Регламент: образец, виды, правила составления

О чем речь? Регламент — образец упорядочивания работы. Благодаря ему люди в курсе своих должностных обязанностей. Например, менеджер точно знает, когда и как ему передавать документы клиенту на подпись, а начальник отдела — как проводить онбординг нового сотрудника.

На что обратить внимание? Регламенты должны быть понятны тем, для кого они создаются, содержать расшифровку терминов, корпоративные требования и дополнительные сведения на внутренние и внешние акты.

Задачи регламента в бизнесе

Бизнес, независимо от его направления, состоит из множества объединенных между собой процессов.

Внутренний регламент — один из важнейших инструментов, помогающий начальнику успешно руководить бизнесом. Благодаря ему можно организовать рабочие процессы без остановок, упорядочить деятельность и получить значительную экономию бюджета. Рассмотрим, с какой целью используют регламенты:

• Повышение эффективности однообразных процессов в организации.

С помощью него происходит не только подробное описание работы, но и предлагаются оптимальные варианты выполнения дел. К примеру, банк для работы своего кол-центра, установил регламент ежедневного ознакомления с базой знаний компании. Это дает возможность работникам быть в курсе последних новаций, давать грамотные консультации клиентам.

• Типизация деятельности.

Крупные компании, имеющие несколько подразделений, используют регламенты для приведения всех процессов внутренней деятельности к общей цели. Наблюдается согласованность действий сотрудников соседних отделов, подчинение единому плану, устремленность к совместному успеху.

Источник: shutterstock.com

При возникновении вопросов у работников, нет необходимости обращаться за помощью к руководителям, в регламенте можно найти большинство ответов. Это облегчает труд коллектива компании, помогает не вовлекаться в решение чужих задач и успешнее повышать собственные показатели.

• Снижение расходов на подготовку персонала.

Для интеграции в деятельность компании иного алгоритма действия, необходимо создать проект программы обучения и нанять тренинг-менеджера. Либо сэкономить бюджет и упростить задачу с помощью внедрения нового регламента внутри организации.

Далее обеспечить его распространение среди сотрудников и назначить уполномоченное лицо, следящее за успешным получением, овладением, использованием этих знаний в работе и их результативностью.

• Легкость управления.

Единообразия документооборота организации можно достичь, установив правила составления отчетности. Директор сможет в любой момент найти необходимые данные, посмотреть и оценить.

• Отсутствие ошибок в информации и риска утраты.

Для разъяснения процедур распространения данных в пределах компании существуют документы, собирающие базу сведений и помогающие быстрому взаимодействию сотрудников и отделов. Это похоже на big data, массив с общей информационной средой, четкой структурой, классификацией, доступностью для каждого базы знаний, необходимой для эффективной деятельности.

• Побуждение работников к инициативности.

Регламент внутри организации дает возможность сотруднику, не дожидаясь распоряжений руководителя, самому начинать исполнение обязанностей. На его профессиональный рост оказывает позитивное влияние самостоятельность и независимость в выполнении задач. Регламент призван помочь ему в понимании, что конкретно требуется от его деятельности, каким образом наладить работу и получить необходимый результат.

• Делегирование обязанностей.

Благодаря наличию нормативной документации, каждый сотрудник в компании понимает свою область работы, руководителю нет необходимости контролировать каждого. Появляется понимание, у кого из специалистов слишком большой объем обязанностей, а кого можно нагрузить дополнительно.

• Улучшение показателей эффективности и прибыльности компании.

Успех и высокие результаты деятельности организации складываются из упорядоченных производственных процессов и слаженной работы сотрудников, четко и без перебоев следующих плану.

Для успешного действия регламента необходимо создать упорядоченную структуру, подробно и содержательно отражать информацию.

Структура любого регламента

При создании всей нормативной документации нужно учитывать полную согласованность между собой. Принципы, отраженные в одних документах, должны не противоречить законам других. Самые часто используемые разделы в регламентах:

• Общие положения. В этом разделе перечисляются работники, обязанные следовать этому регламенту, и задачи, ради выполнения которых создан документ. Также отражается последовательность действий при утверждении и отмене документа.

• Назначение. Вкратце освещается деятельность, которую регулирует документ.

• Сфера использования. Здесь нужно обозначить сотрудников, деятельность и объекты.

• Разъяснение алгоритмов и принципов деятельности. Какие именно должны совершаться действия и к каким результатам приводить.

• Делегирование ответственности. С обязательным указанием ее типа — административная, дисциплинарная или другая.

• Способ контроля. Определяется список лиц, обязанных мониторить исполнение всех пунктов данного регламента.

• Методическое руководство. Оно устанавливает свод правил, обязательных для исполнения и не зависящих от ответственного сотрудника.

• Инструкция для работы, закрепляющая схему действий сотрудника/отдела организации.

• Порядок корректировки и дополнительных поправок в нормативный документ.

• Приложения. Приводится список материалов, использованных при составлении регламента: планы, схемы действия, справочники, формы и правила создания документации, таблицы, данные исполнителей.

Помимо вышеуказанных, в регламенте необходимо учесть следующие детали:

• наименование компании;

• дата создания;

• вид документа;

• отметки об утверждении;

• подписи.

Этапы создания регламента

Создание регламента — важный шаг в упорядочивании внутренних процессов и обеспечении стабильной работы организации. Чётко структурированный документ помогает установить единые правила, распределить ответственность и снизить вероятность недопонимания среди сотрудников.

Чтобы регламент был эффективным и реально применимым, его разработка должна проходить поэтапно, с учётом специфики деятельности и потребностей коллектива.

Разработка проекта

Для начала появляется необходимость создания ЛНА (локального нормативного акта) по распоряжению руководства либо личной инициативе работника. Запрос обычно фиксируется одним из способов: поручение, письмо, записка, распорядительная бумага, письменная резолюция. Желательно создать его для расчета срока разработки проекта ЛНА. Личная инициатива работника не всегда приветствуется в компании.

Согласование

При разработке ЛНА необходимо пройти все этапы координации. Предпочтительнее для экономии времени, свести к единообразию сроки согласования документов и список лиц, контролирующих проект ЛНА.

Источник: shutterstock.com

Сроки, прописанные в новом документе, должны соответствовать уже существующим регламентам, таким как инструкция по делопроизводству. Стандартный материал по делопроизводству (пп. 4.4 и 4.6) содержит периоды согласования и список лиц, контролирующих ЛНА.

Утверждение

Основное правило при этом шаге в организации, которое необходимо учесть: ЛНА может быть принят только непосредственно должностным лицом либо распорядительным документом. В случае ускоренного запуска акта утверждение производится лично ответственным лицом. Приказ используется, когда перед введением нормативного документа в действие требуется выполнить дополнительные шаги (ознакомление, обучение сотрудников и другие). Обычно в компании пользуются и тем и другим способом утверждения ЛНА, по необходимости.

Регистрация

Компании, использующие в делопроизводстве учет ЛНА, создают отдельные регламенты, регулирующие этот процесс. При регистрации указывается система особых индексов и место проведения регистрации.

Ознакомление.

В каждой организации существует свой способ осведомления. При заключении трудового договора работники ставят подписи об ознакомлении с некоторыми ЛНА, далее используются книги и листы информирования. Лучше, если порядок ознакомления унифицирован и оптимизирован. Самый подходящий способ для этого — лист информирования, включенный в состав каждого нормативного документа.

Корректировка

Иногда срок действия ЛНА очень продолжительный, за долгое время он претерпевает множество изменений. Регламент включает раздел с описанием способов внедрения корректировок в акт, их типов, необходимостью создания распорядительного документа для их внесения.

Прекращение

Срок действия любого ЛНА заканчивается, когда его отменяют либо при ликвидации компании. В основном, конечно, необходимо инициировать процесс аннуляции. На этот случай происходит запуск распорядительного документа. Этот нюанс требует обязательного упоминания в ЛНА.

Хранение

Чаще всего регламенты содержатся в организации на постоянной основе. Проведя процедуру отмены, их передают в архив компании, где они обрабатываются, согласно правилам этого подразделения. Для хранения материалов существуют отдельные нормативные документы, при составлении ЛНА достаточно упомянуть их, не расписывая подробности.

Образец регламента отдела продаж

Регламент отдела продаж — это один из ключевых документов, обеспечивающих чёткую организацию работы и достижение поставленных целей. Он определяет порядок взаимодействия сотрудников, алгоритмы выполнения задач и стандарты обслуживания клиентов.

Наличие такого документа помогает снизить риски, связанные с неэффективной коммуникацией или нарушением внутренних процедур.

Основная часть

Здесь указана информация, с помощью которой происходит ускоренная адаптация новых работников и оценка эффективности деятельности сотрудников с опытом. Эта часть регламента должна быть фактически аргументирована и связана с бизнес-процессами компании. Рекомендации по включению в основную часть:

Список терминов, использующийся в компании

Этот раздел включает непосредственно понятия и их интерпретацию. Это помогает создать в коллективе общее информационное пространство. В случае изучения регламента новым сотрудником, этот раздел поможет ему разобраться самостоятельно, без лишних вопросов к тексту, насыщенному определениями.

Источник: shutterstock.com

Варианты используемых терминов:

• Менеджер активных продаж — МАП.

• Финансово-экономическая служба — ФЭС.

• Руководитель отдела продаж — РОП.

Система рабочих взаимоотношений менеджера и компании

Эта часть описывает общие правила, по которым проходит испытательный срок. А также определяет ответственность, возникающую при отказе от выполнения обязательств по трудовому договору для обеих сторон.

Для удобства выпускается отдельное приложение к регламенту, содержащее сведения о выплатах и мотивации работников. Это обусловлено периодическими изменениями в порядке премирования, зависящими от целей бизнеса на данном этапе. Однако основные сведения об оценке KPI и выплате премий обязательно включаются в основную часть.

Последовательность действий в течение рабочего дня и функционал менеджеров по продажам

Последовательность операций необходимо изложить максимально просто, избегая формализации. Можно кратко перечислить основные обязанности и распределить их по времени в течение рабочего дня. Этот формат существенно облегчает деятельность линейного персонала, а также доступно воспринимается.

Например:

Для реализации продукции и предварительного выполнения всех шагов продаж, нужно:

• Проанализировать базу клиентов и определить перечень тех, кому можно сделать коммерческое предложение, или запланировать посещение. При этом нужно учитывать следующие показатели: как часто покупает, какую сумму тратит, какой выбор продукции осуществляет.

• Посещение запланировать, используя систему SMART.

• Осуществить звонок и визит к клиенту. Выяснить, нуждается ли он в продукции компании, провести коммерческую презентацию продукта и получить заказ.

• Предложить рассмотрение других продуктов компании и добиться обратной связи.

• Если не удалось сразу определить дату совершения сделки, установить новую.

• Проконтролировать корреспонденцию и отправить коммерческие предложения согласно заданным договоренностям.

Простота изложения обязанностей позволит быть уверенным, что любой, даже неопытный работник, который изучит ваш регламент отдела продаж, сразу включится в процесс выполнения ежедневных обязанностей.

• Правила делового этикета, утвержденные в организации.

В этой части регламента нужно кратко пояснить, какие стандарты и порядки существуют в бизнесе:

• Для внутреннего взаимодействия в коллективе.

Обязательно определить субординацию в компании и способ подачи запроса для выяснения актуальной проблемы у определенного круга лиц.

Для взаимодействия с клиентами организации

Здесь нужно сформулировать правила общения с потребителями в различных обстоятельствах, указать приемлемые обороты речи. Особенное внимание уделяется разделу, описывающему работу с проблемными клиентами, жалобами и конфликтами в коммуникации.

Благодаря такому взаимодействию составляют мнение об уровне сервиса в компании. Из этого складывается также оценка ее работы, поэтому необходимо уделить особое внимание технике ведения сложных переговоров.

Правила и нормы, принятые в компании

Чтобы полностью исключить недопонимание, стоит добавить наличие либо отсутствие дресс-кода в отделе продаж. Рассказать о порядке осуществления перерывов на обед, какая ответственность за опоздания на работу, общие правила поведения в здании.

Крупные компании вместо этой части в регламенте выпускают отдельный нормативный документ — Кодекс делового общения. Очень важно отметить, что правила, установленные в части бизнес-коммуникации, одинаково применимы и к линейному персоналу, и к руководству.

Источник: shutterstock.com

Когда деятельность вашего отдела не относится к регулярному взаимодействию с клиентами, возможно использовать некоторые уступки в применении дресс-кода. Тогда требования к одежде более мягкие либо часть рабочей недели допускает свободный стиль одежды.

Такой формат может стать еще одним мотивационным стимулом для персонала, создавая атмосферу расслабления и уюта в рабочей обстановке.

Критерии обучения и показатели профессиональной подготовки

Обучение линейного персонала внутри компании необходимо строго регламентировать и разделять на блоки в соответствии с квалификацией ученика. Чаще всего этот процесс делится на три этапа:

• Базовый курс и адаптация.

• Семинары, теория и практика.

• Оценка и проверка знаний.

Каждый этап состоит из конкретных стандартов и методик. В регламенте отражается последовательность проведения обучения и оценки специалистов, список базовых образовательных мероприятий, время их проведения, чек-листы.

На втором этапе создается годовая программа развития линейного персонала, с изложением плана и расписания занятий.

Вышеуказанные документы должны быть упомянуты в регламенте с приложением ссылок на них. Сотрудник не обязан подробно разбираться в них, однако в случае затребования они должны быть предоставлены для изучения.

В связи с тем, что в этот раздел входит множество документов (приказы, графики мероприятий, тесты и оценочные положения), они отражаются в полной версии положений об обучении и оценке персонала.

Приложения и инструкции

Заключительная часть нормативного документа включает перечень обязательных дополнений и ссылок на их актуальное местоположение. Когда в компании небольшое количество приложений, допускается разместить в ЛНА их полный текст для экономии времени на поиск нужной информации.

Перечень востребованных инструкций и дополнений:

• Чек-листы аттестации компетентности менеджера в работе. Для этого потребуется как минимум три таких документа: оценка звонков, встреч и знания продукта. Все, кто работает в отделе продаж, должны изучить их и ориентироваться в требованиях, предъявляемых к ним организацией.

• Документы по аттестации. Компании, имеющие простую систему оценки, вносят бумаги по ней в регламент отдела продаж: положение, требования и информацию о заданиях.

• Руководство по проведению планерок. В нем отражается порядок соответствующих утренних и вечерних мероприятий в отделе.

• Руководство по работе с CRM или рапортами менеджера по продажам. В случае применения организацией определенного порядка предоставления отчетности и используется CRM-система, то отдельное руководство должно подробно описывать этот процесс. Оптимально разработать его в виде пошаговой инструкции и представить как блок-схему.

Образец регламента по взаимодействию с клиентами

Приведем пример организации, занимающейся оказанием услуг по бухгалтерии. В виде дополнительного соглашения к договору на оказание данного сервиса составляется регламент, являющийся его неотъемлемой частью. Этот материал по документообороту, в том числе электронному.

Если в организации ведется операционный учет, регламент предполагает оказание бухгалтерских услуг, содержащих обработку первичных финансовых бумаг следующим образом:

• на базе, к примеру, удаленного доступа, внесение и переработка первичной документации, полученной от исполнителя, в компьютерную программу (программное обеспечение) заказчика;

• на базе этих материалов создание входящей и исходящей переписки по счетам синтетического и аналитического учета;

• генерирование регистров записей для универсализации входящих данных по первичным финансовым бумагам;

• формирование учетных документов.

Источник: shutterstock.com

Обозначается принцип предоставления материалов, с описанием положений, которые относятся к методике передачи как бумажных, так и электронных документов. К примеру, при первом процессе указывается:

• Исполнитель оказывает услуги в соответствии с документацией, предоставляемой заказчиком. Последний за счет собственных средств и своими силами гарантирует доставку материалов на адрес производителя работ.

• Для возможности оказания услуг локация исполнителя обозначается (определить местонахождение офиса).

• График работы (указать время, когда осуществляется прием документов). Так как для получения материалов и их копий следует установить режим деятельности исполнителя.

• Сторона, принимающая документы, имеет право пропускать только такие, которые можно четко идентифицировать.

• Если заказчик отправляет в адрес исполнителя копии бумажных материалов, предполагается наличие у него их оригиналов, находящихся в сохранности в течение сроков, установленных законодательством.

• Пока не истек срок действия договора, производитель работ ответственен за хранение документов, которые ему передал клиент, в закрепленном договором и соглашением порядке.

Необходимо указать место, в котором далее будут находиться материалы в случае отсутствия у вас обширного помещения для хранения архивов и макулатуры. К примеру, можно прописать так: «Заказчик обязуется получить отправленные раньше документы (оригиналы либо копии) в бумажном варианте в течение 7 (семи) рабочих дней после оповещения его исполнителем, о намерении произвести такую передачу материалов».

Источник: shutterstock.com

Для передачи документов дистанционным способом укажите правила этих действий. Предлагаем внести в регламент следующие пункты:

• Любые данные и документация передаются исключительно такими способами, которые позволяют точно понять, кто отправитель и получатель: электронная почта, мобильное приложение «Мультибухгалтер» и с помощью своей учетной записи на сайте multibuhgalter.ru.

• Укажите, в каком формате возможно предоставление материалов (PDF, Word, Excel, XML), для реальности прочтения, не используя дополнительные программы, интерфейсы и материальные затраты. Если электронный документ невозможно воспринять, об этом нужно немедленно сообщить отправителю, и запросить смену кодировки либо копии.

• Относительно оригиналов, рекомендуем прописать следующее: «Во всех случаях отправки документов в электронном виде от заказчика к исполнителю подразумевается наличие у первого всех их подлинников и соблюдение их сохранности на протяжении всего периода содержания, установленного законодательством».

• Относительно оригиналов материалов можно указать: «Заказчик сохраняет у себя подлинники документов, копии которых он направляет исполнителю. Ответственность за содержание документации ложится на клиента».

  «Во время исполнения договора на оказание бухгалтерских услуг, если заказчику требуется предоставить производителю работ необходимые материалы в оригинале, тогда этот процесс производится с обязательным оформлением описи бумаг, предназначенных для передачи».

• Для определения назначения документов, представленных вам, пропишите, что, отправляя исполнителю электронные формы бумаг первичного учета, заказчик предписывает отразить их в обороте на основании диджитал-представления.

  Можно дополнительно указать: «В качестве распоряжений заказчика в письменном виде считаются все указания, которые он передал исполнителю способами, позволяющими точно определять и отправителя, и получателя: имейл, мобильное приложение «Мультибухгалтер» и с помощью своей учетной записи на сайте multibuhgalter.ru».

• Уточните, какие адреса электронной почты будут использоваться.

Укажите список документов, которые вы будете формировать, к примеру:

• Первичные учетные материалы формирует исполнитель по распоряжению заказчика.

• Среди этих документов могут фигурировать: накладные на товар, акты выполненных работ и оказанных услуг, счета на оплату, УПД (универсальный передаточный документ), счета-фактуры и прочие бумаги, напрямую относящиеся к постоянной хозяйственной деятельности клиента, используемые в деловом обороте на территории РФ.

Когда при ведении первичного учета не нужно подробно описывать взаимодействие, а необходимо только подготовить материалы, тогда есть возможность использовать таблицу участков работы, относящейся к созданию документов для его описания.

Источник: shutterstock.com

Эта ведомость, в соответствии со спецификой деятельности заказчика, может составляться по следующей форме:

• Участок работы (оказания услуг).

• Периодичность исполнения.

• Формирование платежных поручений, инициированных директором, выгрузка их в интернет-банк (без права подписи).

• Ежедневно***.

• Прием и контроль данных с помощью системы электронного документооборота СБИС.

• Ежедневно направление директору, согласование счетов, выставленных к погашению.

Предлагаем зафиксировать положения по участию в платежах, к примеру, таким образом:

• «Исполнитель не распоряжается расчетными счетами заказчика и не имеет доступа к наличным и безналичным денежным средствам.

• На усмотрение клиента оставляется выполнение всех операций с разного типа денежными средствами, а также проведение авторизации платежей по расчетным счетам, осуществление визирования документов с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП) в системе «Интернет-банк» («Банк — Клиент»).

• По согласию обеих сторон происходит обеспечение заказчиком доступа к р/сч в системе «Интернет-банк» («Банк — Клиент») без права подписи с целью получения необходимой информации. Также осуществляется возможность загрузки платежных документов, сформированных исполнителем, для дальнейшей авторизации и подписи их клиентом».

Если есть необходимость уточнения порядка взаимодействия, то нужно это учесть на стадии регламентации участия в транзакциях заказчика. Для описания процессов (с частью примера про платежи) можно использовать таблицу по следующему образцу:

• Указание на хозяйственную операцию, процесс, документ, отчет и т. д.

• Стороны, производящие действия.

• Заказчик.

• Исполнитель.

• Подготовка платежных поручений.

Формированием банковских заявок занимается исполнитель, как и загрузкой их в «Интернет-банк» заказчика:

• не позднее 13.00 дня, отмеченного в графике регулярных оплат;

• *****.

Благодаря такому образцу в регламенте организации гораздо проще детализировать другие области работы и коммуникаций с клиентом.

Укажите вид программного обеспечения, используемого вами, и правила доступа к нему обеих сторон. К примеру: «Заказчик и исполнитель договорились, что оказание бухгалтерских услуг производится следующим способом: основываясь на удаленном доступе производителя к программному обеспечению клиента, содержащий в себе программу****».

Далее на ваше усмотрение.

Образец регламента обучения сотрудников

У отдела по работе с персоналом, да и у каждого работника кадров выделяется важнейшая область деятельности: способствовать получению работниками новых профессий, в которых нуждается организация, и постоянно следить за увеличением уровня компетентности и профессионализма работников. Это предполагает достижение двух показателей:

• Кадровый состав организации. Он состоит из требующихся компании профессионалов, с нужной специализацией.

• Сбалансированный уровень расходов организации на подготовку кадров.

Ситуация на рынке постоянно варьируется, в компании происходят смены ориентиров, и для достижения вышеуказанных целей нужно иметь комплексный подход и долгосрочную стратегию развития. Организация для систематизации информации составляет документы, предназначенные для внутреннего использования: регламент образовательных процессов, планы на год и долгосрочные, приказы по обучению персонала.

Все вышеперечисленные нормативные материалы помогают упорядочить процесс занятий. И, кроме того, учитывая стратегию компании и планируемые показатели деятельности, создать единый формат и критерии к организации обучающего процесса.

Больше всего это применимо к организациям, требующим единообразия бизнес-операций, но имеющих разветвленную структуру и широкое территориальное распространение отделений. Этот метод пригодится также производственным предприятиям для прохождения обязательных аттестаций и обучения большого штата инженерно-технического и рабочего персонала.

Законодательство не предусматривает жестких требований относительно наименования и содержания внутренней инструкции, в которой будут отражаться процессы подготовки специалистов. Это может быть и «Регламент обучения и развития», и «Положение о проведении обучения», и прочие. Как вариант, первый материал может стать приложением ко второму, и выглядеть как алгоритм действий должностных лиц, участвующих в процессе подготовки персонала.

Источник: shutterstock.com

Способ создания и утверждения инструкции, оформленной в виде положения, не отличается от остальной документации организационно-исполнительного характера.

В образец регламента отдела обучения работников можно включить части, в которых необходимо:

• понять, зачем конкретно создается этот нормативный документ, для этого указать его цели и задачи, определить рамки производственного процесса;

• перечислить список всех лиц, причастных к системе обучения;

• упомянуть все образовательные виды, формы и тенденции, используемые организацией, с целью увеличения компетентности и эффективности работы сотрудников (формирование резервного состава кадров, повышение квалификации, контроль за процессом подготовки, рациональное использование бюджета на эту деятельность и так далее);

• определить, кто именно: сотрудник, руководитель или служба персонала, будет инициировать начало обучения, и какая система и правила будут его регулировать (порядок разработки программ, инструкция по стажировке и прочие);

• выделить детали бизнес-процесса: алгоритм действий и обязательства всех участников на каждой ступени деятельности;

• определить, по какой шкале/механизму будет осуществляться закрепление достижений и оценивание итогов обучения;

• обозначить, как успехи в образовательном процессе могут стать дополнительной мотивацией для работников, например, повлиять на повышение в должности и улучшение условий оплаты труда.

Также в образец документа «Регламент обучения сотрудников» в компании можно включить следующую информацию по подготовке кадров: способ формирования бюджета, источники расходов, порядок согласования затрат и предоставленных на это финансов. Хорошо указать долю вовлечения денег работодателя и перспективы использования заемных средств.

Один из вариантов, который можно указать в регламенте — ежегодная подготовка бюджета будет осуществляться под конец календарного года с использованием данных из программы подготовки персонала на будущий год.

План занятий формируется исходя из количества запросов на обучение, полученных и обоснованных руководителями отделов. Глава организации, совместив нужды отделов с реальными возможностями бюджета, определяет общую сумму расходов.

В самом лучшем варианте образец оформления регламента подготовки персонала, спроектированный в виде «Положения об обучении работников», предполагает включение методики анализа результативности.

Разрешается воспользоваться любой уже созданной технологией либо создать собственный метод оценки. Очень важно определить степень эффективности проведенного обучения либо причины недостаточных показателей, и подобрать подходящие инструменты, которые способны эти процессы отследить.

Образец регламента приема на работу

Этот нормативный документ регулирует непосредственно процедуру трудоустройства. Это значит, что речь идет о периоде между утвердительным вердиктом о приеме именно этого соискателя на работу и завершением испытательного срока.

Этот образец оформления регламента по трудоустройству в организацию нового сотрудника подойдет как шаблон для составления документов, необходимых в вашей компании, касательно поиска и подготовки кадров.

Инструменты для создания регламентов

Формировать, контролировать и соблюдать требования инструкций и других нормативных документов вам помогут инструменты общего назначения и различные профильные программы. Предлагаем изучить основной список необходимых средств, способных облегчить работу:

Microsoft Word / Google Docs

Это многофункциональные редакторы текстов, в которых можно составить регламент.

Позволяют:

• Легко корректировать текст.

• Структурировать информацию в табличный вид, схемы и списки.

• Прикреплять к тексту пояснения и корректировать вместе с коллегами с помощью Google Docs.

Преимущества: знакомый интерфейс, нет денежных расходов (Google Docs), легкость в коллективном использовании.

Недостатки: необходима сложная дополнительная регулировка для систематизации документов большого размера.

Notion

Облачная программа для формирования систематизированных документов, баз данных и вики.

Позволяет:

• Вести нормативные документы постранично.

• Разрабатывать шаблоны унифицированных регулятивных актов.

• Возможность создавать вложения, чек-листы и таблицы.

Преимущества: легкость в коллективном использовании, дизайн и оформление.

Недостатки: необходимо время для освоения навыков работы в программе.

Confluence (Atlassian)

Программа, целью которой является оформление документов и многопользовательский доступ.

Источник: shutterstock.com

Позволяет:

• Создать архив нормативных документов в виде страниц с деревом разделов.

• Комментировать материалы и добавлять поиск.

• Совместимость с другими инструментами (Jira, Trello и другие).

Преимущества: хороший функционал для крупных проектов, сопровождение большого количества участников.

Недостатки: требует оплаты, непростой в использовании для коллективов с небольшим составом.

Google Drive / Microsoft OneDrive

Облачная платформа для хранения документов.

Позволяет:

• Консолидированную архивацию нормативных документов.

• Регулировка доступа к материалу, корректирование или просмотр.

• Совместимость с редакторами текстов.

Преимущества: легкость использования, возможность входа с любого технического устройства.

Недостатки: недостаточно широкое управление версиями по сравнению с профессиональными платформами.

Dropbox

Создан для хранения регламентов и многопользовательского доступа к документам.

Позволяет:

• Координировать изменения в автоматическом режиме.

• Оставлять комментарии к нормативным документам.

Преимущества: легко адаптировать под себя, совместимость с распространенными приложениями.

Недостатки: платный сервис для крупных массивов информации.

Git (для технических нормативных документов)

Механизм проверки обновлений. Будет очень полезен для документов технического характера, создания образцов технического регламента.

Позволяет:

• Сохранять все версии редактирования документа.

• Осуществить одновременную работу создателей материала.

Преимущества: контроль над всеми правками в документе.

Недостатки: трудность восприятия для пользователей, не обладающих техническими навыками.

Делопроизводство в CRM/ERP

Используется на платформах: 1С: Документооборот, Битрикс24.

Позволяет:

• Контролировать все варианты документов.

• Проверка доступа и автоматический процесс согласования.

Преимущества: встраивание в различные процессы организации.

Недостатки: необходимость интеграции и наладки работы.

Lucidchart / Draw.io

Платформы, предлагающие создавать схемы, графики и диаграммы.

Позволяют:

• Графически представить алгоритмы и процессы.

• Совмещаться с Google Drive и другими инструментами.

Преимущества: легкость в эксплуатации, множество бесплатных опций.

Недостатки: не во всех случаях позволяют работать с текстом.

Miro

Интерактивная доска, поддерживающая работу в команде.

Позволяет:

• Конструировать схемы действий.

• Добавлять элементы визуализации и комментарии.

Преимущества: удобно генерировать идеи, создание регламентов с нуля.

Недостатки: при необходимости расширить функции придется оплатить подписку.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о регламенте

Регламент, сформированный по правилам, является необходимым и действительно актуальным инструментом для облегчения деловой деятельности. Благодаря ему многие действия работников оптимизируются, общение между сотрудниками и отделами упрощается, что помогает созданию благоприятной обстановки в компании.

На что обратить внимание в компании, занимающейся производством?

Для них актуально акцентировать внимание на проверке свойств изделий, сроках ведения работ и выполнении критериев качества.

На что обратить внимание в организациях, предоставляющих услуги?

Для них актуально следить за скоростью обработки запросов и нацелиться на клиентоориентированность.

Самая частая ошибка при разработке регламента?

Участвовать в создании нормативного документа лучше всего тем специалистам, которые хорошо ориентируются в процессах, описываемых в нем. Тогда будут учтены не взятые для вида указания, а действительно необходимые операции.

Используя советы из данного руководства, вы можете спроектировать нормативный документ, помогающий заложить фундамент успешного развития вашей организации.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать ценные бизнес-подарки бесплатно

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB