Контроль персонала: обзор методов, инструментов, программ
Контроль персонала: обзор методов, инструментов, программ

Контроль персонала: обзор методов, инструментов, программ

Почему необходим контроль персонала? Преимущества контроля персонала. Виды контроля персонала. Какой вид контроля применять к сотрудникам на различных должностях? 10 распространенных методов контроля персонала. Современные методы контроля персонала. Использование CRM-систем в контроле персонала. Программы для контроля офисного персонала. Программы для контроля выездного персонала. 4 распространенные ошибки контроля персонала.
Время чтения: 17 минут. Нет времени читать?

В статье мы расскажем:

  1. Почему необходим контроль персонала
  2. Преимущества контроля персонала
  3. Виды контроля персонала
  4. Какой вид контроля применять к сотрудникам на различных должностях
  5. 10 распространенных методов контроля персонала
  6. Современные методы контроля персонала
  7. Использование CRM-систем в контроле персонала
  8. Программы для контроля офисного персонала
  9. Программы для контроля выездного персонала
  10. 4 распространенные ошибки контроля персонала

Большинство руководителей и сотрудников понимает, что контроль персонала имеет важное значение и должен быть внедрен в бизнес-процессы. Однако проблемы начинаются при реализации на практике.

Сегодня существует множество методов контроля, которые показывают высокую эффективность и при этом не вызывают отторжения у персонала. При этом не стоит отказываться и от проверенных методов контроля – в некоторых сферах без них никуда. О том, каким способом контролировать работников, поговорим в нашей статье.

Почему необходим контроль персонала

Контроль персонала необходим! Это важно не потому, что все ваши сотрудники плохие. Такая необходимость связана с природными законами. Стремление рациональнее расходовать свою энергию – один из элементов эволюционного процесса, который позволил выжить человеческой цивилизации.

Повышенный расход энергетических запасов запускался только при возникновении реальной угрозы выживанию. В других ситуациях запускался режим экономичного расходования калорий, который вполне можно охарактеризовать термином – лень.

Опытным руководителям известно, что большинство работников имеют склонность к созданию видимости рабочего процесса. Таким образом, контроль персонала необходим, чтобы выявить, когда сотрудник действительно напряженно работает, а когда только «пускает пыль в глаза». Важной составляющей такого контроля выступают санкции. Именно они должны «запустить» эволюционный режим выживания для повышения эффективности труда.

Согласно теоретическим положениям об эволюционном процессе, чтобы добиться высокой самоотдачи для сотрудников нужно создать условия, при которых им, в определенной степени, придется бороться за выживание (над работниками должна нависать угроза быть уволенными).

Как, в условиях конкурентной борьбы удается выживать предприятиям, если большинство персонала отличается склонностью к лени? Ответ на этот вопрос дает эффективный управленческий контроль, в перечень задач которого входит и реализация функции принуждения. Отлаженная система внутреннего контроля может гарантировать получение результатов, намеченных руководителями предприятия.

Преимущества контроля персонала

Контроль персонала - работа которая необходима обеим сторонам – участницам процесса. Руководство компании получает лояльных надежных сотрудников, формирующих эффективную команду. Что получают сами работники? Улучшение показателей предприятия – это гарантия стабильной заработной платы. Кроме того, сотрудники получают вполне понятные требования, мотивационные аспекты, а также возможности для профессионального роста.

Преимущества контроля персонала

Внедрение новейших разработок в области контроля персонала компании следует рассматривать с точки зрения взаимовыгодного сотрудничества сторон. Все изменения должны способствовать общей выгоде и внедрять их нужно по обоюдному согласию руководства и работников.

К примеру, внедрение GPS-трекинга персонала или системы видеонаблюдения должно осуществляться таким образом, чтобы сотрудники понимали – это необходимо для общего блага, так как несоблюдение договоренностей отразится на благосостоянии каждой из сторон.

Рассмотрим более конкретно, что дает грамотный контроль труда персонала руководству компании и ее работникам:

  • Результат работы специалистов будет вполне предсказуем, так он обеспечивается с одной стороны понятным kpi, а с другой прозрачными санкциями. Вся деятельность постоянно контролируется, поэтому провал в решении задач мало вероятен.

  • Повышается договорная культура. Предприятие четко, в установленные сроки выполняет свои обязательства, поэтому его партнеры испытывают к нему высокое доверие.

  • Благодаря контролю персонала обеспечивается не только строгое соблюдение сроков, но и стабильность качественных показателей. Это отражается на повышении рыночной конкурентоспособности предприятия, что выгодно, как руководителям, так и работникам (высокие зарплаты, статусная работа и т.д.).

  • Отлаженная система контроля – эффективный инструмент для успешного преодоление кризисов и для эффективного развития.

  • Появляется возможность обнаружить ошибки и различные недочеты еще на начальной стадии, а значит, расходы на их устранение будут минимальными.

  • Строго регламентированные правила и понятные штрафы способствуют повышению лояльности персонала. Вы слышали такую фразу - «строгий, но справедливый». Такой руководитель пользуется авторитетом у подчиненных.

Нужно отметить, что грамотно организованный контроль персонала, прежде всего, направлен на фиксацию успешных результатов, а не на учет недочетов в работе. Он повышает мотивацию работников к личностному и профессиональному росту. Можно сказать, что это, своеобразный тренинг, который работает на постоянной основе без дополнительных затрат.

Какую еще пользу может принести грамотный контроль персонала:

  • Позволяет выявить заниженную мотивацию специалистов и определить ее причины.

  • Проявляет недостатки в планировке производственных процессов (сроки, объемы работ, загрузка отдельных работников).

  • Демонстрирует, где в рабочем коллективе «слабое звено». Руководитель видит, кто из работников не дорабатывает и часто срывает сроки решения задач.

  • Сокращает количество фактов финансовых злоупотреблений, воровства и т.д.

  • Служит инструментом «выявления» мошенников, авантюристов, разведчиков и подрывников, действующих на благо конкурентов.

Виды контроля персонала

Существует несколько разновидностей контроля персонала:

  1. Предварительный контроль сотрудников

    Существует ряд ситуаций, в которых будет полезен предварительный контроль работников. Такие меры, к примеру, могут применяться в отношении тех, кто проходит стажировку в компании. Они необходимы, чтобы получить уверенность в правильности процесса, направленного на выполнение поручений руководства.

  2. Итоговый контроль персонала

    Суть этого вида контроля персонала заключается в ревизии результатов работы сотрудника после достижения поставленной цели. К таким мерам относят отчеты о выполненных работах, завершенных проектах, внедренных ПО, судебных процессах и др.

    Чем полезен итоговый контроль в управлении персоналом? На этапе выполнения задач сотрудник получает возможность для самостоятельных действий в установленных рамках. Такое доверие со стороны руководства способствует профессиональному росту, развитию чувства персональной ответственности и самоорганизации. В свою очередь компания экономит собственные ресурсы и не отвлекается от решения более важных задач.

    Есть у итогового контроля персонала и свои недостатки. В этом случае присутствуют риски несоблюдения сроков и низкого качества выполнения работ. Такой метод будет эффективен только в отношении квалифицированного персонала с большим опытом работы в компании. Кроме того, он может использоваться для краткосрочных задач.

  3. Поэтапный контроль сотрудников

    Этот вид контроля применим для решения задач, которые несложно разделить на ряд шагов. Применяя поэтапный контроль, можно ориентировать персонал на достижение результата, а также снизить риск не достижения поставленных целей.

    Практическое применение данного варианта контроля заключается в том, что более масштабная задача разбивается на несколько этапов. Таким этапами могут быть шаги по сбору данных, исследование проблематики, поиск решений, исследование рынка, оформление документации и др. Проверка выполняется после завершения каждого отдельного этапа.

    Поэтапный контроль применяется в ходе работы над масштабными задачами, растянутыми во времени, а также в отношении специалистов, отличающихся невнимательностью и нуждающихся в постоянной поддержке.

    Чтобы обеспечить эффективное управление компанией нужно разработать гибкую систему контроля персонала, которая может отследить не только итоговые показатели, но и отношение сотрудников к своим поручениям.

Какой вид контроля применять к сотрудникам на различных должностях

В отношении специалистов с большим опытом работы и высокой квалификацией используется особая система контроля персонала в форме мониторинга, а к молодым работникам, которые недавно работают на предприятии применяют поэтапный и предварительный контроллинг. Как влияет должность сотрудника на подключаемый к нему вид контроля?

«Система обучения персонала: как ее построить и внедрить» Подробнее

Для тех специалистов, которые больше работают за ПК или выполняют стандартные действия более эффективен не итоговый, а предварительный контроль. К этой категории работников можно отнести бухгалтеров, кассиров, операционистов, и т.д. Основные требования к таким сотрудникам связаны со строгим выполнением должностных инструкций и персональных обязанностей. В большинстве случаев такие сотрудники не выполняют проектных задач, оценку которым можно дать после реализации поставленных целей.

Настройка системы контроля персонала на итоговый результат больше применяется в отношении творческих и близких к ним специальностей (дизайнеры, копирайтеры, программисты, научные сотрудники и т.д.).

Важно, чтобы контролирующая система могла охватить все аспекты деятельности предприятия, но не создавала неудобств для участников процесса, поэтому, следует сочетать разные варианты и способы контроля. Различные виды мониторинга нужно менять не только в зависимости от ситуации, но и с учетом должности, квалификации, опыта и других особенностей персонала.

Отдельно стоит рассмотреть контроль сотрудников, работа которых связана с разъездами. Для таких специалистов нужно в рамках компании разработать отдельный акт. В этом документе нужно определить, какие именно категории персонала могут иметь разъездной характер работы, как будет организован учет их деятельности и оплата сопутствующих расходов.

10 распространенных методов контроля персонала

Рассмотрим наиболее актуальные виды контроля, которые вы сможете внедрить для персонала своей компании.

  1. Планерки

    Многие руководители пренебрегают этим эффективным методом контроля работников. Они считают, что если каждый день на предприятии проходят одни и те же процессы, то и обсуждать нечего.

    Это мнение может показаться логичным, но оно напоминает известную шутку:

    Жена: – Почему ты мне больше не говоришь о любви ко мне?

    Муж: – Я же тебе говорил, что обязательно сообщу, если в этом произойдут какие-либо изменения.

    Персонал нужно постоянно мотивировать, демонстрировать рост показателей, динамику выполнения поставленных задач и контролировать сотрудников на таких встречах по вопросам выполнения задач.

    При этом, нужно проверять не только выполненные задания, но и те, которые еще только выполняются.

    Поэтапный контроль сотрудников

  2. Видео-мониторинг (открытый/скрытый)

    Это классический вид контроля персонала компании. После установки максимально возможного количества камер вы получите постоянный контроль сотрудников, находящихся на территории предприятия.

    Чтобы эффект был более ощутимым, можно использовать камеры, передающие звук. Таким образом можно проверять не только факт выполнения работ, но и понимать, как проходит сам процесс (к примеру, как персонал общается с клиентами).

    Важно: чтобы не попасть на штрафы, нужно получить разрешение на ведение видеосъемки от персонала.

  3. Тайный покупатель

    Руководство многих предприятий считает очень полезным методы контроля с привлечением тайного покупателя. В свою очередь работники к этому относятся негативно и сомневаются в эффективности таких проверок.

    Тем не менее, этот вид контроля позволяет выявлять существенные недостатки в организации рабочего процесса. Тайный покупатель обеспечивает эффективный контроль выполнения персоналом должностных обязанностей.

    Важно зафиксировать все происходящее в момент проверки с помощью диктофона или других средств и обязательно довести сделку до завершения.

  4. KPI (внедрение показателей эффективности труда)

    Данная методика позволяет автоматизировать процесс контроля специалистов на любых должностях.

    Суть ее состоит в том, чтобы сформировать систему нормативов для каждой должности, которые работник должен выполнить или перевыполнить.

    К примеру, у сотрудников отдела продаж в систему KPI можно включить число контактов с новыми покупателями. Для менеджера, отвечающего за тендеры, показателем эффективности может быть время необходимое для подбора 10 позиций.

    KPI дают персоналу понимание, что и как нужно делать. Руководителю остается только усилить эффект, используя методы дополнительного контроля.

  5. Мотивационная доска

    Еще один эффективный метод, позволяющий контролировать сотрудников и параллельно оценивать их работу, что приводит к увеличению продаж без дополнительных затрат.

    Инструмент «мотивационная доска» представляет собой информационную поверхность с указанными показателями KPI или планами реализации.

    На такой доске каждый день (или даже несколько раз в день) отмечаются данные по отельным сотрудникам или подразделениям компании. Она отражает деятельность компании в динамике. Такая информация доступна, как руководству, так и отдельным работникам.

    Мотивационная доска может быть реализована на ПК персонала или на специальных информационных конструкциях.

    Мотивационная доска

  6. Мониторинг звонков по телефонам

    Бизнес-процессы многих компаний предполагают запись всех телефонных разговоров с клиентами. Это обеспечивает ряд преимуществ для бизнеса, в том числе, и возможность адекватно реагировать на возникновение спорных моментов.

    Прослушивание звонков позволяет руководителю контролировать работу специалистов.

    Запись разговоров с покупателями – обязательный элемент работы отделов продаж.

    Для реализации этой задачи стоит использовать CRM-систему, в которой каждый входящий звонок идентифицируется по карточке покупателя.

    «Эффективные методы управления персоналом» Подробнее
  7. Отчеты

    Даже один отчет по выполненным задачам за месяц сдают далеко не все сотрудники компаний. Современные методы контроля позволяют более эффективно использовать этот инструмент.

    Каждый работник может формировать отчеты еженедельно и даже по итогам одного рабочего дня. Такой контроль позволяет руководителю оперативно направлять сотрудников на решение важных задач, а сотрудникам будет проще формировать свое видение проделанной работы и предстоящих действий.

    Реализовать этот механизм в своей компании совсем не сложно. Для этого стоит добиться, чтобы от 60 % до 95 % задач фиксировались на платформе CRM.

    Более того, для фиксации отчетов могут использоваться и менее сложные инструменты (к примеру, Канбан).

  8. Время работы и действия сотрудников

    Программные методы контроля персонала могут быть реализованы на предприятии в двух вариантах. Наиболее простой способ предполагает взаимодействие работника с системой контроля при появлении на работе, а также во время перерыва или при уходе по завершению рабочего дня.

    Время работы и действия сотрудников

    Подход к организации такой фиксации может быть разным. Здесь могут использоваться карточки и специальные считыватели, биометрические системы и др.

    На платформе Битрикс24 реализована функция распознавания лица работника с использованием камеры планшета.

    Более сложным вариантом контроля рабочего времени считается установка на ПК программ, фиксирующих моменты начала и окончания работы, а также открытие различных программных приложений и продолжительность работы с ними.

    Более сложный подход в учёте рабочего времени – это установка на компьютеры специальных программ, которые фиксируют во сколько была начата и закончена работа, какие программы открывались и сколько времени в каждой из них работал сотрудник.

  9. GPS

    Для контроля работников, которые часто находятся в разъездах могут использовать устройства GPS, которые устанавливаются в автомобиле, а также особые трекеры или планшеты (подконтрольный сотрудник должен обязательно носить с собой такие устройства).

    Транспортные и логистические компании обязательно должны использовать такие устройства, поскольку с их помощью можно осуществлять контроль расхода топлива, количества остановок, соблюдения установленных маршрутов и т.д.

    Руководители, используя GPS трекеры, могут получать точную информацию, куда заезжал менеджер, а не просто верить ему на слово.

    Вы сможете контролировать, отклонялся ли сотрудник от маршрута по личным делам и сколько он потратил на это рабочего времени. Будет полезно не сообщать работникам, находящимся на испытательном сроке о наличии «маячка», что позволит уточнить некоторые особенности их поведения на работе.

  10. Тестирование

    Посмотрите, как сегодня ученики старших классов средней школы и их родители готовятся к ЕГЭ. Может показаться, что тестирование – это ненужное испытание, которое приносит ученикам лишь ненужный стресс. Но, в реальности школьники действительно стали глубже изучать предметы и лучше изучать программу.

    Этот опыт пригодиться и в вашей компании. Организуйте промежуточное тестирование по служебным обязанностям и особенностям бизнес-процессов на вашем предприятии.

    Для старожилов компании такие экзамены могут оказаться слишком простыми, но другим сотрудникам компании придется приложить определенные усилия, чтобы успешно пройти тестирование.

    Кроме того, тестирование – это повод для персонала еще раз обратить внимание на рабочую документацию предприятия.

Современные методы контроля персонала

Регулярный менеджмент

Давно ставший популярным инструментом, регулярный менеджмент помогает руководству эффективно осуществлять контроль деятельности персонала. Система построена таким образом, что сотрудники компании следуют установленному регламенту. В нем четко указаны должностные инструкции, права работника. Уровень производительности персонала измеряется исходя из определенных критериев. Атмосфера на рабочем месте будет партнерская, а не конкурентная, если координирование персонала происходит грамотно. Благодаря письменному уставу контролю поддаются практически все возможные области бизнеса:

  • режим работы персонала (обеденный перерыв);

  • документооборот (создание, обработка, хранение);

  • корпоративное общение (внутри фирмы);

  • регламент общения с клиентами, партнерами и поставщиками;

  • правила ведения деловых переговоров и встреч.

Достоинства системы регулярного менеджмента:

  • Максимальный контроль деятельности фирмы. При отсутствии или увольнении одного из сотрудников эффективность работа всей компании не будет нарушена.

  • Выявление неэффективных служащих, быстрое выполнение текущей работы и типовых заданий. По статистике производительность труда увеличивается почти на 30 %, что ведет к росту чистой прибыли компании.

Недостатки системы регулярного менеджмента:

  • На внедрение метода может уйти от 6 месяцев до 1,5 лет.

  • Нежелание персонала, поскольку за эффективностью работы теперь легко следить. Менеджеры понимают, что задач станет больше, если они не хотят быть уволены.

ЗАПОМНИТЕ: прописанные инструкции и указы не будут иметь должного эффекта, если они противоречат бизнес-процессам компании. Руководству следует помнить об этом. При возникновении нового процесса, неактуальный регламент необходимо дополнять.

О каждой доработке или изменении в уставе персонал компании должен быть уведомлен в письменном виде. Большим плюсом станет возможность самих сотрудником принимать участие в процессе создания правил. Например, алгоритм диалога работника и клиента. Менеджер следует определенному скрипту, обрабатывая вопросы и возражения покупателей по утвержденной схеме.

Анализ эффективности персонала по модели DISC

С развитием НЛП в мире значительно возросло количество предприятий, где начали использовать подход DISC. Еще в древности Гиппократ заложил основы этой типологии, сегодня же методикой пользуются не только кадровые специалисты, но руководители компаний. Методология нашла бурное развитие в мотивационных и обучающих программах для сотрудников. Что же такое модель DISC? Итак, все люди относятся к одному из четырех типов личности. Разберем каждый из них:

  • D – доминирование. Индивидуалисты. Быстро принимают решения и справляются с поставленными задачами, любят рисковать и соревноваться. Энергичны, могут быть агрессивны.

  • I – влияние. Обладают неординарным мышлением. Легко находят общий язык с коллегами. Харизматичны, энергичны. Могут быть непунктуальны и невнимательны.

  • S – постоянство. Хорошо слушают, терпимы к другим. Предпочитают размеренный и методичный режим работы. Не любят глобальных перемен, не уверены в себе. Стараются помочь окружающим.

  • С – соответствие. Высокая организованность и собранность. Внимательно относятся к деталям. Предпочитают последовательность в работе, выполняют ее качественно. Стараются избегать конфликтов.

Благодаря данной модели начальник может:

  • Отдавать задачу нужному сотруднику.

  • Создавать эффективные рабочие группы.

  • Индивидуальное задание для тех, кто предпочитает работать один, проектная работа – для коллективных сотрудников.

Таким образом, руководитель имеет шанс максимально раскрыть способности каждого человека. Согласно полученным данным о личности сотрудников можно в индивидуальном порядке утверждать дедлайны, давать задания, формировать проектные группы. В итоге каждый менеджер принесет больше пользы компании, ведь он будет заниматься любимым делом в благоприятной рабочей среде.

Анализ эффективности персонала по модели DISC

Использование CRM-систем при контроле персонала

Наблюдение за работой персонала может быть проведено в различных областях.

Начальство оставляет за собой выбор способов и методов контроля за сотрудниками:

  • запись разговоров с клиентами;

  • планерки, проверки и брифинги;

  • отзывы покупателей и клиентов о качестве работы сотрудников;

  • выговоры, штрафы, увольнение при нарушении регламента.

Эффективно использовать эти методы можно, если контроль деятельности служащих осуществляется автоматизированной системой. Благодаря ей у вас будут свежие данные о: сдельной оплате сотрудников (если такие имеются), размере заработка удаленных специалистов, распорядке дня в офисе. Руководитель получит эту информацию быстро и точно благодаря автоматизации процесса.

Ниже представлены наиболее популярные и эффективные программы по контролю за персоналом (рабочее время, переработки, опоздания, активность, выполнение плана):

  • Битрикс24

Российская программа нашла широкое распространение среди отечественных компаний. Система предоставляет информацию о рабочем времени сотрудников, поэтому отчетность и этапы воронки продаж могут контролироваться постоянно. Благодаря такому инструменту, как «пульс компании», руководитель имеет возможность наблюдать за активностью каждого подчиненного за любой промежуток времени: кто сколько раз вышел «покурить», как выполняется план работы, у кого постоянно срывается дедлайн, кто справляется с поставленными заданиями.

  • AmoCRM

Есть возможность интеграции программы. Интерфейс понятен даже начинающим специалистам.

Не вставая из-за стола, начальник может полностью контролировать рабочий процесс сотрудников, корректировать задачи и создавать новые. С помощью AmoCRM менеджерам доступно огромное количество инструментов, делающих их работу более эффективной и быстрой: звонок одним нажатием кнопки, сканирование визитки, ведение переписки с клиентами. Руководителю остается только анализировать и корректировать процесс.

  • Мегаплан

Сервис отлично подойдет для работы в группах. Используя минимальный комплект функций, руководитель может создавать командные задачи, следить за процессом, отслеживать прогресс, контролировать время работы, поощрять и штрафовать сотрудников.

Независимо от выбора программы, всегда проявляйте уважение к сотрудникам. Нужно в обязательном порядке информировать персонал о любых нововведениях. Объясните им цель внедрения системы, расскажите о ее плюсах, обучите служащих инструменту. Они не должны бояться, что руководство хочет лишь выведать личную информацию об их жизни. Интеграция пройдет успешно, если топ-менеджмент сразу даст понять, что система поможет повысить качество работы: люди станут планировать задачи, проводить операции и общаться через сервис.

Не забывайте о сфере деятельности компании при анализе рабочего времени персонала. Например, для банковской организации будет неэффективно, если сотрудник решит «проветриться» и посидеть в соцсетях. Однако в дизайнерском агентстве небольшой «перекур» может пойти на пользу творческому человеку.

CRM-система контроля персонала облегчит жизнь руководителя. Как только настройка программы будет скорректирована под конкретную организацию, начальнику больше не нужно думать о графиках и режиме работы. В конце месяца он проведет анализ деятельности сотрудников (недоработки, переработки), назначит премирование или штрафные санкции.

Использование CRM-систем при контроле персонала

Программы для контроля офисного персонала

  • «Босс Контроль»

Большинство офисных сотрудников уже знакомы с системой контроля посещаемости, когда необходимо приложить электронный пропуск к турникету при входе в здание. Однако не каждая компания может справится с задачей установки и правильной настройки локальной системы. Решение этой проблемы существует.

Программа «Босс Контроль» не является локальной системой, а работает облачно. Здесь также имеется терминал, которые устанавливается на стене перед входом, и сервис для анализа данных о посещаемости. Далее формируется соответствующий отчет. Руководитель имеет быстрый доступ к программе, так что все опоздания, перекуры и длинные перерывы прекратятся. Как показывает практика, данный сервис помогает дисциплинировать и мотивировать сотрудников на более продуктивную деятельность.

  • Pay Punch

Цифровая платформа, которая собирает информацию об отработанном времени ежедневно и посещаемости в целом. Как и «Босс Контроль», в комплект биометрической системы входит терминал (нужно приложить руку или палец к прибору). Таким образом регулируется время, которое сотрудник посвятил работе. Рекомендуется установить программу в тех фирмах, где идет почасовая оплата труда.

Отдел бухгалтерии и руководитель в автоматическом режиме получают данные о посещаемости каждого сотрудника. Персонал не сможет обмануть систему (например, попросить коллегу приложить карточку за другого), поскольку она биометрическая.

  • CrocoTime

Вам удалось добиться дисциплины, сотрудники перестали опаздывать и уходить раньше положенного времени. Однако эффективность осталась на том же уровне. Присутствие менеджера на рабочем месте не дает гарантии, что он занимается делами компании. Возможно, служащий развлекается в соцсетях или слушает музыку. А от этого, в первую очередь, страдает бизнес. С помощью CrocoTime руководитель получит данные об активности каждого члена коллектива за компьютером и вне, общее время работы отдела или одного сотрудника.

Программы для контроля офисного персонала

Программы для контроля выездного персонала

Многие бизнесы подразумевают командировки или выездные задания для сотрудников. Чтобы повысить качество этих поездок и контроля за работой специалистов вне офиса, были созданы определенные сервисы. Они получили название field management software.

  • Planado.ru

Сотрудники, которые часто ездят в командировки или на выездные задания, любят свободу передвижений, ведь бдительный начальник не будет находиться рядом и контролировать каждый шаг. Встречаются разные истории, когда работник обманул и утаил деньги, не выполнил задание полностью, пропустил важную встречу или совершил ошибку. Как избежать подобных ситуаций?

Сервисы категории field management предоставляют руководству контролировать процесс выполнения поставленных перед сотрудником задач исходя из определенных стандартов. Plando также имеет такие функции.

Приложение легко устанавливается на смартфон или планшет. Работа проверяется по конкретному чек-листу, в котором каждый последующий шаг расписан. В итоге задача будет решена должным образом в кратчайшие сроки. Достоинств у сервиса много: снижается уровень самодеятельности среди выездных работников (особенно, если задания однотипные), качество работы соответствует нужным стандартам. Если сотрудник новый и не знаком с командировками, процесс обучения будет более понятным и эффективным.

Программы для контроля выездного персонала

Как только поставленная задача завершена, ответственное лицо должно загрузить в приложение фотоотчет с доказательствами выполненной работы (например, выгруженная мебель, чистая квартира, подписанный договор и т.п.). Не теряя времени, руководитель проверяет качество и указывает на недочеты или ошибки. Более того, благодаря интеграции приложения с Яндекс.Картами местоположение подчиненных можно легко отследить в режиме онлайн. Возрастает продуктивность рабочего дня.

  • «Мобифорс»

Еще один эффективный инструмент, предназначенный для контроля деятельности выездного персонала. Сервис работает вместе с программой «1С: Предприятие 8». Плюсов здесь тоже много: начальник имеет возможность быстро передавать задания сотрудниками на выезде, отслеживать выполнение работы (статусы), перемещения персонала в онлайн режиме, а также мгновенно сообщать новую информацию посредством чата.

Одной из функций «Мобифорс» является создание отчетов по различным критериям (более 30) о выполнении заданий и производительности в целом каждого из сотрудников.

  • Task24

Инструмент представляет собой мобильную систему исполнения заказов. Это напоминает биржу, где сотрудники имеют возможность выбирать задачи исходя из своих навыков и предпочтений. Заказчик может назначить задание и конкретному мастеру. Как только заказ одобрен, человеку открывается полный доступ к выполнению. Количество времени, затраченного на работу, отмечается исполнителем в системе.

Как и во всех вышеперечисленных программах, Task24 тоже предоставляет руководителю возможность отслеживать на карте локацию исполнителя задания. Каждый раз сервис создает отчет по итогам выполнения работ. В системе имеется API (интерфейс), так что программа может интегрироваться с различными сервисами, выгружать данные из систем.

4 распространенные ошибки контроля персонала

Контроль и оценка персонала – важный организационный процесс. Однако и здесь бывают совершены ошибки при неверном подходе, которые затем приводят к отрицательным последствиям. Разберем несколько самых распространенных проблем, с которыми сталкиваются руководители:

  • Отсутствие знаний при контроле за процессом. Осуществлять грамотный и эффективный контроль, не понимая при этом сути работы, сложно. Не рекомендуется доверять, например, менеджеру технологического цеха работу в инженерной сфере. Человек некомпетентен в этом вопросе. Делегирование полномочий только лицу, знающему и понимающему в данном процессе.

  • Контроль ошибок и инцидентов. Создайте системный и постоянный контроль за персоналом, но не только за его недостатками или промахами. Отмечайте, как творчески человек выходит из сложных ситуаций, если возник инцидент. Не выдергивайте сотрудника из рабочего процесса, чтобы лишний раз прочесть нотацию. Нельзя лишь поучать и наказывать служащих, так руководитель никогда не построит дружный коллектив и не создаст приятную атмосферу.

  • Контроль только на словах. Руководитель каждый раз грозит устроить проверку, пугая персонал, хотя на деле никакого контроля и учета не ведется. Не стоит надеяться, что сотрудники будут верить подобным заявлениям и работать в полную силу.

  • Скрытое наблюдение, когда внутренний контроль персонала не афишируется официально. Однако при возникшей проблеме или нарушении руководство сразу «раскрывает карты». Сотрудники предприятия не только будут демотивированы, узнав о тайной слежке, но и перестанут доверять начальнику еще долгое время.

Мероприятия, которые включают контроль персонала в организации необходимо планировать таким образом, чтобы они не задевали личное достоинство сотрудников. Рабочий коллектив должен быть полностью проинформирован о том, что в компании запускаются новые методы контроля.

Статья опубликована:

Генератор Продаж

Категории