрастом, призывом в армию, окончанием срока трудового соглашения, сокращением или уходом по собственному желанию.

Некоторые изменения в численности рабочей силы можно спрогнозировать: например, пенсионный возраст работника известен заранее. Для определения численности сотрудников, которые уходят по собственному желанию, используют статистические данные за несколько предыдущих лет.

Для удобства при проведении таких расчетов используют формулу коэффициента естественной убыли:

где:

Чвыб — число выбывших сотрудников компании по естественным причинам за год.

Чп — штатная численность требуемой рабочей силы на конец года.

Важно детально исследовать причины, которые вынудили работника уйти с работы или отсутствовать по неуважительным мотивам.

Расчет плановой потребности

В процессе кадрового планирования необходимо провести расчет плановой потребности в рабочей силе. Для этой цели используют различные методы. Их выбирают в зависимости от объема доступной информации и уровня квалификации работника, который проводит эту работу.

Самые распространенные методики представлены в таблице.

Штатную численность определяют при помощи простого математического действия — умножают реальное значение численности на плановый индекс.

Общую потребность в рабочей силе вычисляют по формуле:

где:

Оп — потребность в служащих.

Тпч — потребность в привлечении для выполнения текущих задач.

Дпч — необходимость в персонале для новых проектов или в случае увеличения мощности предприятия.

При проведении кадрового планирования текущую потребность определяют по числу плановых вакансий. Дополнительная потребность включает:

• Потребность по должностям в случае развития производства:

  Днп=Чпл-Чкг,

  где:

  Чпл — штатная численность на конец периода.

  Чкг — реальная численность сотрудников на конец года.

• Потребность на убыль по естественным причинам:

  Дуб = Чсрт×Куб,

  где:

  Чсрт — средняя численность сотрудников.

  Куб — коэффициент убыли.

Проблемы кадрового планирования

На планирование отрицательно влияет ряд факторов:

• Несогласованность кадрового планирования с планами организации.

• Отсутствие внимания к планированию со стороны руководства.

• Компания не имеет четкого плана развития.

• Нет баланса между количественным и качественным учётом.

• Использование материалов возможно лишь при наличии гиперссылки.

• Неправильно сформулированы цели и задачи в кадровой политике.

Каждая компания сталкивается с такими ситуациями, как увольнение сотрудников. Это серьезная проблема, которая возникает в процессе кадрового планирования. Чтобы снизить уровень нежелательных последствий, ее решают на разных уровнях следующим образом:

• Руководитель делает ориентировочный расчёт потребности в рабочей силе с учетом развития бизнес-процессов.

• Кадровая служба через руководителей отделов ведёт регулярный мониторинг персонала.

• Специалисты HR-отдела проводят анализ текущих трендов на рынке труда, отслеживают изменения в законодательной базе.

• Руководители подразделений создают условия для раскрытия потенциала своих подчиненных, используя действенные методы и механизмы.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о кадровом планировании

Научный подход к кадровому планированию помогает наиболее полно раскрыть потенциальные возможности работника. В свою очередь, это позитивно сказывается на развитии компании в целом.

Сколько стадий включает кадровое планирование?

Кадровое планирование включает четыре стадии. Первая стадия — это составление плана стратегического развития компании. Руководитель должен иметь четкое представление о том, как он будет задействовать трудовые ресурсы.

На второй стадии выявляются кадровые проблемы, формируются цели, уточняется потребность в тех или иных сотрудниках с указанием должностей и специальностей. Третья стадия — оценка реального числа сотрудников в компании. Четвертая — составление подробного плана для осуществления поставленных целей.

Как на примере проще понять суть кадрового планирования?

В компании, где кадровое планирование поставлено на должный уровень, сотрудники набираются с учетом образования и опыта работы. Работники проходят период стажировки. В компании отлажена система премирования, регулярно проводятся тренинги с целью повышения производительности труда. Руководители компании и подразделений не набираются со стороны. Каждый работник получает шанс для карьерного развития внутри организации.

Кто занимается разработкой кадровой политики в компании?

Кадровое планирование не является точной наукой, однако им должны заниматься опытные профессионалы. Эту работу может также выполнять руководитель отдела кадров, начальник подразделения или директор компании. Часто компании испытывают недостаток в таких специалистах, но всегда есть возможность организовать соответствующее обучение.

На какие вопросы отвечает кадровое планирование?

Кадровое планирование дает ответы на следующие вопросы:

• Сколько потребуется сотрудников, какой у них должен быть уровень образования, когда следует начать прием специалистов на работу?

• Где найти новых работников? Нужно ли проводить сокращение или идти по пути оптимизации рабочего процесса?

• Как раскрыть потенциал сотрудников, какие механизмы использовать для повышения заинтересованности работников в своей деятельности?

• Нужно ли организовывать внутри компании программы по обучению специалистов?

Внедрение в кадровую политику прогрессивных способов взаимодействия с персоналом позволяет работникам не только получить место, подобранное с учетом их способностей, но и испытывать моральное удовлетворение от выполняемой работы. Такой подход к взаимодействию с кадрами мотивирует сотрудников на осуществление обязанностей с повышенным энтузиазмом, способствует повышению производительности без дополнительного материального вознаграждения.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать гарантированный подарок

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB