Оптимизация времени: как увеличить количество часов в сутках

О чем речь? Оптимизация времени – организация деятельности для достижения максимальной эффективности при минимальных временных затратах. Она позволяет сосредоточиться на приоритетных задачах, снизить уровень стресса и повысить продуктивность в профессиональной и личной жизнях.

Как оптимизировать? Необходимо анализировать текущие процессы, устранять отвлекающие факторы и внедрять инструменты планирования: тайм-менеджмент, расстановку приоритетов и делегирование. Грамотное управление временем открывает новые возможности для роста и развития.

Суть оптимизации времени

Тайм-менеджментом называется умение правильно проводить оптимизацию времени, которое необходимо специалистам многих профилей, начиная со сферы IT и заканчивая промышленностью. Главная задача оптимизации времени в том, чтобы выжать из стандартного рабочего дня максимум пользы.

Для лучшего понимания того, от чего в современности зависит тайм-менеджмент нужно разобраться, что такое VUCA и BANI.

Источник: shutterstock.com

Автором данных акронимов стал Джамаис Кашио являющийся футурологом проекта «Open Future». VUCA – с 1980-х до 2020 года. BANI – с 2020 года поныне.

VUCA-мир подразумевал, что для достижения любой цели нужно прилагать много усилий. Потому людям нужно было распределять время так, чтобы многое успеть.

С приходом пандемии вируса COVID-19 настала эпоха мира BANI – время, когда множество задач планировать проблематично, так как перспектива полностью не ясна.

BANI-мир ставит на первый план не правильное управление временем, а ускорение адаптации к текущим реалиям. К примеру, при переезде, устройстве на удаленную работу или смене графика функционирования бизнеса.

Для того чтобы быстро привыкнуть к изменениям, человеку необходимо много усилий. Потому основой оптимизации времени в BANI-мире является не плотный рабочий график, а управление своим самочувствием и эмоциональная разгрузка, освобождение от сторонних мыслей и ненужных дел. От «пустой» переписки и прокрастинации.

Изменения в мире происходят намного быстрее, чем человеческий мозг успевает привыкать к этому. Потому намного проще изменить рабочий график, а не образ мышления. Ценность тайм-менеджмента на сегодняшний день сильно изменилась: раньше время планировали, чтобы сделать эффективнее работу, сейчас – чтобы найти баланс труда и личной жизни.

Так, методы оптимизации рабочего времени руководителя будут следующими:

• Адаптация к графику любой интенсивности. Кто-то продуктивнее работает в размеренном режиме, а для кого-то важно воздействие цейтнота на мозг.

• Расстановка приоритетов. Грамотный руководитель всегда отказывается от менее значимых задач с целью защиты коллектива от профессионального выгорания и конфликтов.

• Поиск «пожирателей времени» с целью сохранения личного и командного энергетического запаса. Таковыми становятся различные совещания и планерки. Любые вопросы можно решать посредством электронной почты, общения в рабочем чате или по телефону. Возьмите это за правило.

• Разграничение рабочего и личного времени. Допустим, с 10:00 до 18:00 команда занимается работой, а с 18:00 до 23:00 – личными делами.

• Восстановление после работы. Хороший начальник уходит в отпуск, понимая, что проблем с выполнением повседневных задач у команды не возникнет.

• Нейтрализация стресса, связанного с переработками и отступлением от сроков сдачи проектов.

Хорошо развитые навыки тайм-менеджмента дают руководителю возможность быть гибким и адекватно распределять время в условиях серьезных перемен: при адаптации к новому коллективу, задачам, а также переходе в другой отдел компании.

Умение в короткие сроки адаптироваться к чему-то новому дает возможность манипулировать ситуацией, а не свыкаться с ней. Проходя курс «Управление командой», руководители с большим багажом знаний делятся правилами, которые сделают тайм-менеджмент эффективнее. Студенты овладевают навыком оптимизации использования времени, учатся выделять самое важное для себя и передавать свои полномочия.

Для примера, аналитик становится главой одного из отделов компании, но при этом совмещает новые обязанности со старыми. Это довольно трудно, ведь сил должно хватать и на освоение профессии, и на качественное выполнение обыденной работы. В результате вместо правильной оптимизации рабочего времени может случиться следующее:

• Теоретически руководителю нужно отказаться от своих текущих обязанностей. К примеру, поручить создание дашбордов своему коллеге.

• С точки зрения практики бывший аналитик постоянно сомневается: сможет ли коллега сделать дашборд так же правильно, как он сам.

Таким путем позиция лидера команды, ее главы становится эдаким бутылочным горлышком. Если список задач расширится (к примеру, совет директоров примет решение обновить ассортимент выпускаемой продукции), руководитель ощутит на себе увеличение нагрузки. Следствие этого – безуспешные старания, выгорание и скорое увольнение.

С помощью тайм-менеджмента руководитель решает сразу несколько задач, среди которых:

• Совершенствование команды. Если время распределено правильно, то коллеги и руководитель успевают решать срочные и несрочные вопросы. К примеру, кроме выполнения плана они проводят тренинги для сотрудников.

• Подъем по карьерной лестнице. Когда директор компании передает свои полномочия и обязанности другим, у него освобождается больше времени для решения стратегических задач, таких как обучение английскому языку для переговоров с иностранными партнерами и укрепления собственного авторитета.

• Повышение продуктивности. Тайм-менеджмент может быть проведен с целью поиска задач-пожирателей энергии и дальнейшего их смещения на свободные часы. Так, если сотрудникам тяжело начинать работу с планерки, можно провести ее позже, а вместо нее проверить почту или провести переговоры. Планирование же можно перенести на вторую половину дня.

Что указывает на слабую оптимизацию рабочего времени

Один или несколько пунктов из списка задач постоянно откладываются

Рассмотрим ситуацию: руководитель отдела PR и маркетинга хочет, находясь в Дубае, подписывать контракты с партнерами. Для этого он должен ознакомиться с особенностями заграничных договоров.

Перед ним встала серьезная задача: поиск юриста, согласование процесса обучения и планирование графика с его учетом. Так как это не срочная миссия, ее постоянно отодвигают, а незакрытый гештальт отвлекает и вызывает стресс.

Итогом рабочего дня в таком ключе становится разочарование и неудовлетворенность.

Данные немецкой компании Statista показывают, что 44 % сотрудников, поучаствовавших в опросе, недовольны ходом своего рабочего дня. В течение последних 10 лет процент таковых вырос с 31 до 44, что является довольно показательным.

Представим: руководителем отдела для подчиненных была создана задача за 3 часа проанализировать верстку пяти Интернет-ресурсов. Чтобы успеть, было решено тратить по 45 минут на каждый. В результате первый сайт был проверен за 1,5 часа, так как имел 3 страницы, на второй ушел час вместе с ответами на электронные письма. 

Оставшиеся так и не были проверены ввиду нехватки времени. Теперь вместо того, чтобы отдыхать, сотрудник должен продолжать проверку и бояться не вписаться в сроки.

Внимание и время тратится на второстепенные задачи

Предположим, в ходе встречи с клиентом он отказался от участия в проекте, так как на это попросту не хватает денег. Но менеджер думает, что истинная причина в качестве проведенной работы. 

Он хочет улучшить положение, распределяя задачи среди членов команды. На это уходит драгоценное время – приходится корпеть над иллюзорной миссией в убыток насущным проблемам.

Жалобы от клиентов и смежных руководителей

Загруженность «штурмана» заставляет постоянно сдвигать сроки реализации задуманного. Так, продажи образовательных программ обеспечиваются несколькими отделами: разработки, тестирования и аналитики. Если специалисты второго отдела поздно докладывают об ошибке, разработчики тянут с выпуском обновлений. Школьники окажутся без важных для них программ, пока работа будет завершаться.

Источник: shutterstock.com

Далее на руководителя поступают жалобы от глав смежных отделов, а затем от клиентов на всю компанию. Все из-за неправильно распланированного времени, отсутствия выделения и контроля промежуточных итогов деятельности.

Команда устаёт, выполняя обычный набор задач

Отдел занимается созданием приложений для знакомств. Коллектив работает по отработанной схеме: собирает информацию, разрабатывает программные коды, прописывает команды, создает оригинальный дизайн и запускает тестирование. 

До прихода нового директора все поставленные задачи выполнялись вовремя. Но сейчас дизайнер делает не один вариант оформления, а пять, когда программист сидит без дела. Количество задач не изменилось, но поскольку они усложнились, время начало поджимать.

10 ключевых составляющих успешной оптимизации времени

Понимание своих приоритетов

Одним из главных аспектов оптимизации рабочего времени является понимание имеющихся на данный момент приоритетов. Оно позволяет правильно распределить собственные силы и достичь максимальной продуктивности. 

Зная, что сейчас является первостепенной целью, можно грамотно планировать время и управлять им. Определив наиболее важное, можно сконцентрировать на нем свое внимание и отсеять факторы, мешающие росту продуктивности. 

Когда человек четко понимает, чего хочет, он может подробно распланировать свои действия, что позволит не отклоняться от заявленных временных рамок и добиваться желаемого.

Создание ежедневного плана

Чтобы продуктивность была максимальной, нужно провести оптимизацию времени и эффективно использовать каждый день. Этот процесс не может быть начат без составления ежедневного плана. 

Если он будет грамотно структурирован, появится возможность определить приоритеты, составить список задач и спланировать день так, чтобы он прошел с пользой. Создав план, вы сможете научиться не тратить силы и ресурсы бесцельно, сосредоточиться на том, что на самом деле важно.

Выработав ежедневный план, можно повысить дисциплину в компании и научиться сознательному управлению собственным временем, а также взять свою жизнь под контроль. Составить такой график возможно как в электронном, так и в бумажном виде, все зависит от ваших предпочтений и комфорта. 

План должен быть гибким, позволяя вам адаптироваться к переменам, но структурированным и жестким, чтобы вы могли ежедневно покорять все новые вершины. Создание ежедневного списка можно считать искусством управления временем, дающим простор для правильной организации дня и наслаждения жизнью.

Установка реалистичных целей

В вопросе оптимизации использования времени важной составляющей считается объективный выбор целей. Многие из нас думают, что для повышения собственной продуктивности обязательно нужно загружать себя множеством разных задач. Но итогом всего этого становится эмоциональная перегрузка и усталость, сказывающаяся на здоровье. 

Соответственно, чтобы стать продуктивнее в работе, задачи стоит формулировать реально, не задирая планку. Очень важно обдумывать, что вы имеете, а также можете сделать для приближения результата, сколько времени для этого потребуется. Только при таком подходе возможно «выжать» максимум из каждого рабочего дня.

Использование методов управления временем

Применение методов оптимизации времени считается одним из главных факторов достижения любой поставленной цели. Все мы имеем только 24 часа в сутках, а навык правильного распределения сил считается секретом успеха. 

Организация распорядка дня с применением различных техник, таких как «помидор», метод «Парето», или принцип «80/20», сосредотачивает внимание на приоритетах. Но немаловажны индивидуальные особенности и предпочтения каждого из нас. Вне зависимости от применяемого метода оптимизации времени, она в любом случае способствует повышению производительности в профессиональной и личной сферах.

Устранение отвлекающих факторов

Правильную оптимизацию времени необходимо начинать с устранения отвлекающих факторов. Жизнь «на высоких скоростях» и обилие источников информации заметно снижают нашу производительность и делают нас более рассеянными. 

Для достижения успеха полезно научиться абстрагироваться от всего, что мешает: отключить телефон, выйти из социальных сетей, создайте атмосферу спокойствия и собранности. Уход от внешних раздражителей поможет выполнить максимальное количество задач без потери сил.

Планирование перерывов и отдыха

Для повышения собственной производительности и правильной оптимизации времени нужно научиться планировать отдых. Необходимо не только следить за распорядком, но и регулярно находить время на перерывы. 

Это помогает не только восстанавливать концентрацию, но и снять физическое и эмоциональное напряжение, получить положительные эмоции. Потратить время перерывов можно на прогулки, чтение или занятия спортом. Уделив время полноценному отдыху, можно серьезно повысить свою продуктивность.

В правильно организованном дне хватает времени для соблюдения баланса между работой и личной жизнью. Это позволяет использовать время в разы эффективнее и быстрее добиваться целей. Правильно отдохнув, вы сможете сохранить свою энергию, повысить работоспособность и справиться с высокими требованиями.

Рационализация рабочего пространства

В вопросе оптимизации времени и повышения продуктивности большое значение имеет рационализация пространства. Комфорт при работе повышает эффективность использования трудовых часов и улучшает концентрацию внимания на задачах. Удобное рабочее место, где есть все необходимые инструменты и оборудование, помогает увеличить темп работы и повысить производительность.

Для того чтобы сделать рабочее место по максимуму функциональным, рекомендуется найти удобную мебель, стильные аксессуары, удобно расположить рабочий стол, выбрать правильное освещение и избавиться от лишнего шума – все это создает комфортную атмосферу, стимулирует к трудовой деятельности и увеличивает результативность. 

Создание рационального рабочего пространства считается неотъемлемой частью правильной оптимизации времени, дает возможность сделать пространство для работы удобным и повысить продуктивность.

Разделение задач на более мелкие подзадачи

Умение делить крупные задачи на более мелкие – один из главных элементов оптимизации времени, повышения продуктивности и создания правильного рабочего распорядка. Данный метод дает возможность правильно распределить ресурсы, справиться с большим объемом работ и вместе с этим достичь своих целей. 

Разбивая большую задачу на несколько мелких, мы, во-первых, распределяем свою энергию, а во-вторых, конкретизируем план действий. Завершив мини-задачу, мы чувствуем удовлетворение и уверенность в том, что позитивный финал близок. Пользуясь этим методом оптимизации времени, мы облегчаем процесс управления им и становимся более продуктивными, добиваясь желаемого.

Организация электронной почты и дел

Для повышения продуктивности немаловажно составить список дел и навести порядок в электронной почте. Сейчас, когда e-mail играет не последнюю роль в личной и профессиональной жизни человека, стоит научиться правильно управлять письмами и задачами.

Правильно организованная электронная почта поможет вам тратить меньше времени на поиск писем или файлов, а также улучшить связность ваших действий в бизнесе.

Регулярный анализ и корректировка плана

Важной частью оптимизации времени является анализ, а также своевременная корректировка плана. Когда мы распределяем время и ресурсы, чтобы добиться максимальной продуктивности, нам приходится часто пересматривать свой алгоритм действий. Проведение анализа необходимо для выявления слабых мест и неправильно используемого времени, внесения коррективов в план и повышения эффективности.

Отслеживая и фиксируя свои действия, вы выясните, для выполнения каких задач вам требуется больше времени, умений и ресурсов. Подобное мышление пригодится для поиска оптимальных решений и построения более продуктивного графика. Помните: регулярно внося изменения в план, мы учимся более эффективно использовать время и повышать эффективность достижения целей.

8 эффективных методов оптимизации времени

Закон Паркинсона

Историк из Великобритании Сирил Норткот Паркинсон прославился, произнеся знаменитые слова «работа занимает все время, предназначенное для ее выполнениянения». Иначе говоря, сколько времени вы решите отвести на задачу, столько она и продлится. Этот закон практически универсален.

Источник: shutterstock.com

По большому счету это даже не метод, а закон, в случае правильного применения которого можно быстро освоить навык рационального использования времени. Его смысл в том, что стоит стремиться к сокращению периода выполнения задачи, не снижая качество результата. Перейдем к советам по ускорению и повышению эффективности любой деятельности:

• Откажитесь от зарядного устройства при эксплуатации компьютера. Так вам придется привыкнуть завершать процессы до того, как он сядет.

• Постарайтесь справляться с делами как можно раньше. Вместо завершения написания эссе в ночное время есть смысл сделать это в полдень.

• Определите дедлайн для каждой задачи. Выделите время для выполнения запланированного, а далее сократите его вдвое.

• Начните делать что-либо «на время». Освободите 20 минут с утра для электронной переписки.

Данная схема подходит для:

• Прокрастинаторов, любящих откладывать дела «в долгий ящик».

• Ведомых исполнителей, понимающих только язык давления.

Матрица Эйзенхауэра

До вступления Дуайта Эйзенхауэра в должность президента США в 1953 году он служил в армии и находился на посту командующего силами союзников в ходе Второй мировой войны. Он ежедневно был обязан принимать сложнейшие решения, что и толкнуло его на изобретение так называемой «матрицы Эйзенхауэра».

Согласно рассматриваемому методу, свой список основных задач вы должны разделить на 4 сектора, расставив их по степени важности и срочности. К срочному имеет отношение то, что не терпит отлагательств. Важными называются все действия, которые ускоряют достижение тех или иных целей. Идеальным решением будет реализация только двух квадратов плана – другие можно делегировать коллегам или удалить.

Метод подойдет:

• Руководящим лицам

• Обладателям хорошо развитого логического мышления

Правило «1-3-5» или правило 9 дел

Правилом «1-3-5» называется метод управления собственными задачами и временем, расстановки приоритетов и составления гармоничного списка дел, следовать которому не сложно. Он довольно гибок, потому количество задач можно менять.

Смысл идеи – концентрация внимания на:

• 1 срочном и важном деле;

• 3 задачах средней степени важности;

• 5 мелочах.

Перечислите свои дневные задачи, распределив их на «большие», «средние» и «мелкие». Если их много, расставьте приоритеты и постарайтесь как можно скорее закончить каждую. Оставшиеся дела могут ждать своего часа дольше. Начните действовать. 

Не забывайте о гибкости. При большой занятости у вас, скорее всего, не хватает сил и времени на решение проблем. Тогда вам стоит забыть о мелочах и приступить к крупному.

Кому стоит прибегнуть к данному методу:

• Людям с опытом многозадачной работы.

• Желающим освоить планирование.

Техника временных блоков

Настоящим примером продуктивности является изобретатель Илон Маск. Он овладел навыком управления времени настолько виртуозно, что посвящает работе более 80 часов в неделю и не забывает отдыхать. Его секрет заключается в умении делить время на блоки.

Сразу же с момента пробуждения назначайте для себя по задаче на каждый временной блок. Такие планы могут быть любыми – от приготовления завтрака до решения тестов. Чуть ниже приведен список шагов, используемых Маском для деления режима дня на блоки:

• Возьмите лист бумаги и поделите его на 2 колонки. В левую запишите каждый час в течение дня и разграничьте его на получасовые отрезки.

• Установите время выполнения поставленных задач и распределите их по блокам.

• Добавьте несколько минут на коррекцию каждого временного блока при необходимости.

Метод популярен среди:

• Молодых родителей или учащихся вузов.

• Любителей аналитики.

Метод достижения цели (GTD)

Автором следующего метода является эксперт в области распределения времени Дэвид Аллен. Его смысл заключается в записи задач на бумагу и последующем разделении на части, выполнить которые не сложно.

Суть метода:

• Все начинается со сбора задач. Они фиксируются на бумаге. Их направление может быть любым: работа, учеба или быт.

• Далее следует разъяснение их значений. Подумайте, выполнимо ли то, что привлекло ваше внимание. Если для какого-то пункта действия не нужны, пропустите его. В случае необходимости активности дела можно выполнить, делегировать или пропустить.

• Затем идет этап организации. Определитесь, что нужно предпринять для решения задач. Распределите дела в соответствии с тем, что и когда нужно сделать.

• Следующий этап – коррекция. Как можно чаще редактируйте список дел с целью понимания текущих приоритетов. Беритесь за срочное, вычеркивайте уже выполненное.

• Завершающий этап – реализация. Выполните то, что осилите прямо сейчас.

Этот способ подойдет:

• Берущим на себя несколько дел одновременно

• Уставшим от рутинных задач.

Метод быстрого планирования (БМП)

Аббревиатура «МБП» расшифровывается как «метод быстрого планирования» либо «результат, цель и грандиозный план действий». Его разработал мотивационный спикер Тони Роббинс в качестве способа научить мозг концентрироваться на желаниях и их пользе.

Источник: shutterstock.com

Для реализации этого метода необходимо сделать следующее:

• Записать задачи на неделю.

• Разделить их на общие элементы и определить, какие из них относятся к личной жизни, школе и карьере.

• Создать свои блоки. Наверху нового листа расположите 3 столбца: задача, результат и цель. Затем стоит перечислить действия, которые вы сможете выполнить на пути к желаемому.

• Мысленно перевоплотиться в роль, которая вдохновляет. Она может быть любой, помогающей вам с интересом добиться чего-либо.

Метод подойдет:

• Работающим студентам или родителям.

• Поставившим перед собой долгосрочные цели.

Теория маринада

Эта теория поможет понять, что для вас полезно, а что нет. Кроме того, с ней вы научитесь планировать задачи, расставлять приоритеты.

Вообразите в своей голове банку для солений, забитую песком, галькой и камнями. Обычно первый лежит на дне, а последние находятся сверху. При этом каждый элемент несет свой смысл:

• Песок олицетворяет отвлекающие факторы: телефонные звонки, общение в социальных сетях, ответы на сообщения в мессенджерах и так далее.

• Галькой представлены задачи, которые можно выполнить самостоятельно в любой день или делегировать другим.

• Камни – задачи, не требующие отлагательств.

Начать лучше с размышлений, касающихся органичности ваших задач относительно указанных выше категорий. Далее необходимо составить список дел, первыми в котором будут «камни», так как это самые важные пункты, а последними «песок». 

Для каждой задачи должно быть указано время выполнения. Продуктивнее всего отводить под дела не более 6 из 8 рабочих часов. Так вы сэкономите буферное время для «гальки» и «песка».

Метод популярен среди:

• Визуалов.

• Людей, мыслящих конкретно.

Методика «0 входящих»

Данный подход направлен на работу с электронной почтой. Его смысл в том, чтобы следить за чистотой почтового ящика и не допускать его засора. Автор метода – Мерлин Манн, эксперт по повышению производительности, создавший знаменитую методику разработки и введения в эксплуатацию ежедневников «43 листа».

Для достижения нулевого уровня входящих нужно сделать следующее:

1. Конкретизировать время суток для работы с почтой и придерживаться его.

2. Отключить уведомления и не оставлять вкладку e-mail открытой без надобности.

3. Расставить приоритеты в своих рассылках:

   • Старайтесь отвечать только на самые важные сообщения, делать это быстро.

   • Создайте для писем, на которые вам понадобится больше времени, папку «нужен ответ» или подобную.

   • Выбрать сообщения для передачи коллегам и распределить их.

   • Освобождайте почтовый ящик от ненужных писем.

С помощью этого метода вы заметно уменьшите количество непрочитанных рассылок, мешающих поиску нужной информации. Лучше всего комбинировать этот метод тайм-менеджмента с другими, нацеленными на управление проектами и задачами.

Этот способ оптимизации времени подходит для:

• Многозадачных людей

• Вынужденных работать с большими объемами информации

9 простых способов оптимизировать время и повысить мотивацию

Представьте, что вас ждет задача, которую не хочется выполнять. Наверняка она требует большого количества времени и ресурсов, а также серьезной мотивации. Вы тратите время впустую, проверяете почту, создаете презентацию или убираетесь в ящиках стола, только бы оставаться загруженным делами. Но сложнее всего просто начать. Разберемся, как это сделать.

Скажите себе: «Я уделю этому ровно 10 минут»

Замотивировать себя на такой короткий промежуток времени не трудно. Вероятнее всего, такого толчка хватит, чтобы справиться с задачей за час, а не за 2.

Заведите Pomodoro

Студенту Франческо Чирилло не хотелось проводить много времени за штудированием книг. Он решил попробовать выделять для занятий небольшие отрезки времени, но делать это регулярно. Для выставления времени молодой человек пользовался таймером в форме томата (Pomidori в переводе на итальянский). Так и родился метод Pomodoro.

Спустя годы способ претерпел изменения и сейчас выглядит так:

• Для начала составляется список задач в порядке их значимости. Они называются активными.

• Затем заводится таймер на 25 минут, а внимание концентрируется на самом важном деле. Отрезок времени называется «помидором».

• Через указанное время делается перерыв в 5-10 минут. Через 4 «помидора» длительность отдыха увеличивается до 15-20 минут.

• Работа в таком режиме продолжается до момента, пока все дела не будут завершены.

На сегодняшний день «метод помидора» приобрел настолько большую популярность, что при его использовании отказались от таймера. Его теперь заменяют специальные приложения либо расширения браузера, следящие за статистикой пользователей, напоминающие им об отдыхе и блокирующие ненужное ПО.

Научитесь отказывать

Трудно все успевать, соглашаясь на каждую просьбу. Безотказные люди берутся за любые проекты, потому что не могут вовремя сказать «нет» клиентам. Чаще всего так себя ведут те, кто находится на первой ступени карьерной лестницы.

В итоге возникает катастрофическая нехватка времени, наступает выгорание и продуктивность снижается.

Источник: shutterstock.com

Постарайтесь научиться правильно расставлять приоритеты, а также не забывайте о честности. Многие из нас успевают выполнять огромное количество задач из-за того, что обращаются за помощью к безотказным людям.

Наведите порядок

Поговорим о том, как правильно совершить оптимизацию рабочего времени. Для начала нужно сделать так, чтобы необходимые программы и инструменты всегда были под рукой: разобрать электронную почту, файлы на ПК, бумаги на столе и все, что лежит в ящиках.

Упростить вашу цифровую жизнь помогут следующие советы:

• Правильно организуйте данные. Можете привести названия папок к универсальному виду, например, «год, месяц, день, ключевое слово/фраза».

• Откажитесь от чтения неинформативных рассылок. Пропишите правила обработки входящих писем, добавьте вкладки, папки и метки.

• Удалите дублирующиеся фотографии и неиспользуемые приложения.

Благодаря этому вы сможете быстрее находить нужные файлы, ни на что не отвлекаясь.

Заполните канбан

Данный метод появился в стране восходящего солнца, а его название переводится с государственного языка, как «рекламный баннер» или «вывеска». Он помогает наглядно отображать процессы и легко понять, как все успеть.

Процесс прост: нужно взять доску и поделить ее на 3 столбца: «Нужно сделать», «В работе» и «Выполнено». Пишем задачи на стикерах и распределяем по созданным колонкам, исходя из статуса.

Канбан не обязательно должен иметь физическое воплощение. Сейчас этот инструмент присутствует во многих программах для оптимизации времени.

Составляйте чек-листы

Поговорим о том, как все успевать и ни о чем не забывать. В этом может помочь список дел.

Чек-лист – инструмент, с которым вы можете планомерно двигаться к желаемому финалу, ни о чем не забывая и не теряя логики действий.

Существует 3 вида чек-листов:

• Трекеры используются для рутинных, повторяющихся задач.

• Формат «Прочитай и сделай» применяется при взаимодействии с проектами, служебными руководствами и памятками).

• Вид «Сделай и проверь» актуален для контроля качества, подведения итогов и сверки с техническим заданием.

Со статьей о составлении и оформлении чек-листов вы можете ознакомиться по ссылке.

Соблюдайте правило 80/20

Экономистом и социолог Вильфредо Парето озвучил принцип, согласно которому 20 % потраченных усилий дают 80 % результата, а 80 % труда – 20 % результата. Это утверждение также называют законом Парето, или минимума важных действий, а также принципом неравномерного распределения.

Рассмотрим подробнее, как применить его в тайм-менеджменте с целью оптимизации времени:

• Расставляйте приоритеты

  Составьте список дел на день, выбрав из него те, которые повлияют на результативность в большей степени. Их лучше всего перенести на утро – это и есть те важные 20 %.

• Принимайте решения

  Найдите проблемы и причины их появления, соберите в группы. Если некоторые из них имеют схожие категории, их можно объединить. Подумайте, можно ли разрешить их все одним действием. Оцените, какое влияние на бизнес оказывает каждая проблема. Выбрав из всего списка неполадок 20 %, решите их.

• Контролируйте качество

  Анализом и графиком Парето пользуются в методологии контроля качества, имеющей название «Шесть сигм». С помощью графика вы сможете легко найти нужные данные и понять, как сократить количество вариантов, но при этом повысить качество продукта.

«Съешьте лягушку»

Брайан Трейси прославился как эксперт по личностному росту, мотивационный спикер и писатель, издавший не один десяток книг. Его совет в том, чтобы начинать свой день с «лягушки» – важного, но неприятного дела. Того, что вы будете всячески откладывать на потом.

Трейси дал следующие рекомендации:

• Из нескольких серьезных задач выберите самую трудную и решайте, пока ощущаете подъем.

• За самое тяжелое беритесь с утра.

• Старайтесь доводить начатое до конца.

• Увеличивайте число важных пунктов распорядка. Так в вашем организме будет вырабатываться больше эндорфинов, которые быстро вызовут привыкание к делу.

Создайте личные ритуалы

Парадоксально, но факт: удаленный формат работы экономит наше время, но при этом мы чаще отвлекаемся. Потому каждый дистанционный работник хотя бы раз задумывался, как распределить время таким образом, чтобы его хватало на все.

Решить вопрос просто – создайте ритуал, альтернативный пути на работу. Таковым может стать:

• Утренняя зарядка/пробежка.

• Смена одежды.

• Принятие удобного положения за рабочим столом (перемещение из постели в кресло).

• Составление перечня дел на день.

• Включение фоновой музыки по вкусу.

Одно из этих действий даст мозгу возможность настроиться на рабочую волну и сместить фокус внимания с домашних дел на рабочую суету.

В данном материале мы перечислили далеко не все методы оптимизации времени. Вы можете самостоятельно выбрать и освоить один из них. Если вы любите делать все в последний момент, то пользуйтесь законом Паркинсона или методикой «Съешь эту лягушку». 

Для тех, у кого не получается сконцентрироваться на выполнении имеющейся задачи, существует техника «Помидор», которая учит работать более интенсивно, отдыхая не так долго. Помните, что, разобравшись в основных принципах, вы сможете интерпретировать имеющиеся знания под себя и правильно управлять временем, добиваясь успеха.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы об оптимизации времени

Какой метод оптимизации времени выбрать?

Большинство известных людей, добившихся в своей профессии немалых успехов, пытаются предложить свои советы, приемы и методы для управления временем. Перед их выполнением подумайте, а подойдет ли данный способ вам. 

Именно из-за нашей индивидуальности в бизнес-психологии имеется масса методик на любой вкус. Лучшими будут те, которые подходят под вашу стилистику управления.

Какие сервисы использовать для оптимизации времени?

Распределение рабочего времени заметно упрощается благодаря применению современных онлайн-сервисов, а также приложений в виде дашбордов (сайтов для сбора данных и составления статистики), а также планировщиков:

• SingularityApp;

• TickTick;

• Todoist;

• Any.Do;

• Weeek;

• Remember The Milk;

• Microsoft To Do;

• Хаос-контроль;

• Google Tasks;

• EverNote;

• To Do Reminder;

• Bear;

• MyLifeOrganized;

• ЛидерТаск.

В список доступных возможностей каждого приложения и ресурса должны входить следующие полезные функции:

• Администрирование (для этого в аккаунте есть специальные опции).

• Загрузка и выгрузка данных.

• Доступ для нескольких аккаунтов одновременно.

• API.

• Ведение отчетности.

• Постоянный анализ процессов и изменений внутри них.

В чем суть методики оптимизации времени Ника Улигана?

В нее входит правило, которое рекомендует планировать любые задачи и дела вечером. В конце каждого рабочего дня подводятся итоги и составляется план на завтра.

Из преимуществ можно выделить:

• оптимизацию времени;

• объективную оценку дневной нагрузки;

• устранение спешки по утрам;

• наличие времени на подготовку к сложным делам;

• сбор и учет имеющихся данных.

Функцию инструментов могут выполнять календари, записные книжки в электронном или печатном виде, а также заметки.

Как работает метод оптимизации времени POSEC?

Данный способ по своей сути напоминает пирамиду потребностей Маслоу. Рассмотрим некоторые особенности.

• Расстановка задач в зависимости от приоритетов.

• Правильная организация ежедневных дел, их рационализация.

• Оптимизация времени, а также упрощение задач из нескольких этапов.

• Отказ от срочных и ненужных пунктов, которые могут отвлечь.

• Откладывание «в долгий ящик» того, что не приносит пользы.

Методику POSEC может дополнить сортировка. Изначальное деление целей и задач на те дела, выполнение которых не терпит отлагательств.

Практикуя эффективные методы оптимизации времени, вы научитесь управлять любыми задачами, правильно распределять свободные часы, делать все намеченное с учетом вероятности форс-мажоров. 

Чтобы бороться с прокрастинацией (стремлением попусту тратить время), привыкните ложиться спать раньше, меньше времени проводить за просмотром телевизора и гаджетами. Время отдыха лучше занять просмотром увлекательного фильма или прочтением интересной книги.

Источник изображения на шапке: shutterstock.com

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать ценные бизнес-подарки бесплатно

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB