Декомпозиция проекта: зачем нужна и как делать

О чем речь? Декомпозиция проекта — его разделение на более простые этапы. В результате перед исполнителями ставятся конкретные и непересекающиеся задачи, которые выполняются за одно действие.

На что обратить внимание? При декомпозиции учитывают сложность проекта, количество сотрудников, вовлеченных в работу, и сопутствующие риски. Также в процессе важно не допускать ошибок: слишком мельчить с задачами, работать без ответственного за этап и не придерживаться плана.

Что такое декомпозиция

Декомпозиция проекта — это дробление крупной сложной задачи на более мелкие составляющие. Такой подход позволяет упростить и упорядочить реализацию глобальных проектов, делегировать выполнение отдельных функций сторонним исполнителям, дает возможность отслеживать результаты работы на отдельных участках.

Наглядным примером декомпозиции может служить возведение многоэтажного здания. Это масштабный проект, который поначалу кажется очень сложным. Однако путем разделения предстоящего объема работ на многочисленные компоненты строительство высотного дома выглядит как совокупность конкретных задач: разработка проектной документации, выбор участка и его оформление, сооружение фундамента, возведение стен и установка кровли, инженерное наполнение здания, внутренняя отделка помещений.

Декомпозиция превращает сложнейшую программу в набор отдельных миссий, решение которых не представляет особых проблем.

Источник: shutterstock.com

Дробление целого на отдельные элементы широко применяется в разных сферах деятельности: маркетинге, управлении, бизнесе, тайм-менеджменте. Даже в быту не обойтись без декомпозиции. Планируя косметический ремонт в квартире или обустройство дачного участка, люди интуитивно разделяют предстоящие дела на несколько этапов или блоков.

Эффективность такого подхода к достижению целей общепризнанна, его успешно применяют и разработчики сложнейшего программного обеспечения, и домохозяйки. Более того, даже младшие школьники активно используют декомпозицию проекта.

Пример — выполнение домашнего задания. Для достижения результата необходимо разбить цель на несколько задач: узнать, что задано учителем, подготовить учебники и тетради, определить последовательность учебных предметов.

Для менеджеров проекта декомпозирование является одним из ключевых навыков, позволяющих планировать крупные мероприятия и руководить их реализацией. Это умение пригодится всем, кто задействован в управлении людьми и проектами, — оно помогает минимизировать риски и повышает эффективность работы.

Источник: shutterstock.com

Декомпозиция позволяет менеджерам реально оценивать сложность проекта до начала его реализации, в том числе дает представление о времени, необходимом для выполнения. Особое значение этот фактор приобретает в IT-сфере, где без реалистичной оценки сроков выполнения плана, а значит, его трудоемкости, сложно определить стоимость предстоящих работ.

Кроме того, декомпозиция полезна с точки зрения:

• Оценки возможностей. Она позволяет понять шансы на успешную реализацию проекта еще до его запуска. Если оценка неблагоприятна, от идеи лучше отказаться совсем.

• Расстановки приоритетов. Важно правильно определить последовательность этапов работы, ведущих к достижению целей.

• Распределения ресурсов. Дробление крупной задачи на более мелкие дает возможность делегировать их выполнение другим участникам и понять, сколько финансов на это понадобится.

Принципы декомпозиции проекта

Процесс разделения целого на компоненты не подчиняется строгим правилам. Декомпозиция работ проекта напрямую зависит от его целей, специфики, масштаба и имеющихся ресурсов. Чаще всего глобальная задача просто дробится на несколько более мелких, однако добиться высокой эффективности поможет соблюдение нескольких правил.

• Четко сформулируйте цель. Лучший вариант — определить конкретный измеримый результат предстоящей работы. Не просто «повысить продажи», а «добиться роста на 5 % за 6 месяцев», не «расширить влияние на рынке», а «переманить 12 % клиентов у конкурента Х».

• Изолируйте компоненты проекта друг от друга. Правильно проведенная декомпозиция предполагает выделение нескольких непересекающихся этапов или задач. У каждого из полученных блоков должны быть свои исполнители, бюджеты, трудовые и материальные ресурсы, сроки. Это необходимо для упорядочения, упрощения и ускорения реализации проекта в целом.

• Выстройте иерархичную структуру. Отдельные задачи необходимо расположить в соответствии с их значимостью и зависимостью от других компонентов. Очевидно, что этап планирования предшествует началу конкретных действий по разработке, а приступить к внутренней отделке квартир невозможно, пока не проложены инженерные коммуникации.

• Убедитесь, что сумма частей совпадает с целым. Конечная цель проекта представляет собой 100 %, которые должны составить все отдельные задачи в совокупности. Если значения не совпадают, возможно, сделаны ошибки на этапе планирования или упущены из виду какие-то элементы работ.

• Максимально упростите конечные задачи. Идеальная декомпозиция предполагает перечень конкретных действий, которые нельзя дробить дальше. Благодаря такому подходу упрощается их выполнение и облегчается достижение конечной цели.

• Соблюдайте умеренность при создании мелких задач. Когда их слишком много, усложняется контроль за выполнением, что негативно отражается на общей реализации проекта.

На первый взгляд два последних принципа находятся в противоречии друг с другом. С одной стороны, предлагается довести каждый этап работы до перечня простейших действий, а с другой — ограничить их количество. Это действительно непросто и требует определенных навыков декомпозирования.

Источник: shutterstock.com

Менеджеру проекта предстоит найти золотую середину, чтобы соблюсти баланс между простотой задач и их числом. Ключевыми факторами при этом являются имеющиеся ресурсы, квалификация сотрудников, сроки. Например, при разработке интернет-магазина можно поставить задачи перед членами команды в соответствии с разделами: каталог товаров, сервисная информация, блог.

Когда речь идет о создании мобильного приложения или социальной сети, такое деление невозможно из-за большого количества дополнительных функций и высокой степени интеграции с другими ресурсами.

Уровни декомпозиции проекта

В идеале дробление общей цели на элементы производится до такой степени, при которой возможны их полная реализация, тестирование и управление. При определении уровней декомпозиции проекта следует исходить из его масштабов, сложности и специфики, а также принимать во внимание профессионализм команды исполнителей.

Оптимальным будет разделение цели на отдельные компоненты с учетом:

• Особенностей проекта: если он прост в исполнении и невелик по объему, декомпозиция может быть достаточно грубой. Для масштабных проектов необходима серьезная детализация задач с выстраиванием иерархической структуры.

• Количества исполнителей: чем больше людей задействовано в реализации проекта, тем конкретнее должны быть сформулированы задачи, которые перед ними ставятся. Это повышает эффективность управления и позволяет избежать дублирования функций отдельных членов команды.

• Рисков проекта: при высоком уровне декомпозиция должна быть более мелкой, что позволит держать на контроле решение каждой задачи и свести к минимуму опасность провала на каком-либо этапе.

Считается, что декомпозиция проведена на идеальном уровне, если менеджер достиг компромисса между эффективностью управления, контролем над рисками и достижением целей проекта.

Прежде чем приступить к процессу дробления цели на мелкие задачи, необходимо изучить все требования, чтобы определить будущие компоненты и системы и принципы их взаимодействия.

Источник: shutterstock.com

Конкретный перечень запросов, на основе которых цель будет разбиваться на части, определяется степенью их проработки и уровнем сложности проекта. В большинстве случаев декомпозиция проводится на базе следующих элементов:

• Функциональные требования: какие задачи должна решать система, каков ее предполагаемый функционал, обработку каких типов данных она будет осуществлять.

• Нефункциональные требования: каким свойствами должна обладать система (пользовательский комфорт, надежность, производительность, защита от внешних воздействий).

• Ограничения и предпосылки: какие факторы могут оказать влияние на систему в процессе ее разработки или использования (технологические ограничения, совместимость с другими платформами, временные рамки).

Когда разрабатываемый проект является составной частью более крупной системы, сведения о необходимости интеграции с другими ресурсами, приложениями, базами данных относятся к числу обязательных требований.

Когда весь необходимый объем информации собран, можно приступать к разделению общей задачи на мелкие элементы или модули, устанавливать взаимосвязь между ними и формулировать конечный результат по каждому компоненту.

Виды декомпозиции

Дробить предстоящий объем работ на конкретные задачи можно по-разному. Основные виды декомпозиции проекта — последовательная, параллельная и одношаговая. Выбор одного из них определяется менеджером исходя из текущей ситуации.

Последовательная (поэтапная)

Достижение многих целей предполагает четкое соблюдение заданной последовательности шагов. Примерами таких проектов могут служить приготовление кулинарного блюда по рецепту, создание печатного издания, оформление личных документов.

Другими словами, последовательная декомпозиция — это разделение процесса на этапы, следующие друг за другом. Сфера ее применения — выполнение сложных многокомпонентных операций, где важен строгий алгоритм действий.

Параллельная

Существует группа задач, при решении которых последовательность шагов не имеет решающего значения. Собирать чемодан в отпуск, наводить порядок в ванной комнате или закупать продукты можно в любом порядке, результат будет одинаков.

Источник: shutterstock.com

Примером параллельной декомпозиции служит чек-лист — список дел, которые надо выполнить для достижения цели, или перечень предметов, которые должны быть куплены, собраны, подготовлены.

Одношаговая

Оптимальный вариант для реализации разовых проектов, когда нет опыта работы в этой сфере или непонятны пути достижения цели.

Предположим, появилось желание научиться играть в шахматы. С чего начинать, какими пособиями руководствоваться, мы не знаем.

План действий для такого случая может быть таким:

• Определяем самый доступный шаг — покупаем шахматную доску и находим в интернете ролики для начинающих.

• В процессе выполнения этой задачи получаем новую информацию, на основе которой определяем следующий шаг. Например, разбираем классические дебюты.

• Продолжаем смотреть ролики и тренироваться, пока не появятся новые вопросы. Для поиска ответа на них определяем очередную задачу и приступаем к ее выполнению.

Этапы декомпозиции проекта

Даже опытные проджект-менеджеры иногда со страхом приступают к реализации масштабных проектов. Они понимают, что им предстоит решать огромное количество задач, постоянно согласовывать текущие моменты с заказчиком и исполнителями, контролировать сроки и качество работы. Чтобы крупный проект не казался чрезвычайно сложным, лучше применять к нему метод WBS, или структурную декомпозицию.

Преимущество такого подхода заключается в том, что менеджер после дробления цели на более мелкие компоненты получает представление о предстоящих трудозатратах, предполагаемых сроках реализации проекта и вытекающей из этого стоимости. Он сможет объяснить заказчику, сколько времени займет работа и сколько денег потребуется на ее выполнение. Разбивая весь объем на отдельные части, менеджер:

• отмечает ключевые этапы реализации проекта и промежуточные результаты на каждом из них;

• определяет, сколько сотрудников будет задействовано в работе, назначает ответственных за отдельные направления, чтобы впоследствии наладить коммуникацию;

• предусматривает дополнительные расходы, необходимые для выполнения работы, например, приобретение программного обеспечения;

• выстраивает приоритеты, выявляя первоочередные задачи;

• прогнозирует вероятные проблемы и предотвращает их появление.

Иначе говоря, суть декомпозиции проекта заключается в составлении схематичного плана, по которому будут последовательно или параллельно выполняться конкретные задачи, ведущие к достижению главной цели. В процессе работы могут вноситься коррективы, однако структура остается неизменной.

Источник: shutterstock.com

Мелкие задачи объединяются в блоки несколькими способами:

• По стадиям жизненного цикла. Этот прием используется чаще остальных и оптимален для реализации стандартных проектов. Предположим, команда должна разработать сайт для крупной компании. Весь комплекс задач делится на предварительную аналитику и определение требований, создание прототипов, написание технического задания, дизайн, разработку и тестирование.

• По блокам задач. Способ подходит для реализации масштабных проектов, включающих несколько разных направлений. Например, предстоит запуск нового сервиса. Помимо создания самого продукта необходимо разработать туториал и предложить план маркетингового продвижения. Эти задачи могут решаться параллельно, чтобы сервис был полностью готов к заданному сроку.

• По ответственным. Небольшие проекты лучше реализовывать, распределяя обязанности между отдельными исполнителями и устанавливая для каждого блок задач и подзадач.

• По дедлайнам. Для некоторых проектов на первое место выходят сроки выполнения работ. Например, есть задачи, которые необходимо решить в первую очередь, к определенной дате. Именно на них делают упор, затем приступают к следующему по времени модулю.

• По департаментам. Для долгосрочных проектов предпочтительна группировка по разным подразделениям компании, участвующих в бизнес-процессах — отдела продаж, маркетинга, разработчиков, дизайнеров.

При желании можно разработать собственную структуру декомпозиции проекта, исходя из его особенностей. Главное — придерживаться единого принципа, не смешивая разные способы группировки задач.

Источник: shutterstock.com

Проджект-менеджер может заняться декомпозированием самостоятельно или с привлечением других сотрудников, если этого требуют сложность и содержание проекта. Персональная работа по дроблению цели на отдельные элементы происходит так:

• Определение задачи и формулирование четких измеримых целей проекта.

• Установление результатов, необходимых для достижения целей. Например, для запуска интернет-магазина потребуется сформулировать техническое задание, выбрать CMS, разработать макет, сверстать страницы, подключить модули, проверить работоспособность платформы.

• Выделение основных блоков в зависимости от заданных целей и способа группировки. Определение конечного результата по каждому модулю.

• Формулирование конкретных, максимально детализированных задач в каждом блоке, установление сроков их выполнения и реализации проекта в целом.

• Распределение задач по членам команды, привлечение сторонних исполнителей в случае необходимости.

• Определение бюджета с учетом стоимости работы каждого сотрудника и дополнительных затрат на реализацию проекта.

• Установление контрольных точек — моментов завершения работ по отдельному блоку или направлению. Согласование достигнутых промежуточных результатов с заказчиком.

В случае привлечения к декомпозиции целей проекта членов команды менеджер озвучивает им главный посыл и основные задачи, после чего получает от них информацию о конкретных действиях, с помощью которых будет достигнута поставленная цель. Эти сведения ложатся в основу схематичного плана, служащего ориентиром при реализации проекта.

Способы визуализации декомпозиции проекта

Рассмотрим самые популярные способы декомпозиции:

Ментальная карта

Помогает наглядно представить будущий проект в виде дерева целей, где отражены главная идея (например, запустить бизнес) и основные задачи для ее реализации (арендовать помещение, найти сотрудников, продумать маркетинговую составляющую). Ментальная карта выглядит как последовательность шагов, ведущих к достижению цели.

Опросы и анкетирование персонала позволят сделать карту более точной. Сотрудники лучше знают, какие мелкие задачи необходимо решить, чтобы успешно реализовать проект.

Список

Самый очевидный вариант — записать все действия, которые необходимо выполнить для решения задачи. По завершении очередного шага рядом с ним ставят галочку и переходят к очередному пункту. Участие сотрудников сделает список максимально полным и позволит учесть все элементы декомпозиции проекта.

Чек-лист особенно актуален для задач, не требующих соблюдения строгой последовательности шагов. Например, складывать вещи в чемодан к отпуску можно в любой очередности, главное, чтобы были собраны все необходимые в путешествии предметы.

Диаграмма Ганта

Способ визуализации, с помощью которого можно наглядно отобразить продолжительность каждого этапа работ, количество сотрудников, стоимость и другие параметры проекта. Чаще всего диаграмма Ганта состоит из четырех частей:

• вертикальные столбцы с указание временных отрезков;

• горизонтальные строки, в каждой из которых отражена конкретная задача;

• блоки на пересечении строк и столбцов, показывающие, когда и сколько по времени будет решаться задача;

• зависимость этапов друг от друга. Например, стрелка, которая показывает, что к новой задаче можно приступать только по завершении предыдущей.

Диаграмма Ганта, в отличие от других способов визуализации декомпозиции, позволяет детально проработать самые сложные многокомпонентные проекты.

Источник: shutterstock.com

К базовым параметрам диаграммы можно добавить контрольные точки, процентные показатели и другие вспомогательные элементы.

Канбан-доска

Представляет собой рабочее пространство, на котором создано несколько столбцов с названиями типа «планируем», «в работе», «завершено» и тому подобное. Каждая задача записана на карточке, которая перемещается в пределах столбца по вертикали в соответствии с приоритетом и из одной колонки в другую по мере смены статуса задачи.

Канбан-доска может быть организована в общем онлайн-чате или в виде реального стенда в офисе.

Диаграмма PERT

Каждый этап реализации проекта представляет собой кружок или прямоугольник, которые соединяются между собой стрелками, показывающими направление движения от задачи к задаче. Преимущество этого способа заключается в его гибкости: на диаграмме можно отразить любые шаги, не зависящие друг от друга, и спланировать их последовательное или параллельное решение.

Источник: shutterstock.com

PERT оптимален для достижения масштабных и нестандартных целей.

Методика SMART

Используется для точного формулирования цели, которая должна быть впоследствии разбита на отдельные элементы. Методика предполагает составление плана за счет преодоления пяти ступеней.

• S — specific (конкретика). Цель должна быть четкой и реальной. Абстрактные формулировки типа «разбогатеть» недопустимы, необходимы точные показатели: «открыть онлайн-школу копирайтинга и вернуть инвестиции за 8 месяцев».

• M — measurable (измеримость). В плане должны быть прописаны точные сроки и результаты решения отдельных задач, спрогнозирована вероятная прибыль и указаны необходимые траты. Например, владелец онлайн-школы собирается набрать две группы по 30 человек за первый месяц.

• A — attainable (достижимость). От собственника бизнеса помимо желания и уверенности в успехе проекта требуются соответствующие знания и навыки. Он должен ставить реальные для достижения цели и понимать, как добиться ожидаемых результатов.

• R — relevant (актуальность). При планировании следует исходить из соответствия задачи текущим потребностям бизнеса. Оптимально, когда каждый шаг направлен на увеличение доходов, при этом бесполезные действия типа ведения отчетов не включаются в план.

• T— time based (ограничение по времени). Установление конкретных сроков для решения текущих бизнес-задач позволяет контролировать процесс и добиваться желаемых результатов.

Достоинства методики SMART в том, что ее активно применяют, в том числе такие гиганты, как Forbes и LinkedIn.

Сервисы для визуализации декомпозиции

Заниматься дроблением главной цели на отдельные задачи можно при помощи бумаги и ручки, но гораздо эффективнее задействовать специальные редакторы, благодаря которым к декомпозиции можно привлечь других членов команды.

• LucidChart— мощный инструмент для создания диаграмм и ментальных карт. Позволяет импортировать информацию, связывать данные из таблиц, устанавливать отношения между элементами.

• XMind — программа для визуализации, при помощи которой можно управлять доступом, пользоваться готовыми шаблонами и создавать собственные.

• Draw.io— бесплатная программа, предоставляющая групповой доступ к задачам, с возможностью экспорта в популярные форматы и большим количеством шаблонов.

• MindMeister— сервис для организации мозговых штурмов, создания заметок и презентаций. Предусмотрен доступ к картам для всех членов команды, экспорт в документы нескольких форматов, предоставляются готовые шаблоны.

• MindJet Mindmanager — специализированная программа, предназначенная для работы с ментальными картами и снабженная разными инструментами визуализации.

• Miro (RealTimeBoard)— онлайн-доска с большим количеством полезных функций, одной из которых является создание ментальных карт.

• Microsoft Visio— профессиональный редактор для создания схем, чертежей, может применяться для описания производственных и бизнес-процессов.

Оценка эффективности декомпозиции

Рассмотрим различные подходы к оценке эффективности декомпозиции, а также факторы, которые необходимо учитывать при выборе наиболее подходящего метода.

Анализ показателей

Для оценки результатов декомпозиции используются различные параметры. Понять, в какой мере удалось достичь поставленной цели, можно путем изучения:

• Количественных показателей: число лидов, новых подписчиков, привлеченных клиентов, число реализованных задач и проектов.

• Качественных показателей: степень повышения активности подписчиков в соцсетях или отсутствие жалоб со стороны клиентов на производимый продукт.

• Сроков: соблюдаются ли установленные дедлайны, насколько быстрее стали обрабатываться заказы.

• Выполнения задачи: получилось ли освоить иностранный язык на уровне свободной беседы с носителями, начала ли работу онлайн-школа.

Показатели могут быть скорректированы после декомпозиции, например, приведены в соответствии с желаемыми сроками или имеющимися ресурсами.

Оценка с помощью формул

В обычной жизни предсказать реальность достижения цели можно без особого труда, но в бизнесе следует оперировать более точными методами. Распространенный вариант оценки эффективности проведенной декомпозиции — применение формулы P х Q, где P — результат, получаемый за счет выполнения конкретного действия, а Q — количество повторений конкретного действия.

Использование сервисов

Можно рассчитать декомпозицию проекта онлайн, задействуя специальные сервисы, например, RealPro и «Декомпозиция онлайн».

Ошибки в процессе декомпозиции проектов

Чаще всего в процессе дробления цели на отдельные задачи менеджеры допускают следующие ошибки:

• Пытаются объять необъятное, а именно задаются целью сделать полную декомпозицию долгосрочного масштабного проекта. Предположим, речь идет о запуске продвижения продукта. В этом случае нет необходимости планировать каждый шаг на год вперед, достаточно разбить цель на этапы и описать ближайшие задачи, а к формулированию следующих переходить по мере реализации проекта.

• Строго следуют малоэффективному плану. Если на начальных этапах становится ясно, что достичь ожидаемых результатов не получается, стоит пересмотреть стратегию и внести в нее необходимые поправки.

• Не проводят анализ список задач. Это необходимо, чтобы исключить противоречия между отдельными действиями и предусмотреть достаточное количество времени на каждое из них.

• Не назначают ответственных за выполнение блока задач. Даже если все члены команды ответственно подходят к выполнению своих обязанностей, необходимо определить сотрудника для коммуникации с проджект-менеджером и другими подразделениями.

• Не учитывают внешние факторы. Важно быть готовыми к тому, что из-за непредвиденных обстоятельств реализация проекта потребует корректив.

• Дробят однокомпонентные цели. Нет смысла делить простые действия на мельчайшие шаги, это займет больше времени, чем их выполнение.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о декомпозиции проекта

Методы декомпозиции проекта могут с успехом применяться не только менеджерами, организующими работу по достижению масштабных целей. Они полезны в обычной жизни, поскольку помогают грамотно распределить время и силы, предусмотреть важные моменты и спрогнозировать возможные препятствия.

На сколько пунктов разбивать каждую задачу?

Оптимальный вариант — на 5-6 пунктов. Можно использовать это число в качестве ориентира, но исходить из специфики проекта, имеющихся ресурсов, профессионализма исполнителей. Главное, чтобы в план вошли все шаги, необходимые для достижения цели проекта.

Что еще учесть при декомпозиции?

Предусмотреть запасы времени на случай форс-мажоров. От непредвиденных ситуаций не застрахован никто. Если все пройдет гладко, проект можно будет завершить раньше срока или потратить сэкономленное время на тщательную проработку наиболее трудоемких задач.

Когда от декомпозиции результатов проекта лучше отказаться?

В некоторых случаях длительная подготовка к работе над проектом может быть обычной прокрастинацией, а стремление разбить цель на мелкие задачи — попыткой оттянуть время. В такой ситуации лучше сразу приступать к работе.

Есть ли у декомпозиции недостатки?

Главным минусом можно назвать строгое следование плану и невозможность использовать более эффективные решения, не прописанные в нем. Поскольку все действия по реализации проекта спрогнозированы, любое отклонение может нарушить выстроенную структуру. Это заставляет отказываться от альтернативных вариантов, даже если они явно лучше описанных в плане.

Декомпозиция — это правильный подход к решению больших и малых задач, доказавший свою высокую эффективность.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать гарантированный подарок

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB