Отчет менеджера по продажам: виды, правила составления

О чем речь? Отчет менеджера по продажам нужен для анализа эффективности работы, оценки достигнутых результатов и планирования дальнейших действий. Он отражает динамику закрытия сделок, выявляет сильные и слабые стороны сотрудника, а также помогает принимать обоснованные управленческие решения.

Как составить? У такого отчета стандартная структура: фактические данные, сравнение с планом, анализ причин успехов или неудач, а также конкретные рекомендации. Важно, чтобы представленная в нем информация была достоверной, наглядной и ориентированной на достижение бизнес-целей.

Что собой представляет отчет менеджера по продажам

Это важный документ, позволяющий проанализировать деятельность отдела за определенный период. Менеджеры предоставляют руководителю ежедневный, месячный, квартальный, годовой отчеты, которые позволяют оценить эффективность работы коллектива, уровень ответственности, отметить реальные результаты, рост профессиональных навыков.

Такой режим помогает понять, как идет выполнение плана, определить, какие товары более востребованы потребителями, не нарушается ли бесперебойность поставок, вовремя увидеть и устранить слабые места.

Анализ актуальной информации позволяет принимать более эффективные управленческие решения. Четко установленная форма отчетов дает возможность избежать путаницы, включения ненужных сведений, создать максимально лаконичный, но емкий документ.

Источник: shutterstock.com

В практику работы многих отделов реализации прочно вошли CRM-системы, позволяющие эффективно управлять взаимоотношениями с клиентами. Ежедневные отчеты менеджера по продажам позволяют сотрудникам:

• Систематизировать работу, видеть успехи и отмечать недочеты.

• Стимулировать активность, чувствовать дедлайн.

• Повышать результативность, воспитывать ответственность и самодисциплину.

Если менеджер понимает, что в конце дня, недели, месяца ему предстоит писать отчет о своей работе, он осмысливает и более четко организует свою деятельность, эффективнее использует рабочее время. Размещение своих показателей в общем чате или необходимость огласить их на летучке стимулирует к выполнению обязательств: увидеть себя в аутсайдерах как минимум неприятно, а иногда опасно.

Преимущества внедрения отчета менеджеров по продажам

Составление такого документа дает руководителям отделов возможность:

• Контролировать работу команды. Отчеты помогают проанализировать действия сотрудников, качество выполнения ими рабочих задач, затраченное время и результативность.

• Оценить продуктивность. Изучение ежедневных отчетов дает понимание потенциала менеджеров, помогает выявить слабых, недисциплинированных или попросту ленивых работников, продумать меры воздействия. Руководитель может провести мотивационную беседу, принять решение об обучении с целью повышения профессиональных навыков, обсудить перераспределение обязанностей и даже применить административные меры.

• Высвободить время управленца для решения более важных задач. При прямом обсуждении проблем с сотрудником не всегда удается выстроить конструктивный диалог, приходится уклоняться от темы, выслушивать оправдания и замечания. Отчет же в электронном виде можно просмотреть быстро, не тратя на это важный ресурс – время.

• Оперативно поддержать команду. Ежедневные отчеты – это вовлеченность руководителя в рабочую ситуацию, позволяющая принимать решения по возникающим проблемам: привлечение экспертов, урегулирование споров и другим. Так шеф направляет работу команды и помогает более продуктивно решать производственные задачи.

• Повышать производительность сотрудников. Постоянный контроль руководителя обеспечивает ответственность и собранность в коллективе, концентрацию на выполнении поставленных задач.

• Проводить обучение и повышать профессиональные знания. Отчеты проявляют слабые стороны сотрудника. Опытный руководитель их обязательно отметит и предложит пройти обучение для совершенствования профессиональных навыков.

• Совершенствовать деятельность отдела контроля качества. Он анализирует рабочий процесс менеджеров по продажам, а также их служебное время, используя помимо других инструментов отчеты сотрудников. Получение руководителем такого ежедневного документа сигнализирует о конце смены служащего и начале обработки данных о его деятельности CRM-системой.

• Снижать уровень стресса. Руководитель, привыкший постоянно держать руку на пульсе, может не волноваться по поводу невозможности контролировать процесс и оценивать деятельность каждого менеджера в удобное для него время.

Источник: shutterstock.com

Введение отчетов имеют плюсы и для управленцев. Они помогают:

• Стимулировать здоровую конкуренцию в отделе продаж. Менеджеры отдела продаж, наблюдая успехи друг друга, начинают работать внимательнее и собраннее. Отстающие сотрудники догоняют сильных, а ведущие увеличивают темпы, стараясь сохранить свое лидерство.

• Контролировать свои показатели. Работая над отчетом, менеджер видит свое продвижение к цели.

• Определять приоритеты. Подготовка ежедневных отчетов способствует назначению первоочередных целей в своей деятельности и помогает проявить упорство в их достижении.

• Выработать привычку работать ответственно и профессионально. Важно научиться планировать свои действия, управлять временем, продумывать шаги по дальнейшему развитию.

• Повышать стремление к самообразованию. Специалист отдела продаж, ежедневно составляя отчеты, анализирует их, видит свои слабые места, пробует новые идеи, начинает серьезнее относиться к своей работе, оттачивает профессиональные знания. В этом помогает изучение специальной литературы, прохождение тренингов, советы опытных коллег.

• Получать обратную связь от руководителя. Фидбэк мотивирует сотрудника, позволяет поверить в свои силы, вырабатывает ответственность и самостоятельность, эмоционально вдохновляет. Бизнес-процессы проходят продуктивнее, повышаются продажи, ошибок становится меньше – все это работает на пользу компании.

• Снижать уровень стресса. Отчеты о проделанной работе могут дополняться указанием проблем и возникших сложностей, что позволяет снять психологическую нагрузку и уровень напряженности.

Цель ежедневных отчетов – не тотальный контроль, а мониторинг деятельности менеджеров по продажам. Они являются действенным инструментом для самосовершенствования, учат управлять своим временем и рабочими процессами, выделять приоритетные задачи, ориентироваться в текущей ситуации, а также повышать личную эффективность и результативность командной деятельности.

Виды отчета менеджера по продажам

По подразделениям

Показывают результаты работы каждого менеджера, их личный вклад в производительность команды в целом, помогают своевременно увидеть слабые места и принять решения, улучшающие показатели продаж.

Отчеты по каналам сбыта

Помогают анализировать продажи в разных торговых точках, выявляя при этом успешные и неприбыльные. На основе полученных данных принимается стратегическое решение: изменение ассортимента, перераспределение товара, модернизация или закрытие убыточной точки.

Отчеты по продажам выпускаемой продукции

Дают четкое понимание, как продается конкретный продукт за временной период, что позволяет определить наиболее востребованный товар и скорректировать поставки.

Отчет о конверсии

Отражает этапы сделки от первого контакта с потребителем до завершения сделки. Цель – определить конверсию на каждом из них, отметить проблемы в процессе продаж и устранить их.

Отчет о доходности

Изучается, какую прибыль принесла компании продажа конкретного товара/услуги. Сразу становится понятным, что является лидерами продаж, а что лежит на полках без движения. Анализ цифр указывает на необходимость принятия решения по оптимизации ассортимента.

Отчет об эффективности рекламных кампаний

Эти данные помогают определить эффективность запущенной маркетинговой акции. В документе должны быть отражены следующие показатели:

• количество лидов (число заявок, привлеченных рекламой);

• потраченный бюджет;

• конверсия (процент клиентов, пришедших по рекламной кампании);

• охваты (сколько потребителей увидело акцию) и другие.

Анализ данных дает возможность оценить возврат инвестиций в маркетинг (ROМI) и полученную компанией прибыль за каждый вложенный в продвижение рубль (ROAS).

Отчет о ключевых метриках

Их анализ – количество и качество звонков, число клиентов, которые стали покупателями, средний чек, стоимость воронки продаж, количество повторных покупок – позволяет оценить сильные стороны сбыта, лучшие практики, а также выявить проблемы и продумать пути их устранения.

Отчеты по клиентской базе

Они помогают анализировать этот основной источник информации о покупателях. Изучается взаимодействие с активной клиентской базой, возможность ее расширения, увеличения среднего чека, частоты совершения сделок. Для этого разрабатываются программы лояльности, персонализированные предложения, акции.

Источник: shutterstock.com

Изучение клиентской базы дает возможность измерить эффективность работы с покупателями: понять уровень их удовлетворенности, разработать меры по увеличение продаж, росту лояльности и тому подобное.

Отчеты по времени

В зависимости от специфики бизнеса и характеристики продукта, цикл продаж может занимать несколько часов или дней, а может длиться несколько лет. Чем чаще осуществляются сделки, тем меньший период для анализа выбирается.

Например, владельцу небольшой кофейни важно знать ежедневное выполнение плана по продаже кондитерских изделий, и отчет по продажам поступает к нему каждый день. Ежемесячный такой документ – важная веха деятельности компании, на его основе можно рассчитать процент выполнения годового плана, выделить лидеров продаж, изучить и внедрить их опыт.

План-фактные отчеты

Их данные демонстрируют процент достижения плана продаж или отклонения от него. С математической точки зрения вывести эти показатели несложно: нужно сравнить плановые и фактические цифры. Результат может обрадовать, а может и огорчить. Важно найти причину неудачи (или триумфа).

В первом случае нужно провести работу над ошибками, принять эффективные управленческие решения. Важно также определить факторы, повлиявшие на успех: повышение профессиональных компетенций, владение эффективными техниками продаж, высокий уровень сервиса.

Отчет о прогнозе продаж

Эти данные работают на перспективу: на базе анализа показателей прошлых лет и приняв во внимание текущую ситуацию, можно спрогнозировать будущие сделки. Итог может быть представлен в виде сводного документа (для глубокой аналитики) или иметь формат отдельных таблиц (для оперативной работы).

Периодичность сдачи отчетов менеджером по продажам

Это зависит от потребностей бизнеса и необходимости осуществления контроля за важными показателями. Одни отслеживают ежедневно, другие еженедельно, а есть данные, которые требуют месячного или квартального анализа.

Ежедневные отчеты

Сводки, предоставляемые в конце рабочего дня, позволяют руководителю контролировать работу подопечных, анализировать их успехи, отмечать проблемы. Ежедневный отчет менеджера по продажам показывает текущую ситуацию, вклад отдельных специалистов и команды в целом. Обычно включаются данные, актуальные для конкретного бизнеса:

• Количество звонков.

• Число назначенных и проведенных встреч.

• Количество подписанных договоров.

• Сумма продаж.

Источник: shutterstock.com

Анализируя сухие цифры, руководитель должен понять, насколько эффективной была работа коллектива за истекший день. Для этого он производит несколько расчетов:

• Определяет объем продаж. Например, 1 000 000 рублей.

• Определяет средний чек. Предположим, 25 000 рублей.

• По этим вводным рассчитывается количество сделок. 1 000 000 разделить на 25 000 = 40.

Следующий шаг: определение конверсии из звонка во встречу (например, 30 %), потом из встречи в коммерческое предложение (КП, 50 %), и из него в заключенную сделку (30 %). На основе данных можно рассчитать нормативы. То есть определить ежедневное количество звонков, встреч с клиентами, число КП для выполнения плана объема продаж.

На основе нормативов руководитель мониторит их выполнение. В этом помогает регулярное заполнение простой таблицы, например:

Так руководитель отдела продаж имеет возможность управлять процессом. При выявлении факта несоблюдения нормативов, нужно незамедлительно принимать меры по исправлению ситуации.

Еженедельная отчетность

Такой документ, имеющийся в практике и ритейла, и других сфер, составляется в конце рабочей пятидневки. Особое внимание уделяется числу лидов, продвинутых по воронке, и это помогает определить, на каких этапах находятся сделки, спрогнозировать дату подписания контракта, вероятность его заключения, а также предполагаемую сумму выручки. В итоге руководитель отдела продаж понимает, на какой объем сделок можно рассчитывать в ближайшее время.

Прогноз продаж можно вести по такой таблице:

Форма итогового отчета менеджера по продажам:

Каждому этапу воронки соответствует процентное значение вероятности закрытия. Умножив этот показатель на сумму сделки, получаем близкий к реальности прогноз объема продаж, или взвешенную прибыль:

Взвешенная прибыль = вероятность закрытия * сумму договора

Таким образом, чем ближе сделка к подписанию, тем выше вероятность ее успешного закрытия и тем больший «вес» она имеет. Расчет взвешенной воронки продаж дает более ясную и реальную картину развития событий.

Ежемесячный отчет

В конце такого периода подводим итоги: анализируем продвижение к выполнению плана продаж каждым специалистом, средний чек, прибыль. Хорошие результаты принесут удовлетворенность и возможное поощрение, а выявленные недочеты – сигнал к работе над ошибками.

В практике работы отделов продаж существуют квартальные, полугодовые и годовые отчеты. Они оценивают движение компании и дают возможность вовремя внести коррективы в стратегию деятельности этих подразделений.

ТОП-7 кейсов
из разных ниш с ростом
от 89% до 1732%

Узнать подробнее

Способы ведения отчетности по продажам

Такая документация входит в обязанности каждого менеджера подразделения по сбыту. Если же специалист откладывает это «на потом» и не понимает необходимости контролировать показатели, следует помочь ему сделать первые шаги и начать с ключевых позиций: указания количества заключенных сделок, числа привлеченных клиентов, прибыли. В конце рабочего дня сводки каждого менеджера вносятся в общий документ отдела прямых продаж.

Отчет, составленный вручную

Если в штате отдела продаж несколько специалистов, для сбора данных можно использовать, например, онлайн-таблицы. Достаточно настроить их один раз, вставить формулы, создать уникальную ссылку для доступа – и информацию можно изучить с любого устройства.

Руководитель должен обговорить единый формат сдачи данных по продажам и время их отправки. В таблицы сотрудники вручную вносят сведения о количестве клиентов, числе произведенных звонков, сумме сделок и подобном. Отдельно формируются графики и рассчитываются метрики, необходимые руководителю.

Источник: shutterstock.com

У подобного подхода к составлению документации есть очевидные минусы: при увеличении штата отдела прямых продаж вырастает и число отчетов, их будет сложнее проверять и анализировать, а в случае повышенной нагрузки уделить внимание составлению сводки будет трудно. Значит, статистика непременно искажается. Сводки не отражают реальное положение дел.

Автоматизированные отчеты

Внедрение специальных программ и технологий позволяет ускорить обработку заявок, повышать точность данных, более эффективно управлять продажами, выявлять убыточные рекламные кампании и в итоге – увеличивать прибыль.

Наиболее востребованные инструменты для автоматизации отделов продаж – CRM-система, коллтрекинг, сервис для коммуникации менеджера и клиентов, e-mail рассылки, которые берут на себя многие рутинные задачи.

Этапы составления отчета менеджером по продажам

Важно, чтобы такой документ был полезен бизнесу и повышал результативность команды. Для этого эксперты рекомендуют ответственно проработать все этапы.

Определить цели и задачи отчетности

Должно быть четкое понимание, что руководство хочет увидеть в сводке, какие получить данные, на какие важные вопросы получить обоснованный ответ. Например, как выполняется план по продажам, какие каналы сбыта имеют высокую эффективность, как выстроена воронка продаж и какова конверсия на ее этапах и тому подобное.

Выбрать показатели

В отчете должны быть отражены как основные цифры продаж (их общий объем, средний чек, количество сделок, конверсии), так и дополнительные параметры, в которых заинтересован бизнес (время закрытия сделки, прибыль от одного клиента, процент отказов и прочее), а также метрики, характеризующие эффективность сейл-менеджеров.

Собрать данные

Сведения о продажах могут поступать из самых разных источников: аналитических платформ, CRM-системы, отчетов об эффективности проведенных рекламных кампаний. Обеспечить надежность и достоверность аналитики должны точные и подробные сведения.

Продумать структуру и форму предоставления информации

Данные должны легко восприниматься, быть логичными и максимально понятными. Для этого используются диаграммы, электронные таблицы, и другие элементы инфографики.

Анализировать результаты и делать выводы

На этом этапе идет обработка данных, выявляются явные и скрытые проблемы, рассчитываются показатели и сравниваются с нормативами, прогнозируется дальнейшее развитие событий. Выводы делаются на основе объективных данных и формулируют действия, которые могут улучшить продажи и устранить выявленные недостатки.

Задокументировать отчеты и регулярно их обновлять

Сводки о продажах необходимо официально оформить и обеспечить их хранение в архиве либо в цифровых файлах. Важно отслеживать их своевременное обновление и обеспечивать исполнение решений.

Формы отчетности менеджера по продажам

Excel

Менеджер по продажам использует эту программу для решения различных задач: формирует отчеты, контролирует проведение сделок, анализирует продажи.

Таблицы сотрудник заполняет вручную, вводя нужные сведения: количество выполненных звонков, число клиентов, сумму сделки. Кроме этого, в Excel удобно считать важные для бизнеса показатели: конверсии, средний чек, процент отказов и прочее.

Но программа может выполнять более сложные задачи – формировать многоуровневые отчеты, анализировать большие массивы данных, представлять сведения в графическом виде.

Форма отчетности пайплайн продаж

Это особый пример сводок менеджера по сбыту. Такой документ отражает последовательный процесс движения клиентов. По форме это сводная таблица, где прописаны все действия для привлечения пользователей, их удержания и доведения до совершения сделки.

На первых этапах внедрения методологии пайплайн менеджеры отмечают ее сходство с воронкой продаж. Однако есть существенное отличие: в то время как первое – это процесс доведения заявки до сделки, второе отражает конверсию и этапы сбыта. Говоря другими словами, воронка – это путь клиента, а пайплайн – действия менеджера по продажам.

В таком документе указывают:

• Компанию и наименование сделки.

• Данные клиента и персонального менеджера, работающего с ним.

• Название продукта/услуги.

• Дату подписания договора.

• Стоимость соглашения.

• Этапы и статус сделки.

• Процент вероятности закрытия контракта.

Использование пайплайн требует согласованных действий руководителя и менеджеров, они совместно принимают решения, которые обеспечат успешное завершение сделки. Для эффективного взаимодействия управляющего отделом продаж и сотрудников необходимо соблюдение условий:

• Действия и отчеты сейл-менеджеров обязательно должны вноситься в CRM-систему.

• Руководитель проводит отбор сделок, используя для этого фильтры в CRM, и создает отдельную форму.

Важно выделить графы «этап сделки» и «вероятность», которые являются взаимозависимыми. То есть возможность подписания договора связана со стадией, на которой находится клиент. На вероятность заключения сделки влияют следующие факторы:

• контакт с лицом, принимающим решение;

• знание бюджета клиента;

• сроки, в которые покупатель готов принять решение;

• условия оплаты;

• сфера деятельности компании;

• статус и опыт персонального менеджера.

Источник: shutterstock.com

Эксперты предлагают работать по следующей шкале:

• Клиент запросил коммерческое предложение: вероятность положительного исхода до 50 %.

• Отправлен контракт: 50-70 %.

• Договор изучен и подписан: 70-90 %.

• Выставлен счет: 90-100 %.

• Счет оплачен: 100 %.

Эффективность пайплайн-маркетинга зависит от соблюдения следующих принципов:

• Деятельность менеджеров контролируется ежедневно. Это особенно важно для новичков, которые проходят этап адаптации, не уверены в своих силах и могут совершать ошибки. Если проверять сотрудника регулярно, поддерживать, наблюдать за его работой, можно увидеть рост профессиональных навыков и уверенности pipeline-менеджера.

• Переполнение или пустота пайплайна недопустима. Задача руководителя – контролировать закрытие сделок сотрудниками, своевременно добавлять им новые задачи. Автоматизировав этот процесс, можно добиться баланса в работе менеджеров, не допуская чрезмерной нагрузки и простоя, когда свежая операция поступает в работу без задержки.

• Используя в работе пайплайн, важно контролировать такой показатель как средний чек. Он важен для каждого бизнеса и отражает эффективность деятельности команды. Значение среднего чека может колебаться, но выявление факта снижения без обоснованных причин – сигнал о проблеме, которую надо решить.

• Действия менеджеров должны соответствовать выработанной маркет-стратегии. Отрабатывая каждый этап сделки, нужно поддерживать клиента, стимулировать его совершить покупку. Для этого можно предоставлять приятные бонусы, специальные условия, помогающие удержать покупателя, побуждать его совершать повторные сделки.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы об отчете менеджера по продажам

Как поступить, если сотрудники не предоставляют еженедельную сводку?

Если такая проблема существует, следует разобраться в причинах. Менеджерам отчет кажется сложным? Максимально упростите его. Члены команды считают, что он не нужен? Объясните его важность. Сотрудники заявляют о своей загруженности? Введите поощрения – работники сразу найдут время для его составления.

Насколько эффективен отчет менеджера по продажам по отдельным торговым точкам?

Компании, для которых это актуально, обращают особое внимание на такие сводки. Анализируя эти отчёты, можно понять их эффективность, оценить ассортимент товаров с точки зрения востребованности, лучше понять потребности клиентской базы, вовремя устранить недочеты.

Почему важно собирать отчеты менеджеров по продажам о пропущенных сделках?

Данная метрика выявляет число несостоявшихся продаж и обычно выражается просто в количественном отношении. Можно сопоставить пропущенные и совершенные сделки, выявить конверсию успешных.

Если показатель выше 50 %, все нормально. Если анализировать глубже, можно определить число клиентов, отказавшихся от покупки на определенных этапах. Возникает необходимость выяснить причину. Пропущенная сделка – это упущенная выгода, убыток для компании, и придется принять это как просчет команды сбыта.

Итак, отчеты по продажам – важный документ в бизнесе любого масштаба, помогающий определить слабые места, наметить меры по устранению проблем. Начиная вести такую документацию, можно изучать ключевые показатели: количество сделок, число потенциальных клиентов, выручку. Уже это мотивирует сотрудников, стимулирует их развиваться и двигаться дальше.

Когда показателей станет много, можно поставить перед руководством вопрос о необходимости автоматизировать процессы. Это освободит менеджеров от рутинной работы и направит их деятельность на решение более важных задач.

Источник изображения на шапке: shutterstock.com

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать ценные бизнес-подарки бесплатно

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB