PERT-диаграмма: как и где используется

О чем речь? PERT-диаграмма визуализирует задачи, их последовательность и взаимосвязи. Она помогает оценить сроки выполнения работ, выявить критический путь и оптимизировать ресурсы. PERT-диаграмма особенно полезна для сложных проектов со множеством зависимостей между задачами.

Как составить? Для создания PERT необходимо определить все задачи проекта, оценить их продолжительность и установить зависимости между ними. Затем их размещают на диаграмме в виде узлов, а связи между ними обозначают стрелками. Критический путь вычисляется на основе самых длительных последовательностей задач, определяющих общую продолжительность проекта.

Суть PERT-диаграммы

Метод PERT (Program Evaluation and Review Technique) — мощный инструмент управления проектами, который позволяет точно определить, сколько времени потребуется для завершения каждой задачи.

Диаграмма PERT — визуальная схема, которая наглядно демонстрирует все задания проекта и помогает точно спланировать сроки его выполнения.

В современном мире бизнеса есть множество инструментов, которые помогают увидеть и проанализировать все аспекты деятельности компании: от роста до стабильности, от планирования до достижения целей.

Источник: shutterstock.com

Диаграмма PERT — своего рода карта проекта, которая помогает увидеть, что нужно сделать, в какой последовательности и сколько времени на это потребуется. Аббревиатура PERT определяется как метод анализа и оценки программы, полностью отражая его функциональность.

Задачи PERT-диаграммы

Диаграмма PERT помогает увидеть весь проект целиком и определить самый быстрый путь к его завершению. Она анализирует структуру программы, точно показывает время выполнения каждой задачи и определяет их последовательность.

Кроме того, PERT-диаграммы хороши по ряду других причин:

• Привлечение разных специалистов для планирования программы.

Для успешной реализации проекта, как правило, привлекаются специалисты из разных областей. Диаграмма PERT выступает в качестве организационного инструмента и сводит все «кусочки пазла». Сбор данных от всех отделов, задействованных в проекте, позволяет четко определить роли каждого участника и установить ответственность за выполнение конкретных задач.

Такой подход упрощает выработку единой стратегии и обеспечивает слаженную работу всех подразделений.

• Разработка решений, которые могут понадобиться.

PERT-диаграммы позволяют не просто планировать, но и эффективно управлять проектом. С их помощью возможно просчитывать типы развития событий. Благодаря такому моделированию различных сценариев («что, если») оперативно идентифицируются потенциальные проблемы и слабые места еще до их возникновения.

Представьте, что вы возводите дом. С помощью PERT-диаграммы вы можете смоделировать то, как повлияет задержка поставки материалов на сроки строительства, и заранее спланировать, как ее минимизировать. Это экономит время и ресурсы, вы не будете тратить их на исправление ошибок, которые были предсказаны.

Благодаря гибкости PERT-диаграмма помогает принимать взвешенные решения и уверенно двигаться к успешной реализации проекта.

Элементы PERT-диаграммы

Диаграмма PERT состоит из:

• Узлов, представляющих собой конкретные задачи или этапы проекта, каждый из которых имеет четко определенное время выполнения.

• Стрелок, указывающих на порядок выполнения задач и их зависимости друг от друга.

• Резерва времени, который позволяет гибко реагировать на непредвиденные задержки и проблемы.

Критический путь — ключевой элемент диаграммы PERT, показывающий последовательность задач, которые напрямую влияют на общую продолжительность работы. Любая задержка на нем приведет к удлинению всего проекта.

Такая визуализация учитывает время выполнения каждой задачи и возможные периоды простоя, а также устанавливает предшествующие действия, гарантируя строгую последовательность работ.

Диаграмма PERT определяет четыре четких типа взаимосвязи заданий:

• Завершение — начало (Finish to Start). Следующая задача стартует только после завершения предыдущей. Это обязательное условие.

• Завершение — завершение (Finish to Finish). Обе задачи должны быть завершены синхронно.

• Начало— конец (Start to Finish). Завершение одной задачи напрямую зависит от начала другой. Одно задание не может быть завершено до старта другого.

• Начало — начало (Start to Start). Обе задачи запускаются одновременно.

Условия PERT-диаграммы для определения объемов работ

Методика PERT для выявления критических событий, сроков и ресурсов проекта опирается на определенные условия.

События

События в PERT-диаграмме представляют собой этапы рабочего процесса. Они сами по себе не требуют никаких ресурсов, но наступают лишь после завершения всех предшествующих задач.

• Событие PERT обозначает старт или окончание одной или нескольких активностей.

• Каждое из них может начаться лишь после завершения всех предшествующих заданий.

• Последующее событие непосредственно следует за другим или иными.

PERT строго контролирует очередность выполнения заданий, гарантируя, что проект будет выполнен в соответствии с графиком.

Задачи

• В PERT-диаграмме задачи — это задания, требующие ресурсов. Невозможно начать ее, пока не будет завершено предыдущее событие. Это означает, что все предшествующие задания должны быть выполнены.

• PERT-задачи можно разделить на более мелкие для лучшей организации и контроля. Например, задание «подготовить графики». Оно может быть разбито на подзадачи «создать графики 1, 2 и 3».

Сроки

Это основа PERT, позволяющая достичь максимальной эффективности и минимизировать затраты.

Выделяют:

• Оптимистичный срок — минимальное время, необходимое для выполнения задачи. Когда все идет идеально, даже лучше, чем ожидали.

• Пессимистичный срок, напротив, отражает максимум времени, который может потребоваться при возникновении всех возможных проблем, кроме катастроф. Все идет не так, как планировалось, но без глобальных неудач.

• Реальный прогнозируемый срок. Он, как правило, находится где-то посередине между этими двумя крайностями.

• Ожидаемый срок. Именно на него стоит опираться при планировании. Он учитывает возможные непредвиденные обстоятельства и дает реалистичное представление о времени, необходимом для завершения задачи.

Управление

В управлении проектами важно понимать следующие термины:

• Критический путь. Это основа всего проекта. Он показывает всю программу от начала до конца и определяет точное время, необходимое команде для ее завершения.

• Критическая задача. Это тип заданий, которые нельзя затягивать или перегружать ресурсами. Они требуют особого внимания и точного соблюдения сроков. Успех всего проекта зависит от своевременного выполнения этих решений.

• Резерв — это ваш запас прочности. Он представляет собой дополнительное время и ресурсы, которые можно использовать в случае непредвиденных обстоятельств. Положительный резерв — возможность «подстраховаться» при задержках, а отрицательный — указывает на недостаток ресурсов.

• Время выполнения — период, необходимый для завершения предыдущей задачи перед началом следующей.

• Задержка — минимальный интервал между двумя последовательными событиями в проекте.

Для оптимизации программы используются следующие стратегии:

• Ускорение — это стратегия параллельного выполнения критических заданий, которая позволяет сократить общее время проекта.

• Сжатие критического пути — это метод оптимизации, выделение дополнительных ресурсов на критическую задачу, чтобы сократить время ее выполнения и, как следствие, всей программы.

Отличия PERT от диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта и PERT часто ошибочно принимаются за один и тот же инструмент из-за близкой функциональности. Они похожи. Обе — верные помощники в управлении проектами. Хотя они выглядят по-разному, их цель одна: помочь держать все под контролем.

Рассмотрим различия между ними более детально.

Таким образом, диаграмма Ганта полезна для простых проектов, давая ясное представление о сроках задач. В то же время PERT предлагает более детальный анализ и способствует оптимизации процессов реализации сложных программ.

Визуальное представление диаграмм Ганта и PERT существенно различается. Первые могут выглядеть запутанно при работе с большими и сложными проектами из-за сложности отображения зависимостей между задачами.

Источник: shutterstock.com

PERT-диаграммы, напротив, специально спроектированы для визуализации таких связей, делая их более понятными. Это особенно важно на начальной стадии проекта, когда команде необходимо быстро понять все возможные пути выполнения задач, оценить сроки и выбрать оптимальный вариант реализации.

В каких случаях использовать PERT-диаграмму

Диаграммы PERT целесообразно использовать в следующих типах программ:

• Проектах высокой сложности и нестандартной структуры, которые трудно разделить на мелкие, четко определенные задачи.

• Крупномасштабных программах с множеством взаимосвязей. Диаграммы PERT позволяют получить полную картину в едином формате.

• Проектах, где приоритетными являются оценка сроков и выявление потенциальных рисков. Диаграмма PERT позволяет определить критический путь — последовательность задач, определяющих его общую продолжительность и успех.

• Программах, требующих гибкости и адаптации к изменяющимся условиям. Благодаря структуре, PERT-визуализацию легко модифицировать без ущерба для ее целостности.

Примеры проектов, где диаграммы PERT показывают себя наиболее эффективно:

• IT-сфера. Разработка ПО, в особенности — создание программного продукта или цифрового сервиса.

• Запуск любого нового продукта, необязательно из сферы информационных технологий.

• Строительство. От масштабных проектов, как здания, сооружения, мосты, до более скромных, таких как детские городки, зоны отдыха.

• Проведение глобальной маркетинговой кампании.

• Любой научно-исследовательский проект, включающий в себя этапы подготовки к изучению, собственно работа и анализ полученных результатов.

• Организация мероприятий, например, конференций или фестивалей.

Этапы построения PERT-диаграммы

Создание PERT-диаграммы — многоэтапный процесс.

Этап 1: Определение перечня задач и их последовательности.

В начале работы над проектом необходимо определить его основные задачи и установить логическую последовательность их выполнения. Для этого следует перечислить все необходимые действия, учитывая взаимосвязь между ними.

В качестве примера рассмотрим проект по разработке сайта. Выпишем все этапы.

1. Изучить бриф и требования заказчика, обсудить проект с командой.

2. Создать прототип сайта.

3. Разработать дизайн-макет веб-ресурса.

4. Определить контент для сайта.

5. Составить техническое задание.

6. Выполнить верстку.

7. Запрограммировать сайт.

8. Протестировать веб-ресурс.

9. Заполнить сайт контентом.

Таким образом, структурированный подход к определению и упорядочению задач позволит обеспечить планомерное и эффективное выполнение проекта.

Этап 2: Оценка периода работы над каждым заданием.

Необходимо определить временные рамки для выполнения всех задач. При планировании нужно учитывать все риски и возможные задержки, которые могут повлиять на проект.

Оценим время выполнения каждого этапа программы с учетом этих факторов:

• Изучение брифа, пожеланий клиента и обсуждение проекта с командой — 1 день.

• Разработка прототипа сайта — 6 дней.

• Создание дизайн-макета веб-ресурса — 6 дней.

• Написание контента для сайта — 4 дня.

• Формулирование технического задания на верстку и программирование — 2 дня.

• Верстка сайта — 13 дней.

• Программирование веб-ресурса — 8 дней.

• Тестирование — 2 дня.

• Заполнение сайта контентом — 5 дней.

Этап 3: Определение зависимостей между заданиями.

Установить связи между задачами важно, поскольку они могут возникать по различным причинам:

• Из-за совместного использования ресурсов.

• Последовательного выполнения этапов, учитывая результаты предыдущих действий.

• Задействованного персонала.

На этапе планирования необходимо проанализировать логические связи между задачами. То есть определить порядок их выполнения и взаимозависимости.

Источник: shutterstock.com

Рассматривая проект по созданию сайта, определим связи между задачами:

• Изучение брифа, пожеланий клиента и обсуждение проекта с командой — 1 день.

• Разработка прототипа сайта — 6 дней, начинается сразу после предыдущего пункта.

• Создание дизайн-макета веб-ресурса — 6 дней, запускается только после создания прообраза и изучения брифа.

• Написание контента для сайта — 4 дня, начинается только после формирования прототипа и анализа сути проекта.

• Формулирование технического задания на версткуи программирование — 2 дня. Оно запускается сразу после создания прообраза.

• Верстка сайта — 13 дней. Начинается только после создания дизайн-макета и написания ТЗ.

• Программирование сайта — 8 дней, запускается лишь после верстки, создания техзадания.

• Тестирование — 2 дня. Начинается только после программирования и верстки.

• Заполнение сайта контентом — 5 дней. Запускается только после программирования и написания материала.

Этап 4: Построение графика.

Для создания PERT-диаграммы рекомендуется воспользоваться шаблоном. Это позволит сэкономить время, легко редактировать график без необходимости полного его пересоздания.

Этап 5: Определение критического пути.

Определить критический путь проекта означает рассчитать последовательность заданий с максимальной общей продолжительностью. Сложите время выполнения всех задач по каждому возможному направлению.

Путь с самым большим суммарным периодом — и есть критический. Например, в приведенном выше примере он равен: 1 день + 6 дней + 6 дней + 4 дня + 2 дня +13 дней + 8 дней + 2 дня + 5 дней = 47 дней. То есть выполнение проекта займет не менее 47 дней.

Этап 6: Оценка временных резервов.

Каждая задача имеет минимальный срок исполнения и допустимый — с учетом возможных задержек. Определите разницу между ожидаемым периодом выполнения и отклонениями для каждого задания. Это даст ясное представление о резервах и позволит оперативно перераспределить время, если возникнет необходимость в дополнительных работах.

Этап 7: Анализ и управление рисками.

Необходимо провести тщательное изучение всех потенциальных угроз и задержек, которые могут возникнуть при выполнении задач. На основе этого анализа нужно разработать эффективный план действий, направленный на управление этими рисками и минимизацию любых отклонений от намеченного графика.

Этап 8: Корректировка PERT-диаграммы.

При каждом отклонении от установленных периодов необходимо немедленно адаптировать график. Только так можно быть уверенным в точности сроков выполнения всего проекта.

5 лучших сервисов для создания PERT-диаграмм

Сегодня существует множество передовых решений, ознакомимся с самыми эффективными.

SmartDraw

Профессиональный инструмент прост в использовании:

• удобный интерфейс;

• готовые шаблоны;

• возможность сотрудничать с коллегами в режиме реального времени;

• поддержка различных форматов экспорта;

• интеграция с популярными системами управления проектами;

• стоимость подписки начинается от 9,95 долларов США в месяц при оплате за год.

Lucidchart

Это облачное решение для создания PERT-диаграмм обеспечивает:

• широкий спектр возможностей для совместной работы над проектами;

• большое количество шаблонов PERT-диаграмм;

• интеграция с Google Workspace и Microsoft Office;

• расширенный функционал, позволяющий эффективно управлять крупномасштабными проектами;

• бесплатный план для начала работы;

• стоимость рro-версии —7.95 $ в месяц — открывает полный потенциал решения.

Microsoft Visio

Этот профессиональный стандарт создан специально для корпоративного сектора и предлагает все необходимое для успеха:

• полная совместимость с экосистемой Microsoft;

• мощные инструменты, позволяющие создавать сложные диаграммы любого уровня сложности;

• расширенный функционал для глубокого анализа данных;

• готовые профессиональные шаблоны, адаптированные под различные отрасли;

• стоимость от 5 $ в месяц в составе Microsoft 365.

ProjectLibre

Эта программа — полноценная замена платным инструментам для создания PERT-диаграмм:

• имеет открытый исходный код;

• предоставляет все необходимые функции для создания PERT-диаграмм;

• возможно работать в автономном режиме, без подключения к интернету, а также импортировать и экспортировать файлы в форматах Microsoft Project;

• стоимость: бесплатно.

Edraw Max

Это программное обеспечение предлагает универсальный подход к созданию разнообразных диаграмм, в том числе и PERT.

Ключевые характеристики:

• широкая совместимость: поддерживаются многочисленные форматы диаграмм;

• простота использования: интуитивно понятный интерфейс обеспечивает удобство работы;

• богатый инструментарий: включает обширную библиотеку элементов и шаблонов для эффективного проектирования;

• кросс-платформенная доступность: работает на операционных системах Windows, macOS и Linux;

• стоимость: от 99 $ за бессрочную лицензию.

Источник: shutterstock.com

При выборе инструмента необходимо учесть следующие факторы:

• Размер проектов. Инструмент должен соответствовать амбициям.

• Возможность совместной работы. Убедитесь, что инструмент позволяет эффективно взаимодействовать всей команде.

• Интеграция с существующими системами. Инструмент должен дружелюбно работать с вашими текущими инструментами.

• Бюджет. Выбирайте инструмент, который соответствует вашим финансовым возможностям.

• Безопасность. Убедитесь, что инструмент надежно защищает ваши данные.

На современном этапе развития технологий облачные решения, обеспечивающие гибкость и возможность удаленной работы, часто являются оптимальным выбором для большинства команд. Но проекты с повышенными требованиями к конфиденциальности требуют локальных решений.

Плюсы и минусы PERT-диаграмм

В современном мире управления проектами важно понимать, что каждый инструмент имеет свои плюсы и минусы. PERT-диаграмма широко применяется. Но для абсолютно всех случаев не подходит.

Преимущества PERT-диаграмм

Улучшенная визуализация проекта позволяет:

• наглядно увидеть, как все задания связаны друг с другом;

• выявить наиболее важные задачи для своевременного завершения проекта;

• понять критический путь реализации программы.

• быстро выявлять потенциальные трудности.

Гибкость в планировании предполагает:

• Рассматривать разные варианты развития событий и быть готовыми к неожиданностям.

• Уверенно двигаться вперед, даже в условиях неопределенности.

• Быстро адаптироваться к изменениям, легко корректируя проект по ходу дела.

Источник: shutterstock.com

Эффективное управление рисками предполагает:

• Применение трех видов оценки сроков. Это позволяет получить комплексное представление о временных параметрах проекта.

• Раннее выявление потенциально проблемных зон. Такой подход способствует своевременно принять меры по минимизации рисков.

• Ясное понимание резервов по времени. Это позволяет гибко реагировать на непредвиденные обстоятельства и изменения в ходе проекта.

Эффективная коммуникация:

• Все участники проекта должны иметь единое понимание его целей, «говорить на одном языке».

• Визуальное отображение взаимосвязей между задачами позволяет всем видеть общую картину, отслеживать прогресс и координировать действия.

• Быстрый и простой процесс согласования с заинтересованными сторонами дает ускорить принятие решений и минимизировать задержки.

Недостатки PERT-диаграмм

Сложность реализации и сопровождения:

• Высокая трудоемкость процесса создания: требует огромных временных ресурсов.

• Постоянная потребность в обновлении. Внесение изменений в проект требует корректировки системы, что может быть ресурсозатратно — отнимает много времени и сил.

• Ограниченная масштабируемость. Для крупных проектов система может оказаться непригодной из-за сложности отображения данных.

Субъективность оценок:

• Зависимость от мнения экспертов по поводу продолжительности задач.

• Риск недооценки потенциальных угроз.

• Трудности определения точных сроков для новых и нестандартных видов работ.

Ограничения:

• Неэффективность при реализации небольших проектов.

• Сложность интеграции с методологиями Agile-разработки.

• Лишние функции для простых проектов линейной структуры.

Технические ограничения:

• Невозможность адекватно показать ограничение ресурсов.

• Сложность визуализации циклических процессов.

• Ограниченный функционал для отображения хода выполнения задач.

В наш век стремительного технологического прогресса PERT-диаграммы остаются ценным инструментом для управления программами. Их эффективность напрямую зависит от того, насколько грамотно подбирается инструмент под конкретный проект и потребности команды. Помните, что PERT-диаграмма — это не панацея, а мощный помощник, который при правильном использовании может значительно повысить шансы на успех вашей программы.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о PERT-диаграммах

PERT — это инструмент анализа заданий, позволяющий точно определить время выполнения программы. Благодаря этой диаграмме команда сможет работать слаженно и продуктивно, уверенно двигаясь к поставленной цели.

В каких случаях ее использовать не стоит?

PERT-диаграмма необходима не во всех случаях. Не тратьте время на ее построение в программах с легким управлением, где все ясно и прозрачно:

• Проект невелик и имеет простую структуру управления, включая краткосрочные задачи, линейные процессы или программы с узким кругом привлеченных лиц.

• Ограниченное число участников. В проектах с небольшим количеством людей, коммуникация и координация проще, поэтому сложная диаграмма не нужна.

Также стоит отказаться от PERT в гибких программах, где требования могут меняться:

• Agile-проекты. Здесь приветствуется адаптивность и постоянные изменения, PERT-диаграммабудет слишком жесткой.

• Итеративная разработка. Постоянное тестирование и улучшение в такой модели несовместимы с фиксированным планом PERT.

• Если вам нужно отслеживать повседневную работу, PERT-диаграмма не подходит.

• Повторяющиеся процессы. Для рутинных задач лучше применить другие инструменты.

• Операционная деятельность. В этом случае, когда важно быстро реагировать на изменения, PERT-диаграмма может замедлить этот процесс.

В наши дни управление программами все чаще строится на гибком подходе, который позволяет использовать разные инструменты в зависимости от этапа проекта. Например, PERT-диаграмма может применяться для стратегического планирования, помогающего увидеть общую картину, а Scrum-доски или диаграммы Ганта — для оперативного руководства.

Как появилась PERT-диаграмма?

Как метод оценки и анализа проектов она была разработана в 1958 году консалтинговой фирмой «Booz Allen Hamilton» совместно с компанией «Локхид» по заказу Подразделения специальных проектов ВМС США в составе Министерства обороны США. Изначально PERT-диаграмма использовалась для ведения военных проектов. Но позже ее перенесли и в сферу менеджмента, чтобы отслеживать эффективность работы программ на каждом этапе.

Этот проверенный временем инструмент управления проектами доказал свою эффективность при реализации масштабных задач, таких как разработка ракет Polaris и проведение зимних Олимпийских игр в Гренобле в 1968 году.

Как читать диаграмму PERT?

В проектной схеме узлы символизируют задачи, которые нужно выполнить. Направленные связи (стрелки) иллюстрируют порядок и последовательность действий в ходе программы. Внутри каждого узла или стрелки указывается временной интервал, отведенный на выполнение соответствующего задания. Таким образом, с помощью диаграммы PERT можно получить ясный план действий и понять, какие задачи критически важны для завершения проекта в срок.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать ценные бизнес-подарки бесплатно

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB