Скачайте ТОП-40 примеров коммерческих предложений, которые увеличат количество заявок в 5 раз
pdf 12,3mb
Скачать бесплатно
×
Как снизить расходы компании и только выиграть от этого
Вернуться к Блогу
11.10.2022
2891

Время чтения: 12 минут

Нет времени читать?
Отправить материалы на почту

Как снизить расходы компании и только выиграть от этого

В чем опасность? Не зная, как снизить расходы компании, руководители начинают рубить с плеча, отказываясь от рекламы, увольняя персонал или переходя на дешевое сырье. Однако это только усугубляет и без того тяжелое положение бизнеса.

Как избежать ошибок? Подсчитать все расходы компании за последние полгода, проанализировать их, чтобы решить, от каких можно отказаться без ущерба. Кроме этого, некоторые дорогие бизнес-процессы можно заменить более дешевыми.



Виды расходов компании

Для любого бизнеса существует два вида расходов:

  1. прямые, которые определяются масштабами производства, количеством оказываемых услуг;

  2. косвенные, куда относятся общепроизводственные и общехозяйственные, управленческие затраты.

Виды расходов компании

Поскольку нам важно понять, как снизить расходы компании, стоит прибегнуть к более подробной их классификации. Они могут быть:

  • Эффективные и неэффективные. В первую категорию входят производительные расходы, благодаря которым предприятие получает материальную выгоду от продажи ранее изготовленного товара. Под неэффективными понимают непроизводительные затраты, мешающие получать прибыль. В данную группу входят брак, порча, хищение, недостачи, простои – именно эти статьи потерь важно уменьшать прежде всего.

  • Релевантные и нерелевантные. Релевантными считаются финансовые вложения, которые определяются решениями руководства. На другие невозможно повлиять при помощи управленческих идей – к этой категории относятся и расходы прошлых периодов.

  • Постоянные и переменные. Переменные прямо пропорциональны объемам производства: чем больше товаров производит фирма, тем крупнее суммы, которые она расходует на покупку сырья, доставку продукции, оплату топлива, электроэнергии, труда специалистов. Постоянные же не имеют связи с производственными процессами и появляются даже во время простоев. Речь идет о платежах за аренду, коммунальные услуги, по кредитам, а также о зарплате административного персонала.

Как снизить расходы компании? В первую очередь нужно минимизировать долю постоянных/фиксированных затрат. В случае уменьшения прибыли вам будет сложнее оплачивать эти счета. Переменные расходы лучше не менять, так как они определяются объемами сбыта.

Пути снижения расходов компании

Если вы задумались, как снизить расходы компании, стоит рассмотреть возможность сокращения затрат по следующим статьям.

  1. Закупка материалов, сырья

    В этом случае можно сэкономить таким образом:

    • Выбрать более дешевые материалы, не снижая качество продукции. Например, стоит поискать российские аналоги, если вы пользовались зарубежным сырьем, и цена на него растет на фоне изменения курса валюты.

    • Пересмотреть положения ранее заключенных договоров с поставщиками либо найти новых партнеров, готовых работать на более выгодных условиях.

    • Объединиться с другими фирмами, чтобы вместе приобрести у поставщика крупную партию и получить скидку за объем.

    • Начать самостоятельно изготавливать сырье, материалы, изучив примеры УТП своих конкурентов.

    • Перейти на ресурсосберегающие технологии.

  2. Оплата аренды

    Чтобы сократить расходы по данной статье, стоит:

    • Пересмотреть условия договора с арендодателем.

    • Переехать в помещение, оплата которого обойдется дешевле – оно может находиться в другом районе или иметь меньшую площадь. Важно быть внимательным при выборе, ведь неудачное расположение чревато еще более сильным снижением прибыли.

    • Сдать часть площадей в субаренду при условии, что договор дает вам такое право.

    • Закрыть точки, производства с самыми низкими показателями прибыли.

    Оплата аренды

  3. Затраты на изготовление продукции

    Так как важно снизить расходы компании по производству, рекомендуется попробовать следующие варианты:

    • Перейти на методы бережливого бизнеса, что предполагает сокращение доли брака и прочих потерь. Данный шаг связан с изменением производственной культуры, поэтому не стоит надеяться на быстрый результат.

    • Обновить оборудование, чтобы повысить эффективность переработки сырья, уменьшить потребление электроэнергии.

    • Обеспечить точный учет и контроль расходования запасов, целевое использование отходов. В итоге удастся снизить потери в процессе производства и затраты на хранение, утилизацию.

  4. Логистика

    Снижение издержек предполагает комплексный подход, в рамках которого нужно:

    • Обеспечить грамотное планирование перевозок и управление цепями поставок. Минимизируйте простои техники, количество порожних рейсов, старайтесь извлекать максимум пользы из каждого маршрута.

    • Усилить контроль на всех этапах при помощи систем мониторинга. Так вы сможете следить за машинами, маршрутами движения и реагировать в случае отклонений от графика.

    • Подробно фиксировать транспортные расходы, чтобы не допустить нецелевое использование техники, слив топлива.

    Кроме того, сократить затраты можно, определив, в каких случаях выгоднее использовать наемные машины, а когда обойтись имеющимся автопарком.

    Логистика

  5. Транспортные расходы

    В этой области можно пойти на такие шаги, как только вы решили снизить расходы компании:

    • Определить, когда рациональнее пользоваться наемным и собственным автотранспортом. Первый больше подходит для доставки больших грузов – обычно эту задачу сложно выполнить без помощи перевозчиков. В Сети немало сайтов, посвященных теме перевозок, где можно без труда решить вопрос с транспортировкой.

    • Сократить затраты благодаря полной загрузке автомобилей с учетом их грузоподъемности. Невыгодно загружать полтонны товаров в машину, способную доставить в 6 раз больше, поскольку высокие расходы на перевозку приводят к увеличению цены продукции. Важно, чтобы транспортный отдел действовал согласованно с отделами продаж и материально-технического снабжения.

  6. Продвижение

    Пересмотрите статьи расходов и решите, от каких из них пока лучше отказаться. Во время кризиса чаще всего сокращают вложения в прямую рекламу, которая транслируется по телевидению, радио, предполагает персональные рассылки. Оставьте долгосрочные инструменты продвижения в том виде, в каком они есть, ведь они имеют отложенное действие. Попробуйте снизить расходы компании, как договорившись с рекламным агентством о скидке, так и поискав более выгодные условия. Стоит постараться перейти на оплату по бартеру или использовать бесплатные способы рекламы в Интернете.

    Прежде чем отказываться от некоторых статей затрат на маркетинг, важно проанализировать эффективность каналов. В противном случае снизятся поток клиентов и прибыль.

Как снизить расходы на производстве

Добиться сокращения затрат можно, проработав следующие проблемные места. Определитесь с тем, что именно для вашей компании является приоритетным, и начните с этого направления.

Брак

К этой группе относятся не отвечающие по качеству нормам общепринятых стандартов либо технических условий продукция, услуги и полуфабрикаты. Выделяют два типа брака: исправимый и неисправимый. Товары с первым видом дорабатываются, после чего могут быть использованы по прямому назначению, тогда как со вторым подлежат утилизации.

Как снизить расходы компании, или какие существуют пути снижения издержек, связанных с браком? Схема действий:

Определить причину появления брака. Это может быть:

  • нарушение технологии изготовления товаров;

  • использование материалов низкого качества;

  • перебои в энергоснабжении;

  • низкая квалификация персонала, пр.

Понять, есть ли возможность исправить брак, либо его нужно утилизировать – от конкретной операции зависят размеры дополнительных расходов.

Брак

Оценить степень виновности работника, чтобы определить объем финансовых потерь и понять, кто будет их компенсировать. Если проблема вызвана сбоями в энергоснабжении, отсутствием сырья, сотрудник получит зарплату в полном размере, как за изготовление годных изделий. Если он сам виноват в выпуске бракованной продукции, законодательство дает предприятию право взыскать со специалиста сумму причиненного ущерба, лишить его премии.

Статья 156 Трудового кодекса позволяет оплачивать частичный брак, возникший по вине работника, по пониженным расценкам. При этом учитывается степень годности товаров.

Избавиться от причин, влекущих появление брака, таким образом:

  • использовать мотивацию персонала, то есть лишать премии за выпуск бракованного продукта, если проблема появляется по вине сотрудника;

  • контролировать качество сырья, материалов;

  • повысить квалификацию работников, организовав обучения, аттестации на профпригодность;

  • на регулярной основе проводить осмотры, плановый ремонт установленной техники.

Кейс: VT-metall
Узнай как мы снизили стоимость привлечения заявки в 13 раз для металлообрабатывающей компании в Москве
Узнать как

Отходы

Они бывают возвратными и безвозвратными. Разницу между ними важно знать, так как вам необходимо снизить расходы компании. Под безвозвратными понимают технологические потери, то есть угар, усушку сырья, улетучивание, испарение его при производстве. Все указанные траты объясняются особенностями технологии и физико-химическими свойствами продукта.

Для таких потерь существуют нормативы, фиксируемые в технологических картах, сметах производственного процесса. Либо для этих целей могут использоваться другие внутренние документы, подготовленные соответствующим специалистами предприятия и утвержденные руководством.

Отходы

Превышение установленных нормативов является недопустимым и может быть связано со следующими факторами:

  • несоответствие материалов, полуфабрикатов и комплектующих техническим условиям;

  • замена предусмотренной продукции производственно-технического назначения на аналоги;

  • несоблюдение требований технологии;

  • сбои в работе техники.

Безвозвратные отходы должны быть утилизированы, но некоторую их долю можно реализовать в качестве вторсырья. Переработка синтетических остатков сегодня активно используется в разных отраслях промышленности, позволяя при небольших вложениях получать практичное сырье.

Также переработчикам утиля можно продать бумагу, картон, бутылки из пластика, пр. Выше всего ценятся отходы предприятий, занимающихся деревообработкой, то есть стружка и опилки. Первая может применяться в качестве подстилки в сельском хозяйстве, как топливо, в мебельной промышленности из нее делают ДСП.

Также ее используют, чтобы изготавливать акустические и теплоизоляционные цементно-стружечные плиты или арболит. Изготовленные на основе опилок и стружки плиты отличаются высокими показателями износостойкости, твердости, их можно сделать морозостойкими и защитить от огня, если перед прессованием добавить в смесь ксилолит. Опилки также идут на производство целлюлозы, картона, бумаги.

Простои

Бездействие оборудования негативно отражается на показателях эффективности производства и вызывает следующие неоправданные расходы:

  • стоимость деталей, продукции, которые не были изготовлены по плану, при этом должны быть реализованы либо переданы на следующие этапы цикла производства;

  • зарплата сотрудников, работающих с данной техникой, если они не виноваты в простое;

  • оплата электроэнергии, отопления.

Простои

Вы сможете избежать простоев и снизить расходы компании, как только составите представление об источнике проблем. Перечислим ключевые причины и варианты, позволяющие исправить положение:

Причины простоя Расходы и их учет Выход из ситуации
Сломалось оборудование Зарплата персонала и затраты на ремонт включаются в себестоимость продукции Профилактика поломок, регулярный техосмотр оборудования
Работник на больничном, замену быстро не нашли Невыполнение плана выпуска продукции чревато срывом поставок и штрафами, если они есть в договоре с покупателем Обеспечить взаимозаменяемость сотрудников
Поставщики по договору не привезли материалы в срок Зарплата персонала включается в себестоимость товаров. Предприятие обязывает поставщиков по договору выплатить неустойку и штраф Проверять поставщиков, в договоре указать штрафы за нарушение обязательств, иметь запас сырья и материалов на складах
Материал поздно доставлен в цех со склада Заработная плата сотрудников вносится в себестоимость продукции Назначить отвечающего за доставку материалов в цех. Суммы штрафов при нарушении сроков фиксируются локальным актом (Положение об оплате труда и др.)

Складские расходы

Нередко на складах содержится больше материалов, заготовок и готовой продукции, чем требуется. Это приводит к увеличению соответствующих потерь.

Складские расходы

Варианты, как снизить расходы компании и оценить затраты на хранение, приведены в таблице:

Содержание на складе Оценка слишком высоких расходов Способы снижения издержек
Готовой продукции Учитывают: оплату аренды площади под невостребованным товаром; стоимость материалов на производство продукции, в том числе уже успевшей испортиться. Также принимают во внимание стоимость уценки морально устаревших изделий Составить план продаж в соответствии с уровнем спроса. При расчете производства опираться на него и страховой запас. Держать на складах продукцию как резерв. Использовать освободившиеся ресурсы для создания востребованной продукции
Запасов товарно-материальных ценностей (ТМЦ) Оценивается стоимость аренды и расход электроэнергии по помещениям с невостребованными продуктами. Считать расходы из-за порчи или снижения эксплуатационных характеристик товаров и материалов при долгом хранении Просчитать с учетом плана продаж страховой запас всех видов ТМЦ для бесперебойной работы компании. Определить потребность в таких резервах и периодичность их отпуска в производство

Способы экономии на накладных расходах

Можно снизить расходы компании как при помощи изменений в производстве, так и благодаря экономии на накладных расходах. Перечислим основные виды таких расходов.

  1. Услуги операторов связи

    Если предприятие не учитывает междугородние и международные звонки, оно неизбежно будет платить за личное общение работников. Практика показывает, что как только руководство решает регистрировать подобные исходящие вызовы, фиксируя дату, время, цели, выявляется значительная их доля, не связанная с профессиональной деятельностью персонала.

    Можно сократить расходы на связь при помощи раздельного учета междугородних и международных звонков, совершаемых в служебных и личных целях. Для этого стоит прибегнуть к их детализации. Далее остается удерживать стоимость личных разговоров из зарплаты специалистов. Нужно помнить, что такие звонки не учитываются в целях налогообложения прибыли.

  2. Интернет-трафик

    Многие работники пользуются трафиком в личных целях, что негативно отражается на суммах, которые фирма вынуждена платить провайдерам. В подобной ситуации стоит использовать интернет-контроль, так как важно снизить расходы компании. Благодаря ему сотрудники не могут пользоваться определенными ресурсами, вводится ограничение по времени, на каждого пользователя выделяется определенный объем трафика.

    Интернет-трафик

    Добиться подобного эффекта позволяют следующие подходы:

    • установка специализированной программы на каждом ПК;

    • использование роутера/маршрутизатора на границе сети;

    • применение сетевого шлюза.

    Последний вариант зарекомендовал себя как лучший из всех, так как обеспечивает абсолютный контроль трафика. Весь веб-поток проходит через шлюз, его легко анализировать, маршрутизировать, учитывать, запрещать или разрешать. Регулировка доступа проста и не занимает много времени. Шлюз может решать и ряд других задач, связанных с организацией офисной сети – все зависит от установленной программы, программно-аппаратного комплекса.

    Здесь есть несколько нюансов, которые стоит учесть, задумавшись, как снизить расходы компании в интернете:

    • Звонки и использование трафика в личных целях повышают затраты предприятия, приводят к нецелесообразному расходованию рабочего времени.

    • По статистике, на личные дела уходит в среднем 5–15 % времени, проводимого персоналом в офисе.

  3. Читайте также!

    «Фишки маркетинга: как показать, что ваш продукт – лучший»
    Подробнее
  4. Электроэнергия

    Снизить затраты по этой статье расходов можно, сократив объемы энергопотребления. Для этого есть несколько способов:

    • Сделать не очень яркое освещение, либо монтировать датчики движения в помещениях, в которых не ведутся работы. Приборы будут автоматически подавать свет, когда заходят люди, и выключать, когда помещение остается пустым.

    • Поставить лампы небольшой мощности в коридорах, туалетах, подсобках – уровень ее рассчитывается с учетом нормы 30 Вт на 1 м2.

    • Использовать светодиодное освещение.

  5. Вывоз мусора

    Не существует производств, в процессе работы которых не образуются отходы. А значит, их требуется утилизировать и вывозить. Для этих целей чаще всего подписывают договор со специализированной компанией, где фиксируют периодичность уборки, размер контейнера и стоимость услуг.

    Вывоз мусора

    Расходы определяются объемом мусорного бака и типом отходов. Сортировка дает возможность снизить затраты на их вывоз и утилизацию. Дело в том, что уборка твердых бытовых отходов обходится дороже, чем промышленных и строительных.

7 способов сократить расходы компании на персонал

Для сокращения расходов компании прибегают к различным способам. Рассмотрим их более подробно, а также перечислим, какие действия необходимо предпринять для получения ощутимого результата.

Переход с оклада на сдельную оплату труда

К данному подходу рекомендуется прибегать производственным предприятиям. Стоит установить стоимость одного изделия, над которым работают сотрудники. В результате вы сможете сократить затраты и определить, кто действительно заинтересован в работе и возможности получать зарплату. Нередко в компаниях, которые платят оклад, часть персонала старается и даже перевыполняет план, а другая, не напрягаясь, получает аналогичную же сумму.

Однако данный метод не позволит снизить расходы, если сотрудник не может полностью влиять на результаты труда. Так, переход на сдельную оплату труда не дает ответа на вопрос: «Как снизить расходы компании по продаже, например, одежды?» Дело в том, что реализаторы в своей работе зависят от клиентского потока.

Доход каждого члена команды определяется объемом выполненной деятельности – в новых условиях оплата труда может оказаться ниже, чем при работе на окладе. Задача руководства состоит в том, чтобы снижение не оказалось критичным. В противном случае люди решат сменить место работы.

Возможность перевода на сдельную оплату указана в статье 74 Трудового кодекса РФ. По правилам работодатель должен сообщить сотрудникам о введении новой системы за два месяца и обосновать данное решение.

Кроме того, необходимо:

  • внести поправки в локальные нормативные акты, зафиксировать новые условия оплаты труда, сдельные расценки;

  • в письменном виде уведомить персонал, объяснить причины перехода, подробно описать положения расчета;

  • получить согласие каждого сотрудника, переводимого на новый формат оплаты;

  • внести поправки в трудовые договоры при помощи дополнительных соглашений;

  • подготовить приказ об изменениях, сделать соответствующие записи в трудовых книжках, личных карточках.

Перевод персонала на гражданско-правовой договор (ГПД или ГПХ)

Данный подход напоминает описанный выше. Разница между указанными договорами состоит в том, что ГПХ подписывают для проведения разовых или проектных работ. Например, неделю специалист плотно занят, а в течение следующей вынужден ждать начала нового проекта. Благодаря такому договору компания страхует себя от необходимости оплачивать простои.

Перевод персонала на ГПД

Перевод целого отдела на договоры ГПХ позволяет уменьшить штат, то есть представляет собой не директивный метод сокращения персонала. Высока вероятность, что многие решат уйти, не согласившись на изменившиеся условия.

При наличии договора ГПХ и соответствующих пунктов в нем работодатель имеет право не оплачивать больничные листы, отпуска, в том числе декретные. Компания не платит взносы в фонд социального страхования, выплачивая исключительно НДФЛ, в ПФР и ФОМС. Кроме того, допускается снизить сумму страховых взносов и оплаты услуг по договору ГПХ на налогооблагаемую базу.

При переводе работников на ГПХ опираются на статьи 702 и 779 Гражданского кодекса РФ. Его можно осуществить сразу после принятия решения. Но для этого нужно договориться с членами команды, объяснить им причины подобных действий. Если вы увольняете человека из штата, чтобы заключить договор ГПХ, придется снизить и объем его задач.

Переход на удаленку

Данный подход может использоваться только в некоторых случаях, чтобы снизить расходы компании. Ведь как, например, производственные цеха и весь их персонал будут работать удаленно? Тогда как эффективность труда офисных работников точно не пострадает – это доказали пандемия и локдаун.

Во время эпидемии многие фирмы были вынуждены временно перевести людей на удаленный режим. Именно так работали менеджеры, специалисты отдела кадров, маркетологи, бухгалтеры, пр. Позже стало очевидно, что данный формат удобен, позволяет сократить расходы компании, и нет смысла от него отказываться. Специалисты хотят достойно зарабатывать, поэтому стараются качественно выполнять свои обязанности вне зависимости от того места, где они находятся.

Переход на удаленку

При подобном подходе фирма снижает издержки на аренду офиса и сопутствующие расходы, такие как оплата коммунальных услуг, затраты на персонал. Некоторые сокращают дополнительные выплаты при переводе на удаленку, к которым относится суммы на транспорт, бензин для личного автомобиля, питание в обеденный перерыв. Есть компании, которые уменьшают даже размер зарплаты.

Для перевода людей на удаленный формат не требуется получать их согласие, о чем говорится в законе. Компания готовит локальный нормативный акт об использовании дистанционной формы работы, после чего уведомляет персонал любым способом, при помощи которого можно подтвердить факт ознакомления с информацией.

Сокращение бонусов и иных расходов

Статья 74 Трудового кодекса РФ дает работодателю возможность снизить подобные расходы, информация о которых содержится в локальных нормативных актах. Все сложнее, если бонусы указаны в трудовых и коллективных договорах. Тогда требуется объяснить положение компании коллективу, пообещать, что сокращения выплат будут временными.

Под прочими расходам на персонал понимают оплату транспорта, питания, обучения, если оно не считается обязательным для конкретной должности. Также сюда входят затраты на проведение корпоративных мероприятий, в том числе в рамках тимбилдинга. К этой же статье расходов принято относить дополнительное ПО и оборудование, оплачиваемое раз в месяц или год. Рекомендуется всё обсудить с персоналом, чтобы, убрав это из списка затрат, не повлиять на уровень эффективности труда.

Сокращение расходов на обучение

Речь идет о посещении работниками и менеджерами семинаров, курсов, тренингов, а также конференций, форумов, круглых столов. Думая о том, как снизить расходы компании в этой сфере, нужно понимать, что правильная организация обучения и деловых мероприятий позволяет перекрыть все издержки, предоставляя ряд возможностей:

  • Получение новых знаний в производственной, деловой, отраслевой, профессиональной сферах, что необходимо для развития бизнеса.

  • Обмен информацией и опытом с представителями других компаний и секторов рынка.

  • Обеспечение сильного энергетического импульса, благодаря которому участник мероприятия повышает свою производительность, эффективность, готов выступать с инициативами.

Сокращение расходов на обучение

Задача руководства в том, чтобы повысить эффективность посещения подобных мероприятий при помощи следующих шагов:

  1. Постараться снизить стоимость участия, обратившись к организаторам курсов, конференции. Практика показывает, что в большинстве ситуаций компаниям дают скидку либо возможность посетить событие двум участникам при регистрации только одного.

  2. Активно проявлять себя во время мероприятия, чтобы извлечь из него максимальную пользу для компании.

  3. Записывать все на диктофон, потом повторно прослушать наиболее важные фрагменты и передать ценные знания коллегам.

  4. Обязать членов команды, посещавших мероприятия, сформулировать в виде четких предложений по внедрению на предприятии все озвученные идеи, которые могут пригодиться на практике. Здесь важно, чтобы специалист думал о компании в целом, а не только о работе своего отдела.

Это лишь часть действий, от которых зависит результат участия в форумах и обучениях. Нужно понимать, что подобные мероприятия являются источником инновационных идей, знаний, опыта, способом формирования связей, которые позволяют бизнесу выйти из кризиса.

Читайте также!

«Как взять контакты у клиента: максимально эффективные способы»
Подробнее

Снижение расходов на дальние и заграничные командировки

Не секрет, что личная встреча позволяет быстро решить все вопросы, тогда как переписка и общение по телефону с потенциальными партнерами подобного эффекта часто не дают. Переговоры во время командировок относятся к наиболее результативным способам продвижения товара, формирования деловых отношений. А значит, в любое время, особенно в кризис, важно отправлять людей в другие города и регионы на более долгие сроки.

Практика показывает, что находить новые пути реализации продукции могут и менеджеры отдела маркетинга и сбыта, и руководители финансово-экономического и производственного сектора. Все вместе эти специалисты усиливают маркетинговый вектор компании. Значит, важно не думать, как снизить расходы компании на командировки менеджеров, а увеличивать количество поездок. Отправляйте на переговоры высококлассных специалистов, ведь от их работы зависят функционирование и развитие всего бизнеса.

Стоит выделить такие правила подготовки к командировкам:

  • В дорогостоящие поездки должны ездить члены команды, которые способны эффективно организовать свою работу. В их обязанности входит проведение личных переговоров с максимальным количеством потенциальных партнеров за день и достижение целей компании.

  • Необходимо серьезно готовиться к командировке, созваниваясь, планируя встречи, назначая предварительное время.

  • Нужно обеспечить полную отчетность по итогам переговоров – она позволит рационально использовать время сотрудника и финансы предприятия.

  • Внутренний стандарт или регламент работы в командировке будет важной подсказкой для специалистов.

  • Все материалы должны в кратчайшие сроки применяться в деятельности фирмы. После поездки менеджеру обычно нужно отдохнуть – в этот период никто не занимается актуальными вопросами, а потом появляются другие, не менее важные задачи.

Снижение расходов на командировки

Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО)

Сегодня многие предприятия подключаются к различным сервисам, чтобы оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы. С ноября 2021 года они имеют право перейти на электронное кадровое делопроизводство, что может рассматриваться как способ снизить расходы компании на персонал.

При помощи КЭДО удается:

  • подписывать с сотрудниками документы, не распечатывая их – таким образом сокращаются затраты на канцелярию;

  • подписывать бумаги с сотрудниками, работающими на удаленке, экономя на доставке материалов;

  • уменьшить временны́е затраты кадровой службы на выполнение стандартного объема задач – освободившееся время лучше посвятить решению стратегических вопросов.

9 советов по снижению расходов компании в кризис

Если вы задумались, как снизить расходы компании в кризис, обратите внимание на следующие шаги, который точно помогут их сократить:

  1. Снижение налоговой нагрузки.

    ИП стоит перейти на спецрежим, то есть упрощенку, патентную систему, единый сельскохозяйственный налог. Выбор одного из вариантов зависит от особенностей фирмы, поэтому остается только считать и сравнивать. Подробная информация о работе на патенте есть на сайте nalog.ru.

    В пункте 1 статьи 145 Налогового кодекса РФ говорится, что компании, квартальная выручка которых до двух миллионов рублей без учета налогов, могут быть освобождены от уплаты НДС.

  2. Совместное продвижение с другими представителями рынка.

    Например, можно запустить рекламные и промоакции. Этот подход выручает, если нужно провести мероприятие для привлечения новой аудитории, обеспечить бо́льшую узнаваемость торговой марки, но пока нет соответствующих финансовых возможностей. Можно организовать вместе с партнерами бизнес-завтрак, мастер-класс или конференцию. Данный ход позволит как снизить расходы компании на мероприятие, так и расширить клиентскую базу благодаря привлечению аудиторий соратников.

  3. Переход на аутсорсинг, аутстаффинг, лизинг.

    Аутстаффинг представляет собой вывод сотрудников из штата и оформление их в соответствующем агентстве. Далее подрядчик считается их официальным нанимателем, подписывает трудовые договоры, рассчитывает и выплачивает зарплату, отвечает за их соцобеспечение.

    При этом персонал поступает в распоряжение заказчика на контрактных условиях. Сотрудники продолжают работать на привычном месте, изменяется только юридическое лицо, на которое они оформлены. Компания распоряжается чужим персоналом и платит за эту возможность аутстафферу.

    Аутсорсинг и аутстаффинг персонала

    Аутсорсингом называют привлечение специалистов из организации-подрядчика – они нанимаются на временную занятость. Для этого кадровое агентство подбирает персонал, который будет выполнять определенный набор задач. Обычно на аутсорсинг отдают второстепенные процессы. Заказчик может прибегнуть к помощи аутсорсера для поиска персонала или получения определенного результата. Тогда подрядчик решает вопросы клиента, задействуя труд собственных работников и позволяя бизнесу еще сильнее сэкономить.

    Лизинг персонала является арендой работников для их участия в важных бизнес-процессах в течение ограниченного срока. В рамках этой формы сотрудничества компании удается снизить расходы, используя услуги специалистов с высокой квалификацией, таких как бухгалтер, опытный маркетолог, привлекаемый исключительно на период рекламной кампании.

  4. Покупка б/у оборудования и мебели.

    Инвентарь, сырье, оборудование и прочие объекты, обеспечивающие нормальную операционную деятельность, требуют самых больших вложений. Если на открытие кафе нужно 1,1 миллиона рублей, то 300 тысяч рублей из этой суммы уйдет на технику и мебель. В хостел придется вложить около 500 тысяч рублей и потратить на мебель и технику 400 тысяч рублей.

    Покупка б/у оборудования и мебели

    Специализированные машины, кухонное оборудование, офисную технику и мебель, которые прежде использовались другими фирмами, можно приобрести в два раза дешевле. Часть вы найдете на P2P-площадках, таких как «Авито», «Юла». Для поиска других придется воспользоваться ресурсами, созданными специально для предпринимателей.

    Так, сервис «Сбагри» предусмотрен для публикации объявлений и тендеров, однако на нем можно подобрать и оборудование для гостиниц, общепита, автосервисов, пр.

  5. Оптимизация организационной структуры предприятия.

    Сегодня происходит «уплощение» организационных структур, то есть компании отказываются от промежуточных уровней управления. Дополнительные слои начальства только усложняют деятельность крупных организаций, мешают быстрой совместной работе подразделений. Оптимизация предполагает, что уменьшается количество руководителей среднего звена, а генеральный директор получает в свое подчинение больше работников.

    Для формирования «плоской» структуры необходимо:

    • укрупнить подразделения – для этого объединяют отделы, имеющие близкий функционал;

    • сократить число промежуточных руководителей, изменить принцип подчинения, отказаться от дробления структурных единиц;

    • определить состав отдела, подготовить новые должностные инструкции.

    В результате руководитель сможет как упростить и ускорить процессы, так и снизить расходы компании на содержание управленцев среднего уровня.

  6. Отказ от затратных привычек.

    Юрист может пользоваться дорогой подпиской на справочный сервис. Если ему необходимо быть в курсе большого количества изменений, то такие издержки оправданы. В противном случае на пару месяцев можно спокойно отключить сервис, а нововведения отслеживать на государственных сайтах.

    Еще одна статься расходов – это подписка на Office и другие привычные программы. В непростое для бизнеса время Word и Excel можно заменить не требующими денег сервисами Google Docs, а освободившиеся средства потратить на оплату труда персонала.

  7. Перерыв в приеме новых специалистов.

    Кризис часто сопровождается перепрофилированием бизнеса: рестораны и кафе предлагают доставку, офлайн-магазины переходят в онлайн. Появляются новые функции, значит, нужны дополнительные сотрудники. Однако разумнее не открывать вакансии, а предложить своим специалистам попробовать себя в новой области.

    Например, оставшиеся без работы официанты идут в курьеры, помощники поваров, менеджеры переквалифицируются в комплектовщиков.

    Есть фирмы, готовые обмениваться сотрудниками: сеть «Магнит» принимает специалистов закрытых на время кризиса ресторанов на должность универсальных работников торгового зала.

  8. Поиск новых способов заработка.

    Во время самоизоляции фитнес-центры решили сдавать тренажеры в аренду, так как им важно было снизить и перекрыть расходы компании в этот период. Приобрести на время такие устройства в сайкл-студии можно за 3 000–5 000 рублей в неделю, и услуга пользуется спросом.

    На сдачу оборудования в аренду перешли сервисные центры, музыкальные и фотостудии, видеоцентры. Чтобы этот бизнес стал выгодным, нужен договор, который предполагает ответственность в случае порчи имущества.

    Необычный способ заработка на непрофильной деятельности придумал авиаперевозчик «Уральские авиалинии», приступив к доставке блюд из бортового рациона в столице, Екатеринбурге и Петербурге. Все блюда сервируются в соответствии с правилами полетной кухни.

    Зарабатывать при помощи имеющихся ресурсов получается не всегда. Однако стоит рассмотреть такие подходы:

    • Аренда одного помещения несколькими компаниями. Если вы проводите вечерние занятия танцами, утром те же залы может занимать детская секция художественной гимнастики.

    • Реклама других фирм во время онлайн-работы. Фитнес-тренер может рассказать своим клиентам про специалиста по правильному питанию, и наоборот. Данный способ работает, если оба проводят занятия в Сети.

    Дать рекомендации для всех сфер в рамках одной статьи невозможно, суть в том, что в тяжелое время важно больше общаться с другими бизнесменами, рассматривать разные варианты сотрудничества.

  9. Отказ от проектов с низкой рентабельностью.

    Некоторые проекты играют роль исключительно имиджевой составляющей и обычно бывают убыточными. Настало время задуматься, значимы ли они сейчас: важно понять, как снизить расходы компании.

    Отказ от проектов с низкой рентабельностью

    Пора рассмотреть каждый проект и выделить те, которые приносят меньше всего выгоды. Если делаете массовые закупки для нескольких проектов, у вас могут быть отложенные расходы, либо заказчики оплачивают услуги с большой отсрочкой. Проанализировать проекты, целые направления деятельности помогут специализированные программы финансово-управленческого учета.

Какие расходы не стоит снижать

Нет смысла в кризисное время отказываться от оплаты следующих статей расходов:

  • Услуги внешних консультантов, независимых экспертов

Сторонняя оценка ситуации дает возможность собрать более объективную информацию и найти решение проблемы. При помощи консультантов, экспертов любое предприятие получает огромный внешний импульс для последующего роста, что наиболее значимо в сложные периоды. Ведь в это время важно работать быстро, не допуская ошибок.

Не любая компания может без участия специалистов составить программу развития, в кратчайшие сроки оценить ситуацию, свои преимущества и слабые места, угрозы и возможности. Многим сложно подготовить стратегию, план эффективных мероприятий. Даже если вы способны сами решить все эти задачи, новые свежие идеи, межотраслевой опыт точно не будут лишними. Грамотные управленцы готовы платить огромные суммы за услуги экспертов, так как знают: затраты окупятся, позволят снизить расходы компании и обеспечат прибыль.

Несмотря на множество плюсов работы с консультантами, важно оценить ее эффективность. Первыми, кто подготовил антикризисные предложения и вывел соответствующие продукты на рынок, стали консалтинговые компании. Количество таких советов велико, и выбрать между ними крайне сложно.

Задача любого консультанта – подчеркнуть, насколько для компании важна проблема, в которой он наиболее компетентен. Поэтому рассматривая предложения, важно увидеть и учесть те моменты, которые вам пытаются навязать, чтобы продать свои услуги.

Услуги внешних консультантов, независимых экспертов

Если вы долгое время сотрудничаете с независимым экспертом, не сокращайте расходы на оплату его услуг. Помните, что хороший специалист в этой сфере занимает непредвзятую позицию, обладает системным мышлением, прогрессивными инструментами развития бизнеса. Он не лоббирует дополнительные затраты, в которых сам заинтересован, а сопровождает работу и развитие компании. Сегодня профессионалы ценятся как никогда высоко, московские консалтинговые фирмы расширяют штат, пока другой бизнес вынужден сокращать персонал. Поэтому воспринимайте наличие проверенного помощника как одно из своих преимуществ и не пытайтесь снизить расходы компании, отказавшись от него.

Если у вас нет такого эксперта, его необходимо как можно быстрее найти. Дело в том, что, например, комплексный аудит правовой системы бизнеса обойдется в 500–1 000 долларов, зато позволит избежать гораздо больших затрат.

  • Техническое обслуживание, проведение ремонтных работ

Отказ от их оплаты приводит к повышению производственных рисков, а постепенно и к остановке работы предприятия. Незначительная экономия на обслуживании оборудования вызывает большие финансовые потери в случае простоя, дорогостоящего ремонта техники. Есть риск, что работающее на износ оборудование выйдет из строя или уже будет сломано к моменту подъема экономики, и бизнес не сможет использовать этот этап для развития и подъема.

  • Контроль качества

Среди некоторых экспертов бытует мнение, что стоит снизить стоимость товаров, отказавшись от прежнего уровня качества. Сразу возникает ряд вопросов: насколько высока добротность отечественной продукции, и можно ли ее снижать? Будут ли такие изделия конкурентоспособны на мировом рынке, или останутся на внутреннем, где отсутствуют конкуренты? Качество снижать нельзя – в противном случае речь идет не о производстве, а о напрасных расходах ресурсов.

Скачайте полезный документ по теме:
Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Пошаговый план снижения расходов в компании

Подготовка стратегии, которая является ответом на вопрос: «Как снизить расходы компании?», предполагает выполнение следующих шагов:

  1. Учет всех расходов, который будет выполняться систематически. Важно собрать затраты отдельных точек и подразделений компании не меньше чем за полгода. Учитывается все, даже оплата такси после встречи с клиентом. Далее нужно распределить собранные данные по месяцам, способам оплаты, направлениям расходов.

  2. Разделение затрат на постоянные и переменные, что позволяет анализировать их отдельно. Так вы сможете узнать долю расходов, не связанных с объемами продаж.

  3. Определение приоритетов. Вам нужно представлять себе, насколько высока важность отдельных статей расходов для бизнеса в соответствии с группами:

    • Высокоприоритетные, к которым относятся затраты на основные процессы, обеспечивающие нормальную работу производства. Сюда входит оплата оборудования, сырья, материалов.

    • Приоритетные, существенное урезание которых чревато сбоями в работе. Речь идет о ПО, маркетинге.

    • Допустимые, то есть оказывающие воздействие на лояльность целевой аудитории и членов команды: бесплатный кофе для посетителей, премии за эффективную работу.

    • Ненужные или лишние. От таких расходов пора отказаться, поскольку прибыль от них не зависит.

  4. Анализ затрат по следующей схеме:

    • Отследить их изменение в разные периоды и выявить повлиявшие на это причины.

    • Оценить воздействие каждой группы расходов на итоги работы предприятия.

    • Принять решение по каждой статье, то есть отказаться от затрат, уменьшить, изменить, либо оставить в прежнем объеме.

    • Выбрать наиболее эффективные методы сокращения расходов по установленным группам.

  5. Планирование бюджета. Задача управленца состоит в том, чтобы распределить доступные фирме ресурсы с учетом прогнозируемых поступлений. Так вы составите представление о ситуации в цифрах и оцените, соответствуют ли ожидаемые результаты фактическим.

  6. Подготовка схемы действия. Анализ позволил сформировать список затрат и решений, призванных их снизить. Остается определить, когда и в каком порядке вы будете их применять.

Как только вы захотели снизить затраты компании, забудьте об идее использовать готовые решения, ведь любой бизнес имеет свои нюансы. Важно учитывать общий срок работы, регион, количество персонала, пр. Одна фирма может выиграть, отказавшись от определенных расходов, тогда как другая из-за этого же рискует закрыться.

Экономия не во всех случаях является путем выхода из кризиса. Если вы не можете помочь компании своими силами, стоит прибегнуть к помощи специалистов – они проведут подробный анализ и составят план действий. Такие затраты точно будут оправданы, поскольку позволят решить проблемы.

Облако тегов
Понравилась статья? Поделитесь:
Забрать подарки
из закрытой базы
Скачать 7,4 MB
Полезные
материалы
для руководителей
Скачать 3,2 MB
Елена Койгородова
Елена Койгородова печатает ...