Как автоматизировать бизнес: пошаговая инструкция

Сегодня практически во всех производственных сферах осуществляется автоматизация бизнес-процессов для сокращения числа операций, выполняемых вручную. Такое решение владельцев бизнеса является вполне обоснованным, так как главное предназначение автоматизации не только в увеличении скорости обработки, но и в координации бизнес-процессов. О том, как автоматизировать бизнес, мы и расскажем в нашей статье.

Какими преимуществами обладает автоматизированный бизнес

Автоматизация бизнеса — это установление специализированной информационной системы или программы, способной осуществлять контроль привычных производственных задач или операций. Автоматизированные бизнес-процессы нацелены на повышение эффективности управления и производительности труда за счет освобождения определенных производственных ресурсов (финансовых и трудовых).

Как правило, автоматизируются два направления бизнес-процессов: основное и поддерживающее.

Например, основной процесс вашей компании — управление продажами или работа с клиентами. Значит, вам необходимо провести автоматизацию, чтобы повысить объемы продаж и, следовательно, увеличить прибыль компании.

К поддерживающим бизнес-процессам относятся делопроизводство, бухучет и отчетность. Они не способны кардинально повысить прибыль, но с помощью автоматизации вы сможете сократить трудозатраты на решение повседневных задач.

Задачи автоматизации бизнеса:

• обеспечение поддержки оперативной деятельности компании;

• систематизация учета и организация эффективного контроля деятельности;

• подготовка документации для осуществления партнерской деятельности (в том числе бизнес-предложения, накладные, акты сверок и т. д.);

• оперативное предоставление отчетов о состоянии дел на предприятии за определенный промежуток времени;

• оптимизация трудозатрат и расходов на выплату заработной платы путем сокращения объема «ручной» работы;

• снижение значимости «субъективного отношения» к серьезным бизнес-процессам;

• обеспечение информационной безопасности;

• повышение качества работы с клиентами.

Как правило, автоматизированные бизнес-процессы оказывают благоприятное воздействие не только на процесс управления, но и на качество выпускаемой продукции.

Положительные стороны автоматизации в этом плане:

• высокая скорость обработки информации и решения рутинных задач;

• доступно использование высоких технологий, повышается прозрачность процессов;

• действия сотрудников становятся более согласованными, повышается качество работы;

• возможен контроль большого информационного объема;

• снижение количества неверных действий и рост качества управления;

• возможно решение нескольких задач одновременно;

• оперативность действий в стандартных ситуациях.

Для руководителя компании автоматизированная система тоже достаточно удобна, так как к нему может поступать больший объем информации (например, подробные отчеты аналитиков), благодаря чему учитываются все показатели работы, что, соответственно, повышает эффективность управления.

К примеру, в течение первого полугодия использования программного обеспечения возможно улучшение следующих показателей:

• На 40 % повышается точность планирования.

• На 50 % — эффективность деятельности предприятия.

• На 80 % сокращается время работы руководителя.

Как автоматизировать бизнес-процессы и с чего начать

Многие руководители компаний задумываются над тем, как автоматизировать бизнес. В большинстве случаев они начинают с автоматизации повседневных производственных процессов, требующих немалых трудозатрат или операций, имеющих серьезное влияние на общую прибыль предприятия (например, бухгалтерия, документооборот, складской учет и т. д.).

Большинство российских компаний автоматизирует маркетинговое и информационное направления, впрочем, как и управление качеством. Это экономический кризис оказал свое влияние на приоритетность автоматизируемых бизнес-процессов.

Как автоматизировать бизнес сегодня? В текущем сезоне наиболее популярны:

1. Облачные технологии. Данный метод используют компании, у которых нет своего сервера. В силу своей невысокой стоимости облачные технологии наиболее востребованы представителями малого бизнеса.

   

2. Маркетинговые инструменты. Для этого используют CRM и BI-систему, настраивают работу контекстной рекламы.

3. Технологии взаимодействия между машинами. Набирает популярность M2M (Machine-to-Machine). Данные технологии нацелены на сведение до минимума человеческого участия в сложных бизнес-процессах и в работе оборудования, так как человеческий фактор нередко препятствует объективной оценке ситуации и правильной реакции на нее.

4. Инструменты Big Data предназначены для работы с большим объемом информации, например для бизнес-аналитики. Учитывая, что для обработки крупномасштабных данных необходимо дорогое специализированное оборудование, такие инструменты используются лишь в крупных компаниях.

5. Обработка данных в режиме real-time. Чтобы бизнес-операции могли проводиться синхронно, системы автоматизации постепенно будут переходить на работу в режиме реального времени.

15 направлений автоматизированного управления бизнес-процессами

Любую программу или виджет можно связать с CRM. При этом вы можете как обойтись своими силами, так и прибегнуть к помощи профессионалов. Далее мы расскажем о том, как автоматизировать бизнес, используя предложения российских специалистов.

Телефония

Сами по себе облачные АТС достаточно многофункциональны. Их использование позволяет одновременно принимать большое количество звонков, настраивать схему их распределения и устанавливать голосовое меню.

Если облачные АТС связать с CRM, добавятся новые возможности:

• клиент CRM сможет осуществлять исходящий вызов, используя свою карточку;

• при входящих вызовах автоматически будут формироваться лиды;

• при поступлении вызовов будет происходить автоматическое их распределение, учитывающее клиентскую приоритетность, статус сделки или менеджера;

• формирование статистических данных по вызовам: кто звонил, продолжительность и количество принятых/исходящих вызовов, их время и направление;

• осуществление автоматического перехода на карту клиента, от которого поступил вызов;

• перечень звонков и записи разговоров автоматически привязываются к клиентской карточке;

• создание базы непринятых звонков и настройка функции «перезвонить позже».

Как правило, настроить CRM-телефонию можно бесплатно, а стоимость вызовов зависит от тарифов, установленных оператором связи.

Лид-формы на сайте

На сайте можно настроить формы для сбора контактов, заявок и заказов, которые будут автоматически направляться на корпоративную почту и сохраняться в админ-панели.

Интеграция с CRM открывает следующие возможности:

• после отправления формы создается соответствующий лид;

• заявки могут автоматически передаваться определенным менеджерам, которые должны перезвонить клиенту;

• ответственному менеджеру направляется сообщение о создании нового лида;

• после оформления нового заказа с помощью SMS или email появляется соответствующая информация.

Последняя возможность реализована не во всех виджетах.

Использование сервиса платное — от 800 рублей в месяц.

Соцсети

Как автоматизировать бизнес, используя социальные сети, которые и без того являются отличной площадкой для проведения рекламных кампаний и общения с целевой аудиторией? Но и здесь связь с CRM достаточно выгодна и перспективна.

Перед компанией открываются следующие возможности:

• общение с клиентами и оформление заявок с помощью интерфейс-систем осуществляется без переключения окон;

• интеграция лидов происходит автоматически;

• пополнение данных о существующих сведениях, полученных из соцсетей;

• выявление новых подписчиков и их информирование о действующих предложениях.

Подобные услуги в основном бесплатные, но есть CRM, которые берут за это до 2000 рублей в месяц.

Электронная почта

С помощью email решаются многие важные вопросы по работе с клиентами, включая прием и оформление заказов, подтверждение отправки и т. д.

Интеграция с CRM позволит:

• создавать карточки новых клиентов по клику или автоматически;

• не выходить из системы, чтобы осуществить рассылку;

• сэкономить время менеджеров при работе с клиентами, так как сообщения будут отправляться автоматически (например, менеджер оформил пересылку товара и клиенту сразу же приходит оповещение об этом);

• использовать электронную почту для постановки задач;

• провести синхронизацию почтовых ящиков;

• просматривать всю почту в одном интерфейсе.

Большая часть существующих CRM предусматривает бесплатную синхронизацию разных почтовых серверов, но есть и платные версии (500 рублей в месяц).

Онлайн-чаты

Нередко всплывающие окна, предлагающие консультации специалистов, вызывают раздражение, но грамотное использование онлайн-чатов позволяет увеличить конверсию и получить информацию о клиентах. Перед тем как автоматизировать бизнес, обратите внимание на то, насколько продвинут используемый вами продукт. Он может быть весьма многофункционален.

Если провести связку с CRM, то добавятся следующие возможности:

• сохранение в карточке клиента всей переписки;

• сортировка переписки: если с данным контактом уже заключались сделки, то переписка сохранится в действующем лиде, если это впервые, то будет создан новый;

• экономия времени менеджеров: быстрый переход из чата к клиентской карточке.

Существуют разные варианты приложений: созданные владельцами сервисов (бесплатные) и предложенные сторонними разработчиками (от 500 рублей в месяц).

Мессенджеры

Этот коммуникативный канал удобен и для клиентов, и для компаний. Задумываетесь над тем, как автоматизировать бизнес, используя мессенджеры? Вы можете связать с ними всю систему работы с клиентами. Тем самым вы избавите себя от необходимости выбирать различные каналы среди всего предложенного в Сети многообразия и сохраните потенциальных клиентов.

Итак, связка с CRM позволяет:

• сэкономить время менеджеров (один клик — и контакт потенциального клиента уже в базе);

• автоматически формулировать контакты, задачи и сделки для каждого диалога;

• сохранять переписку и, если возникает такая необходимость, возвращаться к ней для уточнения информации.

Обычно такая интеграция платная (от 1000 до 3000 рублей в месяц), так как используются продукты сторонних разработчиков.

Обратный звонок

Этот виджет способствует повышению конверсии ресурса. Нередко клиенты, которые не собирались звонить в компанию, на предложение «Введите номер телефона, и мы Вам перезвоним», реагируют положительно, оставляя свои координаты.

Связка систем открывает следующие возможности:

• информирование о запросе обратного звонка непосредственно в интерфейсе;

• отправка формы обратного звонка сопровождается созданием карточки клиента и лида в автоматическом режиме;

• страница, с которой поступила заявка на звонок, путь посетителя на сайт и прочая полезная информация автоматически заносятся в карточку клиента;

• сохранение аудиозаписей разговоров с клиентами;

• идентификация клиентов, повторно обращающихся при помощи виджета.

Доступны бесплатные и платные версии (до 500 рублей в месяц).

Бухгалтерские программы

Автоматизированное управление бизнес-процессами и финансами — одно из самых важных направлений. Отдел продаж и бухгалтерия должны находиться в постоянном взаимодействии, сохранность данных и оперативность являются одними из ключевых условий эффективной работы компании.

Благодаря интеграции с CRM можно:

• использовать карточку клиента для выгрузки счетов;

• настроить автоматическое уведомление о произведенной оплате;

• упростить систему учетов актов;

• настроить автоматический запрос документов по закрытию сделки;

• сохранять документы в карточках клиентов.

Доступны бесплатные и платные версии (до 700 рублей в месяц).

Складские сервисы

Подобная интеграция идеально подходит компаниям, которые ежедневно реализуют большой объем товара и предлагают широкий ассортимент. Программы, используемые на складе, фиксируют перемещение, списание и оприходование товарных единиц.

Связка с CRM открывает следующие возможности:

• формирование базы «клиент — перечень товаров» путем выгрузки каталога в систему работы с клиентами;

• предотвращение случаев оформления заказа на закончившийся товар (менеджеру всегда доступна информация о реально существующих остатках товарных единиц);

• осуществление оперативного импорта-экспорта документации (счетов, прайсов, накладных и т. д.);

• осуществление контроля сроков поставок.

Стоимость зависит от сервиса складского учета и используемой CRM (до 500 рублей в месяц). Есть и бесплатные версии.

Онлайн-банкинг

Достаточно удобно контролировать счета и осуществлять всевозможные платежи без личного посещения отделения банка. Интеграция с CRM очень облегчит труд менеджеров и позволит работать прямо в интерфейсе. И это еще не все.

Также сотрудникам станут доступны следующие операции:

• отслеживание счетов;

• просмотр задолженностей по дебиту;

• своевременное реагирование на просроченные платежи;

• оперативное закрытие сделок.

Есть бесплатные и платные версии интеграции онлайн-банков с CRM.

Обработка заказов в интернет-магазине

Интернет-магазины, реализующие товар в розницу, изо дня в день оформляют не один десяток заказов. Большинство подобных компаний старается облегчить работу администраторов путем внедрения программ лояльности и настройки документооборота, использует различные инструменты для информирования клиентов и т. д.

Конечно, это позволяет сэкономить время, но как автоматизировать бизнес без интеграции? В данном случае менеджеры по-прежнему будут всю информацию обрабатывать вручную, чтобы внести ее в CRM.

Интеграция позволяет:

• работать с заказами непосредственно в системе управления клиентами;

• просматривать историю общения с клиентом при его повторном обращении в компанию;

• осуществлять импорт каталога товаров;

• использовать каталог для оперативного оформления заказа по телефону.

Существуют бесплатные и платные версии (до 1000 рублей в месяц).

Конструктор документов

Некоторые CRM предусматривают встроенный конструктор документов, но есть и такие, где для этого требуется подключение специального приложения. В таком случае формирование документов частично автоматизировано.

Интеграция с CRM существенно облегчит эту работу, так как:

• названия, реквизиты, имена и прочие данные будут вноситься автоматически;

• согласование и утверждение документов будет происходить быстрее;

• снизится негативное влияние человеческого фактора (опечатки и другие ошибки).

Существуют бесплатные и платные версии (до 6000 рублей в месяц).

Бронирование

Данный виджет широко применяется при продаже билетов на различные виды пассажирского транспорта и мероприятия, для записи на прием к некоторым специалистам и на различные процедуры.

Благодаря встроенному функционалу клиенту будет доступен выбор даты и времени (иногда еще и некоторые дополнительные данные). Благодаря интеграции с CRM можно:

• настроить функцию назначения менеджеров, отвечающих за работу с клиентами и их информирование;

• превращать поступившие заявки в лиды.

Существуют бесплатная и платная версии (до 500 рублей в месяц).

SMS и email-рассылка

Благодаря встроенному функционалу можно сформировать и разделить на сегменты клиентскую базу, настроить рассылку, провести анализ эффективности ресурса. Существуют сервисы, позволяющие персонифицировать рассылки (автоматический ввод имени клиента). Как автоматизировать бизнес, связанный с рассылками, и что это дает?

Все просто: после интеграции сервиса рассылок и системы работы с клиентами вы сможете:

• осуществлять управление базой подписчиков и отправлять информацию непосредственно в CRM;

• настроить импорт контактов для рассылок из различных источников (лидов, корзины и т. д.);

• отслеживать эффективность и статистику рассылок, используя интерфейс.

Можно воспользоваться бесплатной и платной версией (до 3500 рублей в месяц).

Сквозная бизнес-аналитика

Провести анализ финансовых показателей, эффективности работы сотрудников и доходности компании можно почти во всех CRM. Но использование с этой целью нескольких разных сервисов не совсем удобно. Лучше, если все они будут интегрированы с CRM, так как:

• данные для анализа дополнятся информацией из CRM;

• вы сможете увидеть эффективность каждой рекламной кампании (сколько добавилось клиентов или как увеличился доход);

• вы получите возможность дать максимально точную оценку доходности каналов и выявить наиболее эффективный из них.

Существуют бесплатные и платные версии (до 2000 рублей в месяц).

Какая автоматизированная система управления бизнесом лучшая

Если вас интересует, как автоматизировать бизнес, то мы предлагаем ознакомиться с рейтингом, подготовленным российскими экспертами по автоматизации.

StorVerk CRM

StorVerk CRM — программный продукт, разработанный нашими соотечественниками на основе 1С. Данная система уже является более чем популярной, но теперь она стала еще комфортнее.

Кроме этого, в системе предусмотрен функционал рассылок и коллтрекинга, возможна сквозная аналитика результативности продаж и эффективности маркетинга.

Данный программный продукт можно приобрести по вполне доступной цене. Немаловажно, что его можно доработать, адаптировав под конкретный бизнес.

Лучше всего эта система подходит торговым компаниям b2b и производственным организациям, так как она связана с актуальными продуктами, основанными на 1С.

Bpm’online

Bpm’online идеально подходит для среднего бизнеса. Создатели программы использовали современные компьютерные технологии. Система нацелена на работу компаний, готовых инвестировать в свое оснащение немалые средства. Программное обеспечение способно автоматизировать бизнес-процессы внутри компании и охватить все основные сферы управления взаимодействием с клиентами.

Dynamics 365

Dynamics 365 — программный продукт от компании Microsoft. С помощью данной системы можно настроить управление работой с клиентами в сфере маркетинга, предоставления услуг и продаж.

Можно выбрать ограниченный функционал, подходящий для решения задач определенного бизнеса, что позволит вам снизить затраты на использование и оптимизацию системы. Интерфейс довольно прост и комфортен, а потому не требует дополнительных расходов на обучение сотрудников.

Битрикс24

Битрикс24 — корпоративный сервис, который можно назвать наиболее содержательным, так как в нем предусмотрена не только работа внутренней системы, но и CRM.

Благодаря использованию сервиса можно наладить коммуникацию менеджеров, формулировать задачи сотрудникам, осуществлять планирование, используя встроенный календарь, и с помощью предусмотренных в программе бизнес-процессов автоматизировать работу руководителей.

За счет мобильной версии доступ к системе не ограничивается наличием ПК и возможен в любой точке. С помощью этого сервиса можно выгружать данные определенных отчетов 1С и держать под контролем финансовые потоки. Разработчик предлагает несколько вариантов продукта: SaaS или Stand Alone.

1С:CRM

1С:CRM — хорошее решение вопроса автоматизации бизнеса на предприятии. С помощью системы можно настроить работу по взаимодействию с клиентами на всех производственных уровнях: в маркетинге, продажах, обслуживании. Наиболее эффективно программу могут использовать компании, занимающиеся продажами или предоставлением разного рода услуг.

Справедливости ради стоит отметить следующие недостатки системы: перенасыщенный интерфейс (что, впрочем, свойственно 1С) и платный сервис CoMagic, который необходим для проведения маркетингового анализа.

SAP CRM

SAP CRM — наиболее популярная система среди представителей различных бизнес-направлений. Её применение целесообразно как для достижения краткосрочных (например, сокращение расходов), так и долгосрочных целей (таких как разработка стратегии развития предприятия).

Используя эту систему, вы не только решите, как автоматизировать бизнес, но и создадите единое информационное поле для взаимодействия с клиентами и сотрудниками, свяжете бизнес-процессы.

Если вы решите остановить свой выбор на SAP CRM, то стоит учесть ее некоторые неудобства: во-первых, при внедрении системы могут возникнуть проблемы с интеграцией с 1С, а во-вторых, она намного дороже продуктов, предлагаемых российскими разработчиками.

ELMA

ELMA — это система, включающая в себя базовый функционал. В ней предусмотрен модуль, благодаря которому 1С:Предприятие интегрируется с системой без каких-либо проблем.

ASoft CRM

ASoft CRM предназначена для оптимизации работы с контрагентами. Система объединяет маркетинг, продажи и дополнительный сервис.

Разработчиками предусмотрены решения для предприятий, представляющих разные сферы деятельности (для банков, транспортных компаний, риелторов, логистов). Причем интерфейс не перегружен и понятен сотрудникам, регулярно работающим с продуктами IT, а все версии доступны в режиме SaaS.

amoCRM

AmoCRM предназначена для представителей среднего и малого бизнеса. Система позволяет наладить автоматизированный онлайн-бизнес в сфере продаж, управляя взаимодействием с покупателями на любом этапе сделки.

Использование системы позволяет формулировать задачи, звонить клиентам с предложениями, настраивать рассылку и т. д. Несмотря на то, что amoCRM проста в использовании и управлении, существует тестовая версия продукта.

