Оптимизация расходов – что это и как провести без ошибок

Что это такое? Оптимизация расходов — не бессмысленное сокращение, а выбор оптимального варианта в сложившейся ситуации. Многие руководители в гонке на выживание допускают фатальные ошибки, которые лишь приближают банкротство.

Что делать? Для начала нужно проанализировать все расходы, разделить их на две группы значительных и незначительных затрат. Те, что крайне необходимы бизнесу, урезать не стоит, а с теми, без которых легко обойтись, безжалостно прощаются. Параллельно придумывают, на чем дополнительно можно подзаработать.

Суть оптимизации расходов

Один из ключевых навыков хорошего руководителя организации — это навык оптимизации расходов. Немногие люди на управляющих должностях способны грамотно организовывать финансы и распределять их так, чтобы при этом сохранять качество работы. Особенно, если в вашей нише достаточно высокая конкуренция, нужно не просто уметь выживать, но и удваивать прибыль, повышая эффективность.

Успешным по праву будет называться тот руководитель, который при сокращении трат компании, сумеет еще и увеличить ее производительность. Это и есть определение оптимизации расходов.

В первую очередь происходит аналитическая работа, когда проясняется текущее финансовое состояние организации. Этому способствует изучение финансовой отчетности, оценка и систематизация всех затрат компании, насколько они целесообразны.

Когда руководитель начинает процесс оптимизации расходов организации, он всегда сначала смотрит все отчеты бухгалтерии компании, чтобы увидеть сложившуюся картину целиком. После изучения нужной документации сразу появляется понимание, какие затраты можно отнести к основным, а какие к второстепенным.

Источник: shutterstock.com

И только после этого будет следующий этап — категоризация расходов на переменные и постоянные. На этом этапе становится ясно, что можно урезать, чтобы не пострадали ключевые бизнес-процессы в организации.

Рекомендуется начинать с анализа самых существенных расходов, так как именно их пересмотр и оптимизация может значительно улучшить экономическое положение компании. Да, найти иные варианты в данном случае не всегда простая задача, но результат стоит того. Оптимизация доходов и расходов организации также предполагает изучение, анализ и небольших денежных затрат. Если их много, то в сумме такие издержки могут значительно влиять на бюджет компании.

Какие вопросы помогут провести анализ наиболее продуктивно:

• Сокращение какой категории расходов не скажется на качестве услуги или продукта?

• Есть ли альтернативные ресурсы или более дешевые услуги на рынке, которыми компания может воспользоваться вместо текущих?

• Каким образом можно пересмотреть действующие соглашения с партнерами и поставщиками, чтобы сделки стали еще более выгодными для компании?

Чтобы найти слабые места в бюджете организации, нужно внимательно изучить разные ее сферы. Например, проанализировать действующие договоры, подумать над оптимизацией транспортных расходов, складских помещений, заменить оборудование на более энергосберегающее, что позволит провести рационализацию расходов электроэнергии.

Одним из верных решений, повышающих продуктивность, будет также внедрение в компанию инновационных программ, облегчающих и ускоряющих бизнес-процессы.

План оптимизации расходов

Ошибочно полагать, что оптимизация — это просто переход на более дешевую продукцию для работы или отказ от каких-либо услуг. Так вряд ли сможете повысить эффективность компании, а просто потеряете качество ваших услуг или товаров.

На оптимизацию расходов в бизнесе рекомендуем выделить не менее нескольких недель, а то и месяцев, потому что для внедрения серьезных перемен требуется время. Начните с понятного и поэтапного плана внедрения новой системы работы организации:

Обобщение расходов

Чтобы понимать, какие затраты стоит сокращать, нужно увидеть всю картину целиком — куда уходят денежные средства компании? В этом вам помогут бухгалтерские отчеты и статистика. Поднимите всю информацию за последние полгода работы компании. Сведите все в удобные таблицы.

Источник: shutterstock.com

Чтобы эта работа пошла быстрее и качественнее, используйте данные из CRM-систем или других электронных баз компании. Пусть у вас на руках будут все данные о проводимых денежных операциях, откуда будет понятно, какие есть расходы и доходы у бизнеса.

Категоризация расходов

В том случае, когда в фирме не предусмотрена система учета затрат и доходов, необходимо заняться этим самостоятельно, объединив издержки по группам или категориям. Предположим, что она периодически осуществляла закупку определенной техники для работы предприятия, типа компьютеров, принтеров и прочего.

Эти издержки можно объединить в категорию “Закуп оборудования”. Таким образом у вас появятся в процессе оптимизации расходов компании разные ключевые направления, на что уходит бюджет: арендные платежи, налоги, рекламные компании, выплата зарплат и так далее.

Рекомендация. Любую покупку в рамках бюджета отражайте в конкретной статье отчетности, так будет гораздо легче проводить анализ.

Сегментация трат компании

В бизнесе можно выделить две категории издержек, что значительно повлияет на процесс оптимизации затрат и расходов:

• Постоянные— категория трат, на которые не влияет ни производительность, ни иные факторы извне. Сюда можно отнести аренду, зарплаты, налоги и сборы, которые выплачиваются регулярно, вне зависимости от финансовой ситуации в бизнесе.

• Переменные— те затраты, на которые влияет то, сколько было реализовано товаров или оказано услуг компанией. Сюда отнесите, например, бюджет на расходные материалы.

Благодаря разделению на эти категории, у вас формируется понимание всей картины по бюджету компании, а, значит, есть возможность лучше управлять деньгами. Пример оптимизации расходов в данном случае может выглядеть так:

Для оптимизации постоянных можно провести сокращение персонала или пересмотреть аренду невостребованных помещений. Гораздо легче дело обстоит с переменными: выбрать других поставщиков, пересмотреть ассортимент закупаемых расходных товаров, договориться о рассрочке или постоплате по каким-то обязательствам.

Выделение существенных трат из бюджета

Среди указанных выше групп определите, какие расходы самые крупные. Возможно, большая часть бюджета уходит на заработок сотрудников или на платежи по аренде складских помещений, например. Совсем убрать их вряд ли сможете, но оптимизировать сокращение расходов — вполне. Например, сравните разные предложения по аренде складских помещений, возможно, вы найдете вариант у иных арендаторов по гораздо меньшей стоимости, а то и в рассрочку.

Здесь хорошо подойдет закон Парето, когда вы приложите 20 % усилий по отношению к крупным издержкам, чтобы получить 80 % результата, то есть ускорить процесс оптимизации.

Подробная аналитика затрат из бюджета

После оптимизации крупных бюджетных расходов переходите к анализу остальных, чтобы найти еще решения:

• Есть ли возможность отказаться от этой статьи издержек?

• Какова вероятность минимизировать эти расходы?

• На какую максимальную сумму возможно сократить данные расходы?

Как итог, вы проведете огромную и значимую работу для компании: увидите, как обстоят дела с финансовым положением бизнеса, найдете еще более доступные и интересные предложения других поставщиков и контрагентов.

Направления для оптимизации расходов

В условиях современной экономики оптимизация расходов становится не просто желанием, а необходимостью для любого бизнеса. Постоянно растущая конкуренция, инфляция и другие экономические факторы вынуждают компании искать новые пути снижения затрат без ущерба для качества продукции или услуг.

Аренда офисных помещений

Популярный метод оптимизации расходов — это уменьшение постоянных затрат в бизнесе в виде арендных платежей. Каким образом это сделать? Пересмотреть арендуемый офис, найти место с более низкой оплатой, возможно, меньше по квадратуре. Закрыть торговые точки, если таковые есть, которые не приносят достаточной прибыли.

Источник: shutterstock.com

Рассмотрите вариант удаленной работы. Какие-то сотрудники могут трудиться из дома, следовательно, не будет необходимости в большом помещении. Благодаря развитию цифровых технологий, если у вас нет своего производства, необходимости хранить и транспортировать товары, то можно практически любой отдел компании перевести на формат удаленной работы. И это приведет к тому, что высвобождаются значительные суммы, уходившие ранее на аренду и оплату коммунальных услуг.

Управленческие затраты

Пересмотрите такую категорию издержек, как премия и выплаты бонусов сотрудникам. Это будет вполне рабочий метод оптимизации расходов на персонал.

Еще один пункт в этом списке — командировочные деньги. В период карантина из-за распространения коронавируса многие компании перешли на работу и проведение переговоров полностью из дома. Современный мир с его техническими новшествами делает такой формат контактов доступным и удобным для большинства фирм.

Затраты на производство

Можно составить план мероприятий по оптимизации расходов, куда входят широко распространенные способы.

Для начала можно использовать технологии бережливого производства, которое на практике показало свою ценность. Но придется подождать результатов, так как это работа вдолгую. Его суть состоит в постепенном уменьшении таких действий на производстве, которые ведут к потерям и низкой эффективности.

В то же время имеет место оптимизация расходов за счет нового оборудования на предприятии. Таким образом все ресурсы будут использоваться гораздо эффективнее, появится возможность удобнее контролировать процесс, уменьшить расход энергии.

Источник: shutterstock.com

Если вы на производстве внедряете уменьшение расходов на используемое сырье, то необходимо задуматься о том, как не потерять качество самой продукции, а хотя бы сохранить на прежнем уровне или улучшить. Иначе вы можете лишиться значительной части клиентской базы, что крайне опасно в периоды кризисов для бизнеса.

При этом следует продумать то, как учитывать и использовать отходы производства. Решение этого вопроса поможет минимизировать бюджет, выделяемый на их хранение и утилизацию, потому что иногда эти расходы сравнимы с ценой самой продукции.

Контроль качества

Метод оптимизации финансовых расходов путем уменьшения трат на контроль качества представляется непростой задачей. Можно выделить две условные группы в этих издержках:

• обязательные расходы;

• затраты, без которых можно обойтись.

К группе последних относятся:

• производственные отходы, включая возвратные;

• работа над дефектами, а также расходы, которые требуются при этом в виде материалов, временного ресурса и прочих средств;

• бюджет на проверку качества товара (при том, что ориентировочные средние данные по количеству брака на производстве уже имеются);

• средства, заложенные на дополнительные обязательства, типа гарантийного и сервисного обслуживания после продажи;

• неактуальные товары и услуги, которые пользуются низким спросом потребителей.

Расходы, которые исключать нельзя, — это необходимые для сохранения надлежащего качества продукции, выпускаемой на предприятии, а также для минимизации бракованных единиц. Бюджет этой категории затрат подчинен конкретному плану мероприятий:

• аудит и использование системы мониторинга и контроля качества;

• наблюдение всех процессов и техническое обслуживание оборудования;

• аудит контрагентов-поставщиков;

• проведение инструктажа работников, которые в ответе за поддержание качества на должном уровне;

• проверка и контроль характеристик продукции согласно установленных стандартов.

Источник: shutterstock.com

Значимым этапом оптимизации учета расходов выступает налаживание высокого уровня делового взаимодействия производственных подразделений с отделом снабжения. В таком случае бонусом будет еще и выработанный грамотный подход к выбору контрагентов-поставщиков через совместное формирование требований к данным партнерам.

Снабжение

Оптимизация расходов в закупках — это качественно выстроенные и управляемые отношения предприятия с поставщиками. Начните с того, чтобы расширить базу ваших контрагентов. Что это даст? Во-первых, позволяет минимизировать бюджета на закупки без ущерба для качества.

Во-вторых, позволяет быть более маневренными в переговорах с поставщиками на тему изменения некоторых условий договоров, имея на это весомые аргументы. Чтобы этот способ сработал без вреда для организации, лучше сразу сегментировать базу контрагентов. Ее надо разделить на группы ключевых поставщиков и запасных, на случай непредвиденных ситуаций.

Следующий способ оптимизации расходов — это улучшение работы со складскими остатками и снижение их оборота. Чтобы уменьшить затраты на их учет и хранение, необходимо правильно рассчитать и запланировать, какой сделать закуп. А также провести ликвидацию нерентабельных складских остатков.

К сожалению, многие предприятия сталкиваются с излишней формализацией, что может негативно повлиять на мероприятия по оптимизации расходов бюджета. Например, при проведении тендера, где участвует несколько поставщиков, больше времени уходит на вопросы, связанные с документацией, а в идеале акцент следует делать на выгодное сотрудничество.

Внешняя логистика

Это направление оптимизации расходов представляет собой организацию транспортировки товаров к заказчику. Предприятие может делать это как самостоятельно, так и через услуги по перевозке.

Поэтому следует постоянно мониторить предложения на рынке по оказанию таких услуг, работать над более выгодными условиями с текущими контрагентами, например, договариваться о скидках, когда предстоит существенный объем работы.

Если предприятие осуществляет доставку самостоятельно, то выгоднее будет ориентироваться на объем и конкретные суммы заказа, в которых она будет осуществляться.

Источник: shutterstock.com

Иногда оправданной для бюджета является консолидация поставок. Следует рассмотреть вариант объединения доставки по регионам доставки, чтобы была и оптимизация расходов на топливо.

Внутренняя логистика

Если внешние перевозки — это про доставку товаров от предприятия до покупателей, то внутренняя — перемещение изделий, комплектующих и прочие вопросы транспортировки в рамках самой фирмы, куда входят учет торгово-материальных ценностей, их закупка и хранение. Чтобы уменьшить эту категорию расходов, необходимо как оптимизировать бизнес-процессы, так и пересмотреть организационную структуру. Это снизит операционные издержки.

Оптимизация организационной структуры

Как показала практика, руководители подразделений, которые являются связующим звеном между сотрудниками и генеральным директором, зачастую только усложняют и замедляют рабочие процессы. Поэтому можно оптимизировать управленческие расходы путем сокращения административных должностей на предприятии и увеличения сотрудников под руководством непосредственно генерального директора.

Что поможет достичь желаемой цели в этом направлении:

• объединение разных отделов предприятия, схожих между собой по задачам, тем самым увеличив подразделение;

• уход от разрозненных структурных частей, трансформация системы управления, сокращение управленческих должностей;

• формирование должностных инструкций и устройства отделов.

После внедрения этих изменений вы увидите, что бизнес-процессы будут идти гораздо быстрее, а бюджет организации значительно выиграет.

Совершенствование на функциональном уровне

Следующий шаг в оптимизации расходов — это пересмотр функций некоторых категорий сотрудников в отделах. Вы можете реорганизовать схожие по функционалу должности — из двух создать одну.

Будьте готовы обучать тех сотрудников, которые начнут выполнять хоть и смежные, но все-таки новые для них функции. Это может потребовать временных денежных затрат на повышение квалификации, но в перспективе приведет к оптимизации расходов по оплате труда.

Если потребуется, пересмотрите численность работников предприятия. Внедрите более активный мониторинг качества работы и эффективную систему KPI, чтобы понимать, какие сотрудники приносят больше прибыли, а кто работает гораздо хуже.

На основе этого можете пересмотреть выплачиваемые премии для большей мотивации специалистов. Сократите операционные издержки в бизнес-процессах предприятия с максимальной последующей автоматизацией.

Источник: shutterstock.com

Экономически выгодным решением будет воспользоваться услугами сторонних компаний для решения каких-то задач, которые не требуют непосредственного нахождения исполнителя на предприятии. Передайте какие-то функции на аутсорс, например, таргетированную рекламу, маркетинговые услуги, работу над сайтом и контентом для компании и так далее.

Чтобы это сработало максимально эффективно и без проблем, обязательно юридически грамотно оформляйте гражданско-правовые и срочные трудовые договоры, продумайте сдельную систему оплаты за такую работу.

Если у вас нет возможности сократить численность штата, то вы можете рассмотреть возможность сократить количество рабочих часов, то есть для каких-то сотрудников сделать неполный рабочий день либо неделю, но не дольше чем на 6 месяцев. Данная опция регулируется нормами Трудового кодекса РФ.

13 способов оптимизации расходов в бизнесе

1. Взаимовыгодное сотрудничество.

   Отличный способ не только осуществить оптимизацию операционных расходов, но и параллельно приобрести еще больше клиентов. Во-первых, договоритесь с поставщиками, иными партнерами по бизнесу организовать какое-то совместное мероприятие либо рекламную акцию. Во-вторых, обсудите возможность сотрудничества с контрагентами на более выгодных, льготных условиях, предусматривающих рассрочки и скидки при оплате.

2. Информатизация и автоматизация.

   Время кризиса — это возможность компании улучшить все бизнес-процессы через поиск самых выгодных решений. Что вы можете сделать: внедрить электронный документооборот, начать использовать специальные программы — планировщики, где можно ставить задачи и контролировать рабочие процессы подразделений предприятия, автоматически формировать и выгружать отчеты. Все эти методы отлично способствуют и оптимизации расходов времени.

   Благодаря внедрению автоматизации на предприятии:

   • Улучшится логистика, ведь вы будете в любой момент иметь доступ к актуальной информации о продукции: сколько осталось, когда нужно реализовать закупки и оставшиеся товары.

   • Коммуникация с клиентами станет более быстройи качественной, так как не будет нужды в привлечении дополнительных сотрудников. Воспользуйтесь такими сервисами, как чат-бот, виджеты, автоматическая рассылка по имейл и в социальных сетях.

   • Ускорится документооборот: ключевая документация будет формироваться в программе, вам останется визировать цифровой подписью и отправить контрагентам, потребителям.

   • Станет прозрачной работа сотрудников, если используете CRM-систему, где есть возможность контролировать поставленные перед работниками задачи. Рутина будет автоматизирована, менеджеры смогут уделить время и обработать большее количество заказов, направить внимание на вопросы, которые требуют максимальной вовлеченности.

   • Также с помощью CRM-системы вы улучшите аналитику, документы по бухгалтерии и разная отчетность будут формироваться быстрее и проще.

   
   

   Источник: shutterstock.com

   Провести оптимизацию доходов и расходов бюджета вам поможет CRM-система, которую вы будете настраивать под задачи и потребности бизнеса своими силами, так как она интуитивно понятна и в большинстве случаев имеет внутреннее обучение.

3. Исключите дорогие услуги.

   В этот пункт можно отнести затраты типа платных подписок на сервисы и программы. Например, отказаться от абонемента на платный юридический справочный сервис, если есть возможность отслеживать новшества в законодательстве на официальных государственных сайтах, хотя бы на несколько месяцев.

   Либо вместо программы Office воспользоваться не менее удобными безвозмездными альтернативами сервиса Google Docs. Те суммы, которые таким образом высвободите, лучше направить на оплату труда.

4. Приостановите набор новых сотрудников.

   Во время кризиса многие компании перепрофилируются и, например, внедряют услуги доставки, переходят на формат интернет-магазина и так далее, в связи с чем появляются новые функции. Если планируете нанимать работников для этого, сначала подумайте, кто из текущих сотрудников может взять на себя эту задачу.

   Зачастую одна компания берет к себе в штат специалистов другого предприятия. Так поступила известная в России сеть магазинов “Магнит”, которая нанимала сотрудников организаций общепита, приостановивших свою деятельность.

   Такие работники становятся универсальными в торговом зале. Это достаточно интересный способ оптимизации доходов и расходов бюджета сети, который и выручает компанию, и помогает с трудоустройством людям в период кризиса.

5. Ищите новые способы заработка в текущих условиях.

   В период карантина многие компании стали придумывать, как продолжать зарабатывать с тем, что есть. Например, тренировочные залы активно сдавали внаем спортивное оборудование. Можно было арендовать тренажеры, например, на неделю и получить выручку за каждый от 3000 до 5000 рублей. И эти услуги пользовались спросом.

   
   

   Источник: shutterstock.com

   Такая практика хорошо прижилась и в фотостудиях, музыкальных организациях, сервисных и видеоцентрах и прочих нишах. Но в данном случае крайне важно составить грамотный договор, который будет предусматривать ответственность арендатора за сохранность этого имущества.

   Удивили новым способом заработка “Уральские авиалинии”, которые организовали доставку еды из рациона на борту самолета тем, кто проживает в Москве, Питере и Екатеринбурге. При этом соблюдаются все нормы авиационной кухни.

   Конечно, далеко не каждая компания сможет найти это в своей нише, но можно рассмотреть такие варианты:

   • Разделите наём своего офиса с другим бизнесом, если есть возможность выходить на работу только в какие-то определенные дни или часы, а остальное время отдавать партнеру. Эта хорошая оптимизацияданной статьи расходов.

   • Предложить склад для субаренды небольшому бизнесу, которые займет немного места.

   • Сотрудничать с фирмами, смежными с вашей нишей. Если у вас туристическая фирма, можно рекламировать коллег из визового центра. Так у вас наладитсяобмен клиентами.

   Возможно, поначалу будет сложно придумать, что делать конкретно вашей фирме в данной ситуации, но не опускайте руки. Хорошая рекомендация: всегда будьте открыты общению с коллегами по бизнесу, активно интересуйтесь их деятельностью.

6. Уменьшение фискальной нагрузки.

   Оптимизация налогов и расходов подразумевает использование спецрежима. Переход на ЕНВД, ЕСХН, УСН, патент. Такие льготы возможны для тех компаний, где нет наемных сотрудников, самозанятым, предприятиям, где активно развиваются инновации и многим другим. Что необходимо организации (ИП, ООО), чтобы получить возможность не уплачивать НДС:

   • быть на общей системе налогообложения;

   • работать только с не подакцизными товарами;

   • иметь до двух миллионов рублей выручки, не учитывая налоговые платежи, за квартал.

   Малый бизнес может воспользоваться налоговыми вычетами. Если вы устанавливали онлайн-кассу, то сможете вернуть в бюджет компании вплоть до 18 тысяч рублей. Так происходит оптимизация налоговых расходов.

7. Уход от рекламных и маркетинговых инструментов, не приносящих прибыль.

   С целью оптимизации расходов на услуги многие даже крупные предприятия урезают бюджет на marketing- и PR-инструменты. Например, компания Procter & Gamble уменьшила затраты на рекламу на более чем 40 % в год и в два раза сократила число площадок, где выходили объявления. Подобным образом поступили и российские предприятия, например, банки, автопроизводители, малый и средний бизнес. Так была проведена оптимизация расходов.

   
   

   Источник: shutterstock.com

   То, что работало раньше в сфере рекламы и маркетинга, сегодня уже не дает таких результатов при наличии социальных сетей и индивидуального контента. В связи с этим следует пересмотреть способы продвижения бизнеса.

   Пример: ювелирный магазин, который регулярно прибегал к помощи флаеров и рекламы в СМИ в городе, где около 200 тыс. жителей. Долго руководители не решались развивать социальные сети: полагали, что аудитория не воспримет этот формат.

   Но глубокий анализ бюджета показал: пора что-то менять. Компания перестала использовать привычные способы продвижения и открыла ради эксперимента страницу магазина во ВКонтакте. Велась она как рекламная и познавательная, с рассказами о ювелирном деле. Собралась значительная аудитория потенциальных клиентов. Впервые за 12 лет продажи магазина стали больше на 27 % за год. У компании получилось провести оптимизацию коммерческих расходов, чего не было предыдущие три года.

8. Отказ от проектов, которые не приносят прибыль.

   Закрыть те концепты, которые не приносят прибыли, но повышают ваш статус в глазах клиентов. Например, работа с именитыми фирмами, брендами. Зачастую сотрудничество там строится не на полноценной оплате. Взвесьте все аргументы, возможно, в непростое время стоит приостановить такие контакты.

   Определите, какие еще проекты не дают нужного финансового результата. Если с какими-то заказчиками у вас договоренности об отсрочке оплаты, то эти варианты следует проанализировать на рентабельность. В этом помогут специальные программы учета.

9. Покупайте качественные б/у устройства вместо новых, когда это возможно.

   Подумайте, какое оборудование для фирмы и штата можно взять б/у в хорошем состоянии? Например, ограничьтесь покупкой бывшего в употреблении принтера, не расходуя бюджет на новый. Или же новомодной кофемашины, когда на вторичном рынке есть более дешевая. Такие издержки не окажут негативного влияния на работу, но помогут провести оптимизацию расходов.

   
   

   Источник: shutterstock.com

   Если брать в пример стартапы в нише продажи кофейных напитков, то многие приобретают б/у оборудование для работы. Иначе такие траты сильно сказывались бы на бюджете и не позволяли бизнесу расти. Подержанная кофемашина поможет сэкономить до половины стоимости новой.

   Но и в этом случае есть свои риски. Если невнимательно подходить к выбору этих товаров, можно больше вложить в их ремонт и обслуживание. Подержанные изделия часто с браком либо работают гораздо хуже в силу изношенности.

10. Приобретайте оборудование в лизинг.

    Это достаточно распространенный способ, применяемый в целях оптимизации расходов. Его суть состоит в том, что необходимый транспорт, специализированную технику и прочее оборудование вы берете в лизинг. Технику потом можно вернуть.

    Преимущество платежей по лизингу в том, что они минимизирую налоговую нагрузку. Если вы на упрощенном налоговом режиме, то можно налог уменьшить на сумму этих затрат, а фирма на ОСНО покроет сумму НДС.

11. Сокращайте оплату за интернет, мобильную связь и ЖКХ.

    Способ, которым некоторые руководители зря пренебрегают. Мониторьте предложения разных операторов сотовой и интернет-связи, чтобы перейти на более выгодные тарифы. Вы можете это сделать с помощью сервиса Tarifer, к примеру.

    Что касается жилищно-коммунальных услуг, обязательно поговорите с работниками по поводу оптимизации расходов за счет экономного расхода воды и электроэнергии в офисе.

12. Следите за дебиторкой.

    При необходимости поручите отслеживание этой задолженности какому-то сотруднику, чтобы это делалось на постоянной основе при наличии большого количества контрагентов. Так компания избежит кассового разрыва, если даже вы договоритесь о частичной оплате. Во многих фирмах не уделяется должного внимания долгам контрагентов, и счета по факту пустые.

13. Ведите учет финансов, чтобы сократить издержки.

    Не пренебрегайте отлаженным финансовым учетом на предприятии. Если компания небольшая, это легко делать на сервисах Google или в программе Excel. Автоматизация актуальна для крупного бизнеса.

    
    

    Источник: shutterstock.com

    Так руководители и владелец будут всегда в курсе актуального положения финансовых дел компании. Из отчетов станет очевидно, какие проекты не приносят достаточной прибыли, насколько грамотно распределен бюджет, что можно развивать активнее, чтобы был рост доходов при оптимизации расходов.

Способы оптимизации транспортных расходов

Категория подразумевает следующие затраты: техобслуживание, ремонт автомобилей, топливо, страхование, услуги мойки, выплаты налогов на транспорт, а в ряде случаев (корпоративный транспорт) и зарплата водителей, техников и так далее. Также можно подключить автоматизацию. Сервис будет отслеживать ключевые показатели: маршруты, расход ГСМ, дорожные нарушения, пробег. Собственник может провести оптимизацию транспортных расходов такими способами:

Аутсорсинг

Перевод транспорта на сторонних исполнителей будет выгоднее для компании, позволит добиться экономии в 15 %. Все вопросы с налогами, ремонтом, штрафами будут уже в зоне ответственности подрядчика. Вы можете выбрать, какие функции будут на аутсорсе.

Какую-то технику приобретаете самостоятельно, типа снегоуборочных машин, комбайнов, а, например, грузовые и легковые авто уже берете в аренду. Почему это рационально? В разгар сезона желающих арендовать спецтехнику в разы больше, цены могут быть выше, поэтому выгоднее иметь свое. Поищите среди ваших бизнес-партнеров тех, кто способен с этим помочь.

Перейти на газ

Преимущества заправки газом — его стоимость и невозможность отлить куда-то. Если замечаете, что бензина уходит слишком много, это хорошая возможность оптимизации бюджетных расходов. Сложность есть только с переоборудованием спецтехники, в нем много нюансов: куда и как крепить, достаточно ли это безопасно, будет ли эффективной работа. Тут свои риски, в отличие от легковых авто, где понятны схемы, как устанавливать и использовать газовые баллоны.

Минимизировать число сотрудников

Есть три варианта сократить штат: аутстаффинг, переквалификация водителей, передача задач работникам, не связанным с транспортной сферой. Можно комбинировать все варианты.

Когда приглашаете к сотрудничеству персонал не из штата вашего предприятия, например, арендуете авто с водителем либо нанимаете машинистов специализированной техники — это аутстаффинг. Такой способ актуален, если нет необходимости на постоянной основе иметь в вашей фирме этот персонал, он нужен только в конкретные периоды.

Источник: shutterstock.com

Если выберете способ переквалификации сотрудников, это значит, кого-то придется обучать на права с дополнительными категориями вождения. В таком случае одни и те же работники в компании будут управлять разными видами транспорта, от легковой до спецтехники.

Зачастую торговые компании прибегают к этому способу, чтобы экономить на зарплате и дорогостоящем содержании транспорта. В штат уже берут сотрудников с личным авто и водительскими правами, даже если это просто менеджер по продажам или мерчандайзер.

Отдать предпочтение более экономичному виду транспорта

Мониторьте рынок на наличие автомобилей, которые будут ниже по стоимости. Это применимо для легковых и грузовых машин. Пример — компания в нефтегазовой сфере: руководство выбрало кроссоверы Renault Duster, выгоднее по стоимости на 24 %, чем те внедорожники, которые были до этого у фирмы (Prado, Suzuki, Toyota Highlander).

Такой способ хорошо подходит, если объемы транспорта у предприятия значительны, при 2-3 транспортных средствах это невыгодно, так как необходимо будет вкладываться в налоги, сбыт старых автомобилей и так далее. Поэтому такой способ оптимизации расходов подойдет не всем.

Мониторить работу СТО

Детально узнавайте, какие процедуры будут проводить на СТО, иначе есть риск согласиться на то, в чем нет необходимости. Обычно собственники авто достаточно дотошны, а вот сотрудники компании могут не особо вникать, если привозят на станцию корпоративный автомобиль.

Приобрести заправочную станцию

Не такой распространенный способ, но тем не менее действенный. За счет покупки станции можно существенно сократить цены на ГСМ, на пробеги вхолостую. Так сэкономите около 10 % благодаря покупке бензина и оформите возврат НДС за оптовые поставки.

Источник: shutterstock.com

Если ваш гараж находится не в городе, то можете установить модульную АЗС. Так осуществите оптимизацию расходов на топливо.

Получать доход с транспорта

Если у компании есть автомобили в собственности, которые не требуется использовать регулярно, то хороший вариант — предложить свой транспорт партнерам или иным предприятиям в аренду. Например, это подойдет для специализированной техники, которая достаточно востребована.

Как не стоит проводить оптимизацию расходов в компании

Это процесс не быстрый, если хотите получить тот финансовый результат, который вам нужен. В противном случае будет страдать качество, чего ни одна компания, конечно, не хочет. Ряд ошибок, которые могут совершать собственники и руководители фирм при оптимизации:

1. Увольнение сотрудников.Когда максимально сокращаете штат, то должны понимать, что у оставшегося персонала значительно возрастает нагрузка и общий объем задач. В связи с этим менеджер уже не так качественно делает свою работу.

   Как лучше? Занимайтесь обучением специалистов, повышайте их квалификацию, за счет чего поднимется и их мотивация.

2. Урезание зарплаты.Вряд ли хороший менеджер будет работать эффективно, да и вообще останется в компании, если лишится привычного оклада и денежной системы мотивации типа премий, надбавок к зарплате.

3. Экономия на продуктах. Самая распространенная ошибка — это менять качественные, дорогие материалы, ресурсы на дешевые, сомнительные альтернативы. Представьте, что кондитер вместо хорошего шоколада начнет использовать дешевую глазурь в кулинарных шедеврах. То есть такая оптимизация расходов будет происходить за счет снижения качества.

   Постоянные покупатели кондитера не будут удовлетворены такой заменой, даже если продукт станет дешевле. Помните, что клиенты согласны платить высокую цену, если уверены в качестве товара или предоставляемой услуги. Этот способ точно обеспечит потерю клиентов.

4. Урезание бюджета на маркетинговые инструменты. Если компания станет уменьшать рекламные расходы, то потеряет возможность взаимодействовать с целевой аудиторией и получать важные данные. Оптимально найти более действенные каналы рекламы и их развивать, отказавшись от неэффективных.

Не все расходы негативно влияют на бюджет компании. Какие-то вложения помогают заработать еще больше денег и привлечь клиентов. Суть в грамотном распределении бюджета.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы об оптимизации расходов

Находясь в таком положении, когда нет никаких гарантий, что будет завтра, бизнесу стоит максимально ответственно подходить к переменам в управлении затратами предприятия

Что будет, если оставить все, как есть, без рационализации?

Рассмотрим два исхода событий.

Первый — руководитель не переживает за компанию, верит в успех. Но если проблемный период затянется на продолжительный срок, то никакая фирма не сможет долго находиться на плаву. В какой-то момент наступит банкротство. Здесь отталкиваться стоит от того, насколько финансово стабилен бизнес, и как долго будут тяжелые времена. Ведь цель оптимизации расходов — не просто выстоять, но и не потерять в качестве услуг и товаров.

Второй исход — руководитель бизнеса настроен на рост, даже если внешние обстоятельства препятствуют. Оптимизацию расходов организации можно и нужно проводить, даже если компания вполне успешна на рынке. Это сыграет только в плюс, повысив маржинальность и стабильность бизнеса. Такой компании легче переживать сложные периоды.

Оптимизация в экономике — это что, если говорить простыми словами?

Определение оптимизации расходов в классическом понимании — это выбор самой лучшей стратегии развития из обширных вариантов. Если говорить о сфере экономики, это установка значений экономических показателей, при которых система достигает отличного состояния. Во многих случаях оптимуму соответствует получение наилучшего результата при заданных тратах ресурсов либо при наименьших затратах — планируемого итога.

Чем опасен демпинг?

Такого варианта оптимизации опытные предприниматели предпочитают избегать, за исключением состояния, граничащего с банкротством. В этом случае необходимо как можно быстрее реализовать оставшийся продукт ради ликвидности платежей.

Возможный вариант применения демпинга — низкая стоимость на товары, которые используются для привлечения покупателей. Человек приходит за дешевым товаром, а в итоге может купить и дорогие позиции с наценкой. Важно не переусердствовать, чтобы цены были рентабельны.

О чем нельзя забывать?

Смотрите на кризисные ситуации как на путь, ведущий к новым перспективам, а не просто как на тяжелые обстоятельства, где надо выживать. После такого периода вы увидите, как усилились по всем направлениям, и уже на что-то обыденное смотрите совсем под другим углом. Не теряйте голову, сохраняйте спокойствие и поставьте цель максимально укрепить командный дух на этом непростом этапе с вниманием к себе и работникам. Это поможет не только стать опорой друг другу, но и найти варианты решения, исследуя сложившуюся ситуацию со всех сторон.

Чтобы был рост доходов при оптимизации расходов важно грамотно управлять бюджетом, сократив арендные платежи, пересмотрев оклады работникам и прочие издержки.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать гарантированный подарок

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB