Цифровизация бизнеса: причины, подготовка, действия

С одной стороны, цифровизация бизнеса – неизбежный процесс, к которому рано или поздно придут все компании. С другой стороны, лишь малая часть российский предприятий, общественных организаций уже перешла на «светлую строну», либо готовится это сделать в ближайшее время.

Цифровизация – это не просто «напичкивание» бизнес-процессов программным обеспечением, умными системами контроля, гаджетами. Это куда более глубокая, требующая тщательной подготовки работа. О том, какие преимущества бизнесу дает цифровизация, как грамотно к ней подготовится и поэтапно ее осуществить, вы узнаете из нашего материала.

Отличия цифровизации от цифровой трансформации

Данные исследований KDMA демонстрируют, что цифровизация бизнеса все больше интересует российские компании. По состоянию на 2018 год только треть опрошенных представителей предприятий отмечала важность этого процесса. Уже в 2020 году количество тех, кто выступал за цифровизацию, увеличилось вдвое и достигло 64 %. Более того, предприятия стали вкладывать в решение этой задачи значительные суммы (3 % фирм – 10 % от своего дохода).

Тем не менее, понимание важности этого процесса и запуск цифровизации далеко не всегда приносят желаемый результат. Это связано с неправильным подходом к решению такой задачи. Более 30 % респондентов считает цифровизацию всего лишь новым проявлением автоматизации и расценивает как искусственно привнесенное в рынок понятие.

Нередко встречается и такой взгляд, когда под цифровизацией представители коммерции понимают оцифровку бизнес-процессов.

Все эти технологии только кажутся похожими. В действительности они отличаются масштабом изменений в компании:

• оцифровка — трансформация процессов бизнеса в цифровой формат;

• цифровизация — последующий этап развития, на котором обработанные данные и процедуры могут использоваться для оптимизации и ускорения производственных операций;

• цифровая трансформация — еще более глобальный процесс, связанный с комплексными изменениями, основанными на внедрении digital-технологий. Задача таких изменений состоит в обеспечении выхода компании на иные рынки, формировании новых каналов сбыта продукции и разработке шагов, позволяющих получать дополнительную прибыль и увеличивать стоимость предприятия.

На стадии такой трансформации у фирмы появляется возможность генерировать и реализовывать идеи, объединяющие всю оцифрованную информацию. Данная технология расширяет круг возможностей для выработки и реализации стратегических решений, способных увеличить прибыль компании и принести дополнительные выгоды ее клиентам.

Чтобы цифровизация бизнеса 2021 обеспечила нужный эффект, необходимо не просто изменить производственные процессы. Нужно расширить стратегическое мышление. Важно планомерно проводить адаптацию предложений компании к существующей модели ведения бизнеса и прикладывать усилия в сферах, которые выходят за пределы используемой модели. Прошли времена, когда цифровая трансформация рассматривалась как инструмент, позволяющий стать лидером рынка. Теперь, в условиях современной конкуренции, без этого сложно даже просто выжить.

Почему малый бизнес особо нуждается в цифровизации

На самом деле не только каждая отрасль бизнеса, но и каждое предприятие имеет свои особенности. Но малый бизнес отличает несколько характерных для него отличий.

Во-первых, это подход к управлению клиентами и слабая устойчивость к разным изменениям. Для независимых малых предприятий (МП) покупатель является единственным источником дохода, поэтому вся деятельность выполняется в его интересах.

Другими словами, уход одного потребителя практически никак не отразится на финансовых результатах большой компании, так как таких у нее тысячи, а вот в лавке у фермера каждый клиент – любимый, его уход в другой магазин будет иметь ощутимый эффект, а потеря 20 или 30 покупателей становится крахом бизнеса. Подобный эффект у МП наблюдается в разных сферах, как в В2С, так и в В2В. Мы даже не будем говорить о других уязвимостях: – прочтите любой портал новостей, и увидите всю картину.

Еще одна особенность малого бизнеса связана со стремлением экономить любые ресурсы. Это особенно проявляется в кризисные времена. Здесь нет ничего удивительного: инвесторов нет, получить что-то из бюджета нереально, центральный офис, вобравший в себя несколько сотен стартапов и предпринимателей, тоже не поможет, т. к. его не существует.

Поэтому необходимо управлять затратами, производством, продвижением, содержанием сотрудников. Временами экономия принимает странные формы: процессы передаются на удаленку сторонним исполнителям, программное обеспечение – только бесплатно или взломанное (ждем штрафы!), в офисе минимум работников. В такой ситуации предприятие начинает работать уже себе в ущерб.

Еще одна особенность малого бизнеса связана с интересной структурой организационных процессов. Если крупная компания одновременно включает в себя целые группы процессов (производство, реклама, логистика, инфраструктура, проверка качества и др.), то небольшая фирма может соединять основные процессы только с одним усложненным. Например, со складской деятельностью, производством или доставкой.

Такая особенность ограничивает выбор программного обеспечения (с помощью простой CRM для отслеживания звонков уже не решить все задачи), структуру организации процессов и управленческие функции. Это приводит к тому, что схема управления небольшой фирмой должна быть такой же, как и у крупного предприятия.

В маленькой компании руководителю приходится уделять много внимания всем процессам (если, конечно, он не хочет потерять фирму). Ему хочется охватить все процессы, осуществлять контроль всех задач, углубляться в бизнес. Речь здесь идет не о гипер контроле, а о желании лично управлять собственной компанией и делать все необходимое для обеспечения прибыльности бизнеса.

Несмотря на существующие мнения, малому бизнесу цифровизация необходима в еще большей мере. Из-за ограниченности ресурсов здесь нужно максимально полно использовать всякого сотрудника, каждую копейку, любую возможность для развития.

Предпосылки к цифровизации малого и среднего бизнеса

Недавнее исследование показало, что объемы данных, генерируемых компаниями, будут быстро расти (на 42,2 процента в среднем за год). Если же предприятие применяет современные системы аналитики, машинное обучение или онлайн-оборудование, то этот показатель будет значительно выше. Увеличение объемов данных и их разрозненное хранение являются проблемой предприятий малого и среднего предпринимательства (МСП), которые не имеют средств для создания нужной инфраструктуры.

Как сейчас организован процесс хранения информации в компаниях МСП?

Чтобы получить более развернутый ответ на этот вопрос, рассмотрим результаты исследования: 47 % компаний имеют компьютеры, объединенные в единую сеть, 33 % используют облачные технологии, 32 % – локальный сервер, 30 % – внешние жесткие диски, 24 % – сервер NAS, а в 23 % компаний нет даже централизованного хранения данных. В разных секторах бизнеса результаты будут отличаться. Например, в IТ-секторе локальные сервера использует 58 % компаний (средний показатель – 32 %), а в образовательной сфере нет централизованного банка данных у 44 % организаций (средний показатель – 23 %).

Нередко предприятия сочетают несколько способов хранения информации. Компьютерные сети дополняются облачными хранилищами, которые запускаются спонтанно, создаются для отдельных проектов или подразделений. Какие-то данные хранятся в личных электронных почтовиках, социальных сетях, на жестких дисках или даже в бумажном виде.

Если говорить об образовательных учреждениях, то бумажный документооборот здесь ведет 64 % организаций. Обратную оцифровку, анализ и обработку такой информации, конечно же, никто не делает. В результате 68 % всех данных, собираемых предприятиями, в бизнесе не используют (такой результат демонстрирует исследование «RETHINK DATA. Эффективное использование бизнес-данных на периферии и в облаке»).

В рассмотренном ранее исследовании Seagate и IDC опрошенные представители фирм отметили, что примерно 30 % информации хранится во внутренних системах обработки, 20 % — на сторонних носителях, 19 % — в периферийных или удаленных центрах, 22 % — в облаке и 9 % данных расположены в других местах. В скором времени, предположительно, характер обработки информации на предприятиях не поменяется. Другими словами, корпоративная среда хранения данных в ближайшем будущем останется фрагментированной и непрозрачной.

Цифровизация международного бизнеса демонстрирует три основные проблемы:

1. Информационную безопасность трудно контролировать. Речь идет возможной потере или краже пользовательских данных, а также об информации, относящейся к коммерческой тайне.

2. Доступ к данным ограничен, что усложняет их применение для развития компании.

3. Не принято во внимание увеличение объемов генерируемой информации, так как отсутствуют единые принципы хранения данных.

5 причин начать цифровизацию бизнеса в России

Улучшить качество работы с клиентами

Работа с клиентами – основной мотиватор цифровизации бизнеса. Изо дня в день потребители контактируют с коммерческими и государственными компаниями, многие из которых уже приступили к трансформации своей деятельности. Клиент видит, что цифровизация и электронный бизнес упрощают и ускоряют многие процессы обслуживания. Он ждет подобных трансформаций и от других организаций.

Цифровые технологии обеспечивают возможность максимально персонализированного взаимодействия, которое нравится большинству потребителей. С digital-каналами связи, искусственным интеллектом, робототехникой все мы сегодня встречаемся довольно часто. Например, процесс оцифровки банковской деятельности не мог обойти вниманием чат-боты, а фармацевтические предприятия плодотворно применяют в своей деятельности мобильное оборудование.

Клиентский опыт включает историю взаимодействий как со внешними, так и с внутренними клиентами. Влияние цифровизации на бизнес приводит к оптимизации работы специалистов компании, что увеличивает эффективность деятельности каждого члена команды. Так, автоматизация рутинных управленческих операций позволяет освободить время для принятия стратегических решений.

Сделать протекание процессов бизнеса более быстрым и гибким

Есть мнение, что компании либо быстро работают, либо медленно умирают. Такая мысль особенно актуальна в условиях цифровизации бизнеса. Если компания не внедряет новые технологии, не подстраивается под высокий темп и особенности работы на рынке, то она будет безнадежно отставать от конкурентов, которые уже сделали такие шаги.

Для успеха бизнес должен быть быстрым и пластичным. Меняться нужно не при наличии возможности, а при возникновении необходимости в этом. Цифровизация бизнеса способствует оперативности принятия решений, быстрой адаптации компании к меняющимся рыночным условиям, повышению удовлетворенности клиентов.

Инновационные перспективы для развития

Цифровизация бизнеса и электронная торговля – направления, которые открывают новые возможности для развития в инновационном технологическом пространстве:

• Внедрение облачных технологий открывает перспективы работы над различными проектами. В этом случае над решением определенной задачи одновременно могут работать несколько команд, участники которых трудятся в разных местах. Кроме того, облачные технологии способствуют более эффективному использованию ресурсов предприятия.

• Благодаря использованию стратегии Mobile First, предприятие получает мобильный трафик, который давно уже опережает объемы звонков со стационарных устройств, и могут монетизировать его.

• Инновационные решения сокращают время, необходимое для решения задач бизнеса. Программное обеспечение, приложения, коннекторы и др. можно достаточно быстро и недорого внедрить, а результатом будет существенная оптимизация работы предприятия.

Благодаря новым технологиям существенно упрощается вход в ранее не освоенные сферы и ниши бизнеса. Инновационные методы и цифровизация – инструменты, с помощью которых можно быстро запустить новое направление развития компании.

Новые технологии для обработки информации и работы с данными

Информация – важная составляющая успеха в современном бизнесе. Каждую секунду на Земле люди создают огромные объемы данных в цифровом формате. Информация не просто заполняет регистры памяти, она работает на развитие бизнеса. Для получения возможностей, связанных с доступностью данных, нужны технологии сбора, структурирования и анализа сведений.

Партнерские отношения и сотрудничество

В любой сфере деятельности присутствуют взаимоотношения с партнерами, поставщиками и т. д. Различные направления цифровизации бизнеса позволяют более эффективно организовать процесс сотрудничества с другими предприятиями. Например, современные технологии снимают ограничения по географическому признаку при поиске партнеров. Находить компаньонов можно в любой стране мира. Еще более упрощает партнерскую работу открытый API. Так, уже длительное время работают технологии цифровизации финансовых операций в банковской сфере.

В современном бизнесе нельзя стать лучшей компанией или работать с самыми успешными предприятиями без цифровизации. Ведущие корпорации постоянно работают над внедрением передовых стратегий диджитализации и своими партнерами видят только тех, кто разделяет такие взгляды на развитие.

Тренды цифровизации бизнеса уже сейчас проникли, практически, во все сферы, но это еще только начало процесса. Компании, которые хотят добиться успеха, должны соответствовать современным рыночным требованиям. Чтобы отвечать этому условию необходима цифровизация.

Каким компаниям нужна и сколько стоит цифровизация бизнеса

Для некоторых предприятий программа цифровизации бизнеса пока еще является жизненно важной, но есть и такие компании, которые не могут обойтись без таких технологий. Тем не менее, происходящие изменения говорят о том, что со временем весь бизнес придет к необходимости диджитализации процессов.

Конечно, в разных областях экономики объемы цифровизации будут отличатся. В будущем, с развитием технологий, показатели диджитализации по отраслям также будут меняться. Например, в начале двухтысячных в нефтегазовой сфере цифровизацией месторождения считалось его подключение к спутниковой связи. В настоящее время внедрены системы управления добычей нефти, позволяющие контролировать работу оборудования и отслеживать процессы в реальном времени.

Прежде всего в цифровизации бизнеса заинтересованы предприятия, работающие в секторах с высокой конкуренцией («алый океан» по книге Ким Вичана). Для них промедление с внедрением digital-технологий означает гарантированное поражение на рынке. Во вторую очередь в цифровизации заинтересованы предприятия, бизнес которых предполагает работу с большим объемами информации.

Сегодня, несмотря на высокую стоимость, диджитализация бизнеса за счет оптимизации процессов, снижения ресурсоемкости и издержек на работу традиционного оборудования, способна покрыть внедренческие затраты всего за несколько месяцев.

На фоне растущей конкуренции происходит снижение затрат в сфере цифровизации бизнеса. На рынке появляется множество специализированных CRM- и ERP-систем, которые разработаны для узкого применения в конкретной сфере и, соответственно, они более доступны по стоимости.

Расходы на цифровизацию зависят от объемов запланированных изменений. Цена такого внедрения определяется исходя из масштабности диджитализации бизнеса. При этом будет учтено состояние инфраструктуры предприятия и технологий работы с информацией.

5 мифов о цифровизации малого и среднего бизнеса

Остановимся на основных мифах цифровизации малого и среднего бизнеса.

Миф 1: Малый бизнес не нуждается в облачных АТС – такие технологии используют только крупные предприятия

Существует ошибочное мнение, что виртуальные АТС нужны только тем компаниям, в которых работает большое количество персонала. Если вы заинтересуетесь данным вопросом, то увидите, что можно найти решения для офиса, в котором работает всего 3 сотрудника. Работать с виртуальной телефонией можно безо всякого перерыва даже после переезда в другое помещение или находясь «на удаленке». Это очень полезная технология для любого бизнеса. Она поможет:

• не потерять клиентов;

• соблюдать стандарты качества обслуживания;

• влиять на удовлетворенность потребителей.

Решение. Интегрируйте CRM в виртуальную АТС – и при входящем звонке у вас будут все необходимые сведения о клиенте.

Миф 2: Для малого бизнеса более приемлемы стандартные методы привлечения клиентов

Сегодня всем хорошо известны стандартные инструменты маркетинга, такие как контекстная реклама, технологии продвижения в социальных сетях, наружная реклама и т. д., но кроме них есть еще ряд интересных, нестандартных решений. Например, найти своего потребителя или привлечь проходящих рядом представителей целевой аудитории можно, используя Wi-Fi-радар.

Вам еще не знакомо такое устройство? Его используют для сбора MAC-адресов (идентификаторов) мобильных гаджетов, которые находятся на расстоянии до 70 метров. Затем, с помощью различных рекламных интернет-сервисов, на мобильные устройства целевой аудитории можно отправить таргетированную рекламу или сообщения.

Существует и такое оборудование, как Wi-Fi-Hotspot с радаром (2 в 1). Это соединение классического гостевой локальной сети с радиолокатором, имеющим функцию составления характеристик целевой аудитории. С помощью такого устройства можно наладить общение с потребителями через СМС или создать рекламные онлайн-кабинеты для увеличения показателей возврата.

Миф 3: Чтобы создать сайт для бизнеса, нужно много денег и времени

В это сложно поверить, но по результатам исследований оказалось, что более чем 30 % предпринимателей не имеет своего сайта или интернет-магазина. При этом все знают, что объемы заказов в Сети постоянного увеличиваются.

Некоторые бизнесмены думают, что можно обойтись и без сайта, а есть и такие, которые считают, что создавать его дорого и нужны специальные знания. Сегодня существует много готовых платформ, на которых можно за один день создать работоспособный онлайн-ресурс для бизнеса. Наличие сайта способствует повышению доверия со стороны потребителей. Кроме того, через такой ресурс клиенты могут отправлять онлайн-заказы, что очень важно в современных условиях.

Коммерческий сайт можно расценивать как еще один способ тестирования идей для бизнеса. Всего за день вы можете создать сайт, который позволит узнать, существует ли спрос на определенный продукт.

Миф 4: В маленьком предприятии вся информация под рукой, поэтому нет необходимости в ее оцифровке и аналитике

Данные, которые можно получать в онлайн-режиме, важны для ведения бизнеса независимо от его размеров. Не все предприниматели понимают, что можно собирать информацию о потенциальных потребителях используя, например, такой инструмент, как видеонаблюдение.

В этом случае будет полезен такой инструмент, как видео-аналитика, который позволит:

• отслеживать и идентифицировать лица, перемещения, звуки, наличие возгораний и дыма;

• вести контроль качества работы сотрудников;

• следить за поведением клиентов, используя счетчик потока покупателей, детектор формирования очереди и сегментацию целевой аудитории;

• тепловая карта продемонстрирует маршруты, по которым посетители перемещаются в залах магазинов.

Решение. Для обеспечения безопасности и поддержания комфортной обстановки в торговом зале, кафе или в другом заведении нужно использовать видео-аналитику, которая позволит отслеживать проблемных посетителей.

Миф 5: Цифровизация маркетинговых процессов потребует значительных затрат времени и финансов

В малом бизнесе очень часто онлайн-маркетинг применяют уже в последнюю очередь. Большинство предпринимателей ограничивается контекстной рекламой и социальными сетями. Сегодня многие методы офлайн-рекламы являются безнадежно устаревшими. Так, POS-материалы потенциальные покупатели выбрасывают в мусор даже не читая.

К наиболее эффективным инструментам быстрых маркетинговых решений относят рекламные экраны.

В чем особенность видеоэкранов:

• на таком оборудовании можно быстро провести цифровую рекламную компанию без расходов на полиграфию;

• информационные ролики на видеоэкранах можно оперативно заменить и создать программу ротации PR-материалов;

• управление показом рекламы может осуществляться удаленно из любого места на земном шаре.

Решение. Используйте POS-материалы: оцифруйте рекламный контент и показывайте его на рекламных мониторах, осуществляя удаленное управление ротацией.

4 фактора цифровизации бизнеса

1. Новейшие технологии

   Сами по себе инновационные методы деятельности не изменят ваш бизнес и не обеспечат прорыв на рынке. Для успеха важен правильный подход к внедрению технологических новинок. От того, как будет использоваться цифровизация бизнеса, как новые методы работы будут освоены сотрудниками, партнерами, потребителями и другими участниками процесса, зависит качество трансформации вашей компании.

2. Революционные изобретения

   Инновации могут обеспечить взрыв рынка в любой области (научной, технологической или финансовой). Например, в прошлом изобретение локомотива и прессы привело к кардинальным социальным изменениям. И сегодня мы сталкиваемся с величайшей революцией в всех сферах нашей жизни благодаря появлению мобильной связи, социальных сетей, программных приложений и др.

3. Поведение клиентов

   Простые и комфортные условия сотрудничества с бизнесом очень важны для покупателей. Значение этих моментов еще больше возрастает в эпоху цифровых технологий. Диджитализация еще сильнее проявляет злободневные проблемы и дает возможность компаниям быстро меняться в соответствии с изменением поведения и запросов потребителей, а также оперативно реагировать на социальные потрясения.



4. Внешние изменения

   Бизнес непосредственно взаимодействует с социальной средой, технологическими процессами и оказывает влияние на экологическую ситуацию. В связи с этим можно утверждать, что все изменения в экономике, законодательстве и в других сферах также нужно подвергать цифровизации.

   В рамках ситуации, связанной с COVID-19, многие компании приступили к активному использованию облачных технологий. Даже те фирмы, которые ранее не рассматривали такую возможность, сегодня уже стали участниками процессов цифровизации.

4 условия цифровизации бизнеса

1. Стратегия

Специалист, отвечающий за эффективность цифровизации бизнеса (генеральный или технический директор, менеджер, ответственный за внедрение информационных технологий, или другой сотрудник с соответствующими полномочиями), должен иметь понимание необходимости такой трансформации.

Результаты исследования, проведенного фирмой 451 Research, говорят о том, что 60 процентов предприятий, решивших провести цифровизацию бизнеса, не имеет стратегического плана внедрения изменений. Не понимая, какой результат они хотят получить, такие компании не достигнут ожидаемых улучшений.

Не имея стратегического плана изменений, невозможно провести цифровизацию даже малого бизнеса. Нужно иметь четкое понимание, какие преимущества получит компания, внедрив новые технологии, и как это поможет достичь намеченных показателей.

Важно: цифровизация бизнеса потребует много времени и для успешной трансформации компании необходим системный подход к этому вопросу. После внедрения digital-технологий ваша компания может сразу получить положительные результаты, но и в этом случае нельзя останавливать движение в этом направлении. Следует постоянно следить за новинками в сфере цифровизации и внедрять их в свои бизнес-процессы.

2. Мотивированные сотрудники

Новейшие технологии, лежащие в основе диджитализации бизнеса, отличаются высокой степенью ориентированности на запросы потребителя. Таким образом, их внедрение способно сделать более комфортным и удобным взаимодействие клиентов с компаниями. В широком перечне цифровых инструментов есть решения с низким уровнем кода, которые позволяют самостоятельно осуществить запуск системы и настроить ее в соответствии с потребностями бизнеса при помощи несложных пользовательских настроек.

В этой ситуации особенно важной является степень мотивации высшего руководства предприятия и специалистов, которые отвечают за внедрение цифровых технологий. Участникам внедренческой команды должны быть четко понятны цели преобразований. Важно, чтобы они прониклись мыслью, что цифровизация – это не просто дополнительная опция для бизнеса, а необходимое условие успешной деятельности в современных реалиях. Лишь при условии, что команда осознает важность этого момента, возможно достижение высоких показателей.

3. Адаптация сотрудников

Освоение цифровых технологий – всего лишь один элемент в комплексе задач диджитализации. Нередко собственники компаний говорят, что самым сложным моментом этого процесса была адаптация сотрудников к работе в новых условиях. Происходящие изменения будут затрагивать каждого в компании, поэтому необходимо провести ряд мероприятий, задача которых состоит в обучении сотрудников внедряемым технологиям.

Можно организовать тренинги, курсы, семинары, позволяющие персоналу получить навыки использования новых инструментов. Отметим, что цифровые технологии сами по себе могут выступать проводниками в вопросах адаптации работников. Например, разработка UX-дизайна сделает более понятным интерфейс ПО, а внедрение систем искусственного интеллекта способствует ускоренной обработке информации и принятию наиболее эффективных решений.

4. Цифровые технологии для бизнеса

Продуманный план стратегического развития, команда профессионалов и мотивированные специалисты – это существенные, но еще не достаточные условия для эффективной цифровизации бизнеса. Необходимо освоить определенный набор инструментов, позволяющих добиваться качественных преобразований.

Например, при разработке современного ПО следует ориентироваться на два основных момента: управление процессами бизнеса (BPM) и управление взаимоотношениями с потребителями (CRM). Современные программные решения обеспечивают автоматизацию деятельности, прогнозирование ситуаций, минимизацию рисков, гибкость подходов и массу других преимуществ, которые обусловлены цифровизацией компании.

12 причин установить CRM для цифровизации малого бизнеса

Всем, кто сегодня занимается бизнесом, точно понадобится система управления взаимоотношениями с потребителями. Иногда может создаваться впечатление, что все идет очень хорошо и ничего менять не нужно. Существуют основные признаки того, что уже в ближайшее время у вашей компании возникнут сложности, которые заставят задуматься об использовании CRM-платформы:

1. Вашим сотрудникам приходится постоянно сталкиваться с повторяющимися задачами

Таких проблем достаточно в работе любой организации: обращения клиентов, входящие/исходящие звонки, документация, заявки и т. д. Так как все они тесно переплетены с ежедневными технологическими процессами, то не всегда просто определить их количество. Рекомендуем сформировать перечень всех мелких, но постоянно повторяющихся задач. Вы будете удивлены их количеством и поймете, что некоторые из них могут выполняться одновременно.

2. Ваши сотрудники сталкиваются с большим количеством задач, которые можно представить в виде алгоритма действий

Здесь речь идет уже о более крупных функциях, которые часто повторяются и включают цепочки более мелких процессов. Наглядным примером может служить ежемесячное выставление счетов оператором связи или провайдером. Длительность процесса составляет от 1 до 3 дней, но за это время через сотрудников предприятия проходит определенное количество однотипной документации, они генерируют большой объем электронных писем и сообщений в мессенджерах. За считанные минуты работники выполняют сотню задач. Если кто-то из них совершил ошибку или забыл о простой задаче, может произойти сбой процессов, а проблемы возникнут даже у клиентов.

В ручном режиме сложно управлять потоком рутинных задач, которые входят в состав более крупных процессов. Это потребует много времени, но и все равно появляется высокая вероятность ошибок.



3. Невозможно удерживать в памяти всех клиентов даже в небольшой компании. Часто сложности возникают с поиском телефонов и электронных адресов

Запомнить больше пяти контактов непросто. Сложности связаны еще и с тем, что, как правило, данные потребителей хранятся в разных местах: в блокнотах сотрудников, визитницах, файлах компьютеров, на листиках. В такой ситуации нельзя говорить о наличии клиентской базы. С точки зрения цифровых технологий «база» — это набор упорядоченных данных с унифицированным хранением, возможностью быстрого доступа и простым редактированием информации.

4. Необходимо разбить все процессы, которые имеют место в деятельности компании, на простые, повторяющиеся рабочие задачи

Эффективные, т. е. «здоровые», производственные процессы в обязательном порядке должны подразделяться на ряд подпроцессов. Если работа предприятия напоминает хаотичное движение, то здесь неминуемо будут иметь место сбои и нестыковки. Без упорядочения всех процессов нет никакого смысла заниматься автоматизацией.

5. Работники предприятия нередко забывают о своих поручениях и задачах

Цифровизация и управление бизнесом – связанные процессы. Нельзя считать нормой забывчивость сотрудников, которые не помнят, что нужно сделать звонок покупателю, отправить сообщение, исправить ошибку и др. Такие вещи вредят бизнесу, нарушают его процессы, способствуют негативным тенденциям внутри рабочего коллектива, а страдают от этого результаты работы предприятия в целом.

6. Вам нужен определенный документ и не можете вспомнить, где он хранится, поэтому про́сите продублировать его

Отсутствие порядка в документообороте не только подтверждает халатность сотрудника, но и несет угрозу безопасности бизнеса, так как в спорных ситуациях с клиентами или партнерами невозможно будет без достоверного подтверждения отстоять свою правоту.

7. Работа над отчетностью и закрывающей документацией занимает много времени и нервирует специалистов

Конечно, можно распечатать любой документ (например, счет-фактуру) и попытаться вручную заполнить его. Это может превратиться в непростую задачу. Например, если вся клиентская информация хранится в разных местах, а реквизиты вообще есть только на бумажных носителях, то все поля документа придется заполнять вручную. Это рутинная работа, отнимающая массу времени, которого не остается на решение более важных задач.

8. Вам сложно дать точную информацию по зарплате менеджера по продажам Сидорова, за что ему начислили конкретную сумму и почему его премия составила 25 % от ставки

Отсутствие мотивационной системы с обоснованными KPI создает сложности в области мотивации персонала. Это приводит к увольнению ценного специалиста, которому недоплатили, или формирует группу инертных работников, «отсиживающих» свое время, чтобы получить зарплату.

9. На предприятии имеет место текучка кадров в отделе работы с клиентской базой

Не секрет, что продажники часто переходят из одной компании в другую. Здесь нужно предпринимать определенные меры предосторожности, так как, увольняясь, сотрудники могут увести с собой клиентов или продать клиентскую базу конкурирующим предприятиям. Это серьезная угроза любому бизнесу.

10. Складские работники подворовывают (при наличии склада)

Склад может присутствовать в компаниях самого разного профиля: у рекламных агентств, «айтишных» фирм, операторов мобильной связи и т. д. Если есть помещение для хранения, значит, есть и отвечающий за него сотрудник. Не всегда это кладовщик. Ответственным может быть менеджер, системный администратор, логист, рекламист и др.

Имеют место случаи, когда из-за отсутствия строго контроля такой сотрудник без зазрения совести берет со склада продукцию для своих нужд или даже для продажи «с черного хода». Наиболее эффективный инструмент борьбы с такими хищениями – автоматизация учета, при которой все перемещения материальных ценностей фиксируются в программе и отчет по ним всегда доступен руководителю.

11. После запуска рекламной компании вы теряете лиды.

Склад может быть не у всех, но без рекламы сегодня не может работать ни один бизнес (разработчики продвигаются на Хабре, цветочники — в Инстаграм, детские товары — ВКонтакте, а большинство видов бизнеса – в Директе или Google Ads). Рекламные кампании позволяют продавать ПО, игры, различные приложения и другие продукты, от реализации которых зависит прибыль предприятий. Без цифровизации менеджеры могут часто терять лиды, которые пришли по рекламе (забыли перезвонить, не записали заказ и др.).

12. Необходимо сократить расходы, и вы готовы инвестировать в будущую экономию

В данном случае речь все также идет об инвестициях в развитие бизнеса. Такие вложения будут окупаться в результате более эффективного использования ресурсов и повышения производительности труда персонала.

5 этапов цифровизации бизнеса

Цифровизация, как и любой бизнес-процесс, проходит в несколько этапов. Детально рассмотрим основные.

Этап 1: Планирование

На начальном этапе цифровизации необходимо провести стратегическое планирование. Важно разобраться с перечнем задач, которые придется решить, понять, какие нужны ресурсы для внедрения цифровых технологий и как это может изменить корпоративный дух компании.

Разработка стратегии диджитализации проводится в три этапа:

1. Оценка положения. Прежде всего нужно проанализировать свою компанию, определить сформировавшуюся корпоративную культуру, выявить основные бизнес-процессы и уровень квалификации работников. Такой анализ позволит выявить слабые места бизнеса, перспективные возможности, которые нужно использовать, или проблемы, которые необходимо устранить. На начальном этапе следует приступить к фиксации результатов, полученных в ходе внедрения цифровых технологий.

2. Постановка целей. Когда проведен анализ имеющихся ресурсов и определены проблемные места, следует переходить к стратегическому планированию. Нужно сделать оценку доступных цифровых технологий и определить сферы их применения. Основными направлениями, в которых может быть применена диджитализация, могут быть внешняя сфера (работа с клиентами и продвижение продукта) или внутренние процессы (работа с облачными сервисами, развитие IT-отдела).

3. Составление бюджета. Цифровизация бизнеса — это процесс, требующий постоянного внимания и больших финансовых вложений. Важно правильно оценить размер инвестиций, которые предприятие готово привлечь для внедрения digital-технологий. При расчете финансовых вложений нужно учесть все направления деятельности компании, которые будут затронуты диджитализацией. Это поможет грамотно составить план внедрения цифровых инструментов, определить приоритеты и границы таких преобразований.

Этап 2: Привлечение административных ресурсов

Когда стратегия цифровизации бизнеса определена, необходимо получить поддержку администрации компании. Готовность предприятия к digital-преобразованиям демонстрирует уровень понимания управленцами всех особенностей и последствий такого перехода. В успешных компаниях руководители, директора и начальники отделов еще на начальных этапах цифровизации бизнеса принимают участие в стратегическом планировании.

Этап 3: Подбор партнёров

Чтобы диджитализация бизнеса принесла ожидаемый результат, необходимо правильно подойти к выбору партнеров, причастных к производственным процессам компании.

Хороший партнер поможет:

• дополнительными ресурсами для внедрения digital-технологий;

• консультациями по эффективной цифровизации процессов бизнеса;

• выявить оптимальное направление цифровых преобразований;

• своим практическим опытом в области digital-технологий.

Этап 4: Ознакомление работников с планом цифровизации

Успех цифровизации бизнеса зависит от того, насколько своевременно персонал получит информацию по этому процессу и поймет его важность. В результате коллектив будет доверять происходящим изменениям и поддерживать их.

Нужно убедиться, что персонал разобрался в структуре изменений и четко понимает план трансформации. Коллектив компании нужно заранее подготовить к такому переходу.

Этап 5: Начало цифровизации

Реализация запланированных мероприятий должна затрагивать все уровни компании, начиная от рядовых сотрудников и заканчивая топ-менеджерами и руководителями. Нужно постоянно держать в фокусе поставленные задачи по развитию бизнеса.

Управлять цифровизацией должны рабочие команды, сформированные руководителем digital-отдела. В состав таких групп можно включить квалифицированных специалистов с разными профессиональными навыками, но в первую очередь необходимо привлечь стратегических маркетологов, специалистов по работе с кадрами и формированию клиентского опыта.

Подобные команды будут в авангарде преобразований в области корпоративной культуры. С их помощью можно создать базу для успешной реализации целей цифровизации и внедрения новых технологий в производственные процессы.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

3 главных проблемы цифровизации бизнеса

1. Критическая нехватка компетентных специалистов

К наиболее важным навыкам специалистов по цифровизации следует отнести умение постоянно учиться и овладевать новыми инструментами. Любые технологии, а особенно digital, постоянно совершенствуются и обновляются. Для успешной работы в эпоху цифровизации необходимы фундаментальные знания и способности к быстрому обучению.

2. Ограничения скорости преобразований

Цифровизация бизнес-процессов компании не происходит «по щелчку», на каком-то отрезке времени использование таких инструментов происходит совместно с классическими методами. Предприятие должно иметь возможность вести операционную деятельность в аналоговом и в цифровом формате. Такой подход позволит совершить трансформацию с минимальными потерями.

Не исключено, что на переходном этапе возникнет соперничество между подразделениями, которые используют цифровые технологии и теми, кто работает в обычном режиме. Разрешить проблемные ситуации должен квалифицированный менеджмент.

В ходе цифровизации Центробанка на начальном этапе были созданы необходимые операционные условия и внедрено эффективное и гибкое управление проектом. И только на следующем шаге произошел запуск программы трансформации бизнес-процессов и была сформирована рабочая модель.

3. Консерватизм высшего руководства

Как было отмечено ранее, цифровизация коммерции требует значительных затрат ресурсов, времени и финансов. Не все владельцы компаний к этому готовы. Большинство KPI, которые влияют на бонусы менеджеров и руководителей, ориентировано на краткосрочные результаты. Для успешного внедрения цифровых технологий необходим гибкий подход к управлению. Нужно предоставить особые полномочия специалистам, имеющим соответствующую квалификацию в этой сфере. Необходимо четкое понимание возможностей, которые появятся у бизнеса после таких преобразований.

Повышать индекс цифровизации бизнеса долго, сложно и затратно. Полученный результат в виде повышения эффективности работы компании и производительности сотрудников стоит таких усилий. Профессиональные знания, инновационные инструменты в сочетании с управленческой гибкостью и компетентностью – основные составляющие успешного развития на рынке. При этом необходимо соблюдать правило, согласно которому вкладывать ресурсы в трансформацию компании гораздо проще на ранних этапах, пока они еще в наличии.

В современных условиях предприятиям жизненно важно освоить инструменты цифровизации бизнеса, проводить эксперименты с продвижением в социальных сетях, внедрять технологии по обработке больших объемов информации и использовать облачные сервисы.

Трансформация компании с внедрением digital-инструментов открывает новые перспективы для развития, предоставляет преимущество в конкурентной борьбе и создает фундамент для последующих изменений с учетом новых реалий. В нашей статье мы рассказали об особенностях планирования и подготовки к цифровизации, которые помогут осознанно сделать этот важный шаг.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Статья опубликована: 17.01.2022

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать гарантированный подарок

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB