Организация удаленной работы: организационные, программные, юридические аспекты

Организация удаленной работы: организационные, программные, юридические аспекты

9 стартовых задач для организации удаленной работы компании. Свод базовых правил при организации работы в удаленном режиме. Перевод организации на удаленный режим: общение и обмен документами. Управление, постановка задач, контроль работы удаленных сотрудников. Адаптация и мотивация сотрудников при организации удаленной работы. 7 лучших программных решений для организации удаленной работы офиса. Юридические аспекты организации удаленной работы предприятия.
Время чтения: 16 минут. Нет времени читать?

Организация удаленной работы — один из самых актуальных вопросов сегодняшнего дня. И если до пандемии технологии в этом направлении развивались сравнительно медленно, то сейчас появилось огромное количество продвинутого софта, позволяющего сделать переход на удаленку практически безболезненным.

Но удаленный режим работы — это не только программное обеспечение. Это и правила коммуникации, контроля выполнения задач, мотивации сотрудников и множество других, не менее важных моментов. О том, как правильно организовать перевод офиса на удаленку и что для этого понадобится, читайте в нашем материале.

9 стартовых задач для организации удаленной работы компании

Предположим, что вы владелец компании, коммуникации внутри которой построены на живом общении. Сейчас ваша цель — перевести деятельность фирмы в формат домашнего офиса, сохранив при этом ее эффективность. Какие шаги для этого необходимо предпринять?

  1. Подготовьте ИТ-службу

    Задача № 1. Решение вопроса с удаленным администрированием

    Первое, о чем следует позаботиться, — подготовка приказа для ИТ-службы об установке на компьютеры сотрудников программы TeamViewer (либо ее аналога), а также VPN. Вероятнее всего, далеко не каждый работник вашей фирмы сможет самостоятельно установить и настроить программное обеспечение для работы. Большей части сотрудников потребуется помощь, причем зачастую удаленная.

    Если коллектив обеспечен рабочими ноутбуками, то проблем не возникнет. Если же речь идет о личных устройствах, то вашим айтишникам придется хорошо потрудиться, чтобы организовать удаленную работу. VPN необходим для того, чтобы решить проблемы с безопасностью.

    Задача № 2. Покупка гарнитуры для сотрудников

    Вы можете сделать это силами компании или обеспечить коллектив списком рекомендованных моделей и оплатить их приобретение. Одна из наиболее распространенных трудностей организации работы на удаленном доступе — это плохое качество звука при осуществлении звонков. Вместе с тем данная проблема легко решается профессионалами.

    Задача № 3. Организация стабильного интернет-соединения

    Следующая сложность — слабый Интернет и стремление сотрудников работать где угодно, но только не дома. Решение может быть следующим: специальным приказом об организации удаленной работы вы обязуете работников использовать соединение стационарной домашней линии (к примеру, Wi-Fi дома) и контролируете исполнение. Следует сразу обозначить, что мобильная связь, а также Интернет кафе и гостиниц для работы не подойдут.

  2. Подготовка программного обеспечения

    Подготовка программного обеспечения

    Формат удаленной работы в принципе стал возможен только с появлением определенных технологических инструментов. Как автомобиль не заведется без двигателя, так и удаленная работа немыслима без минимального перечня обязательных элементов.

    Важнейший критерий успеха работы на дому — это наличие необходимого программного обеспечения (софта). При отсутствии любого из компонентов полноценная организация работы удаленной команды невозможна. Первоочередная задача ИТ-департамента заключается в том, чтобы каждый из сотрудников получил доступ ко всем инструментам.

    Задача № 4. Выбора чата для компании

    Маленькие компании могут воспользоваться Discord — он хоть и предназначен для геймеров, но позволяет и переписываться, и совершать звонки. Telegram также подойдет исключительно небольшим командам, а вот Slack или Microsoft Teams — варианты более универсальные.

    Задача № 5. Установка программ для видеосвязи

    В идеале каждый сотрудник должен иметь под рукой 2-3 взаимозаменяемых варианта (к примеру, Zoom, Skype, Hangouts). Бесплатные версии вполне подойдут. А сейчас о некоторых важных принципах организации корпоративного общения на удаленке:

    • при осуществлении звонков обязательно использование видеосвязи;

    • применение функции демонстрации и трансляции экрана (это гарантированно повысит скорость передачи информации);

    • рекомендуется договариваться о звонках в чате с занесением информации в календарь;

    • сохранение записей для важных звонков.

    Задача № 6. Календарь — каждому сотруднику

    Это очень важно! Без календаря работник может периодически забывать о тех или иных мероприятиях, а возможности все проконтролировать лично после перехода организации на удаленную работу у руководителя не будет. Информацию обо всех встречах и конференциях сотрудники должны заносить в личный календарь. Google Suite или Office 365 предлагают опцию ведения одного календаря на весь коллектив.

    Задача № 7. Использование облака с документами или wiki

    Забудьте о папках на личных устройствах: они существенно усложняют жизнь и руководителю, и коллективу фирмы. В ходе удаленной работы вам не обойтись без облака — Google Docs, Office 365 или любого другого. В ходе видеозвонков часто возникает необходимость открыть документ и поработать над ним совместно.

    Задача № 8. Электронная почта

    Она позволяет контролировать доступы, не раздавая их на личные учетки. Что же касается других аспектов удаленной работы, то здесь электронная почта не применяется.

    Задача № 9. Опциональное программное обеспечение

    Таск-трекеры и рисовалки типа Miro или Figma будут весьма полезны на удаленке, однако пользоваться ими смогут только продвинутые адепты.

Свод базовых правил при организации работы в удаленном режиме

Свод базовых правил при организации работы в удаленном режиме

Первый и очень важный этап — составление детальной инструкции с четким обозначением всех правил и запретов. Многие люди ошибочно думают, что работа в удаленном доступе и фриланс — это одно и то же. Однако не стоит забывать о том, что фрилансеры обычно не заинтересованы в успехе компании, а их обязанности зачастую вообще нигде не прописаны. Если же вы настроены на высокую результативность и командную работу, обозначьте в инструкции следующие аспекты:

  • организация рабочего места (здесь будет уместным уточнение, что речь идет не о кровати, а о рабочем столе);

  • ежедневные планерки. Как показывает практика, короткие видеосовещания (15–30 минут) настраивают коллектив на рабочий лад и задают темп рабочему дню;

  • дресс-код. В мануале стоит указать, что для организации удаленной работы потребуется удобная, но не домашняя одежда. Соблюдение правил можно проверить во время коротких совещаний в Zoom или на других аналогичных платформах;

  • обсуждение рабочих вопросов. В инструкцию следует внести уточнения по поводу того, когда будет достаточно переписки в мессенджере, а когда необходим звонок (к примеру, когда общение по поводу конкретного вопроса вышло за рамки десяти сообщений);

  • планирование. И руководителям, и членам коллектива важно знать, сколько времени потребуется на выполнение того или иного задания. В инструкции рекомендуется указать инструменты, которые помогут распланировать рабочий день;

  • запреты. Каждый сотрудник должен понимать, из-за каких действий он может получить штраф или даже лишиться работы (это могут быть игры или подработка в рабочее время, просмотр фильмов и т. д.).

Важно осознавать, что работа на удаленке может стать серьезным испытанием для сотрудников компании. Поэтому не стоит превращать инструкции в список запретов и обязательств. Помните, что дистанционная работа будет результативной лишь в том случае, если вы настроены не только на контроль, но и на поощрение. Позаботьтесь об организации неформального общения, объявите бонусы за качественное выполнение задач, всячески поддерживайте командный дух — и очень скоро вас порадует эффект такого подхода.

Перевод организации на удаленный режим: общение и обмен документами

Чтобы в деятельности компании на удаленном режиме не было сбоев, важно ввести такую должность, как «связной». Задачи такого сотрудника — это обеспечение коммуникаций и взаимодействия, а также контроль удаленных сотрудников (аналогичные функции в реальном офисе выполняет менеджер проектов). Руководителю не стоит браться за работу связного, иначе он рискует увязнуть в текучке.

Часто в небольших фирмах связной необходим только в течение первых недель после приказа о переводе организации на удаленную работу, а затем налаженная система функционирует сама. Однако нередко руководитель определяет данную должность на постоянной основе. Во многих компаниях связной совмещает коммуникативную функцию с исполнением других обязанностей.

Выбирая связного, в качестве главного критерия стоит рассматривать не должность, а характеристики личности. Важно, чтобы этот человек был коммуникабельным, позитивным, отзывчивым, оперативным и дружелюбным. Как показывает практика, отличными связными могут быть и бухгалтеры, и контент-менеджеры, и айтишники.

Вы значительно упростите работу в дистанционном формате, если объясните сотрудникам основные правила общения онлайн:

  • У каждого письма должна быть тема. Если работа ведется по определенному проекту, в начале темы следует обозначить его название, URL сайта и пр. Такой подход позволит структурировать переписку.

  • Необходимо организовать хранение документов по крайней мере в двух местах, открыть которые можно с разных гаджетов. К примеру, эскиз сохраняется не только в личном облачном архиве, но и в общем хранилище на Google Диске. Благодаря этому вы будете уверены в сохранности важных документов даже в непредвиденных ситуациях (к примеру, неисправность компьютера одного из работников).

  • Важнейшее правило удаленки гласит, что все договоренности, достигнутые в ходе разговора или переписки, должны быть незамедлительно зафиксированы в виртуальном планинге. Обязательства, которые не были зафиксированы, при возникновении споров считаются недействительными.

  • Если у сотрудника возникает непредвиденный вопрос или ему необходима помощь, ему следует обратиться к связному, не отвлекая других членов коллектива от работы.

  • Все данные для авторизации (логины и пароли) следует собрать в один файл и хранить не только на компьютере сотрудников, но также на бумажном носителе и у связного. Все данные должны быть надежно защищены.

  • Важно сделать максимально яркими и наглядными виртуальный планинг и доску объявлений (в маленькой компании они могут быть общими для всех). В более крупных организациях такие материалы можно разделить по группам, задействованным в работе над определенными проектами. Общий план не только синхронизирует коллектив, но и наглядно показывает рост компании, общий объем работы, основные задачи и достижения. Что же касается личного плана, то его каждый сотрудник волен вести так, как ему удобно (хоть на клочке бумаги).

Как организовать обмен информацией между сотрудниками в ходе удаленной работы?

  • В хранилище данных настройте систему в виде дерева папок с названиями. В качестве основного критерия можно использовать типы документов, проекты, ФИО сотрудника. Документы могут быть продублированы в двух системах. К примеру, договор копируется в две папки — «Договоры с контрагентами» и «Контрагент «Иванов».

  • Создайте отдельную резервную папку и назовите ее, к примеру, «Контролируемый хаос». Используйте ее для сохранения всех файлов, не совпавших с логикой вашей системы. Периодически устраивайте ревизию резервных документов, параллельно совершенствуя структуру папок основного хранилища.

  • Определите четкие критерии, в соответствии с которыми вы будете перемещать файлы из папок с оперативными данными в хранилище неактуальной информации.

  • Предоставьте удаленным сотрудникам право доступа только к тем документам, которые необходимы им для работы. У специалиста не должно быть прав редактировать или удалять файл, если от него требуется только просмотреть его. Корректно настроив доступ, вы сможете контролировать работников и избежать многих ошибок.

  • Организуйте хранение всех документов. Чтобы освободить пространство, периодически сжимайте данные или копируйте их на резервные носители. Регулярное создание бекапов — важнейший принцип организации удаленной работы на дому, соблюдение которого сохранит вам и время, и нервы.

Управление, постановка задач, контроль работы удаленных сотрудников

Перевод организации на удаленный режим

Постановка задач — это основа управления коллективом в любой сфере и при любом формате работы. Если же речь идет об удаленке, то данный вопрос приобретает еще большую актуальность. При живом общении у нас всегда есть возможность обратиться за уточнениями или просто посмотреть, как тот или иной специалист выполняет задачу. В виртуальной среде все, что у нас есть, — это письменный источник.

Формулируйте задания кратко и конкретно, не допуская различных толкований. Запомните негласное правило: все, что можно понять неправильно, будет понято неправильно.

Примите во внимание основные рекомендации по организации и контролю удаленной работы:

  1. Определите разницу между общими правилами и конкретным заданием. Первые следует тщательно продумать, оформить в виде памятки и довести до сведения каждого члена коллектива (во многих организациях даже предусмотрены зачеты по этим знаниям). После этого нет необходимости повторять общие тезисы в каждом задании. Если что-то регулярно повторяется в задачах, проанализируйте это и переместите в общие правила.

  2. Чтобы сформулировать конкретные техзадания, используйте принцип SMART — исключите все лишние слова и обороты. Руководитель одной компании ввел правило 12 слов для задания, и оно принесло свои плоды.

  3. Применяйте систему трех точек, которая позволит эффективно контролировать работу удаленных специалистов. Поручая задачу, определите три контрольные точки:

    • Обратная связь в ближайшие несколько дней (есть ли вопросы по ТЗ, обеспечен ли работник средствами выполнения, выполнима ли задача).

    • Промежуточный контроль примерно на середине пути. Удостоверьтесь в корректном выполнении задания до того, как большая часть его будет сделана.

    • Приемка результата. Если присутствуют ошибки, проанализируйте их совместно со специалистом и определите срок внесения исправлений.

  4. Грамотно организовать дистанционную работу помогут шаблоны для типовых задач — они присутствуют во многих CRM-системах. Благодаря им ваши менеджеры смогут выполнять свои функции быстрее и качественнее. Шаблоны содержат четкие формулировки, а также ссылки на важные документы и инструкции.

«Как настроить мобильный трафик на благо бизнеса» Подробнее

Все прочие попытки контролировать удаленных сотрудников в большинстве случаев ни к чему хорошему не приводят. Стремление проверить всех и вся, непрерывно держа руку на пульсе, — это форма проявления зуда контроля, которым страдают многие руководители. Если ваши подчиненные без постоянных пинков не справляются со своими обязанностями, значит, вы либо допустили ошибки в организации работы на удаленном доступе, либо неправильно подобрали персонал. Как правило, профессионалы сами заинтересованы в том, чтобы выполнить работу качественно и в срок. При налаженных коммуникациях о любом форс-мажоре вы будете предупреждены заранее.

Не пытайтесь контролировать каждый шаг удаленщиков, а также постарайтесь свести к минимуму проверки, бессмысленные планерки. Как мудрый руководитель, направьте свои усилия в правильное русло — совершенствуйте стратегию развития компании, мотивацию, аналитику и т. д.

Адаптация и мотивация сотрудников при организации удаленной работы

Как проще и быстрее адаптировать персонал к работе в дистанционном режиме?

  1. Сделайте исход из офиса поэтапным мероприятием, не переводите на удаленку всех сотрудников сразу.

  2. Подготовьте для каждого специалиста памятку (связной, каналы коммуникаций, графики работы сотрудников, данные для авторизации).

  3. Обеспечьте коллектив устройствами для удаленной работы (ноутбук, компьютер, гарнитура и т. п.).

  4. Не используйте видеозвонки без весомых оснований. Помните о том, что дом — это личное пространство, поэтому некоторые работники могут испытывать дискомфорт (к примеру, из-за отсутствия ремонта или порядка в квартире). Объясните коллективу, что их жилищные условия не могут быть причиной для стеснения.

  5. Предоставьте несколько часов или целый рабочий день, чтобы специалист имел возможность организовать новое рабочее место.

  6. Договоритесь с сотрудниками об использовании реальных фото на аватарках — это поможет поддерживать личный контакт и укрепит командный дух.

Мотивировать работников на удаленке следует так же, как и сотрудников в офисе. Вы должны провести детальный анализ их потребностей и привязать результаты работы к их удовлетворению.

Одна из важнейших особенностей организации удаленной работы — это потребность сотрудников в регулярной и полноценной обратной связи и поддержании командного духа. В офисе много информации нам дают невербальные сигналы: воодушевленное лицо руководителя на совещании, похвала коллеги, одобрительный взгляд главного бухгалтера… При удаленке необходимо все это выразить словами (на помощь могут прийти и эмодзи), а также организовать качественную и регулярную обратную связь.

Чтобы дистанционная работа компании была эффективной, важно постоянно подкреплять командный дух коллектива. В его основе:

  • ритуалы;

  • сообщения и письма в духе «мы все в одной лодке»;

  • коммуникации в формате «мы тебя видим, ты нам нравишься».

Если на это есть реальные основания, не скупитесь на похвалу для специалистов. Для многих самой эффективной мотивацией является достойный заработок в качестве результата выполнения полезных и важных функций. Поэтому, чтобы повысить уровень заинтересованности удаленных сотрудников, соотнесите размер компенсации работнику и количество выполненных им заданий, а также уровень их сложности. CRM-системы, к примеру, предлагают следующую опцию: в каждой задаче вы можете указывать сумму поощрения за ее выполнение. Если специалист перевыполнил план, поощрите его бонусами.

Итак, если грамотно организовать работу компании в дистанционном режиме, то ваш коллектив может трудиться даже продуктивнее, чем в офисе.

7 лучших программных решений для организации удаленной работы офиса

  1. CRM-системы

    CRM-система незаменима в тех случаях, когда необходимо упорядочить бизнес-процессы (это актуально не только для дистанционной работы, но и традиционного офиса). Данный инструмент позволяет оперативно решить следующие задачи:

    • Проекты. Распределение проектов между членами коллектива и контроль процесса их выполнения.

    • Цели. Постановка командных и личных целей для специалистов.

    • Эффективность. Составление наглядных графиков, которые позволяют проанализировать качество работы подчиненных.

    • Заявки. Сбор информации обо всех входящих обращениях в компанию и совершенных сделках.

    • Информация. Аккумуляция сведений о клиентах и их покупках.

    • Звонки. Совершение звонков и рассылка сообщений клиентам непосредственно из сервиса, без применения дополнительных программ телефонии.

    • Анализ. Формирование отчетов по количеству продаж, что позволяет отследить выполнение плана.

    Предлагаем вашему вниманию список десяти наиболее функциональных и удобных в применении CRM-систем, для каждой из которых предусмотрен пробный период. Чтобы не ошибиться в выборе, протестируйте возможности инструмента с помощью бесплатной версии и выберите тот, который соответствует потребностям вашего бизнеса.

    Название Тестовый период Цена

    «Битрикс24»

    30 дней

    От 990 руб./мес.

    «Мегаплан»

    14 дней

    От 290 руб./мес. (“Megastart” с дисконтом 10 % + 14 дней бесплатного периода)

    AmoCRM

    14 дней

    От 499 руб./мес.

    «Простой бизнес»

    30 дней

    От 1190 руб./мес.

    «Клиентская база»

    30 дней

    От 1500 руб./мес.

    Intrum

    14 дней

    От 1665 руб./мес.

    RetailCRM

    14 дней

    От 1500 руб./мес.

    S2 CRM

    7 дней

    От 240 руб./мес. (по коду “pjzmbw” скидка 50 % на тариф “Корпорация+”)

    Terrasoft

    30 дней

    От 1000 руб./мес.

    Canape CRM

    15 дней

    От 1600 руб./мес.

  2. Программы учета рабочего времени

    Программы учета рабочего времени

    После перехода организации на удаленную работу некоторые сотрудники расслабляются и выполняют свои обязанности спустя рукава. Практика показывает, что некоторые сотрудники справляются с задачей, к примеру, за час, а в отчете указывают, что трудились вдвое дольше. Избежать подобных неприятных моментов поможет программа для учета рабочего времени, которая устанавливается на компьютер специалиста. Какие задачи она позволяет решить?

    • Время. Теперь вы сможете увидеть время начала и окончания рабочего дня каждого сотрудника.

    • Анализ. Сервис покажет продуктивность подчиненных в разное время дня и в целом.

    • Контроль. Вам будет доступна информация о том, какие сайты посещают сотрудники в рабочее время, а также какие клавиши они используют и какие тексты набирают.

    • Трансляции. Строгие начальники смогут усилить контроль, просматривая записи с мониторов сотрудников или скриншоты их рабочего стола.

    Как правило, основные функции таких сервисов бесплатные. Стоимость программ для учета рабочего времени зависит от того, какие дополнительные возможности они предлагают. В таблице представлены наиболее востребованные тайм-трекеры разных ценовых категорий.

    Название Тестовый период Цена

    Time Doctor

    14 дней

    От 693 руб./мес.

    Kickidler

    14 дней

    От 275 руб./мес.

    «Воркер»

    Нет

    От 210 руб./мес.

    CrocoTime

    14 дней

    От 250 руб./мес.

    StaffCop

    15 дней

    От 1117 руб./мес.

    CleverControl

    Нет

    От 499 руб./мес.

    Teramind

    7 дней

    От 830 руб./мес.

    «Дисциплина»

    14 дней

    От 400 руб./мес.

    «Монитаск»

    10 дней

    От 299 руб./мес.

    ExitControl

    30 дней

    От 1000 руб./мес.

  3. Программы для планирования задач

    Чтобы процессы составления планов и распределения задач между сотрудниками не отнимали много времени и сил, используйте облачный планировщик. Данный инструмент позволит решить сразу несколько задач по организации работы удаленной команды:

    • Задания. Вы сможете формулировать как крупные поручения, так и более мелкие, а также назначать исполнителей.

    • Дедлайны. Определять сроки выполнения задач и устанавливать напоминания для подчиненных во избежание задержек теперь станет намного проще.

    • Приоритеты. Сервис позволит выделять наиболее важные задачи, чтобы специалисты могли правильно распределять рабочее время.

    • Отчеты и комментарии. Добавляйте их к карточкам заданий, чтобы отслеживать выполнение задач стало еще удобнее.

    • Коллективная работа. Подключайтесь к задачам, рассчитанным на нескольких сотрудников, и участвуйте в обсуждениях.

    Функционал планировщиков во многом схож, но все-таки, прежде чем оплачивать сервис, мы рекомендуем протестировать его на бесплатном тарифе. Так вы сможете оценить удобство интерфейса программы и попробовать в деле ее возможности. К слову, каждый планировщик из нашей таблицы имеет бесплатную версию.

    Название Бесплатная версия Цена

    Trello

    Есть

    От 687 руб./мес.

    Meistertask

    Есть

    От 570 руб./мес.

    YouGile

    Есть

    От 199 руб./мес.

    Pyrus

    Есть

    От 279 руб./мес.

    LeaderTask

    Есть

    От 170 руб./мес.

    Wrike

    Есть

    От 675 руб./мес.

    Яндекс.Трекер

    Есть

    От 81 руб./мес.

    Todoist

    Есть

    От 100 руб./мес.

    TickTick

    Есть

    От 160 руб./мес.

    «ПланФикс»

    Есть

    От 140 руб./мес.

  4. Программы для видеоконференций

    Программы для видеоконференций

    Дистанционный режим работы не предполагает регулярного проведения очных совещаний и летучек — вместо них проводятся дистанционные видеоконференции. Для организации группового общения внутри компании применяется специальное программное обеспечение. В чем заключаются главные преимущества его использования?

    • Доступность. Если под рукой нет ноутбука или компьютера, сотрудник может войти в видеочат, используя мобильное устройство.

    • Презентации. Их можно транслировать на общий экран, если есть необходимость в коллективном обсуждении.

    • Опросы и голосования. Позволяют коллективу учитывать мнение каждого участника и совместно принимать важные решения.

    • Обмен данными. Софт предусматривает возможность передачи файлов или переписки в чате.

    • Автоматический перевод речи. Данная опция дает возможность всем сторонам переговоров понимать друг друга, что весьма актуально для международных компаний.

    • Хранение записей. Если возникнет необходимость воспроизвести фрагмент совещания, данная функция будет весьма кстати.

    Наша таблица содержит информацию о наиболее практичных площадках для видеочатов, причем некоторые из них совершенно бесплатны.

    Название Бесплатная версия Цена

    WEBINAR

    Для 5 участников

    От 1596 руб./мес.

    Zoom

    Для 100 участников

    От 1030 руб./мес.

    TrueConf

    Для 3 участников

    От 900 руб./мес.

    MyOwnConference

    Для 25 участников

    От 2330 руб./мес.

    Mind

    Для 4 участников

    От 1000 руб./мес.

    VideoMost

    Для 30 участников

    От 650 руб./мес.

    Proficonf

    Для 2 участников

    От 830 руб./мес.

    Google Hangouts

    Есть

    Бесплатно

    Discord

    Есть

    Бесплатно

    Skype

    Есть

    Бесплатно

  5. Программы для обмена файлами

    Безусловно, отправить важные документы специалистам можно и с помощью корпоративной почты. Однако намного практичнее загрузить все рабочие файлы на единую платформу и обеспечить каждого сотрудника доступом к ней.

    Перечислим главные задачи, которые позволяет решить корпоративный файлообменник:

    • Обмен документами. Удаленные работники могут зайти на сервис, скачать или загрузить необходимые файлы в любой момент.

    • Обучение. Создайте специальные папки и наполните их обучающими видео, методичками, презентациями — благодаря этому коллектив вашей компании будет иметь доступ к информации и актуальным обновлениям в любое время суток.

    • Публикация новостей. Регулярно сообщайте коллективу о самых актуальных событиях, загружая их в специальную папку на файлообменнике.

    • Архив проектов. Сохраняйте информацию о завершенных проектах — она может понадобиться вам при повторном взаимодействии с заказчиком или формировании профессионального портфолио компании.

    • Хранение шаблонов. Сформируйте банк шаблонов основной документации с типовыми договорами, формами кадровых заявлений и пр.

    Главным требованием к файлообменнику является надежность. Предлагаем вашему вниманию ТОП-10 проверенных инструментов, три из которых бесплатны.

    Название Бесплатная версия Цена

    Яндекс.Диск

    Есть

    Бесплатно

    Google Drive

    Есть

    Бесплатно

    Dropbox

    Есть

    От 860 руб./мес.

    OneDrive

    Есть

    От 312 руб./мес.

    FileFactory

    Есть

    От 895 руб./мес.

    Uploaded

    Есть

    От 420 руб./мес.

    JumboMail

    Есть

    От 825 руб./мес.

    Droplr

    Есть

    От 688 руб./мес.

    DropSend

    Есть

    От 344 руб./мес.

    Cloudup

    Есть

    Бесплатно

  6. Программы для визуализации идей

    Программы для визуализации идей

    Если у вас возникла новая бизнес-идея, то объяснить ее суть сотрудникам, которые трудятся удаленно, бывает достаточно сложно. Решить эту проблему можно с помощью специальных программ для визуального представления информации.

    • Графики. Наглядно отследить результаты помогут схемы и диаграммы с обозначением важных метрик.

    • Шаблоны. В ходе разработки инфографики можно использовать готовые шаблоны, разработанные под разные типы задач.

    • Проекты. Транслируйте созданные презентации или ролики на удаленных летучках и видеоконференциях.

    Стоимость программ визуализации во многом определяется набором поддерживаемых функций. Мы рекомендуем первым делом протестировать возможности бесплатной версии. Это позволит вам понять, соответствует ли программа потребностям вашей компании, и только после этого внести оплату.

    Название Бесплатная версия Цена

    MindMup

    Есть

    От 205 руб./мес.

    MindMeister

    Есть

    От 380 руб./мес.

    Mindomo

    Есть

    От 380 руб./мес.

    Bubbl

    Есть

    От 340 руб./мес.

    Airtable

    Есть

    От 690 руб./мес.

    Infogram

    Есть

    От 1300 руб./мес.

    Visual Paradigm

    Есть

    От 400 руб./мес.

    Google Data Studio

    Есть

    Бесплатно

    XMind

    Есть

    Бесплатно

    Mind42

    Есть

    Бесплатно

  7. Программы для эффективного управления проектами

    Программы для эффективного управления проектами

    Сервисы по планированию задач и программы для управления проектами во многом обладают схожим функционалом, однако в первом случае речь идет о более точечном управлении, а во втором — об отслеживании деятельности отделов и специалистов в целом.

    • Визуал — отображение текущих целей и задач по всем направлениям работы компании.

    • Исполнители. Теперь назначить ответственное лицо можно не только за промежуточные задачи, но и за каждый этап работы.

    • Процент выполнения. Благодаря конкретным показателям следить за ходом дел в компании станет значительно проще.

    «Бид-менеджер: задачи, виды, особенности работы» Подробнее

    Предлагаем вашему вниманию ТОП-10 программ для планирования задач. Примите во внимание, что не все сервисы русскоязычные, однако каждый из них имеет интуитивно понятный интерфейс.

    Название Бесплатная версия Цена

    Planfix

    Есть

    От 170 руб./мес.

    Elma Проекты

    Есть

    От 2500 руб./лицензия

    GanttPro

    Есть

    От 400 руб./мес.

    Asana

    Есть

    От 760 руб./мес.

    Jira

    Есть

    От 690 руб./мес.

    Basecamp

    Есть

    От 6800 руб./мес.

    Proof Hub

    Есть

    От 3100 руб./мес.

    Podio

    Есть

    От 620 руб./мес.

    Monday

    Нет

    От 1720 руб./мес.

    Zoho Projects

    Есть

    От 200 руб./мес.

Юридические аспекты организации удаленной работы предприятия

Юридические аспекты организации удаленной работы предприятия

Согласно трудовому законодательству, в настоящее время работникам разрешено трудиться либо в офисе компании, либо удаленно. Согласно ст. 312.1 Трудового кодекса РФ, дистанционная работа — это выполнение определенной трудовым договором функции сотрудника:

  • вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая те, что расположены в других населенных пунктах);

  • за пределами стационарного рабочего места, объекта или территории, которые прямо или косвенно находятся под контролем работодателя.

Удаленка стала возможной благодаря использованию информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (в том числе сети Интернет). Именно они применяются работником для выполнения его трудовой функции, а также для осуществления взаимодействия с руководителем по вопросам, возникающим в процессе.

Федерация независимых профсоюзов России объявила о том, что распространение коронавирусной инфекции классифицируется как обстоятельство непреодолимой силы, затрагивающее права граждан. В связи с этим при наличии соответствующих возможностей у компании каждый сотрудник вправе обратиться к работодателю с просьбой о переводе на дистанционный режим работы.

От работника потребуется написать заявление о переводе на удаленку с указанием уважительных причин. Если руководитель компании отвечает согласием, то он подписывает со специалистом дополнительное соглашение к трудовому договору, определяющее порядок организации удаленной работы и ее сроки. Законодательство РФ не предусматривает возможность совмещать классическую занятость (в офисе) и дистанционную работу.

В случае отказа работодателя в переводе специалиста на дистанционную работу тот имеет право уйти на больничный (постановление Правительства РФ № 294 от 18 марта 2020 года). Если же сами подчиненные отказываются переходить на удаленную работу в соответствии с дополнительным соглашением, они могут находиться в офисе работодателя, пока в стране или в конкретном регионе не начнут действовать требования по обязательному переводу работников на дистанционную занятость.

Статья 157 Трудового кодекса РФ гласит, что компания может издать приказ о простое в связи с пандемией, который регламентирует выплату сотрудникам зарплаты в размере не менее двух третей тарифной ставки. Следующая альтернатива временному переводу на удаленную работу, закрепленная ст. 72.1 Трудового кодекса РФ, заключается в том, что работодатель переводит специалиста без его согласия на работу, не обусловленную трудовым соглашением, на срок до одного месяца.

В нынешней ситуации становится понятно, что вынужденный переход к дистанционному формату работы в перспективе существенно изменит отношение руководителей к организации деятельности компаний. Многие убедятся, что современные технологии удаленного доступа при их правильном применении способны значительно повысить эффективность каждого сотрудника. Используя полученный в ходе пандемии опыт, предприниматели смогут фундаментально перестроить инфраструктуру и превратить новые технологии в неотъемлемую часть бизнеса.


Статья опубликована:

Генератор Продаж

Категории