Диаграмма Парето: основы, построение, использование

О чем речь? Диаграмма Парето – графическое представление данных. Помогает выявлять ключевые факторы, влияющие на результативность процессов. Диаграмма основана на одноименном принципе, согласно которому большинство проблем вызвано небольшим количеством причин.

Как использовать? С помощью диаграммы Парето определяют приоритетные области для улучшения, сосредоточив усилия на устранении наиболее значимых недостатков. Для ее построения используют данные, которые ранжируются по степени влияния на конечный результат. Важно правильно интерпретировать полученные результаты и учитывать возможность ошибок при создании диаграммы, которые искажают общую картину.

Характеристика диаграммы Парето

Для анализа данных используют обычно 7 способов, в числе которых блок-схемы, чек-листы, интеллект-карты и разные типы графиков. К ним относятся и диаграммы – Парето и те, которые применяются, например, в когортном анализе.

Диаграмма Парето – это график в виде столбиковой диаграммы. Он выявляет, какие показатели важнее остальных, и расставляет их в порядке убывания по частоте или значимости. Его суть в том, что 20% усилий дают 80% результата, а оставшиеся доли стараний – только 20% итога. Этот принцип показывает, что ресурсы, время и силы распределяются неравномерно. В бизнесе он используется для понимания эффективности товаров или процессов в компании.

Источник: shutterstock.com

Чтобы применить принцип, строят диаграмму Парето. Главная ее идея – найти самые важные причины какого-то события среди множества разных. Сначала определяют основные факторы, а потом направляют силы на их решение. Это позволяет не тратить ресурсы на мелкие и незначительные проблемы. В любой компании или проекте есть много влияющих факторов. Построение диаграммы Парето позволяет понять, где происходят основные потери и насколько эффективно работает бизнес.

Типы диаграммы Парето

Существует два основных типа диаграммы Парето:

1. По результатам деятельности – этот вариант помогает найти главную проблему в работе. Он показывает плохие результаты, которые связаны с качеством, затратами, сроками выполнения задач и безопасностью. Такая диаграмма нужна, чтобы определить те 20% проблем, которые дают 80% всех отрицательных последствий. С ее помощью можно понять, на что в первую очередь стоит обратить внимание, чтобы улучшить ситуацию.

2. По причинам – этот тип показывает, почему возникают неудачи. С помощью такой диаграммы можно определить, в чем суть проблемы: может быть, виноват конкретный работник, оборудование, материалы, метод труда. Она помогает найти те 20% причин, которые вызывают 80% всех сложностей. Благодаря этому можно понять, где именно сбои и что нужно исправить в первую очередь.

Допустим, при проверке результатов работы нашли много разных проблем. В таком случае сначала лучше всего построить диаграмму Парето по результатам, чтобы понять, какие из этих недостатков самые главные. После этого можно сделать второй график – по причинам, чтобы выяснить, из-за чего возникли основные проблемы. Далее следует сосредоточиться на устранении этих 20% причин. Вместо того чтобы пытаться справиться со всеми факторами сразу, мы начинаем с главного. Так получится добиться заметного улучшения с наименьшими затратами сил, времени.

Диаграмма Парето помогает улучшить качество продукции, сделать бизнес-процессы более удобными и избежать неожиданных проблем. Она позволяет сократить расходы на анализ данных и сделать работу компании эффективнее. Главное – помогает решать проблемы на основе точных данных, а не догадок и предположений.

Когда использовать диаграмму Парето

Диаграмму Парето стоит использовать в тех случаях, когда:

• имеется большое количество данных, и их нужно привести в порядок, чтобы было легче понять, что к чему;

• нужно донести до руководства или других заинтересованных людей, какие именно проблемы самые важные;

• необходимо определить приоритетные задачи и чем нужно заняться в первую очередь;

• важно провести анализ и понять, какие из данных наиболее значимы.

Практическое применение диаграммы Парето

Диаграммы Парето активно используются в разных сферах, и вот для чего они пригодятся:

1. Для анализа качества работы в промышленности.

2. Для управления процессами на производстве – чтобы принимать правильные решения, сократить лишние расходы и наладить четкость деятельности.

3. Для сравнения разных видов брака или других проблем – можно увидеть, какие из них встречаются чаще и самые серьезные, при каких условиях возникают.

4. В бизнесе – чтобы определить, какие направления стоит развивать, товары, приносящие наибольшую прибыль, и убыточные, требующие пересмотра.

5. Для управления проектами любого типа – например, при вложении денег в инвестиции или при изменениях и обновлениях на производстве. Диаграмма помогает понять, насколько эффективно используются ресурсы.

6. Для разделения проблем по местам, где они чаще всего возникают, и выявления зон, в которых их больше всего.

7. Для определения, как часто проявляются те или иные проблемы, риски или негативные ситуации на производстве.

8. Для анализа жалоб от клиентов. С помощью диаграммы можно выявить, что именно не устраивает покупателей, какие части продукции чаще всего вызывают недовольство, и где в производственном процессе есть недостатки.

Принцип Парето как основа диаграммы

Соотношение 80/20 было открыто итальянским экономистом Вильфредо Парето еще в 1897 году. Он заметил, что 20% населения Италии владеют 80% всех богатств и ресурсов страны. Закономерность сохранялась и при анализе других данных, в разные периоды и в иных странах – то есть это не было случайностью.

Парето хорошо понимал, что сделал важное открытие, но не смог подробно объяснить, почему все именно так устроено. Поэтому он выдвинул гипотезу: причина в том, что основные богатства сосредоточены у элиты – небольшой группы людей. 

Позже, в период правления Муссолини, эта идея получила широкую поддержку. И самого Парето стали называть Карлом Марксом от буржуазии. Это означало, что он, как и Маркс, большое внимание уделял классовому делению общества. До второй половины XX века открытие Парето не воспринимали всерьез, и о законе 80/20 особо не говорили. Но со временем интерес к нему начал расти, и его начали активно использовать в самых разных сферах.

Примеры принципа Парето в бизнесе

• Только 20% всех товаров приносят компании 80% всей выручки.

• 80% стоимости готового продукта зависит всего от 20% исходных материалов.

• 20% клиентов дают 80% всей прибыли.

• 80% благотворительных организаций живут за счет денег, полученных только от 20% источников.

• Лишь 20% сотрудников создают 80% всей продукции.

• Именно 20% причин вызывают 80% брака и проблем на производстве.

Примеры принципа Парето в управлении временем

• Чтобы принять 80% всех решений, нужно всего 20% от общего времени обсуждений.

• Мы получаем 80% всей нужной информации только из 20% источников.

• 80% нашей эффективности на работе обеспечиваются всего 20% времени, которое мы реально тратим с пользой.

Получается, что 80% усилий дают совсем небольшой результат. Принцип диаграммы Парето хорошо видно даже в работе двигателя внутреннего сгорания. Только 20% энергии от сжигаемого топлива реально идут на движение, а остальное теряется. Соотношение 80/20 показывает, как связаны между собой причины и их последствия, вложенные ресурсы и полученные результаты.

Этот принцип касается любой сферы жизни. Он важен потому, что противоречит тому, как мы обычно думаем. Кажется, что каждое действие обязательно принесет результат. Мы верим, что нужно браться за все подряд, ведь все может пригодиться. Думаем, что проблемы вызваны множеством разных причин, поэтому искать главную нет смысла.

Важно понимать, что соотношение 20/80 – это не строгое правило. Эти цифры не обязательно должны давать в сумме 100. В разных ситуациях пропорции могут быть другими – например, 30/80, 20/90 или даже 10/100. 

Суть в том, что результат почти никогда не распределяется равномерно. То есть действие редко обеспечивает точно один результат. Чаще всего все складывается по принципу Парето: малая часть усилий дает большую часть итога. Понимание этого помогает сконцентрироваться именно на тех 20%, которые действительно приносят пользу, а не тратить время на оставшиеся 80%, которые почти ничего не меняют.

Преимущества диаграммы Парето

Диаграмма Парето дает много полезного:

• Помогает найти основные причины проблем. С ее помощью можно определить те самые 20% факторов, которые вызывают 80% всех трудностей.

• Позволяет расставить приоритеты. Поняв, что важнее всего, вы сможете сначала заняться главными проблемами.

• Дает понимание общей картины. Анализ показывает, как разные проблемы влияют на ситуацию в целом.

• Помогает проектировать действия. Вы сможете составить конкретный план, чтобы решить самые серьезные вопросы.

  

  Источник: shutterstock.com

• Развивает умение устранять проблемы. Работа с методом диаграммы Парето учит замечать главное и добиваться результата без лишней суеты.

• Улучшает управление. С помощью диаграммы можно наладить процессы и повысить качество выпускаемой продукции.

• Помогает принимать решения на основе фактов. Вы будете опираться на реальные данные, а не на догадки.

• Учит правильно распоряжаться временем. Метод помогает выделить важные дела. И соответственно грамотно использовать свое время как в работе, так и в личной жизни.

• Повышает эффективность. Диаграмма позволяет увидеть, где происходят задержки или потери, и сделать работу более продуктивной.

• Подходит для планирования и устранения сбоев. Ее можно использовать в разных сферах, чтобы находить и решать проблемы.

• Помогает управлять новациями. Благодаря анализу диаграммы Парето можно понять, как изменения повлияют на работу, и подготовиться к их внедрению.

Ограничения диаграммы Парето

Однако у диаграммы Парето есть и свои ограничения, о которых стоит помнить:

• Нужны дополнительные методы. Сам по себе анализ Парето не может точно определить, почему возникли проблемы. Чтобы найти настоящие причины, нужно использовать и другие способы изучения ситуации.

• Нет оценки серьезности. Диаграмма показывает, какие проблемы встречаются чаще, но не говорит о том, насколько каждая из них опасна или важна.

• Основывается на прошлом. Метод работает на основе уже случившихся событий, и не всегда эти данные помогут понять, что предстоит.

• Не всегда подходит. Диаграмму Парето можно использовать не во всех ситуациях – иногда она просто неэффективна или не дает нужного результата.

Суть диаграммы Парето

Это простой способ наглядно показать, какие причины или проблемы встречаются чаще всего и насколько сильно они влияют на общее положение дел. Благодаря такому подходу можно легко понять, на какие факторы стоит обратить внимание в первую очередь. В области контроля качества ее часто используют, чтобы выявить основные источники ошибок или неполадок.

На деле диаграмма Парето выглядит как сочетание двух элементов: столбчатой диаграммы и графика с линией. Столбцы показывают отдельные категории – например, виды проблем, – и расположены по убыванию важности. То есть сначала идет то, что встречается чаще всего. Линия же показывает, сколько процентов от общего числа проблем уже охвачено из каждой следующей категории.

У диаграммы есть одна ось X по горизонтали. На ней показаны типы проблем. А по вертикали – две оси Y. Левая показывает, сколько раз возникала каждая проблема. А правая – какой процент от всех случаев она составляет в совокупности. Самая частая проблема всегда идет первой в ряду.

Этот метод хорош тем, что позволяет быстро определить, какие факторы действительно важны и больше всего влияют на результат. Но просто найти эти проблемы – недостаточно. Нужно еще подумать, стоит ли их устранять именно в том порядке, как они идут на диаграмме. 

Поэтому важно подходить к вопросу не только с точки зрения диаграммы, но и с расчетом затрат, пользы и рентабельности. Иногда выгоднее устранить несколько менее значимых проблем, чем бороться с одной главной, но очень дорогой.

Принципы и элементы диаграммы Парето

Вот основные пункты, на которых строится работа с диаграммой Парето:

1. Выделение главного. С помощью графика можно понять, какие причины или факторы влияют на проблему сильнее всего. Это помогает сосредоточиться не на всем подряд, а на самом важном. Так можно добиться хороших результатов.

2. Наглядность. Диаграмма делает информацию понятной и простой. Визуальное представление помогает быстрее увидеть, какие причины самые значимые. Это удобно для всех – и для тех, кто проводит анализ, и для тех, кто принимает решения.

3. Концентрация усилий. Диаграмма помогает не распыляться, а сосредоточиться на главных проблемах. Особенно это важно, когда ресурсов мало и нужно понять, что стоит исправлять в первую очередь, чтобы потратить силы с максимальной пользой.

Элементы диаграммы Парето

Из чего состоит сама диаграмма Парето:

1. Категории. Это разные причины или факторы, которые имеют отношение к проблеме. Каждая категория – это элемент, который нужно проанализировать. Например, разные виды брака на этапе производства.

2. Частота или стоимость. Для каждой категории указывается, как часто она встречается или сколько убытков приносит. Это помогает понять, как сильно она воздействует на общую картину.

3. Накопленный процент. Это общий вклад каждого элемента в проблему. Он показывает, какие факторы дают лучший эффект, если их устранить, и как правильно расставить приоритеты.

Создание диаграммы Парето

Шаги по созданию диаграммы:

1. Подготовка данных. Сначала нужно собрать всю информацию, которая должна быть проанализирована. Это могут быть жалобы клиентов, дефекты товара и тому подобное. Главное – чтобы данные были корректными и полными, ведь это влияет на то, насколько верным будет результат.

2. Классификация данных. Далее следует разбить все материалы на категории. Если вы изучаете, например, дефекты продукции, каждая группа может быть отдельным типом брака. Это нужно для того, чтобы упорядочить данные и было удобно с ними работать.

3. Подсчет частоты или стоимости. Определите, сколько раз встречается каждая категория либо какую сумму убытков она приносит. Занесите это в таблицу. Это поможет понять, какие категории создают наибольшую проблему, и подготовить данные к построению диаграммы.

4. Группировка информации. Отсортируйте все категории в таблице по убыванию – от самой частой или дорогой до наименее значимой. Так сразу увидите, какие проблемы встречаются чаще, приносят наибольшие потери.

5. Вычисление накопленного процента. Определите его для каждой категории. Для этого нужно сложить проценты текущей и всех предыдущих. Так вы узнаете, какие категории в сумме дают 80% всех проблем – именно на них и стоит обратить внимание в первую очередь.

6. Построение диаграммы. Используйте такие программы, как Excel или Google Таблицы, чтобы получить график Парето. Вам нужно сделать столбчатую диаграмму и линию накопленного процента. Это сделает данные наглядными и понятными, и вы сможете легко анализировать их.

Пример таблицы для диаграммы Парето

Из этого примера видно, что «Недостаток ресурсов» и «Плохое планирование» – это самые серьезные причины, ведь они вместе дают 80% всех задержек. Значит, сначала стоит решать именно эти проблемы.

Использование диаграммы Парето в различных сферах

Производство

В нем диаграммы Парето часто используют, чтобы разобраться, почему в товарах появляются дефекты. Например, если 80% всех браков вызываются только 20% причин, то если убрать их, качество продукции станет заметно лучше. Это дает возможность сконцентрироваться на самых важных проблемах и сделать производство более эффективным.

Обслуживание клиентов

В данной сфере диаграммы Парето нужны, чтобы понять, из-за чего чаще всего жалуются покупатели. Это помогает компаниям направить усилия на решение самых частых и серьезных проблем, чтобы клиенты были более довольны. Например, если 80% жалоб приходятся всего на 20% факторов, то, устранив их, можно значительно улучшить обслуживание.

Источник: shutterstock.com

Управление проектами

Здесь такие диаграммы помогают выяснить, из-за чего чаще всего происходят задержки или перерасход бюджета. Это позволяет руководителям делать более правильные заключения и усовершенствовать рабочие процессы. Например, если 80% задержек происходят из-за 20% причин, то устранение этих факторов может значительно улучшить ход выполнения проектов.

Здравоохранение

В медицине диаграммы Парето тоже полезны. Они помогают понять, почему чаще всего случаются врачебные ошибки, чем обычно недовольны пациенты. Это позволяет повысить качество медицинской помощи и сделать лечение безопаснее. Например, если 80% ошибок происходят из-за 20% причин, то устранив их, можно сделать услуги врачей значительно лучше.

Рекомендации по применению диаграммы Парето

Как правильно понимать диаграмму

• Определение главных причин: Обратите внимание на те категории, которые вместе дают 80% накопленного процента. Это и есть самые важные факторы. Разобравшись с ними, можно понять, на что нужно направить усилия, чтобы получить наилучший результат.

• Анализ изменений со временем: Сравните диаграммы за разные периоды, чтобы увидеть, что изменилось. Это поможет понять, какие проблемы стали появляться чаще и требуют большего внимания.

• Работа на улучшение: Старайтесь сначала устранить/оптимизировать именно ключевые проблемы. Это позволит тратить меньше ресурсов и времени, но при этом получать лучший результат.

Как применять на практике

• Регулярный анализ: Постоянно изучайте данные с помощью диаграмм Парето, чтобы стабильно улучшать рабочие процессы. Так вы сможете вовремя замечать новые проблемы и быстро их устранять.

• Работайте в команде: Привлекайте сотрудников к анализу и обсуждению. Это помогает лучше понять суть проблем, находить хорошие решения и повышает интерес и участие людей в процессе.

• Используйте программы: Применяйте специальное ПО, чтобы строить и анализировать диаграммы Парето. Это сделает работу проще и точнее, позволит лучше использовать собранные данные.

Когда вы составляете диаграмму Парето, старайтесь не допускать, чтобы строка с названием «Прочее» занимала слишком большую часть. Это может говорить о том, что вы неверно распределили материал и слишком много разного сгруппировали в одну кучу. В такой ситуации лучше пересмотреть, как вы делите данные, и попробовать другой способ классификации.

Если есть возможность выразить информацию в финансовом эквиваленте, лучше именно так и сделать. Если же нельзя перевести проблему в деньги, анализ получится неточным, и результаты могут ввести в заблуждение. Финансы играют очень важную роль, особенно когда речь идет о принятии управленческих решений.

Когда вы анализируете готовую диаграмму Парето, стоит придерживаться таких рекомендаций:

• Если видите, что какая-то важная причина легко устраняется, то нужно сразу это сделать, не откладывая.

• Главное внимание стоит уделять только тем немногим факторам, которые действительно сильно влияют на результат.

• Если есть какая-то мелкая проблема, но ее можно устранить без особых усилий, тоже не игнорируйте ее. Такое простое действие может дать чувство удовлетворения, которое, в свою очередь, поможет настроиться на решение более серьезных задач.

Ошибки в создании диаграммы Парето

Прежде всего нужно понимать, что принцип Парето нельзя применять абсолютно ко всему. Иногда компании слишком увлекаются цифрами и графиками, забывая о сути. Этот принцип не подходит для любой сферы бизнеса, маркетинга и экономики. Он может быть полезным как начальная точка для анализа, но нельзя полностью на него полагаться. Он показывает, что происходило раньше, но не говорит, что будет дальше.

Также неправильно использовать принцип Парето для оценки объема работы. Некоторые думают, что если первые 20% задач самые важные, то остальными 80% можно пренебречь. Конечно, в начале хорошо сделать значительную часть, но это не значит, что остальная работа не имеет значения – ее тоже надо выполнять.

Основные ошибки при создании диаграммы Парето

• Выбрана неправильная единица измерения. Это может «размазать» проблему по разным категориям. Тогда выводы будут неверными.

• Если процесс нестабильный, то сбор информации может показать все категории одинаково важными, и выделить главные не получится.

• Если данных слишком мало или берется очень короткий период, то результат будет неточным. Такой анализ не поможет найти настоящие истоки проблемы.

• Если данных, наоборот, слишком много или период изучения слишком длинный, то вы можете упереться в уже неактуальные факторы. Например, важное в прошлом месяце может быть уже не так значимо сейчас.

• Если вы неправильно разбили данные на категории, то может не получиться выделить те самые 20% причин, которые создают 80% результата.

Чтобы избежать таких ошибок, лучше попробовать разные варианты классификации и составить несколько диаграмм Парето. Чем больше углов зрения, тем легче увидеть реальную суть проблемы. Поэтому полезно пробовать анализировать данные по-разному.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как использовать диаграмму Парето в бизнесе

Часто задаваемые вопросы о диаграмме Парето

Диаграмма Ганта и диаграмма Парето – разные способы?

Последняя используется для того, чтобы находить основные причины, устранять ошибки, повышать качество и делать работу более эффективной. А вот когда речь идет о планировании и управлении проектом – тут уже используют иной инструмент. И это диаграмма Ганта. 

Она выглядит по-другому: не как столбики и линия, а как горизонтальные полосы. Каждая лента – это какая-то задача, у которой есть начало, конец, и видно, насколько она уже выполнена.

Можно ли использовать диаграмму Парето для прогнозирования событий?

Нет, диаграмма Парето не подходит для этого. Она используется для анализа прошлых данных, чтобы понять, какие причины привели к текущим проблемам. То есть она помогает разобраться, что уже случилось, а не предсказать, что будет.

Какой софт можно использовать для построения диаграммы Парето?

Для ее составления хороши такие программы, как Microsoft Excel, Google Sheets, а также специализированные инструменты для анализа данных, например, Tableau или Power BI.

Можно ли построить несколько диаграмм Парето для одной и той же проблемы?

Да. Иногда полезно разделить одну большую проблему на несколько отдельных частей и для каждой части построить свою диаграмму Парето. Это помогает лучше понять ситуацию и детальнее проанализировать каждую ее сторону.

Существует ли альтернатива диаграмме Парето?

Да, есть другие способы изучения данных, например, ABC-анализ или метод Исикавы, который еще называют «рыбий скелет». Эти методы тоже помогают организовать и представить информацию, но у каждого из них есть особенности и области, где их лучше использовать.

Диаграммы Парето помогают выделять важные моменты, не забывая при этом о мелочах. Этот метод – сильный инструмент для анализа данных и принятия решений. Он позволяет заметить главные факторы, которые влияют на результат, сосредоточиться на их совершенствовании. 

Применение данной методики в работе помогает повысить эффективность и качество. Она может быть полезна в любой сфере, становясь важной частью инструментария для анализа и улучшения процессов.

Источник изображения на шапке: shutterstock.com

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать ценные бизнес-подарки бесплатно

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB