Онлайн-экскурсия в действующие бизнес-проекты с оборотом от 20 млн. рублей в год
Участвовать бесплатно
×
Внедрение KPI: принципы, подготовка, этапы
Вернуться к Блогу
14.03.2024
2074

Время чтения: 12 минут

Нет времени читать?
Отправить материалы на почту

Внедрение KPI: принципы, подготовка, этапы

Зачем необходимо? Внедрение KPI предполагает разработку и реализацию системы показателей эффективности работы сотрудников компании. По ним оценивается их деятельность и формируется переменная часть зарплаты.

Как разработать? KPI позволяют повысить производительность труда, мотивировать работников на достижении целей организации. Для внедрения системы собирают информацию о бизнес-процессах, выбирают оптимальные ключевые показатели.



Цели внедрения KPI

KPI (от англ. key performance indicators) – это ключевые показатели, с помощью которых можно измерить эффективность работы сотрудников и отделов компании. Они дают количественную оценку итогов деятельности предприятия. Другими словами, вы получаете точное представление о достигнутых результатах в работе сотрудника или подразделения, таких как количество принятых заявок, объем реализации и т.п.

В отличие от стандартного планирования, внедрение KPI направлено на определение вклада каждого отдельного сотрудника в выполнение поставленных перед бизнесом задач. За счет этого удается постоянно контролировать положение дел в компании.

Цели внедрения KPI

Источник: shutterstock.com

Как же происходит разработка и внедрение KPI? Сначала выбираются используемые ключевые показатели в соответствии со стратегией фирмы. Для каждого сотрудника формируется набор метрик, по которым будут оцениваться его достижения. В зависимости от того, выполнил ли работник план в установленный срок, ему выплачивается премия или же начисляется штраф.

Налаженная система KPI в организации способствует:

  • Внесению ясности в порядок начисления зарплаты. Сотрудник хорошо представляет себе размер предполагаемого заработка и результаты, которые требуются для его получения. При назначении премий всегда учитываются достижения работников.

  • Упрощению контроля деятельности подразделений. По значениям метрик руководитель может сразу определить, насколько эффективно работают подчиненные.

  • Выявлению проблемных участков бизнеса. Если персонал некачественно выполняет работу, следует заняться повышением его квалификации.

  • Упорядочиванию рабочих процессов. По отдельным операциям формируются критерии оценки. Подразделениям известны их функции и роль в развитии бизнеса.

Невозможно внедрить KPI за один день. Чтобы система приносила реальную пользу, необходимо разобраться в текущих бизнес-процессах, определить цели и разработать стратегию.

Читайте также!

«KPI отдела маркетинга: 11 показателей и пример расчета»
Подробнее

Преимущества внедрения KPI

Для увеличения продаж нельзя платить сотрудникам лишь за то, что они сидят на рабочем месте. Нужен действенный способ мотивации персонала, и с этой задачей прекрасно справляются KPI. При их использовании у сотрудников развивается стремление к новым достижениям. В результате происходит оптимизация рабочих процессов на уровне персонала и фирмы в целом. Внедрение KPI на предприятии связано со следующими преимуществами:

  • Персонал проявляет больший интерес к результатам деятельности. Соответственно, происходит повышение производительности труда. При этом сотрудники становятся более удовлетворенными своим трудом и замечают высокую оценку своих достижений. У них возрастает желание работать с полной отдачей. Правильное использование системы KPI способствует быстрому улучшению экономических показателей.

  • Обеспечивается справедливое вознаграждение. Оплата труда происходит согласно фактическим результатам. Сотрудники осознают, что для увеличения дохода необходимо проявить личные качества. Они стремятся приобретать новые знания и навыки. Отсутствие напряженности в коллективе и перспективы карьерного роста приводят к стабильности кадрового состава. Устанавливается прямая связь между качеством труда и заработком.

  • У сотрудников формируется ясное представление о целях бизнеса. Они отдают себе отчет в том, как исполнение рабочих обязанностей способствует повышению эффективности всей фирмы. Таким образом, они сильнее ощущают свою значимость. В отдельных случаях даже у руководства фирмы нет четкой стратегии развития. И тогда, чтобы разобраться, бывает достаточно подготовиться к внедрению KPI.

  • Упрощается оценка руководством работы отдельных сотрудников, подразделений и фирмы в целом. При этом налаживаются отношения между начальством и подчиненными. За счет внедрения KPI осуществляется эффективное управление, а руководители приобретают ценный практический опыт.

    Преимущества внедрения KPI

    Источник: shutterstock.com

  • Анализ показателей способствует быстрому выявлению и устранению проблем. Обеспечивается постоянный контроль над состоянием бизнеса, структурой расходов. Также достигается эффективная координация разных подразделений, повышается качество управления. Улучшается распределение функций внутри коллектива, что позволяет избежать нарастания противоречий.

  • Облегчается выявление неэффективных сотрудников. Руководство может применять к ним разные меры – от сокращения до стимулирования производительности. Так или иначе, компания избавится от людей, тормозящих рабочий процесс.

  • Фирма повышает свою конкурентоспособность. На основе полученных показателей можно добиться получения рыночных преимуществ. Успешная деятельность в условиях конкуренции является ключевым фактором развития бизнеса.

  • Создаются предпосылки для развития корпоративной культуры. При выборе показателей учитываются стратегические цели фирмы, которые связаны с ее миссией. Допустим, предприятие поставило цель повысить объем производства, разработать новый продукт. Это может указывать на стремление провести модернизацию, внедрить новые технологии. Корпоративные ценности служат формированию сплоченной команды.

Несмотря на всю привлекательность внедрения KPI, не следует рассматривать эту систему как панацею от всех неприятностей. Никакие нововведения не исправят ситуацию, если бизнес уже находится в критическом состоянии. Так что подходите обдуманно к использованию механизма.

Главные принципы внедрения KPI

Для пересмотра механизмов управления персоналом и оценки производительности труда требуется много времени и сил. Лучше всего приступать к внедрению KPI с нуля сразу после открытия фирмы или отдела, чтобы коллектив изначально следовал данным принципам.

Однако как поступить существующей фирме? В этом случае необходимо постепенное внедрение системы KPI на предприятии, вначале ограниченное одним подразделением. Данный процесс должны проводиться с соблюдением важных принципов:

  • Партнерство. Руководящий состав, персонал, структурные единицы фирмы должны объединить усилия, чтобы с помощью KPI достигнуть всех намеченных целей.

  • Контроль и управление. Руководитель отдела должен следить за тем, чтобы подчиненные выполняли план, для чего нужно предоставить средства и определить порядок работы.

  • Соответствие показателей KPI принятой стратегии. Необходимо, чтобы каждый сотрудник понимал основные цели бизнеса и принимал на себя ответственность за их достижение.

  • Достаточность и сбалансированность. Показатели вводятся, прежде всего, для контроля над деятельностью сотрудников и подразделений фирмы, а значит, должны охватывать различные области. Оценивайте уровень обслуживания клиентов, длительность этапов производства, денежные поступления.

  • Адресная принадлежность. Убедитесь, что значение выбранного показателя напрямую зависит от действий сотрудника, например, объем реализации зависит от эффективности менеджера по продажам, а вот качество продукции – нет.

  • Простота измерения. Каждый показатель должен иметь четкое и ясное определение и выражаться в числах или процентах, например, количество новых покупателей.

  • Открытость к изменениям. Будьте готовы вносить поправки, когда проанализируете KPI и сделаете выводы.

  • Объективность и сопоставимость. При сравнении нужно брать полностью аналогичные показатели, например, нельзя соотносить между собой несколько магазинов, которые схожи по ассортименту, но находятся в сельской местности и в городе.

Обычно сотрудники не проявляют интереса к нововведениям. Это следует учитывать и постепенно убеждать коллектив в необходимости использования системы KPI. Сообщите о том, какую пользу она принесет обычным работникам, и они перестанут беспокоиться и начнут работать усерднее.

Читайте также!

«Примеры маркетинговых стратегий: от Apple до Барака Обамы»
Подробнее

Подготовка к внедрению KPI

Начните с постановки цели – как введение ключевых показателей может положительно повлиять на результаты вашей деятельности. Затем выберите оптимальный вариант перехода к системе KPI. Для этого можно как обратиться к экспертам, так и использовать собственные ресурсы.

В первом случае ваши расходы возрастают, но зато внедрение показателей осуществляется быстрее. Независимые эксперты оказывают поддержку руководству, информируют персонал и находят способы повышения мотивации.

При самостоятельном внедрении KPI за полученные результаты отвечает непосредственно руководитель. Для решения этой задачи важно составить подробный план по переходу на новую систему оценки эффективности труда.

Также нужно выполнять определенные требования:

  • Выбрать ответственных лиц. На эту роль подходят сторонний координатор проекта или руководители отделов.

  • Известить высшее руководство. Система KPI должна получить всеобщую поддержку, иначе рядовой персонал не оценит ее важность.

  • Выявить факторы успеха. В ходе разработки системы KPI ориентируйтесь на ключевые задачи вашего предприятия.

  • Образовать проектную группу. Вовлеките в процесс специалистов разных направлений.

  • Сохранять прежние методики. Порядок оценки эффективности бизнеса не должен сразу подвергаться радикальным изменениям. Организуйте плавный переход на KPI, даже если для этого потребуется несколько месяцев.

  • Открыть доступ к производственным показателям. Участникам процесса важно осознавать стоящие перед ними цели и видеть текущие результаты. Сформируйте базу данных или подключите систему CRM для работы с клиентами.

  • Уметь работать с отчетностью. Итоговые показатели следует внимательно изучать. Проблемы с выполнением плана не всегда говорят о плохой подготовке или низкой эффективности персонала. Вероятно, сама система KPI нуждается в доработке.

Этапы внедрения системы KPI

Система в любом случае занимает важное место в деятельности фирмы, так что внедряйте ее последовательно и осторожно.

Этап 1: Подготовьте коллектив и систему мотивации

Важнейшим условием качественного внедрения системы KPI на первом этапе является информирование сотрудников с целью убедить их в необходимости принятия изменений. Отсутствие поддержки со стороны персонала может свести на нет все усилия: коллектив будет рассматривать показатели как помеху для рабочего процесса и препятствовать их введению.

Особое внимание нужно уделить менеджерам, поскольку в компании будет целиком пересмотрена система контроля, и они должны подробно вникнуть во все детали.

За счет высокой мотивации сотрудники начинают выходить за рамки служебных обязанностей. Низкая заинтересованность не только ухудшает качество выполнения работы, но и формирует неблагоприятную атмосферу в коллективе. Для повышения мотивации нужно принимать меры.

В основе системы мотивации лежит материальное стимулирование. Это значит, что для получения денег сотрудникам будет недостаточно ходить на работу. Величина зарплаты начнет определяться личными заслугами. Она состоит из оклада и премиальной части. Их оптимальное соотношение – 1:2. Проверьте, хватит ли у вашей компании ресурсов для выплаты достойного вознаграждения. Неисполнение обязательств нанесет удар по вашему имиджу.

Также бывают полезными методы нематериальной стимуляции. В частности, она может иметь следующие формы:

  • Выходной день на выбор.

  • Повышение квалификации за счет работодателя.

  • Подарки отличившимся сотрудникам. К примеру, можно устроить поездку, оплатить посещение ресторана или спортзала.

  • Перспективы карьерного роста. Эффективных сотрудников разумнее назначать на высокую должность.

  • Звание лучшего работника месяца.

  • Отдых для детей работников в лагерях.

  • Развлекательные мероприятия.

  • Корпоративные скидки.

  • Льготы, страховки.

Можете рассмотреть другие варианты. К примеру, устроить между сотрудниками или отделами товарищеское соревнование. Так или иначе, мотивация должна присутствовать.

Этапы внедрения KPI

Источник: shutterstock.com

В совокупности денежные и нематериальные стимулы способствуют достижению высоких результатов. В то же время имеет значение стратегия повышения мотивации. Руководство должно следовать важным принципам, таким как:

  • Открытость. Сотрудник должен ощущать свою ценность для компании. Нужно убедить работников, что они способны повлиять на ситуацию. Руководителям отделов стоит периодически устраивать совещания, где можно свободно выражать свою точку зрения.

  • Командные ценности. Проведение деловых игр и прочих мероприятий улучшает атмосферу в коллективе. Каждый захочет поучаствовать в достижении общего успеха.

  • Постановка целей. Они могут ставиться на короткий и длительный срок. Итоги работы следует обсудить коллективно. При выявлении проблем стоит разобраться в их причинах.

  • Обратная связь. Для ее получения проводите опросы или беседуйте наедине. При этом учитывайте, что в условиях жесткого руководства фирмой сотрудники не станут говорить искренне, поскольку будут опасаться за свое рабочее место.

Ваши сотрудники должны быть уведомлены о том, что побудило вас приступить к внедрению новой системы, и как будет происходить вознаграждение. Для этих целей можно использовать, например, рассылку, телефонный звонок или групповое собрание. Затем пусть каждый поставит подпись или иным способом подтвердит, что ознакомился с данной информацией.

Этап 2: Выделите важные показатели

Определите, какие метрики имеют значение конкретно для вашей фирмы. Чтобы получить быстрый и точный ответ, обсудите этот вопрос с начальниками отделов и главным бухгалтером. Можете уверенно рассматривать показатели, от которых явно зависят результаты деятельности. К основным метрикам относятся:

  • объем выручки;

  • объем продаж единиц продукта;

  • объем трафика со всех источников;

  • конверсия трафика в клиентов;

  • динамика среднего чека;

  • динамика положительных отзывов.

Ничего страшного, если у вас набралось слишком много показателей: главное, не следует внедрять их все одновременно. Вначале ограничьтесь 5-7 – так вы предотвратите излишнюю нагрузку на коллектив и падение эффективности.

Кейс: VT-metall
Узнай как мы снизили стоимость привлечения заявки в 13 раз для металлообрабатывающей компании в Москве
Узнать как

Этап 3: Определите метрики для работников

Оценка эффективности персонала и расчет показателей должны основываться на фактических данных. Во избежание ошибок укажите важнейшие численные метрики, то есть дающие количественную, а не качественную характеристику. Выбирайте разумные критерии достижения целей, не завышайте планку.

Универсальные метрики для оценки работы модели B2B:

  • число целевых контактов;

  • число новых клиентов;

  • конверсия обращений;

  • финансовая динамика отдела или работника;

  • число постоянных клиентов.

Универсальные метрики для оценки работы модели B2C:

  • объем продаж;

  • выручка;

  • средний чек;

  • конверсия заявок.

Изучайте динамику выбранных метрик через конкретный период: неделю, месяц, квартал, год. Оптимальный срок зависит от стратегии фирмы, величины денежных поступлений и убытков, а также объема данных. Если нужно получить более четкое предоставление, проводите расчет, скажем, не на неделю, а на месяц.

Этап 4: Внедрите систему KPI в работу

Последовательность действий здесь такая:

  • Сформируйте документы с описанием новых показателей контроля производительности сотрудников.

  • Укажите цели и порядок их достижения, на какой срок рассчитываются показатели.

  • Разошлите документы по всем подразделениям, обговорите детали и при необходимости скорректируйте план.

Имеет смысл начать с пробного внедрения системы показателей: организуйте фокус-группу из нескольких человек, проверьте работоспособность системы, выявите просчеты и уязвимости. Далее оптимизируйте расчет показателей и начинайте испытывать систему в действии. Как только вам удастся опробовать ее на одном отделе, переходите к другому, а затем приступайте к внедрению в масштабах предприятия.

Внедрение KPI

Источник: shutterstock.com

Недостаточно проработанная система проявит множественные изъяны, так что даже в случае успешного тестирования не меняйте распорядок сразу во всей компании – сотрудники могут запутаться или испытать давление, что может повлечь за собой утечку кадров. Человеческий фактор по-прежнему играет роль, и в ходе внедрения KPI нужно проявлять осторожность.

Этап 5: Показывайте данные и расчеты

Дайте сотрудникам возможность следить за тем, как работает система KPI. Предоставьте доступ к информации через приложение или сервер.

Данные можно представить наглядно с помощью электронной таблицы. Вот как могут выглядеть ключевые показатели колл-центра:

  • Вес – характеристика важности направления работы по шкале от 0 до 1 (или в %). Суммарное значение весов должно составлять 1.

  • База – минимальный допустимый показатель, при котором виден результат.

  • Норма – средняя допустимая метрика.

  • Цель – показатель, который предполагается достичь.

  • Факт – реальный показатель.

  • Индекс KPI – процентное соотношение факта и цели.

Коэффициент результативности (среднее значение) дает оценку качества работы колл-центра – по отдельным показателям и в целом.

Этап 6: Контролируйте выполнение KPI

По окончании внедрения метрик нужно постоянно следить за итогами работы коллектива, чтобы гарантировать справедливую оплату труда. Для этого требуется точный расчет показателей, таких как число звонков или объем выпуска. Так что уделите внимание автоматизации процессов учета. Здесь вам пригодятся соответствующие программные средства.

Огромное значение имеют CRM-системы, обеспечивающие контроль взаимодействия с клиентом. Выпуск продукции осуществляется с помощью систем управления проектами. Компания может самостоятельно разработать подходящее для нее решение, если позволяют ресурсы.

Благодаря современным технологиям руководитель может с легкостью наблюдать за действиями подчиненных и создавать отчетность. Удачное приложение должно осуществлять:

  • контроль работы каждого сотрудника;

  • объединение неупорядоченных данных в общую базу;

  • расчет заработной платы.

При правильно выполненной настройке каждый работник может ознакомиться со своими показателями и понять, как они соотносятся с размером его заработка. В результате уменьшится число претензий, тогда как руководитель может вздохнуть с облегчением и больше не бояться неожиданных трудностей.

Читайте также!

«9 видов программы лояльности для клиентов»
Подробнее

Этап 7: Анализируйте результативность и дорабатывайте систему

Внедренная система не будет работать исправно все время. Периодически ее нужно исследовать и корректировать. Оцените, насколько проще в новых условиях стало возможным достижение целей. При наличии сети филиалов допустимо провести анализ в одном из них и по его итогам внести поправки. Проверка может занять до трех месяцев.

Наряду с расчетом итоговых показателей система KPI способствует выявлению узких мест. Руководителю требуется обеспечить их своевременное устранение. Соотносите текущие значения с данными прошлых отчетных периодов. Выявляйте причины неудач и затем пересматривайте свои планы. По результатам анализа сделайте вывод, смогла ли компания добиться целевых значений показателей.

Если сотрудник работает неэффективно, не стоит тут же от него избавляться. Вероятно, с ним следует поговорить, отправить на курсы, найти другой выход. Будьте ближе к подчиненным, чтобы они сосредоточились на действиях, приносящих пользу для фирмы. Попробуйте обеспечить каждому работнику условия для самореализации. Постепенно вы сможете выявлять ценных сотрудников и тех, с кем вам не по пути.

Значения KPI следует периодически обновлять, например, ежемесячно при начислении зарплаты. Одни показатели могут утратить важность, а другие – не соответствовать действительности. Для пересмотра значений следует назначить компетентного специалиста, например, представителя hr-службы.

Если не отслеживать показатели и не осуществлять корректировки, система KPI ничего не даст – вы лишь потеряете средства и перегрузите сотрудников. Изучайте метрики с ответственными лицами, предлагайте идеи по усовершенствованию процессов и проверяйте их на практике.

Расчет оплаты труда при внедрении KPI

После внедрения KPI в организации величина заработной платы должна измениться. В новых условиях сотрудники стремятся не просто следовать инструкциям, а добиваться высокого результата. Такое возможно благодаря делению зарплаты на две части:

  • Оклад. Его выплата производится каждый раз, независимо от фактического значения показателей. При внедрении KPI оклад нужно сохранять на прежнем уровне, иначе сотрудники воспротивятся новшествам.

  • Премия. Она непосредственно связана с успешным выполнением работы. Для ее получения сотруднику необходимо достичь плановых показателей. Ее размер должен обеспечивать хорошую мотивацию.

Расчет оплаты труда при внедрении KPI

Источник: shutterstock.com

Принято устанавливать премию в несколько раз выше оклада. Соотношение постоянной и переменной частей может составлять 30 к 70 %.

Например, доход специалиста равен 60 тыс. рублей. Из них 18 тыс. рублей (30 %) занимает оклад, а премия за полное выполнение показателей составит 42 тыс. рублей (70 %). В случае выполнения плана на 90 % сотрудник в дополнение к окладу получит 37, 8 тыс. рублей (42 000 * 0,9) или всего 55,8 тыс. рублей. Руководитель может отказать в назначении премии, если работник не достигнет минимального порога выполнения плана.

Далее рассмотрим, как рассчитывается зарплата при наличии нескольких показателей. Сначала нужно указать плановые цифры. Обычно это минимальное, оптимальное и желаемое значения. Величина премии определяется по следующей формуле:

Премиальная часть = Х * (вес KPI 1 * С + вес KPI 2 * С)

где:

  • X – фиксированный размер премии.

  • C – коэффициент, характеризующий выполнение плана.

  • Вес KPI – доля показателя от общей совокупности. Он рассчитывается путем деления единицы на число KPI или же устанавливается руководителем для каждого показателя.

Например, менеджер по продажам получает зарплату в 90 тыс. рублей, в том числе премию 50 тыс. рублей. Размер заработка определяется с учетом двух KPI, за каждый из которых начисляется 25 тыс. рублей. При расчете заработной платы фирма руководствуется следующими принципами:

  • если выполнено менее 80 % от плана, коэффициент равен 0;

  • когда план выполнен на 80-100 %, коэффициент составляет 1;

  • при превышении нормы коэффициент достигает 1,5.

В ноябре менеджер выполнил первый KPI на 70 %, а второй – на 105 %. Таким образом, соответствующие коэффициенты равны 0 и 1,5. Каждый показатель имеет вес 0,5. Отсюда можно определить зарплату менеджера: 40 000 + 50 000 * (0,5 * 0 + 0,5 * 1,5) = 77 500 рублей.

В каждом месяце производится новый расчет. Для отдельных видов должностей также могут вводиться показатели за год или квартал. По итогам работы за указанные периоды производятся дополнительные начисления.

Проблемы внедрения KPI

Система KPI играет большую роль для обеспечения стабильной работы компании. В то же время она характеризуется определенными недостатками.

В ходе внедрения и применения KPI приходится сталкиваться с различными препятствиями:

  • Отделы все больше обособляются друг от друга и не координируют свою деятельность. Типичная отговорка – «Это не в нашей компетенции», «Мы свою работу выполнили».

  • Изначально нет ясного понимания общей цели подразделениями.

  • В некоторых случаях не удается достичь задачи, даже если выполнить все показатели. Поэтому требуется разработка дополнительных KPI. Допустим, оператор колл-центра должен сделать 100 звонков в день, чтобы оформить, например, 5 заявок. Однако после совершения такого количества звонков была оформлена лишь одна заявка. То есть выполнение KPI не позволило достичь цели. Здесь решение состоит в установлении дополнительных KPI, например, обзванивать конкретные группы лиц или тех, до кого не удалось дозвониться.

  • Руководство все меньше будет заниматься вопросами управления и координации работы отдела, бросив все силы на расчет достижения KPI подчиненными.

Многие руководители начинают думать, что система KPI себя не оправдывает. Ее внедрение не способствует наведению порядка, а только отвлекает от работы. Приходится долго заниматься расчетами и испытывать затруднения при принятии решений.

Как правило, проблема здесь в несоответствии между ожиданиями и реальностью. Руководство считает, что введение KPI гарантированно решит все вопросы, обеспечит как точное планирование результатов, так и рост эффективности труда. Вместе с тем, пока нет конкретного понимания недостатков данной методики работы с персоналом.

Отсутствие четкой стратегии при внедрении KPI может иметь следующие последствия:

  • Недовольство сотрудников. Скорее всего, менеджеры будут не в восторге от запутанной системы KPI и жестких критериев оценки работы. Добивайтесь предельно ясной формулировки показателей, чтобы у исполнителя не возникало вопросов. Примерный вариант: «20 проданных дополнительных услуг в месяц на одного менеджера».

  • Снижение зарплаты персонала. При использовании системы KPI на размер премий влияют не только личные достижения сотрудника, но и итоги работы всего коллектива. Успешное выполнение поставленных задач требует от подчиненных постоянного развития и высокой отдачи. Однако значение показателя не всегда зависит от работника. Так, среди принятых менеджером по продажам заявок не все могут оказаться целевыми. В такой ситуации будет полезно формировать собственные системы показателей для различных подразделений и должностей.

  • Ухудшение качества работы фирмы. Сотрудники могут начать рассматривать плановые показатели как строгий регламент и в своей деятельности ориентироваться исключительно на их достижение. Например, маркетолог каждый месяц неизменно обеспечивает прием 100 новых заявок. Однако лишь в 10 % случаев переговоры с клиентами завершаются их дальнейшим продвижением по воронке продаж. Здесь низкая конверсия обусловлена слабой вовлеченностью аудитории, включающей малое число целевых клиентов. Старайтесь давать KPI наиболее ясную и подробную формулировку.

  • Проблемы с оценкой результатов труда. При большом числе показателей их контроль и оценка представляют большие затруднения. Понятно, что, если вы требуете от сотрудника успешного выполнения десяти задач, не стоит рассчитывать на отличный результат. Достаточно набора из трех-пяти метрик, представляющих наибольшую важность.

Как же организовать внедрение KPI в компании так, чтобы избежать трудностей и улучшить положение дел, а не подвергнуть себя влиянию распространенных негативных факторов?

Проблемы внедрения KPI

Источник: shutterstock.com

Если фирма или подразделение только начали свою работу, разработка и внедрение системы KPI является первоочередной задачей. Если компания уже наладила деятельность, следует провести внедрение в масштабах одного отдела и затем переводить весь бизнес на новую систему.

При этом в ходе внедрения важно сосредоточиться не на расчетах, а на коллективе. Вместо того чтобы в очередной раз выносить итоги по KPI на совещание, устройте коллективное мероприятие, чтобы сотрудники могли снять напряжение и сблизиться друг с другом.

Уже в ближайшее время вы обратите внимание, что они осознали необходимость совместно добиваться единой цели. Скажем, теперь маркетолог не станет искать оправдания типа «Я собрал клиентов, и больше мне делать нечего». Напротив, он посоветуется с менеджером по продажам относительно того, какие действия нужно предпринять для получения результата.

Читайте также!

«KPI для отдела продаж: как рассчитать и внедрить»
Подробнее

6 сервисов автоматизации внедрения KPI

Оценивать достижение сотрудниками KPI можно с помощью разнообразных прикладных решений. Сервисы различаются по функциональности, степени проработки и в целом отличаются удобством использования. Рассмотрим, какие средства получили наибольшее распространение.

KPI-Drive

В нашей стране KPI-Drive используется довольно давно. Сервис применяет облачные технологии, и доступ к нему осуществляется через браузер. Впрочем, его внешний вид несколько архаичен.

В основе данного решения лежит авторская методика, что отразилось на его функциональности. Другими словами, оно предназначено для пользователей, прошедших подготовку на авторских курсах и в дальнейшем в соответствии с указанной методикой производящих оценку персонала. Из-за этого продукт рассматривается как специфический, его сложно правильно настроить для работы на любом предприятии.

Возможности программы включают контроль над достижением количественных и качественных показателей. Также с ее помощью очень удобно вести расчеты с персоналом, производить налоговые отчисления и т.п.

Сервис пригоден для организации коллективной работы, обсуждения целей, формирования единой позиции и др. Версия для мобильных устройств отсутствует. Графическое представление процессов невозможно, так же, как и автоматическая загрузка информации. Удается создавать своего рода отчеты. Для подробного ознакомления с продуктом можно обратиться на сайт.

1C: Управление по целям и KPI

Фактически сервис «1С: Управление по целям и KPI» работает на платформе «1С: Предприятие 8.3», внедренной на большинство российских организаций. Соответственно, данный продукт предоставляет многие рыночные преимущества, в том числе простую интеграцию с другими механизмами учета, основанными на указанной платформе.

Благодаря имеющемуся конструктору вы можете формировать соответствующие целям бизнеса методики оценки труда. Доступна автоматизация анализа динамики основных показателей. Пользователям можно предоставлять личные кабинеты с распределением полномочий, что способствует качественному взаимодействию.

Сервисы автоматизации для внедрения KPI

Источник: shutterstock.com

Перечень встроенных механизмов включает расчет премий, средства наглядного представления показателей, формирование рейтингов, разработку отчетности для аналитических целей. Интерфейс почти не отличается от «1С: Предприятия», хорошо знакомого многим специалистам. Имеется облачная версия с веб-доступом.

Для мобильных платформ приложение не адаптировано. Качественно реализована функция автоматического сбора данных. Их передачи осуществляется с помощью xml-пакетов, что позволяет провести интеграцию с наиболее известными СУБД с целью получения информации. Продукт был успешно внедрен на множестве небольших и крупных предприятий.

KPI Monitor

Лицензированный продукт, который входит в список отечественных решений, призванных заменить зарубежные аналоги. Авторы KPI Monitor изначально рассматривали его как механизм Business Intelligence (BI). Поэтому его функции приспособлены для работы с числовыми данными.

Есть инструментарий для многомерного анализа, визуализации. В программе можно без труда разобраться и находить нужные функции. Легко производить настройку для обобщения цифровых показателей. Новые возможности учитывают концепцию EPM, что делает приложение идеальным при осуществлении масштабных проектов.

Вы можете проводить оценку компетенций по отдельности, однако координировать работу над проектами имеющиеся функции не позволяют. Стоит отметить наличие мобильной версии. Среди пользователей KPI Monitor – крупные предприятия и банки. Образовательным учреждениям предоставляются особые условия приобретения.

В целом функционал продукта ограничен, а дизайн весьма устаревший, несмотря на относительно недавний релиз приложения. Тем не менее, им удобно пользоваться и можно легко подготовить его к работе. Так что этот вариант выглядит оптимальным для небольших фирм. Здесь имеются функции обработки числовых показателей, распределения задач, применения оценочных листов.

Какая-либо графическая интерпретация полностью отсутствует, но при этом можно выбрать готовые шаблоны отчетов. Также доступна настройка напоминаний, облегчающая выполнение задач. Возможен импорт данных из Excel, 1С, csv, xml.

SAP SuccessFactors

Это масштабная система управления персоналом. Нас здесь интересует конкретно ее модуль Performance & Goals. Данное решение построено на облачных технологиях. С его помощью обеспечивается координированное выполнение задач и оценивается качество их выполнения. Здесь доступны постановка целей, их делегирование конечным исполнителям и быстрый контроль результатов.

Участники могут свободно взаимодействовать, а с учетом наличия мобильной версии приложение характеризуется высокой интерактивностью. Систему можно связать с электронной почтой, что облегчает доставку напоминаний и прочей важной информации.

Сервисы для внедрения KPI

Источник: shutterstock.com

Калибровка целей позволяет выявить наиболее успешных сотрудников. Также функционал обеспечивает наглядное представление достижения целей и создание разнообразной отчетности. Также при расчете премий можно учитывать достижения каждого члена коллектива. Создатели продукта заявляют о его применении в крупнейших фирмах (преимущественно иностранных).

Представленное решение открывает широкие перспективы. Однако помните, что существует риск блокировки данного сервиса в РФ. Это связано с требованиями законодательства, разрешающего хранение персональных данных лишь на российских серверах, а в настоящий момент дата-центр находится за рубежом.

Elma KPI

Этот инструмент позволяет автоматически фиксировать текущие и долгосрочные цели компании и в дальнейшем назначать исполнителей. С помощью таблиц производится как количественная, так и качественная оценка. Есть конструктор для настройки бизнес-процессов, но проведение оценки по шаблонам невозможно. Участники могут взаимодействовать через сообщения и комментарии. Отсутствует возможность управления ФОТ, а трудозатраты представлены в одном отчете.

Дополнительно предусмотрена настройка контрольных панелей с помощью конструктора и упорядочивание данных посредством различных фильтров. Возможна установка мобильного приложения на iPad. Сбор данных осуществляется путем анализа встроенных бизнес-процессов, прямой интеграции с базами данных, парсинга сайтов, обработки электронных сообщений и т.п. Пока разработчики не предоставили информации об успешном внедрении данного решения.

KPI Suite

Целью разработки KPI Suite являлось обеспечение благоприятных условий для групповой работы. Решение состоит из нескольких модулей, в том числе позволяющих оценивать KPI персонала и бизнеса. Создатели делали упор на наглядность и добавление интерактивных возможностей.

Дополнительные функции позволяют управлять проектами, определять риски, проводить стратегическое планирование. Однако программа не позволяет настраивать оповещения и осуществлять управление производительностью, также как и формировать отчетность. Производитель утверждает, что данные можно загружать из СУБД через промежуточные таблицы. Сведений об осуществленных проектах крайне мало.

Скачайте полезный документ по теме:
Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Распространенные ошибки при внедрении KPI

Переход на новую систему порой бывает затруднительным, тогда как для получения желаемого эффекта нужно следовать определенным принципам. Приведем наиболее типичные ошибки, допускаемые руководством.

  • KPI противоречат целям организации

Руководитель не уделяет внимания стратегическому планированию. Показатели принимаются условно. Как следствие, даже в случае их достижения бизнес не продвигается. В свою очередь, персонал обычно не выходит за рамки поставленных задач. Это приводит к затруднению координации деятельности отделов.

  • Руководство концентрируется на цифрах, а не на персонале

В этих условиях сотрудники бросают все силы на составление отчетов и меньше проявляют инициативу. Обстановка в коллективе становится более напряженной из-за недостаточного поддержания командного духа. Для предотвращения подобной ситуации следует разнообразить корпоративную жизнь, устраивать праздники, проводить групповое обучение. Иногда стоит просто поговорить с работниками, чтобы определить негативные факторы.

  • Сотрудникам поручается большой объем работы

Требуемые значения оказываются недостижимыми, из-за чего персонал теряет интерес. Вдобавок он не может оказать значительного влияния на результат. При указании нормативов ориентируйте на ранее полученные данные, чтобы соответствовать действительности.

  • Руководство ждет выполнения большого числа KPI

Такой подход имеет ряд недостатков. Прежде всего, каждый показатель характеризуется меньшим весом, что затрудняет мотивацию. Вместе с тем сотрудникам труднее сосредоточиться и помнить обо всех моментах. Следовательно, нужно использовать лишь основные KPI.

  • Гарантированный доход становится меньше

Если заработок сотрудника до введения KPI составлял 30 тыс. рублей, его не устроит, что теперь он может однозначно рассчитывать на 20 тыс. рублей, а прочие выплаты зависят от обстоятельств. Нельзя исключать, что новая система будет способствовать росту дохода. Но это не столь очевидно. Эмоциональная реакция сотрудника может спровоцировать его увольнение.

  • Премиальная часть слишком низкая

Следствием этого является потеря мотивации у сотрудников. Размер премии должен вызывать желание приложить усилия, чтобы ее заслужить. Еще всегда держите слово. Не скупитесь на выплату справедливого вознаграждения.

Ошибки при внедрении KPI

Источник: shutterstock.com

  • Разработкой занимается некомпетентный человек

Он не разбирается в тонкостях работы компании, допускает ошибки при выборе показателей. Ситуация ухудшается, если специалист игнорирует мнение коллектива. Это может свести на нет все преимущества нового подхода.

  • Система KPI остается прежней

В результате эффективность внедрения KPI начинает снижаться. Изучать и корректировать ключевые показатели следует постоянно. Лишь тогда система будет приносить пользу компании.

KPI отражают степень достижения целей. Они позволяют выяснить, способны ли те или иные сотрудники и отделы выполнять свои функции. Постоянный мониторинг показателей способствует своевременному обнаружению ошибок и устранению их. Для внедрения системы требуется немало времени, при этом важно подробно изучать бизнес-процессы и уделять внимание коллективу. Зато при соблюдении всех требований эффект будет значительным.

Часто задаваемые вопросы о внедрении KPI

Отвечаем на самые часто задаваемые вопросы касательно внедрения KPI.

Какие существуют виды KPI?

Показатели KPI делятся на две важнейшие категории:

  1. KPI производительности (Output);

  2. KPI результата (Outcome).

Первые показатели выражаются в цифрах. Например, сюда относят количество запущенных маркетинговых акций, размещенных объявлений, выполненных операций.

Показатели результата характеризуют эффект для бизнеса от проведенных мероприятий. К ним можно отнести рост конверсии в продажи, доли вовлеченных лидов через неделю, снижение оттока текущих клиентов.

В ходе анализа ставьте на первое место показатели результата. Именно они дают представление о качестве проведенной работы. Вы можете периодически запускать новые рекламные кампании, но при их недостаточной проработке на увеличение продаж не стоит надеяться.

По какой формуле рассчитывается KPI сотрудника?

Показатели эффективности непосредственно влияют на размер заработка, поэтому персонал стремиться работать с большей отдачей. Разница между плановыми показателями и фактическими результатами характеризуется с помощью индекса KPI. Для получения премии сотрудники должны показать KPI = 100 %, то есть выполнить план в полном объеме.

Расчет KPI осуществляется следующим образом:

Индекс KPI = ((Факт – База) / (Норма – База)) х 100 %

Здесь:

  • База – минимально возможный результат.

  • Норма – запланированный результат.

  • Факт – достигнутый результат.

  • Цель – идеальный показатель результата.

  • Вес – степень важности.

В упрощенном виде формула выглядит так:

Индекс KPI = Вес KPI х Факт / Цель

Каким компаниям подходит внедрение KPI?

Перед внедрением KPI убедитесь, что деятельность предприятия налажена. Сразу после запуска вводить KPI не рекомендуется, так как сначала необходимо отрегулировать процессы. Тем более в мелких фирмах сотрудники и так настроены на продуктивную работу, могут напрямую общаться с руководством, ясно представляют себе свои успехи и ощущают свою значимость для компании.

Любое внедрение должно сопровождаться пристальным изучением сложившейся ситуации. Пробуйте разные варианты организации деятельности, механизмы отслеживания и анализа результатов. Не оставляйте без внимания выявленные недостатки на каждом этапе. Исходите из специфики конкретно вашей фирмы, принимайте любые аргументы, помните о внешних факторах, стремитесь дать наиболее обоснованную оценку вероятным рискам и определить порядок действий при отклонении от плана.

Облако тегов
Понравилась статья? Поделитесь:
Забрать подарки
из закрытой базы
Скачать 7,4 MB
Полезные
материалы
для руководителей
Скачать 3,2 MB
Елена Койгородова
Елена Койгородова печатает ...