Мегаплан

Мегаплан — система, предназначенная для среднего и малого бизнеса. С помощью данного программного продукта можно настроить хранение информации о клиентах и отслеживать события и задачи, имеющие отношение к заказчикам.

Блок выставления счетов, облако файлов, создание форума, настройка корпоративной коммуникации — вот далеко не весь перечень решений, предложенных разработчиками продукта. Мегаплан можно устанавливать и в облаке, и на компьютеры сотрудников компании.

Чтобы пользователи могли опробовать работу системы, разработчики предлагают бесплатную версию продукта.

Как автоматизировать бизнес: пошаговая инструкция

Шаг 1. Выбираем, с чем будет работать система автоматизации

Для начала необходимо определить, что придется делать автоматизированной системе. Для этого нужно ответить на такие вопросы:

• Что делают сотрудники предприятия?

• С какими проблемами они сталкиваются при выполнении привычных операций?

Предлагаем рассмотреть самые обычные действия сотрудников современной компании:

• Оператор. Принимает заявку, включает её в соответствующий список.

• Менеджер. Получает и согласовывает заказ, выставляет счет.

• Бухгалтер. Принимает платеж, направляет заказ в производство.

• Производство. Получает информацию и выполняет заказ.

• Менеджер. Предоставляет клиенту готовый заказ.

Вроде бы все просто и быстро, но на самом деле любое из этих действий может сопровождаться некими трудностями, которые руководство просто не в силах вовремя заметить и предотвратить. Именно для этого необходимо задуматься над тем, как автоматизировать бизнес-процессы, например, в интернет-магазине.

Все описанные действия сопровождаются работой с данными. Следовательно, в первую очередь надо автоматизировать информационную базу.

Советы:

1. Начните автоматизацию с проблемных участков, притормаживающих работу всех звеньев производственного процесса.

2. Назначьте конкретного сотрудника, который будет контролировать определенный процесс и отвечать за его выполнение.

3. Настройте автоматическую передачу данных о реализации проекта.

Шаг 2. Сводим данные в таблицы

Данные — имущество компании, которое требует особо бережного и аккуратного обращения. Если информация собрана в одном месте и надежно защищена, то работа продвигается быстрее и без каких-либо проблем, так как вы не переживаете о том, где искать нужные данные. Чтобы этого добиться, надо определить:

• какие сведения использует предприятие;

• по каким признакам или категориям их можно сегментировать.

Для повышения эффективности работы с клиентами необходимо иметь их контакты и знать историю. Чтобы организовать грамотное управление, нужно помнить ранее сделанные задания, личные данные и контакты. Чтобы выполнить заказ, необходимо владеть информацией о нем и знать сроки его исполнения. Своевременность оплаты по счетам проще отследить в том случае, если они собраны в одном месте.

Следовательно, весь поток информации надо сегментировать по следующим параметрам:

• Заказчики.

• Заказы.

• Сотрудники.

• Счета.

Это четыре ключевые таблицы, которые частично помогают разобраться в том, как автоматизировать бизнес.

Переходим к спискам. Например, в таблице «Заказчики» вы размещаете всю информацию о них: наименование, реквизиты, телефон/адрес, имя контактного лица. Таблица «Сотрудники» будет содержать такие графы: Ф. И. О., занимаемая должность, оклад, дата приема на работу, контактные данные.

Таблица «Заказы» может включать описание заказа, данные о лицах, ответственных за его своевременное выполнение, и его статус. Таблица «Счета» заполняется следующими данными: наименование компании, которой выставлен счет, сумма с НДС и без него, авансовый платеж, остаток.

Советы:

1. Контролируйте своевременность пополнения базы данных (если другие источники информации вдруг станут недоступны, а в базе не окажется всех нужных сведений, то выполнить какие-либо действия будет проблематично).

2. Таблиц не должно быть очень много. Начните с самых необходимых, апробируйте их, отредактируйте, а потом делайте новые.

3. Для автоматической передачи данных из одной таблицы в другую используйте связанные поля. К примеру, если вы составите список заказчиков в одной таблице, вам не нужно будет снова вводить их вручную, когда потребуются их данные.

Шаг 3. Решаем, кому предоставить доступ

Существует информация, которая может быть доступна только ограниченному кругу лиц. И не всегда это объясняется безопасностью. Нередко сотрудники компании целиком и полностью доверяют друг другу, но лишняя информация их может отвлекать от выполнения основных обязанностей. Поэтому, перед тем как автоматизировать бизнес и ввести какие-либо ограничения, необходимо:

• определить группы сотрудников, участвующих в бизнес-процессах предприятия;

• установить данные, необходимые каждой из категорий.

Определим ключевые группы сотрудников и проследим за их деятельностью. Возьмем, к примеру, менеджера, который работает только с частью (своей группой) клиентов, а руководителю приходится контролировать деятельность всего подразделения. Следовательно, таблица «Заказчики» начальнику нужна в полном объеме, а менеджеру будет достаточно определенной ее части.

Советы:

1. Составьте перечень полей, которые сможет просматривать и корректировать каждая группа. Остальная информация должна оставаться закрытой.

2. Продумайте систему доступа к полям, в которых возможно изменение данных (удаление/добавление, импорт/экспорт, отчеты).

Шаг 4. Создаем шаблоны

В каждой компании есть документы, которые постоянно находятся в работе, например счета. Менеджеры регулярно вручную вносят в них позиции и суммы заказа. Обратите внимание: практически вся эта документация сделана по одному шаблону. Поэтому задумайтесь, как автоматизировать бизнес именно на данном этапе, ведь это сохранит массу времени. Вам будет нужно:

• определить документы, которые сотрудники заполняют регулярно;

• выявить данные, которые уже вносятся в таблицы.

Рассмотрим ключевые документы и определим их изменяемую часть (например, в счетах, договорах, заявках). Выясните, какие данные могут попадать в этот документ из уже существующей базы. К примеру, для составления счета необходимы реквизиты, название товара и сумма. Следовательно, эти поля и надо к нему привязать.

Советы:

1. Делайте максимально гибкие шаблоны, сохраняя в них только основную часть текста. Остальные данные подтянутся автоматически. Благодаря этому в ваших документах пропадут ошибки и опечатки, а сотрудники освободятся от лишних «бумажек».

2. Нередко в таблице отсутствуют данные, которые потребовались для составления шаблона. В таком случае просто добавьте новые поля.

3. Независимо от сложности договора его можно сделать по шаблону, дополнив определенными условиями. Для этого можно будет несколько образцов объединить в один.

Шаг 5. Продумываем рассылки

Пришло время подумать о том, как автоматизировать бизнес в Интернете для работы с клиентами. Для начала проанализируйте свою деятельность в этом направлении.

Вы проводите акции или устраиваете распродажи? Практикуете праздничные скидки или поздравления покупателей? Если вы это делаете, значит, вам необходимо продумать способ оповещения клиентов (с помощью SMS или по электронной почте). Можно организовать и рассылку вручную, но тогда ваши сотрудники будут заниматься только этим. А как же остальная работа? Поэтому подумайте:

• как часто и с какой периодичностью компания будет проводить рассылку;

• для чего больше подходит SMS, а что лучше отправлять по почте.

Когда вы определитесь с частотой рассылок и составите план, необходимо будет сформулировать текст, который программа станет дополнять определенной информацией. Причем текст рассылок должен быть таким, чтобы добавленные сведения не изменяли его структуру. Например, идентифицируя рассылки, система подставляет имена клиентов (и мужчин, и женщин) — значит, основной текст должен соответствовать и тому, и другому роду.

Более того, ваши клиенты должны чувствовать внимание именно к себе, следовательно, текст не может иметь шаблонный вид. Поэтому лучше, если это будут письма, которые когда-то использовались для ручной рассылки.

Советы:

1. Включите в текст основную информацию. Не перегружайте шаблон лишними данными (изображениями и дополнительными файлами). Многие пользователи отключают дополнения, следовательно, сути сообщения они просто не поймут. Мало кто захочет предпринимать лишние действия, поэтому письмо сразу закроют и не поинтересуются его содержимым.

2. Если вы делаете большое количество рассылок, опасайтесь быть причисленными к спаму. Чтобы этого избежать, нужно самим предусмотреть возможность отказа клиента от рассылки. Об этом обязательно надо сообщить в тексте письма, например, можно добавить соответствующую ссылку.

3. Планируя рассылку, учтите возможности сервера: сколько писем можно отослать в течение одного часа (если сервер бесплатный, то в течение минуты). Вы не должны допустить блокировку вашего аккаунта из-за того, что вы отправили максимально возможное количество писем. Настройте цикличность рассылки.

4. Не проводите рассылку без повода и не делайте ее слишком частой, иначе вы можете вызвать раздражение у подписчиков, которым просто не интересны несодержательные письма. Если вы уверены, что план рассылок будет соблюден, то сообщите клиенту об этом еще на этапе оформления подписки: например, вы можете включить в письмо фразу «Еженедельная рассылка» или указать другую периодичность.

Шаг 6. Настраиваем напоминания

База данных предприятия регулярно подвергается изменениям, о чем необходимо оперативно информировать соответствующих сотрудников. Для этого вы должны предусмотреть, как автоматизировать бизнес, чтобы информация была доступна даже для работников филиалов, расположенных в других городах и регионах.

Напоминания используют, чтобы иметь возможность быстро реагировать на осуществляющиеся процессы. Предположим, оператор оформил новую заявку, внеся соответствующие данные в таблицу, а менеджеру должно прийти сообщение о новом заказе, чтобы он мог начать с ним работать. Напоминание может приходить несколькими способами: по SMS, на почту и т. д.

Для правильной организации уведомлений необходимо:

• знать, о чем нужно сообщать сотрудникам;

• решить, как должны выглядеть напоминания.

В очередной раз обратимся к ключевым действиям сотрудников и посмотрим, как могут выглядеть напоминания: «У вас новое задание», «Статус задания изменен», «Заканчивается срок выполнения заказа» и т. д.

Советы:

1. Включайте в текст напоминания только конкретную информацию. Например, вместо «Статус задания изменен» лучше написать «Статус задания № … изменен».

2. Не используйте напоминания зря. Не нужно сообщать о несущественных изменениях или же отправлять их сотрудникам, никак не связанным с данным процессом.

Шаг 7. Автоматизируем вычисления

Нередко компании пользуются формулами. Например, для вычисления суммы практически все применяют формулу количество х цена = сумма. Но не все так просто, есть и более сложные варианты. Поэтому подумайте, как автоматизировать бизнес, связанный с разного рода расчетами, в том числе логическими.

Автоматизация позволит заполнять некоторые поля таблицы результатами вычислений по определенной формуле. Для того чтобы такой переход был оправдан, необходимо:

• понять, какие таблицы нуждаются в вычисляемых полях;

• выяснить, какие формулы нужно использовать для данных расчетов.

Когда вы введете нужные параметры, все расчеты станут производиться автоматически. Объемы ручного труда существенно сократятся, а вместе с ними уменьшится число опечаток и ошибок.

Советы:

1. Начните автоматизацию с переноса уже имеющихся вычислений, которые хранились, например, в Excel.

2. Лучше начать с простых расчетов. По мере освоения системы они будут усложняться.

3. Данные для расчетов можно брать как из текущей таблицы, так и из тех, которые соединены с ней, поэтому не забывайте проставлять связи.

Шаг 8. Решаем, какие отчеты необходимо формировать мгновенно

На первый взгляд, автоматизированные информационные технологии электронного бизнеса — это пустая блажь. Действительно ли мгновенное генерирование невозможно без помощи системы? Обратите внимание, что суть прозрачности бизнес-процессов не только в достоверности, но и в оперативности. Чтобы автоматизация была оправдана, необходимо:

• определить данные, которые будут попадать в мгновенные отчеты;

• выбрать форму, удобную для просмотра информации.

Достоверные и своевременные данные о реализованных процессах, к которым руководители будут иметь доступ в любое время, повысят эффективность управления и дадут возможность проводить оперативный анализ состояния дел в компании. От руководителя потребуется просто отправить в систему запрос на генерирование информации по определенной таблице, и он тут же получит ответ.

Советы:

1. Установите параметры изменения во время формирования отчета (например, по группам менеджеров, по периодам, по товарам и т. д.).

2. Не перегружайте мгновенные отчеты сложными данными. Главное, чтобы была возможность оперативно ознакомиться со сложившейся ситуацией для принятия необходимого решения.

3. Попробуйте облегчить восприятие отчетов, например представив их в виде схем или графиков.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Как выбирать автоматизированные системы управления бизнес-процессами

Для понимания того, как автоматизировать бизнес и не навредить ему, желательно во время тестирования CRM следовать таким правилам:

1. Ознакомьтесь с руководством по применению и максимально возможным количеством пособий и учебников.

2. Организуйте команду, которая будет тестировать систему.

3. Поделитесь вашими ожиданиями и убедитесь, что ваши сотрудники так же, как и вы, хотят подобрать систему, способную облегчить их труд.

4. Сформулируйте и запишите правила, которых должна будет придерживаться команда во время тестирования:

   • Вносить все контакты.

   • Искать положительные моменты.

   • Фиксировать достоинства и недостатки.

5. Установите показатели, по которым вы будете проводить анализ автоматизируемых бизнес-процессов и тех, что осуществляются в привычном режиме.

6. Фиксируйте в таблице все нюансы испытаний.

7. Проведите обсуждение с командой, определите положительные и отрицательные моменты, выясните, сохранилось ли у сотрудников желание перейти на работу с CRM.

8. Проведите сравнительный анализ эффективности работы продавцов, не вошедших в команду, и тех, кто участвовал в тестировании.

Выбирая CRM, обратите внимание на:

Интерфейс

Он должен легко настраиваться, быть простым в управлении и удобным в работе. Интерфейс не должен быть перегружен лишними кнопками.

Предположим, что вы вводите автоматизированные системы управления ресторанным бизнесом, а ваш немолодой, но очень опытный главный технолог никак не может освоить новую систему. Сделайте так, чтобы в интерфейсе было всего 2-3 кнопки, необходимые ему для работы, например «Новый документ» и «Согласование». Таким образом вы упростите ему работу и избежите ошибок.

Возможность управления

Речь идет как об управлении безопасностью, так и о регулировании доступа к информации компании. Система прежде всего должна быть надежной, а сотрудники — иметь доступ только к тем данным, которые необходимы им для решения конкретных задач.

Известен случай, когда один из менеджеров отдела продаж активно обсуждал положение дел в компании и делился коммерческими тайнами с коллегами-конкурентами. Его не хотели увольнять, так как он, выполняя свои прямые обязанности, приносил компании хороший доход. В итоге его просто ограничили в доступе: он перестал видеть лишнюю информацию и темы для обсуждения были исчерпаны.

Доступ к истории редактирования

Очень важно иметь возможность не только увидеть сами изменения, но и узнать, кто и когда их сделал, чтобы облегчить решение проблемы, если таковая возникнет. Кроме этого, для быстрого восстановления предыдущих документов должна быть возможность их сохранения.

Предположим, компания заключила контракт на предоставление своих услуг, но спустя некоторое время выяснилось, что один из пунктов договора не был согласован. Если руководство компании разобралось, как автоматизировать бизнес в сфере услуг, то ему не составит труда выяснить, кто внес изменения и что именно подверглось редактированию.

Возможность расширения функционала

Вполне естественно, что вы не сможете сразу все учесть и предусмотреть и в процессе использования системы вам потребуется расширить ее функциональность. На доработку уходит немало сил и средств, поэтому возможность самостоятельного редактирования полей и настроек связи — это важное достоинство системы.

Например, компания использует CRM уже довольно длительное время и в процессе работы сотрудники понимают, что карточку сделки необходимо доработать, чтобы иметь возможность добавлять презентации. Сотрудник, отвечающий за работу системы, без проблем формирует необходимое поле, используя конструктор (ему не надо прописывать никаких кодов).

Возможность управления функционалом

Для удобства использования системы иногда необходимо отключить лишний функционал, чтобы он не отвлекал и не перегружал рабочую площадь. Идеальный вариант: перед сотрудником находятся только используемые в его работе кнопки.

Так, одна компания установила CRM для работы пяти отделов, каждый из которых решает определенные бизнес-задачи. Для них создали конкретные разделы, но сотрудники могли видеть и весь информационный поток.

Чтобы людям было удобнее работать, руководители продумали организацию системы так, чтобы лишняя функциональность не мешала работе отдела. Сотрудники сферы продаж действуют только в своем разделе и не отвлекаются на согласования, производимые, например, бухгалтерией.

Возможность контроля качества информации

Система не должна содержать ошибочные данные и никому не нужную информацию. В случае дублирования уже имеющихся в ней сведений сотрудник должен об этом узнавать. И, если вместо цифры «0» вводится буква «о», это тоже должно служить поводом для информирования. Если не будет соблюден порядок, то не стоит рассчитывать на эффективную работу системы.

Как раз в это время Сергеев звонит начальнику и договаривается о встрече, что руководитель и фиксирует в системе, заново записывая его фамилию. Теперь в списке два Сергеевых. Кто настоящий? Человеческий фактор способен сыграть злую шутку, а автоматизация должна от этого защитить. Именно система обязана была подстраховать секретаря и помочь ему все сделать правильно.

Возможность интеграции

Связка со сторонними приложениями и системами очень облегчает работу. Согласитесь, это довольно удобно, если для отправки писем не нужно покидать окно работы с клиентами.

Например, менеджер компании просматривает историю общения с клиентом и приходит к мысли, что с ним можно обсудить новые поставки. Не покидая этого окна, он кликает на кнопку «Сделать звонок» или «Написать письмо» и продолжает работу (ему не пришлось переходить в новую вкладку для связи с закупщиком).

Когда вы соберете все данные, создайте в Google Docs или Excel таблицу и запишите в нее свои требования к системе. Потом по разным показателям проставьте оценки возможным вариантам. Таким образом вы не растеряетесь среди многообразия предложений и сможете выбрать CRM, которая идеально подойдет для автоматизации бизнес-процессов в вашей компании.

Очень надеемся, что наши советы были полезны и автоматизация вашего бизнеса пройдет безболезненно.

Самые частые вопросы по теме

Что подразумевается под автоматизацией бизнеса?

Автоматизация бизнес-процессов, также известная как автоматизация бизнеса или цифровая трансформация, является технологией автоматизации сложных бизнес-процессов. Это может упростить бизнес для простоты, достижения цифровой трансформации, повышения качества обслуживания, улучшения предоставления услуг или сдерживания затрат.

Почему автоматизация важна в бизнесе?

Автоматизация бизнес-процессов очень быстро становится стратегически важным средством управления бизнесом и его гибкостью, а также очень важным инструментом в наборе для ИТ-директоров. По мере увеличения спроса на бизнес для выполнения сложных, трудоемких задач, цель состоит в том, чтобы автоматизировать как можно больше ручных процессов.

Что означает автоматизация процесса?

Автоматизация процессов относится к использованию цифровых технологий для выполнения процесса или процессов для выполнения рабочего процесса или функции. Можно автоматизировать широкий спектр бизнес-процессов и действий, или чаще они могут быть частично автоматизированы с помощью вмешательства человека в стратегических точках рабочих процессов.

Как автоматизация используется в повседневной жизни?

Примеры ежедневной автоматизации, с которой ежедневно сталкивается большинство людей: стиральная машина, посудомоечная машина, холодильники, двери автобусов, системы кондиционирования воздуха в автомобиле, включение полной системы домашнего кинотеатра нажатием одной кнопки и т.д.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Статья опубликована: 24.04.2018

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать гарантированный подарок

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB