Должностная инструкция специалиста по кадрам: разбираемся в деталях

О чем речь? Должностная инструкция специалиста по кадрам не является обязательным документом, однако ее составление делает работу отдела понятной и прозрачной для всех участников, исключая проблемы лишней загруженности.

На что обратить внимание? В структуру документа входят разделы о правах, обязанностях, ответственности, требованиях к квалификации и навыках специалиста отдела кадров. Также учитывается ряд требований законодательства.

Задачи специалиста по кадрам

Успех деятельности каждого бизнеса напрямую зависит от грамотного управления человеческими ресурсами, чем и занимается служба по подбору кадров. Ее сотрудники (HR-менеджеры, специалисты по работе с персоналом) ведут работу с документацией. Они же отвечают за подбор, обучение и развитие специалистов, контролируют деловые отношения в трудовом коллективе.

Источник: shutterstock.com

В обязанности работника отдела кадров (ОК) входят следующие задачи:

• Ведение кадрового делопроизводства. HR-специалисты ответственны за оформление новых сотрудников на работу, составление штатного расписания, формирование и хранение личных дел и трудовых книжек всех членов коллектива. Они занимаются процедурами перевода, увольнения, предоставления отпуска. Именно кадровики формируют приказы, иные документы о назначении на должность и ее смене, поощрении, выплате отпускного пособия, применения дисциплинарных взысканий и др.

• Оформление трудовых договоров и дополнительных соглашений с сотрудниками. Специалист корректирует их по мере необходимости, извещает работников об изменениях условий работы и доводит до их сведения положения новых законодательных актов.

• Составление пакета документов для начисления пенсий и пособий. В обязанностях HR-специалиста – подготовка бумаг по назначению больничных и декретных, надбавок за труд в особых условиях и других выплат.

• Ведение и хранение трудовых книжек. При приеме на работу человек сдает в ОК этот важный документ, а кадровик внимательно изучает соответствие предоставленных бумаг записям в нем, проверяет их подлинность, вносит изменения, выявляет возможные ошибки и неточности и исправляет их, вшивает дополнительные бланки.

• Осуществление воинского учета (ВУ). Именно на работников отдела кадров возложена эта ответственная задача. Они обязаны проверить документы ВУ при приеме на работу, оформить карточки воинского учета (форма №10). Эти специалисты тесно взаимодействуют с военкоматом, предоставляя ему необходимую отчетность.

• Подготовка и передача данных о кадровом составе. Отчеты запрашивают не только военкомат, но и центр занятости, Социальный фонд России, Росстат и другие госорганы.

• Оформление и своевременное пополнение новыми данными личных дел работников организации, обновление электронной базы данных ее сотрудников.

• Ведение архива. Документы, поступающие в отдел кадров, должны быть подшиты в личные дела; в конце календарного года проводится их инвентаризация. Определенная часть передается на хранение в архив, а остальные, согласно инструкции, утилизируются. И этот процесс также контролируется специалистами ОК.

• Организация проф- и переподготовки персонала. Эта важная функция в крупных организациях возложена на менеджера по персоналу, а в небольших вопросами проведения аттестаций, направления на обучение и курсы повышения квалификации, формирование КЗ (кадрового запаса/резерва) – зона ответственности инспектора ОК.

• Ведение регистрационных журналов и книг. В них своевременно вносятся данные о плановых и внеочередных проверках, несчастных случаях, производственных нарушениях, серьезных событиях, регистрируются трудовые договоры и приказы по кадровому составу.

• Участие в работе над локальными нормативными актами компании. Специалисты ОК определяют права и круг обязанностей каждого сотрудника и их определенных категорий. Они являются связующим звеном между работодателем и персоналом.

• Оформление справок по просьбе сотрудников. В их числе запросы: официальных бумаг на подтверждение доходов за указанный период, стаже работы, должности и др.

Как видим, на специалиста отдела кадров возложено много обязанностей, но нами перечислены далеко не все. Так, его могут назначить ответственным за организацию охраны труда, ведение воинского учета: кадровик обладает сведениями о военнообязанных сотрудниках компании.

Виды специалистов по кадрам

Обязанности, прописанные в их должностной инструкции, разнообразны, и отвечают обычно потребностям компании. Часто руководители возлагают на сотрудников отдела кадров разные задачи, и в соответствии с этим всех работников ОК можно разделить на три группы:

Инспектор ОК

Данный специалист обладает широкими полномочиями и отвечает за процесс кадрового делопроизводства. Он занимается:

• Учетом персонала организации.

• Составлением личных дел сотрудников.

• Подписанием трудовых соглашений.

• Оформлением личных карточек.

• Проверкой пакета документов соискателей при принятии на работу.

• Обработкой заявлений на предоставление отпуска, смену должности.

• Оформлением вычетов по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ).

• Составлением отчетов в Пенсионный Фонд РФ и прочие ведомства (в крупных компаниях).

НR-менеджер

Этот профессионал занимается поиском и отбором кандидатов на должность: информирует о вакансиях, изучает поступившие от соискателей резюме, разрабатывает и анализирует результаты тестов и анкет, проводит собеседования, сопровождает новичков в адаптационный период, следит за изменениями на рынке труда.

Менеджеры такого ранга активно участвуют в обсуждение вопросов найма, увольнения, переводов, повышения в должности.

Универсальный НR-работник

Данная категория сотрудников наиболее интересна для руководителей: они профессионально выполняют задачи инспектора по кадрам, и одновременно могут решать вопросы, которые обычно находятся в зоне ответственности менеджера по персоналу: ведут кадровый учет и находят сотрудников.

Отдел кадров – важный структурной элемент любой компании. От ее масштаба и количества персонала зависит, сколько HR-специалистов необходимо для эффективной работы фирмы.

Необходимость составления должностной инструкции специалиста по кадрам

Письмо Минтруда РФ от 25.04.22 года № ПГ/13204-6-1 отмечает, что должностная инструкция (ДИ) не относится к обязательным документам. Решение о составлении ДИ и ее форме работодатель принимает самостоятельно. Так что ее отсутствие не является ни нарушением Трудового Кодекса РФ, ни поводом для наложения санкций.

И все же, должностная инструкция специалиста по кадрам 2025 – ценный документ. В нем детально указываются обязательства, права, требования к нему в соответствии с постом, который он занимает.

Документ содержит требования к образовательному минимуму, профессиональным навыкам занимающего определенную должность (по Письму Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ). Он важен для успешного выполнения задач и рядовыми работниками, и руководителями.

Источник: shutterstock.com

ДИ дает возможность выстроить отношения нанимателя и специалиста конкретно и четко. Человек, желая получить вакансию, изучает положения инструкции и оценивает соответствие своих навыков и опыта требованиям к должности. При возникновении трудовых споров именно этот документ помогает обозначить границы ответственности и отстоять свою позицию.

По мнению Федеральной службы по труду и занятости (Роструд), должностная инструкция полезна и даже необходима и работнику, и руководителю. Ее наличие, как указывает Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0 и как показывает практика, помогает:

• Оценивать выполнение специалистом задач уже во время испытательного срока.

• Аргументированно отказать в приеме на работу, ведь в инструкции могут быть прописаны не только общие, но и специфичные требования, по потребностям компании.

• Рационально распределить обязанности между членами команды.

• Временно поручить специалисту выполнять другую трудовую функцию.

• Объективно оценить профессиональные качества и ответственность работника.

На положения ДИ можно ссылаться при возникновении трудовых споров, конфликтов и даже разбирательств в суде. По этой причине опытные работодатели часто самостоятельно принимают решение о подготовке документа, максимально подбирая содержание под потребности бизнеса.

Должностная инструкция HR-сотрудника может быть оформлена как самостоятельная бумага или иметь вид дополнительного приложения к трудовому соглашению.

Требования к должностной инструкции специалиста по кадрам

2025 год принес изменения в законодательстве, которые необходимо учитывать при подготовке ДИ менеджера ОК:

Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ

Ввел в Трудовой кодекс РФ понятие ЭТК – электронных трудовых книжек, закрепленное в ст. 66.1. Работодателей обязали составлять и предоставлять в ПФ отчет по форме СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица). Также на специалистов ОК возложили обязанность проводить инструктаж персонала по вопросам перехода на ЭТК.

В Законе от 03.10.2018 № 353-ФЗ

Трудового кодекса РФ появилась ст. 165.1 об обязанности работодателей предоставлять сотрудникам дни для диспансеризации с сохранением зарплаты. Норма начала действовать в начале 2019 года. Право пройти профмедосмотр и дополнительные методы обследования в свободные от работы дни предоставляется всему персоналу раз в три года.

Специалистам предпенсионного возраста и пенсионерам каждый год выделяется два дня. Сотрудник, планируя пройти диспансеризацию, обязан подать заявление, обсудив дату с руководством. Дополнительный выходной оформляют приказом, создание которого возложено на специалистов кадровой службы.

Закон от 24.04.2020 № 132-ФЗ

Ужесточил ответственность руководителей и иных должностных лиц за упущения в военно-учетной работе. При их выявлении накладывают административные штрафы, выросшие с 5 мая 2020 года в 3 раза.

Нарушением правил воинского учета считается несвоевременное представление списков военнообязанных (принятых в штат и уволенных), неуведомление о получение повестки в военкомат, несоблюдение правила о передаче в комиссариат сведения о лицах, которые подлежат постановке на воинский учет впервые. Кроме этого, срок давности для привлечения к административной ответственности при выявлении нарушений теперь составляет три года.

Закон от 15.10.2020 № 341-ФЗ

Усилил ответственность за несоответствующее хранение документов. Поправки предусматривают санкции за обнаруженное в ходе проверки несоблюдение законных правил при организации содержания, комплектования и использования архивных и кадровых бумаг. Для юридических лиц штраф прежний, 5000-10 000 руб.

Должностных лиц, ответственных за это, наказывают более жестко: прежние их размеры в 300-500 рублей увеличены в 10 раз, до 3000 и 5000 руб. Приказом Госархива утвержден новый документ, регламентирующий сроки хранения документов по кадрам, вступивший в силу 18 февраля 2020 года.

Структура должностной инструкции специалиста по кадрам

Общие положения ДИ

В этом разделе должностной инструкции ведущего специалиста кадровой службы содержатся требования по его приему и увольнению. Эти вопросы находятся в компетенции гендиректора компании. Среди подавших заявление на вакансию приоритет отдается кандидатам, имеющих диплом об оконченном высшем образовании в сфере экономики, менеджмента либо социологии, и двухлетний стаж управленческой работы.

Руководителем ведущего HR-специалиста является начальник отдела. В случае его временного отсутствия, обязанности по управлению возлагается на другое должностное лицо, назначаемое директором организации. Ведущий HR-специалист в работе руководствуется определенными правовыми нормативами и документами, среди которых:

• Трудовой кодекс РФ и законодательство России о защите персональных данных.

• Устав организации.

• Зарегистрированные ранее приказы и распоряжения руководства.

• Положения, определяющие особенности работы отдела кадров.

• Другие локальные акты, утвержденные в организации.

Источник: shutterstock.com

Ведущий HR-специалист должен знать и владеть:

• Основными юридическими правовыми актами.

• Методическими материалами, которые касаются управления персоналом.

• Информацией о структуре и штате организации, направлениях ее деятельности, стратегических перспективах.

• Основами кадровой политики.

• Методами определения текущей и долгосрочной потребности в персонале.

• Положением об аттестации и квалификационных испытаниях.

• Правилами ведения и хранения кадровой документации.

• Порядком составления отчетности.

• Способами применения современных информационных технологий в кадровой службе.

• Опытом работы с персоналом отечественных и зарубежных компаний.

• Основами социологии, психологии труда, экономики, организации производства и управления.

• Возможностью применения вычислительной техники.

• Правилами и нормами охраны труда.

Должностные обязанности ведущего специалиста по кадрам в соответствии с ДИ.

Он изучает рынок труда, осуществляет поиск, привлечение и отбор кандидатов на вакансии. То есть решает проблему обеспечения компании кадрами. Ведущий специалист организует и проводит аттестации и квалификационные испытания, анализирует их результаты, оценивает профессиональные навыки сотрудников с целью формирования штатного резерва, организации обучения для повышения компетенций персонала.

Должностной обязанностью ведущего специалиста кадровой службы является взаимодействие с руководителями всех отделов и подразделений компании, подготовка аттестации, анализ ее результатов, планирование и проведение работы с резервом.

Сотрудникам, показавшим высокие профессиональные навыки, могут повысить квалификационный разряд, доверить освоение современного оборудования. Кроме этого, менеджер проводит семинары для лиц, вовлеченных в процесс проведения испытаний, на которых ставит цель экзамена, предоставляет методические разработки, согласовывает список группы для аттестации, устанавливает ее даты.

Конкретный список должностных обязанностей HR-специалиста выглядит следующим образом:

• Разработка методических материалов для проведения аттестаций персонала. То есть устных и письменных тестов, опросов, практических заданий, оценочных метрик и др.

• Определение состава аттестационной комиссии.

• Выделение категории сотрудников для оценки их деловых качеств и соответствия уровню квалификации.

• Составление графиков аттестационных испытаний.

• Разработка программ для устранения выявленных недочетов. Например, направление на обучение, работа под наблюдением наставника.

• Обновление методической базы.

• Информирование руководства обо всех успехах, применении новых инструментов, позволяющих более эффективно оценивать профессиональные навыки сотрудников, определять необходимость привлечения высококвалифицированных кадров, выявлять степень мотивации персонала.

Руководитель обязан дать обоснованный и полный ответ на обращение любого члена трудового коллектива, касающееся присвоения квалификации, карьерного роста, обучения, оплаты труда и др.

В компетенции ведущего специалиста также входят объективная оценка профессионализма каждого работника коллектива и поддержка сотрудников в деле решения задач по улучшению производственных показателей на благо развития компании.

Права и ответственность

Ведущий HR-специалист уполномочен обсуждать вопросы, касающиеся разных аспектов деятельности отдела кадров. Учитываются его замечания и предложения, повышающие результативность работы службы, позволяющие устранить выявленные недочеты.

Источник: shutterstock.com

Правом этого специалиста является:

• Первоочередное изучение указаний и решений руководства по соответствующим вопросам.

• Обязательное присутствие на планерках и совещаниях, где обсуждаются вопросы кадровой политики компании.

• Укрепление взаимоотношений с работниками всех структурных единиц организации.

• Требование от руководителей поддержки и содействия, предоставления дополнительной информации и документов для лучшего исполнения своих должностных обязанностей.

• Представление интересов ОК при взаимодействии с иными отделами, службами и участками компании, а также с государственными учреждениями, службой занятости, военным комиссариатом.

• Согласование с руководством привлечения специалистов других подразделений к решению вопросов по направлению деятельности.

• Подписание документов в пределах своей компетенции.

• Официальное представление департамента по кадрам при взаимодействии с другими компаниями, если на повестке дня – вопросы соответствующей политики.

ТОП-7 кейсов
из разных ниш с ростом
от 89% до 1732%

Узнать подробнее

Ответственность ведущего специалиста по кадрам.

Он обязан четко соблюдать исполнение предписанных ему должностных обязанностей. При нарушении правовых норм, трудовой дисциплины, правил внутреннего порядка, установленного в компании, некорректном обращении с подчиненными ему может грозить дисциплинарное наказание (выговор, замечание и даже увольнение). За совершение некоторых проступков предусмотрена персональная административная ответственность в виде штрафа.

При разработке должностной инструкции ведущего менеджера по кадровой работе необходимо учесть взаимодействие сотрудника с трудовым коллективом всех участков, цехов и служб компании. Раздел «Взаимоотношения» должен содержать правила таких коммуникаций.

Внесение изменений в должностную инструкцию специалиста по кадрам

Должностная инструкция – документ для внутреннего пользования, просто вытащить его из папки и заменить другим нельзя. Если возникла необходимость в изменении формулировки, добавлении или корректировке текста, нужно разобраться, как она была создана.

ДИ изначально могла быть самостоятельным документом или выполнена как приложение к трудовому договору. В первом случае руководитель издает приказ о необходимости выполнить редактирование материала, внести изменения. Кадровик должен изучить новый вариант и подписать его. Во втором случае прежде всего нужно получить согласие на внесение поправок в договор, далее – разработка дополнительного соглашения с соответствующими корректировками.

В должностной инструкции, включающей в себя три раздела («Обязанности сотрудника», «Права работника» и «Ответственность»), изменения затрагивают первый и третий блоки, а второй переходит в новый вариант документа без изменений.

Раздел «Обязанности сотрудника» будет содержать иной круг функций, что связано с изменениями в трудовом законодательстве. Например, кадровику нужно теперь изучить и внедрить правила перехода на электронные трудовые книжки, освоить составление и предоставление отчета в Пенсионный фонд России.

Если в ДИ отсутствовал пункт о ведении воинского кадрового учета, то в новом варианте документа надо предусмотреть и его наличие. В блоке «Ответственность» предстоит отредактировать пункты по наложению штрафов за неисполнение обязанностей из-за ужесточения ответственности на законодательном уровне за несоблюдение сроков предоставления отчетов, выявление ошибок при их формировании.

Ошибки при составлении должностной инструкции специалиста по кадрам

Ошибка 1. Пренебрежение составлением ДИ

На многих предприятиях, в основном малых и средних, должностные инструкции вообще отсутствуют. Работнику буквально на пальцах объясняют, в чем заключается его деятельность, а на следующий день он получает уже совсем другое задание.

Должностная инструкция помогает организовать четкую работу и отдела кадров, и всей компании. Важная составляющая документа – описание обязанностей и прав сотрудников. Если инструкции нет, работник может не стремиться выполнить задачу ответственно и результативно. А предъявить претензии к нему можно только эмоционально, ведь его обязанности юридически не оформлены и меры административной ответственности не закреплены.

Ошибка 2. Подготовка должностной инструкции без соответствующего основания

Эту ошибку часто допускают специалисты, на которых возложили обязанность разработать ДИ. Люди отнеслись к заданию ответственно, вырабатывают структуру, формулируют положения, поглядывая на образец из Сети. Однако ДИ должна иметь основу – Положение о подразделении.

Законодательство не обязывает иметь этот документ, это – локальный нормативный акт (ЛНА), решение о разработке которого принимает руководитель компании. Наличие положений об аттестации, обучении сотрудников, задачах кадровой службы проблему не решает. Положение о структуре подразделения является важным документом, четко распределяющим функции, которые возложены на отдел, цех, участок, всех трудящихся этой структурной единицы.

Для работы над ДИ необходим еще один важный документ. Это должностная квалификационная характеристика. Утверждение штатного расписания – задача директора, и он вправе формировать его с учетом тех специалистов, которые необходимы для трудового процесса.

Ошибка 3. Неполнота ДИ: отсутствие пунктов, влияющих на деятельность работника

В должностной инструкции обязательно должны быть обозначены пункты:

• Закрепляющий четкую подчиненность сотрудника. Существует мнение, что она – факт очевидный, разумеющийся и прописывать его не обязательно. На деле же юридическую силу имеет только документ, оформленный на бумаге, с подписями и печатями.

• Порядок назначения и освобождения от должности. Правила таковы: они действуют при наличии не контракта, а приказа/распоряжения. Договор – это основание для последних. Реалии таковы, что трудовые книжки становятся достоянием прошлого, на очереди отмена приказов – все идет к введению контрактной системы.

• Чем руководствуется работник в процессе деятельности. В контексте рассматриваемой темы напрашивается ответ, что специалист в трудовой деятельности руководствуется личной должностной инструкцией. Но это неверно. Правильно перечислить: на первом месте – законодательные акты РФ.

Далее – положения, инструкции, разъяснения, нормативные материалы, издаваемые межотраслевыми органами (министерствами, комитетами, главными управлениями и др.). Затем указываются отраслевые акты и, наконец, ЛНА: приказы, распоряжения, должностная инструкция и другие документы.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о должностной инструкции специалиста по кадрам

Кто обязан применять профстандарт при составлении ДИ?

Должностная инструкция по профстандарту специалиста по кадрам и других сотрудников – документ, в котором дана детальная характеристика специальности. Если нормативно-правовой акт устанавливает определенные требования к квалификации, профстандарт применять нужно. Это правило действует в отношении госслужащих, работников муниципальных органов, а также некоторых сфер: здравоохранения, образования, финансов, культуры и искусства и др.

Что должны учесть бюджетные, муниципальные и государственные учреждения?

Разрабатывая должностную инструкцию для специалиста кадровой службы, например, в учебном заведении, они должны включать требования, установленные профстандартом.

Сколько лет по закону нужно хранить должностную инструкцию?

Согласно Приказу Федерального архивного агентства (от 20.12.2019 № 236, п. 443) типовая ДИ ведущего специалиста по кадрам по профессиональному стандарту, должны храниться в архиве компании:

• 50 лет – утвержденные после 2003 года.

• 75 лет – принятые до 2003 года.

Специалист HR-службы – многогранная и значимая должность Она обязывает отвечать за кадровое делопроизводство и работать с персоналом. Конкретно и четко круг функций и границы ответственности определяют трудовой договор и должностная инструкция, которую обычно разрабатывает непосредственно наниматель. Составлять ее рекомендуется на основе профстандарта, где детально описаны и функции специалиста, требования к квалификации, необходимые навыки.

Источник изображения на шапке: shutterstock.com

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону