Контроль работы сотрудников: виды, методы, ошибки

Сложно судить об эффективности функционирования компании, если учет и контроль работы сотрудников не осуществляется должным образом. Среди всех управленческих функций, эта, пожалуй, одна из самых важных, вступающих в силу с момента, когда окончательно сформулированы цели и задачи предприятия.

Необходимость контроля вполне объяснима: его отсутствие приводит к хаосу и анархии, а при подобной «организации» добиться слаженной работы и хоть какого-то успеха просто нереально. Также умение вовремя выявить и исправить свои ошибки, как ничто другое, способствует достижению поставленных целей.

Для чего нужен контроль работы сотрудников

Практически все руководители понимают, что контроль персонала и бизнес-процессов необходимое условие успешной деятельности, но каждый выбирает свои методы мониторинга. Кто-то считает, что показателем работы является результат, поэтому и контролировать надо только его. Некоторые контролируют абсолютно все этапы реализации задач. Встречаются и такие руководители, которые контроль работы сотрудников воспринимают как шпионаж и преследуют только одну цель: выявить нарушителя.

«Шпионаж» – худшее, что может использовать руководитель. Такое поведение начальника служит антимотивацией сотрудников и уж точно не способствуют улучшению качества работы.

Остается разобраться, так что же лучше контролировать: результат или процесс? Идеальное решение – это комплексный подход к контролю работы сотрудников, так как именно такая организация контроля является самой действенной.

Нередко подчиненные говорят о бесполезности осуществления контроля, и их можно понять: если их работу контролируют, то решать личные проблемы в рабочее время они уже не могут. Сопротивление подчиненных понятно, но когда так же думают руководители – это, по крайней мере, странно. Ведь главная функциональная обязанность менеджера – это осуществление контроля.

Источник: shutterstock.com

Контролю подлежат все этапы работы, влияющие на решение задач компании. Согласитесь, далеко не все сотрудники являются инициативными и добросовестными, некоторые просто не могут обойтись без «чуткого руководства».

Кроме этого, контроль работы сотрудников должен осуществляться на всех этапах роста организации. Если компания имеет сложную иерархию, то нельзя быть уверенным, что процессы, осуществляемые на нижнем уровне иерархической лестницы, осуществляются так, как их задумали наверху.

Преимущества контроля персонала

Контроль персонала - работа которая необходима обеим сторонам – участницам процесса. Руководство компании получает лояльных надежных сотрудников, формирующих эффективную команду. Что получают сами работники? Улучшение показателей предприятия – это гарантия стабильной заработной платы. Кроме того, сотрудники получают вполне понятные требования, мотивационные аспекты, а также возможности для профессионального роста.

Источник: shutterstock.com

Внедрение новейших разработок в области контроля персонала компании следует рассматривать с точки зрения взаимовыгодного сотрудничества сторон. Все изменения должны способствовать общей выгоде и внедрять их нужно по обоюдному согласию руководства и работников.

К примеру, внедрение GPS-трекинга персонала или системы видеонаблюдения должно осуществляться таким образом, чтобы сотрудники понимали – это необходимо для общего блага, так как несоблюдение договоренностей отразится на благосостоянии каждой из сторон.

Что дает грамотный контроль труда персонала руководству компании и ее работникам:

• Результат работы специалистов будет вполне предсказуем, так он обеспечивается с одной стороны понятным kpi, а с другой прозрачными санкциями. Вся деятельность постоянно контролируется, поэтому провал в решении задач мало вероятен.

• Повышается договорная культура. Предприятие четко, в установленные сроки выполняет свои обязательства, поэтому его партнеры испытывают к нему высокое доверие.

• Благодаря контролю персонала обеспечивается не только строгое соблюдение сроков, но и стабильность качественных показателей. Это отражается на повышении рыночной конкурентоспособности предприятия, что выгодно, как руководителям, так и работникам (высокие зарплаты, статусная работа и т.д.).

• Отлаженная система контроля – эффективный инструмент для успешного преодоление кризисов и для эффективного развития.

• Появляется возможность обнаружить ошибки и различные недочеты еще на начальной стадии, а значит, расходы на их устранение будут минимальными.

• Строго регламентированные правила и понятные штрафы способствуют повышению лояльности персонала. Вы слышали такую фразу - «строгий, но справедливый». Такой руководитель пользуется авторитетом у подчиненных.

Нужно отметить, что грамотно организованный контроль персонала, прежде всего, направлен на фиксацию успешных результатов, а не на учет недочетов в работе. Он повышает мотивацию работников к личностному и профессиональному росту. Можно сказать, что это, своеобразный тренинг, который работает на постоянной основе без дополнительных затрат.

Какую еще пользу может принести грамотный контроль персонала:

• Позволяет выявить заниженную мотивацию специалистов и определить ее причины.

• Проявляет недостатки в планировке производственных процессов (сроки, объемы работ, загрузка отдельных работников).

• Демонстрирует, где в рабочем коллективе «слабое звено». Руководитель видит, кто из работников не дорабатывает и часто срывает сроки решения задач.

• Сокращает количество фактов финансовых злоупотреблений, воровства и т.д.

• Служит инструментом «выявления» мошенников, авантюристов, разведчиков и подрывников, действующих на благо конкурентов.

Виды контроля работы сотрудников

Контроль результата работы

Данному виду характерна всего одна точка контроля: момент достижения цели. Вся работа выполняется сотрудником самостоятельно.

Контроль результата имеет как большие преимущества, так и серьезные риски.

Преимущества:

• Руководитель экономит свое время;

• Сотрудники развивают самостоятельность и чувство ответственности;

• Хорошая мотивация для персонала (если люди готовы к такому виду контроля).

Риски:

• Если нет четкой формулировки задачи или сотрудник её неправильно понял, то не будет ожидаемого результата.

  Например, руководитель ставит задачу: «привлечь клиентов компании N». Сотрудник тратит массу времени, сил и нервов, выполняя поставленную задачу, значительно расширил клиентскую базу. Но… клиенты оказались нерентабельными. Как результат, прибыль компании будет намного ниже, чем планировалось и хотелось.

• Задача может быть выполнена не в том объеме или качестве. Риск связан с тем, что сотрудник может не обладать достаточными профессиональными навыками, иметь слабую мотивацию или, просто-напросто, оказаться недисциплинированным и несамостоятельным человеком.

Подводя итог, можно сказать организация и контроль работы сотрудников зависит от специфики реализовываемых задач. Контроль результата работы хорошо подходит при решении задач, требующих немного времени для полной реализации.

Используя данный вид контроля, стоит обратить внимание на профессиональные и личностные качества сотрудника: он должен быть заинтересован в результате, ответственный, инициативный и самостоятельный. Работник не должен бояться обратиться к руководству за советом, если у него возникли какие-то вопросы или ему понадобились дополнительные данные.

Контроль предварительно сделанной работы

Контроль результата работы будет сопряжен с меньшими рисками, если на пути к достижению цели будет проводиться предварительный контроль. Практический опыт свидетельствует, что контроль предварительно сделанной работы лучше проводить на завершающем этапе её выполнения (например, когда осталось выполнить третью часть). Таким образом, 2/3 всего пути работник «проходит» самостоятельно.

Естественно, что такой контроль работы сотрудников можно применить не всегда. Например, вряд ли кто-то будет строить 2/3 дома, чтобы (если что-то не понравится) потом его перестраивать. Но, в большинстве случаев, он себя оправдывает.

В качестве преимуществ можно назвать те же, которые свойственны контролю результата работы: сотрудник имеет все возможности показать свои способности, а руководитель может показать свое доверие и приучить работника самостоятельно справляться с решением производственных задач.

Данный вид контроля имеет некоторые недостатки, но их меньше, чем в предыдущем. Руководителю надо больше времени для осуществления контроля, но вовремя замеченную ошибку исправить намного легче.

Таким образом, контроль предварительно сделанной работы целесообразно использовать при решении краткосрочных, уже знакомых задач, которые допускают корректировку.

При выборе этого вида контроля надо ориентироваться не на то, какую задачу необходимо реализовать, а на то, кто это будет делать, т.е. на исполнителя.

Контроль этапов работы

Данный вид контроля можно использовать только в том случае, если выполняемые задачи делятся на этапы. По окончании каждого этапа и проводится контроль работы сотрудников.

Контролировать этапы работы целесообразно в следующих случаях:

1. Решением задачи занимается квалифицированный сотрудник, который имеет большой опыт работы, инициативен и самостоятелен, но ему предстоит выполнять что-то абсолютно новое, важное и продолжительное. Применение данного вида контроля способно свести риск невыполнения до минимума.

2. Решением простой и непродолжительной задачи занимается сотрудник, профессионализм или личностные качества которого вызывают сомнения или некоторые опасения (например, сотрудник ориентирован не на результат, а на процесс, не достаточно внимателен или нуждается в постоянной поддержке). Применение этого вида контроля способствует своевременному выявлению проблемных зон, а это, в свою очередь, позволяет вовремя внести необходимые коррективы.

Контроль, осуществляемый периодически

Данный вид контроля подразумевает, что контроль качества работы сотрудников проводится в строго установленное время, то есть по прошествии определенного периода. Например, ежедневно в 10.00, каждый понедельник в 9.00, в последний день месяца и т.д.

Существенным достоинством периодически осуществляемого контроля является то, что и проверяемый, и проверяющий знают точное время, когда будет проходить процедура контроля. Однако, минусов в этом больше, чем плюсов: контроль проводиться довольно часто, а это, в свою очередь, влечет лишнюю трату времени (причем, с обеих сторон).

Контроль, осуществляемый периодически, принимает вид обязательной процедуры, следовательно, он становится обыденным и может демотивировать работников. Во избежание такой реакции, данный вид контроля лучше использовать не с целью проверки результата, а для поддержания рабочего состояния, проверки текущего состояния дел (то есть контролировать выполнение неразделенных на конкретные этапы задач).

Существуют и другие случаи, когда целесообразно проведение периодического контроля. Например, решение новых сложных задач или задач, с высоким уровнем риска и множеством неизвестных параметров. в этом случае, ситуацию нельзя «выпускать из-под контроля», так как она может постоянно меняться.

Периодический контроль работы сотрудников можно применять и тогда, когда необходимо установить, почему сотрудник не справляется с простыми задачами и принять соответствующее решение: обучить его, перевести на другое место или уволить.

Контроль произвольно выбранных точек (выборочный)

В отличие от других видов контроля, в данном случае, никто из работников не знает, когда руководство решит осуществить контроль работы сотрудников, но знают, что он будет.

Время для проведения контроля выбирает начальник, проверяя неподготовленный результат, поэтому он считается наиболее подходящим для лиц, осуществляющих руководство.

Данный вид контроля имеет очень много отрицательных моментов: большинство сотрудников испытывают стресс, снижается мотивация, в коллективе формируется атмосфера настороженности и недоверия, возможна необъективная оценка деятельности.

Выборочный контроль работы сотрудников целесообразно проводить в следующих случаях:

1. Если проверяется соблюдение технологий и стандартов. В этом случае, произвольно выбранные точки – непременное условие. Например, при проверке правильности выкладки товара в магазине (в марчендайзинге), качества медицинских препаратов (в производстве лекарств). Контролируя произвольно выбранные точки, необходимо соблюсти одно важное условие: проверяется работа абсолютно всех сотрудников – это предотвратит снижение мотивации.

2. Если сотрудник регулярно нарушает трудовую дисциплину, проявил себя безответственным работником или может работать только «под чутким руководством».

3. Если деятельность основана на принципе «наставничества» (коучинга). Например, коуч (руководитель-наставник) может предложить сотруднику продолжить работу самостоятельно, чтобы потом продолжить вместе.

Как организовать контроль работы сотрудников в зависимости от специфики их работы

Контроль работы сотрудников должен осуществляться не только в отношении результатов, но и в отношении самого процесса – это верный путь к эффективному управлению достижениями. Но значимость каждого вида контроля определяется тем, чьими достижениями мы хотим управлять. Руководствуясь этим условием, весь персонал управления можно разделить на 3 группы:

1. Сотрудники, выполняющие регламентированную работу

   К этой группе можно отнести работников, которую основную часть своего времени посвящают решению типовых бизнес-задач (обычно они работают за компьютером). Прежде всего, речь идет о сотрудниках кол-центров, офисных работниках (бухгалтеры, экономисты, операционисты и т.д.), о редакторах и т.д.

   

   Источник: unsplash.com

   Чтобы управлять достижениями данной категории персонала, надо осуществлять контроль работы сотрудников за компьютером, проверяя сам бизнес-процесс, его грамотное выполнение, так как именно соблюдение регламента и является показателем результативности.

2. Сотрудники, выполняющие нерегламентированную работу

   К данной группе можно отнести сотрудников, которые основное время тратят на решение типовых (некреативных) задач. Это могут быть, например, работники IT- и HR-отделов, использующие и не использующие компьютер.

   Чтобы управлять достижениями данной категории персонала, надо проверять результат, так как именно он имеет ключевое значение для достижения цели. Сотрудник имеет право самостоятельно выбрать тактику решения поставленной задачи. Конечно, не стоит «пускать на самотек» процесс выполнения, но это не должно быть первостепенной задачей контроля, так как он предназначен для диагностики неудач и выявления best practices (успешных практик).

3. Сотрудники, выполняющие творческую работу

   К данной группе относятся «креативщики». Прежде всего, речь идет о руководителях среднего (и более высокого) уровня, о дизайнерах, разработчиках, проектировщиках и т.п.

   Осуществлять контроль работы сотрудников данной группы довольно сложно, так как, в данном случае, не стоит «брать под надзор» процесс и невозможно дать однозначную оценку результату. Все большую популярность приобретает мнение, что управление достижениями сотрудников, выполняющих творческую работу, - это настоящее искусство, а не наука.

10 эффективных методов контроля работы сотрудников

• Метод 1. Проведение планёрок

Нередко руководители придерживаются мнения, что планерка – это пустая трата времени, так как каждая последующая аналогична предыдущей (темы для обсуждения остаются неизменными). Вроде бы, логично.

Однако, сотрудникам необходима мотивация, они должны видеть динамику реализации задач и, конечно же, необходимо проверить проконтролировать, как эти задачи решаются. Причем, речь идет не только об уже решенных задачах, но и о тех, которые находятся в процессе выполнения или только планируются.

Источник: shutterstock.com

• Метод 2. Видео-мониторинг (открытый/скрытый)

Это классический вид контроля персонала компании. После установки максимально возможного количества камер вы получите постоянный контроль сотрудников, находящихся на территории предприятия.

Чтобы эффект был более ощутимым, можно использовать камеры, передающие звук. Таким образом можно проверять не только факт выполнения работ, но и понимать, как проходит сам процесс (к примеру, как персонал общается с клиентами).

• Метод 3. Внедрение тайного покупателя

Использование данного метода позволяет выявить множество «интересных фактов». Например, определить, насколько качественно сотрудники выполняют свою работу.

Чтобы контроль работы сотрудников при помощи данного метода был эффективным, тайный покупатель должен иметь правдоподобную легенду и все записывать на диктофон. Причем, он должен пройти все этапы сделки, то есть завершить её.

• Метод 4. Установление нормативов (KPI)

Данный метод можно приравнять к автоматическому контролю качества выполнения своих обязанностей любым сотрудником. Суть метода в следующем: для работника устанавливаются определенные нормативы или KPI, которые и будут являться определяющими (их надо достичь или, напротив, их преувеличение недопустимо).

Источник: shutterstock.com

К примеру, KPI продавцов может заключаться в количестве контактов с потенциальными покупателями, а нормативом специалиста, занимающегося тендером, это может быть ограничение времени на подбор позиций (в течение пяти часов подобрать не менее десяти позиций товаров). Это дает сотрудникам возможность четко понимать порядок и объемы соей работы. От вас требуется организовать дополнительный контроль работы сотрудников.

• Метод 5. Доска мотиваций

На этой доске размещается информация относительно нормативов, плана реализаций или KPI.

Данные на доске мотиваций обновляются ежедневно или в течение рабочего дня, показывая сведения о задачах, реализованных определенным отделом или конкретным сотрудником, то есть, отражает деятельность в процессе осуществления. Информация должна быть доступна для ознакомления абсолютно всем работникам фирмы (от руководителей до простых работников). Доску мотиваций можно разместить как на офисном стенде, так и на компьютерах сотрудников.

• Метод 6. GPS-наблюдение

Метод может применяться в отношении постоянно «путешествующих» сотрудников, например, для контроля торговых представителей. В данном случае, у вас появляется возможность быть в курсе всех передвижений и местоположения работника, благодаря использованию GPS в автомобиле или планшету, который всегда должен быть при сотруднике.

Например, компании, занимающиеся грузоперевозками, используют must have, это позволяет осуществлять не просто контроль времени работы сотрудника, но и контроль расхода горюче-смазочных материалов, топлива и т.д.

Если этот метод применить к менеджерам, то вы будете видеть реальную картину его передвижений (например, был ли он у клиента или занимался решением личных проблем).

• Метод 7. Мониторинг звонков по телефонам

Бизнес-процессы многих компаний предполагают запись всех телефонных разговоров с клиентами. Это обеспечивает ряд преимуществ для бизнеса, в том числе, и возможность адекватно реагировать на возникновение спорных моментов.

Прослушивание звонков позволяет руководителю контролировать работу специалистов.

Запись разговоров с покупателями – обязательный элемент работы отделов продаж.

Для реализации этой задачи стоит использовать CRM-систему, в которой каждый входящий звонок идентифицируется по карточке покупателя.

• Метод 8. Отчеты

Даже один отчет по выполненным задачам за месяц сдают далеко не все сотрудники компаний. Современные методы контроля позволяют более эффективно использовать этот инструмент.

Каждый работник может формировать отчеты еженедельно и даже по итогам одного рабочего дня. Такой контроль позволяет руководителю оперативно направлять сотрудников на решение важных задач, а сотрудникам будет проще формировать свое видение проделанной работы и предстоящих действий.

Реализовать этот механизм в своей компании совсем не сложно. Для этого стоит добиться, чтобы от 60 % до 95 % задач фиксировались на платформе CRM.

Более того, для фиксации отчетов могут использоваться и менее сложные инструменты (к примеру, Канбан).

• Метод 9. Время работы и действия сотрудников

Программные методы контроля персонала могут быть реализованы на предприятии в двух вариантах. Наиболее простой способ предполагает взаимодействие работника с системой контроля при появлении на работе, а также во время перерыва или при уходе по завершению рабочего дня.

Источник: shutterstock.com

Подход к организации такой фиксации может быть разным. Здесь могут использоваться карточки и специальные считыватели, биометрические системы и др.

На платформе Битрикс24 реализована функция распознавания лица работника с использованием камеры планшета.

Более сложным вариантом контроля рабочего времени считается установка на ПК программ, фиксирующих моменты начала и окончания работы, а также открытие различных программных приложений и продолжительность работы с ними.

Более сложный подход в учёте рабочего времени – это установка на компьютеры специальных программ, которые фиксируют во сколько была начата и закончена работа, какие программы открывались и сколько времени в каждой из них работал сотрудник.

• Метод 10. Тестирование

Посмотрите, как сегодня ученики старших классов средней школы и их родители готовятся к ЕГЭ. Может показаться, что тестирование – это ненужное испытание, которое приносит ученикам лишь ненужный стресс. Но, в реальности школьники действительно стали глубже изучать предметы и лучше изучать программу.

Этот опыт пригодиться и в вашей компании. Организуйте промежуточное тестирование по служебным обязанностям и особенностям бизнес-процессов на вашем предприятии.

Для старожилов компании такие экзамены могут оказаться слишком простыми, но другим сотрудникам компании придется приложить определенные усилия, чтобы успешно пройти тестирование.

Кроме того, тестирование – это повод для персонала еще раз обратить внимание на рабочую документацию предприятия.

Современные методы контроля персонала

Регулярный менеджмент

Давно ставший популярным инструментом, регулярный менеджмент помогает руководству эффективно осуществлять контроль деятельности персонала. Система построена таким образом, что сотрудники компании следуют установленному регламенту. В нем четко указаны должностные инструкции, права работника. Уровень производительности персонала измеряется исходя из определенных критериев. Атмосфера на рабочем месте будет партнерская, а не конкурентная, если координирование персонала происходит грамотно.

Благодаря письменному уставу контролю поддаются практически все возможные области бизнеса:

• режим работы персонала (обеденный перерыв);

• документооборот (создание, обработка, хранение);

• корпоративное общение (внутри фирмы);

• регламент общения с клиентами, партнерами и поставщиками;

• правила ведения деловых переговоров и встреч.

Достоинства системы регулярного менеджмента:

• Максимальный контроль деятельности фирмы. При отсутствии или увольнении одного из сотрудников эффективность работа всей компании не будет нарушена.

• Выявление неэффективных служащих, быстрое выполнение текущей работы и типовых заданий. По статистике производительность труда увеличивается почти на 30 %, что ведет к росту чистой прибыли компании.

Недостатки системы регулярного менеджмента:

• На внедрение метода может уйти от 6 месяцев до 1,5 лет.

• Нежелание персонала, поскольку за эффективностью работы теперь легко следить. Менеджеры понимают, что задач станет больше, если они не хотят быть уволены.

О каждой доработке или изменении в уставе персонал компании должен быть уведомлен в письменном виде. Большим плюсом станет возможность самих сотрудником принимать участие в процессе создания правил. Например, алгоритм диалога работника и клиента. Менеджер следует определенному скрипту, обрабатывая вопросы и возражения покупателей по утвержденной схеме.

Анализ эффективности персонала по модели DISC

С развитием НЛП в мире значительно возросло количество предприятий, где начали использовать подход DISC. Еще в древности Гиппократ заложил основы этой типологии, сегодня же методикой пользуются не только кадровые специалисты, но руководители компаний. Методология нашла бурное развитие в мотивационных и обучающих программах для сотрудников. Что же такое модель DISC? Итак, все люди относятся к одному из четырех типов личности.

Разберем каждый из них:

• D – доминирование. Индивидуалисты. Быстро принимают решения и справляются с поставленными задачами, любят рисковать и соревноваться. Энергичны, могут быть агрессивны.

• I – влияние. Обладают неординарным мышлением. Легко находят общий язык с коллегами. Харизматичны, энергичны. Могут быть непунктуальны и невнимательны.

• S – постоянство. Хорошо слушают, терпимы к другим. Предпочитают размеренный и методичный режим работы. Не любят глобальных перемен, не уверены в себе. Стараются помочь окружающим.

• С – соответствие. Высокая организованность и собранность. Внимательно относятся к деталям. Предпочитают последовательность в работе, выполняют ее качественно. Стараются избегать конфликтов.

Источник: shutterstock.com

Благодаря данной модели начальник может:

• Отдавать задачу нужному сотруднику.

• Создавать эффективные рабочие группы.

• Индивидуальное задание для тех, кто предпочитает работать один, проектная работа – для коллективных сотрудников.

Таким образом, руководитель имеет шанс максимально раскрыть способности каждого человека. Согласно полученным данным о личности сотрудников можно в индивидуальном порядке утверждать дедлайны, давать задания, формировать проектные группы. В итоге каждый менеджер принесет больше пользы компании, ведь он будет заниматься любимым делом в благоприятной рабочей среде.

Система контроля работы сотрудников

Сегодня наиболее популярными являются 3 метода контроля, отображающие действия сотрудника в течение рабочего дня и, в то же время, не вторгающихся в личное пространство человека. К таким методам относятся:

1. установка видеонаблюдения;

2. установка программ-шпионов на ПК;

3. установка программ учета рабочего времени.

Вышеназванные методы позволяют осуществлять контроль работы сотрудников, соблюдая приватность. Перед тем, как выбрать метод, наиболее подходящий именно для вашей компании, надо иметь четкое представление: какие задачи будут решать ваши сотрудники в течение рабочего дня.

Установка видеонаблюдения – хорошее решение для фирм, сотрудники которой не сидят на одном месте (например, сфера общественного питания) или компаний, занимающихся финансовой деятельностью. Сделанные в течение рабочего дня записи дадут полную картину занятости персонала: кто что делал, отлучался или нет, как долго отсутствовал и т.п.

Установка программ-шпионов или программ учета рабочего времени – метод, наиболее подходящий для фирм, сотрудники которых работают в офисе за ПК. Этим работникам не надо куда-либо отлучаться, чтобы решить производственные задачи.

Сравнив данные по использованию обеих программ, мы пришли к выводу, что эффективность «шпиона», все-таки ниже, чем программы учета. Данные, которые предоставляют шпионские программы, могут быть настолько путаными, что для их «прочтения» потребуется довольно много времени и сил, что сведет к нулю все старания (контролировать подобным образом нерентабельно и бессмысленно).

Правильно подобранная система предоставляет руководителю возможность знать обо всех действиях подчиненных. Иногда, для повышения эффективности контроля используют 2 метода, добавляя видеонаблюдение или комбинируя их. Какой бы метод вы не выбрали – это, всего-навсего, инструмент, используемый грамотным руководителем для улучшения работы компании и процветания бизнеса.

Выбор программы контроля работы сотрудников

Современная экономическая ситуация диктует свои условия. Большинство руководителей вынуждены задумываться о снижении расходов и работать над повышением эффективности своих предприятий. Помочь повысить качество работы сотрудников могут специализированные инструменты, предлагаемые в сети. Каждый инструмент имеет свои цели контроля, в зависимости от которых происходит их условное деление на группы:

Инструменты, повышающие эффективность работы офисных работников

Многие стремятся создать в офисных помещениях максимально комфортные условия, а это чревато тем, что сотрудники, ощущая безмерную заботу руководства, начинают расслабляться, что не может не отразиться на продуктивности труда. Естественно, она снижается. Чтобы этого не произошло, можно использовать несколько сервисов.

• «Босс-Контроль»

Облачный сервис «Босс-Контроль» включает в себя терминалы проверки доступа и сервис обработки информации. Сотрудники, используя терминал, размещенный на стене, фиксируют свой вход, а потом включается в работу система, составляя отчет посещаемости.

Сервис прекрасно осуществляет контроль работы сотрудников, так как менеджер сразу заметит: кто приступил к работе не вовремя, кто часто отлучается без уважительной причины и т.д. Как правило, это стимулирует работников больше времени посвящать выполнению своих обязанностей.

• Pay Punch

Pay Punch – биометрическая система, нацеленная на учет отработанного времени сотрудников, фиксируя их посещаемость. Принцип действия аналогичен Босс-Контролю: на входе устанавливается прибор, а сотрудники, прикладывая к нему руку или палец отмечают свой приход-уход. Это позволяет точно установить количество отработанного времени, что очень важно на предприятиях с почасовой оплатой труда.

Таким образом, руководство осуществляет контроль прихода сотрудников на работу и фиксирует время, потраченное на решение производственных задач. Этими данными может воспользоваться и бухгалтерия. Достоинство системы в том, что биометрическую систему нельзя обмануть: приложить «чужой палец» просто невозможно (в отличие от карточки).

• CrocoTime

Конечно, присутствие на рабочем месте не может являться показателем эффективности решения поставленных задач. Любой из сотрудников может создавать видимость работы, но руководствоваться принципом: «что бы такое сделать, чтобы ничего не делать?». Таким образом, находясь на рабочем месте, сотрудник может посещать, например, страницы соцсетей или другие ресурсы, не имеющие к работе абсолютно никакого отношения. Из-за такого отношения к своим обязанностям компания может понести очень серьезные убытки, а в масштабах экономики страны, годовые потери составляют не один миллиард рублей.

CrocoTime – это сервис, способствующий осуществлению контроля работы сотрудников, с его помощью можно установить объем времени, которое работник потратил на решение производственных задач и «на развлечения». CrocoTime собирает данные и рассчитывает КПД каждого сотрудника. Благодаря этим отчетам руководители фирмы видят занятость и полезность каждого подчиненного.

• Disciplina.ru

Disciplina.ru – сервис, нацеленный не только на сбор данных о посещаемых ресурсах и используемых программах, но и контролирует соблюдение трудового режима (включая переработки).

Система формирует отчеты, на основании которых можно сделать выводы о работе каждого, отдельно взятого сотрудника: какие задачи решаются дольше положенного, в какой промежуток времени работа идет более интенсивно, а в какой момент темп снижается. Эти данные могут помочь в оптимизации производственных процессов.

Инструменты, повышающие эффективность работы мобильных сотрудников

Осуществлять контроль работы сотрудников, работающих «на выезде», намного сложнее, просто потому, что они не всегда находятся в поле зрения руководства (в отличие от офисных работников). Как, например, проконтролировать сборщика мебели или монтажника оборудования?

Как правило, работникам этих категорий предоставляется больше свободы, а это влечет за собой определенные проблемы (например, некачественное выполнение обязанностей).

Западные бизнесмены практикуют специализированные инструменты (field management software), позволяющие контролировать мобильных работников.

• Planado.ru

Planado.ru – это сервис, нацеленный на контроль сотрудников и стандартизацию работ.

Это можно сделать, например, создав чек-листы (контрольные списки) и разместив их в мобильном приложении каждого работника. Чек-лист может содержать подробную информацию о заказе и пошаговую инструкцию к её выполнению. Это предотвратит низкое качество обслуживание клиентов и проявление излишней самостоятельности при выполнении однотипной работы (именно такие задачи обычно выполняют мобильные сотрудники).

Также, этот способ очень помогает адаптации новичков : следуя конкретным указаниям, они больше защищены от риска неудачи и быстрее втягиваются в процесс.

Далее контроль работы сотрудников переходит в стадию «отчета о проделанной работе» (обычно используется фотоотчет). На фотографиях, отправленных руководству, должно быть видно качество выполненной работы (установленное оборудование, собранная мебель и т.д.). Это позволит руководителям увидеть конечный результат и, при необходимости, указать на недочеты и дать инструкции по исправлению ошибок.

Planado.ru интегрирован с «Яндекс.Карта», что позволяет контролировать перемещение работников и повлиять на их мобильность при наличии пробок, а это, в свою очередь, способствует увеличению количества выполненных в течение дня заказов.

• «Мобифорс»

Мобифорс – это сервис, предназначенный для контроля мобильных сотрудников.

Инструмент работает на основе «1С: Предприятие 8», способствуя оперативному распределению производственных задач между сотрудниками, работающими на выезде, контролируя их передвижение и этапы решения задач. Кроме этого, использование инструмента позволяет сделать связь «руководитель - подчиненный» более оперативной.

Система собирает информацию о выполненной работе, формирует отчеты, используя свыше 30-ти метрик.

• Task24

Task24 – этот сервис очень облегчает работу мобильных сотрудников. Он представляет собой своеобразную биржу заказов, которыми располагает компания. Сотрудники, войдя в систему, выбирают наиболее подходящие для себя заказы (конечно, исполнителя может назначить и руководитель). Когда заказ выбран, исполнитель может ознакомиться с конкретными задачами. Во время работы мастер вносит в систему данные о своих трудозатратах.

Принцип работы Task24 аналогичен вышеописанным сервисам: она отслеживает местонахождение мобильных работников, обрабатывает информацию и формирует отчеты. Предоставленные данные может использовать как руководитель, осуществляя контроль работы сотрудников, так и бухгалтерия, начисляя заработную плату. Помимо этого, в системе реализован API, позволяющий загружать информацию в 1С и интегрировать с софтом работников офиса.

Контроль сотрудников, работающих удаленно

Одной из главных проблем компаний, работающих с удаленными сотрудниками, является осуществление контроля труда. Чтобы повысить эффективность работы фрилансеров, личных помощников и других сотрудников, можно использовать специализированный сервис, например, JoDo.Im.

Этот сервис отличается своей простотой и в дизайне, и в применении. С его помощью можно упорядочить информацию о работе со всеми специалистами, работающими удаленно. Заказчик (или начальник) общается с исполнителем в Jabber-чате, где, используя определенные команды, ставит перед работником конкретные задачи. Удобство заключается в том, что все задачи заносятся в базу и вероятность их исчезновения практически исключена.

Такое сохранение позволяет восстанавливать всю цепочку подзадач и задач. Причем, система сама осуществляет контроль работы удаленных сотрудников и не пропустит информацию о выполнении, если не выполнена хотя бы одна подзадача.

Контроль выполнения плана

Сегодня предлагается много систем, помогающих управлять проектами и получать достоверную информацию об эффективности (а не просто об отработанном времени) работы каждого сотрудника.

Pyrus – это сервис, который помогает в своевременной реализации проекта. Нередко возникающие проблемы приводят к том, что закончить проект в установленные сроки становится невозможно, а это чревато различными негативными последствиями.

Использование сервиса помогает выявить «отстающих» сотрудников. Таким образом, руководитель не просто осуществляет контроль работы сотрудников, но и имеет возможность отследить задачи и вовремя принять меры для отладки бизнес-процессов.

Использование CRM-систем при контроле персонала

Наблюдение за работой персонала может быть проведено в различных областях.

Начальство оставляет за собой выбор способов и методов контроля за сотрудниками:

• запись разговоров с клиентами;

• планерки, проверки и брифинги;

• отзывы покупателей и клиентов о качестве работы сотрудников;

• выговоры, штрафы, увольнение при нарушении регламента.

Эффективно использовать эти методы можно, если контроль деятельности служащих осуществляется автоматизированной системой. Благодаря ей у вас будут свежие данные о: сдельной оплате сотрудников (если такие имеются), размере заработка удаленных специалистов, распорядке дня в офисе. Руководитель получит эту информацию быстро и точно благодаря автоматизации процесса.

Ниже представлены наиболее популярные и эффективные программы по контролю за персоналом (рабочее время, переработки, опоздания, активность, выполнение плана):

• Битрикс24

Российская программа нашла широкое распространение среди отечественных компаний. Система предоставляет информацию о рабочем времени сотрудников, поэтому отчетность и этапы воронки продаж могут контролироваться постоянно. Благодаря такому инструменту, как «пульс компании», руководитель имеет возможность наблюдать за активностью каждого подчиненного за любой промежуток времени: кто сколько раз вышел «покурить», как выполняется план работы, у кого постоянно срывается дедлайн, кто справляется с поставленными заданиями.

• AmoCRM

Есть возможность интеграции программы. Интерфейс понятен даже начинающим специалистам.

Не вставая из-за стола, начальник может полностью контролировать рабочий процесс сотрудников, корректировать задачи и создавать новые. С помощью AmoCRM менеджерам доступно огромное количество инструментов, делающих их работу более эффективной и быстрой: звонок одним нажатием кнопки, сканирование визитки, ведение переписки с клиентами. Руководителю остается только анализировать и корректировать процесс.

• Мегаплан

Сервис отлично подойдет для работы в группах. Используя минимальный комплект функций, руководитель может создавать командные задачи, следить за процессом, отслеживать прогресс, контролировать время работы, поощрять и штрафовать сотрудников.

Объясните им цель внедрения системы, расскажите о ее плюсах, обучите служащих инструменту. Они не должны бояться, что руководство хочет лишь выведать личную информацию об их жизни. Интеграция пройдет успешно, если топ-менеджмент сразу даст понять, что система поможет повысить качество работы: люди станут планировать задачи, проводить операции и общаться через сервис.

Не забывайте о сфере деятельности компании при анализе рабочего времени персонала. Например, для банковской организации будет неэффективно, если сотрудник решит «проветриться» и посидеть в соцсетях. Однако в дизайнерском агентстве небольшой «перекур» может пойти на пользу творческому человеку.

CRM-система контроля персонала облегчит жизнь руководителя. Как только настройка программы будет скорректирована под конкретную организацию, начальнику больше не нужно думать о графиках и режиме работы. В конце месяца он проведет анализ деятельности сотрудников (недоработки, переработки), назначит премирование или штрафные санкции.

Почему возникает и к чему приводит чрезмерный контроль работы сотрудников

Бытует мнение, что тотальный контроль способствует эффективной работе. Но всеобъемлющий контроль далеко не всегда оправдан и дает положительный результат. Он имеет свои отрицательные стороны:

• Снижается мотивация сотрудников. Стоит ли стремиться к качественному выполнению задачи, если начальник все равно будет проверять и, если надо, исправит? Исход предрешен: снижается качество работы, сотрудник не стремится к саморазвитию, наступает профессиональная деградация.

• Снижается мотивация руководителя. Контроль работы сотрудников и исправление недочетов занимает массу времени, выполнять основные свои задачи просто некогда. Исход очевиден: снижается качество работы, теряются навыки управления, наступает профессиональная деградация.

• Снижается эффективность работы и структурных подразделений, и компании. Руководитель основное внимание уделяет контролю, а не направляет усилия на развитие компании. Сотрудники, в свою очередь, массу времени тратят на участие в контрольных мероприятиях, вместо того, чтобы работать над повышением результативности.

Конечно, это далеко не все неприятные моменты, которые могут возникнуть из-за того, что контроль работы сотрудников поставлен на «очень-очень высокий уровень». Это может привести к текучке кадров и к ухудшению производственных процессов фирмы.

Причин избыточного контроля может быть несколько.

Сотрудники нарушают договор

В этом случае вполне логично начать с понимания причины нарушения договора. Как правило, вся вина ложиться на нерадивых работников, но далеко не все обращают внимание на следующие факторы:

• Руководитель нарушает договор

Довольно часто сотрудники позволяют себе нарушить условия договора ровно настолько, насколько это позволяет себе их начальник. Естественно, что речь идет только о добросовестных и ответственных работниках, а не о тех, кто, просто-напросто, отлынивает от работы.

Естественно, что руководитель – «пофигист» рано или поздно увидит свое «отражение» в подчиненных.

• Низкая корпоративная культура относительно выполнения договоренностей

Конечно, корпоративная культура имеет большое значение для формирования микроклимата компании. Если с этим вопросом все в порядке, то сотрудник обязан предупредить, что какую-то договоренность он выполнить не в состоянии. У вас так? Какие методы воздействия используются по отношению к нарушителям?

• Провоцируется саботаж

Тогда надо действовать строго по плану:

1. выявите «антилидеров» и «провокаторов»;

2. направьте сотрудника на «путь истинный» и объясните, чем может закончиться отклонение от «намеченного курса»;

3. нет положительной динамики? Значит, надо расстаться.

Сотрудники имеют низкий квалификационный уровень

Недостаточно квалифицированные сотрудники - это еще одна причина, по которой может возникнуть чрезмерный контроль. Конечно, студенты и вновь принятые сотрудники требуют «особо трепетного отношения». Не досмотрели – получите массу «сюрпризов».

Нередко руководители совершают типичную ошибку – принимают на работу специалистов с низким уровнем профессионализма и стараются его компенсировать, усиливая контроль работы сотрудников. Правильно ли это? Может быть, если не брать в расчет время, которое руководитель будет тратить не на развитие бизнеса, а на «чуткое руководство». Пожалуй, дешевле нанять профессионалов.

Решить проблему можно следующими способами:

• обучить непрофессионала;

• перевести на должность, соответствующую квалификации работника;

• уволить.

Иногда выходом из данной ситуации может стать построение технологии решения задачи таким образом, чтобы её решение стало посильно непрофессионалу.

Недостаточно компетентный руководитель

Если руководитель не очень компетентен в вопросах планирования и делегирования, то ему остается осуществление контроля, как правило, избыточного.

Основным признаком избыточного контроля является установление контроля контролирующих.

Источник: unsplash.com

Такой подход может быть оправдан только в том случае, когда руководитель хочет быстро развить управленческие компетенции в вопросах планирования и делегирования. Если руководитель преследует другую цель, то избыточный контроль – это лишние проблемы и вред компании.

Можно ли выявить подобных начальников? Конечно. Если на сообщение о какой-то проблеме вы слышите: «Я не в состоянии все держать под контролем!» - это он.

Путей решения данной проблемы не так уж много. Действуйте так же, как действуете с недостаточно квалифицированными подчиненными: научите работать или расстаньтесь.

У сотрудников плохо организовано планирование

Руководитель должен научить своих подчиненных правильно использовать все необходимые технологии, включая планирование, а не только осуществлять контроль работы сотрудников. Некоторые руководители используют принцип: «мне все равно – как, главное - результат». Но при таком подходе результат, как правило, оставляет желать лучшего.

Если есть такая возможность, то в разработке технологии планирования можно задействовать некоторых сотрудников. В этом случае необходимо строгое выполнение договоренностей (никакой самодеятельности!).

Руководитель абсолютно не доверяет подчиненным

Такая ситуация может возникнуть в нескольких случаях:

• сотрудники нарушают договоренность;

• руководитель недостаточно компетентен в вопросах управления.

Эти случаи мы уже рассмотрели. Но нельзя исключать и такой вариант, когда руководитель считает себя «центром Вселенной», а подчиненных бестолковыми, изворотливыми лентяями. И это, действительно, проблема, так как со временем сотрудники могут таковыми стать.

Ничего мистического: восприятие руководителя отражается на подчиненных. Никто не доверит ответственную серьезную работу бестолковому лентяю, а регулярно решая примитивные задачи, просто невозможно повышать профессиональный уровень. Получился «замкнутый круг».

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Типичные ошибки контроля работы сотрудников

Контроль, как и любое другое благое дело, может сопровождаться ошибками, которые приведут к негативному результату. Существует несколько «классических» ошибок организации контроля. Итак,

• Ошибка 1. Контроль процесса, суть которого не ясна

Естественно, сложно держать под контролем то, что является «загадкой». Например, контролировать технологический процесс должен менеджер инженерной специальности, а не менеджер по кадрам.

• Ошибка 2. Контроль, сосредоточенный на ошибках

Если сотруднику регулярно указывать только на его ошибки, то он просто не выдержит и сбежит. Контроль работы сотрудников должен носить системный характер, но не должен стать тотальным. Не стоит проводить его раньше установленного срока и, главное, не забудьте похвалить подчиненного за проявленный креатив.

• Ошибка 3. Неявный контроль, проявляющийся при нарушениях

Если вы не хотите открыто проводить контроль работы сотрудников, то доводите это до логического завершения, а не выскакивайте при первом же нарушении как «черт из табакерки». Сотрудник, который будет знать, что за ним постоянно следят, не сможет нормально работать. К тому же, у коллектива сформируется не очень благоприятное мнение о таком начальнике.

Скрытый контроль работы сотрудников уместен только тогда, когда вы хотите использовать его результаты на благое дело, например, мотивировать отстающих работников.

• Ошибка 4. Контроль проводится формально

Угроза «Я все проверю!», не приведенная к исполнению, не может быть эффективным стимулом к действию. Нет четких требований и действий – нет результата работы.

Автор статьи

Алексей Бояркин

Сооснователь компании «Генератор продаж»

Статья опубликована: 11.01.2018

Последние статьи этого автора:

• Бенчмаркинг компании: примеры из зарубежной и российской практики
• СTА-элементы, которые привлекут в 2 раза больше клиентов
• Формула рентабельности продаж: пример расчета

Забрать подарки
из закрытой базы

Скачать 7,4 MB

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB