Функциональный руководитель: за что отвечает и как выбрать

О чем речь? Функциональный руководитель — менеджер, организующий деятельность сотрудников в рамках своей сферы ответственности. Например, директор по маркетингу, проводящий тренинг для продажников, будет их функциональным руководителем в противовес РОПу, который является линейным начальником для этих сотрудников.

На что обратить внимание? Использование функциональных руководителей позволяет бизнесу решить проблему с компетенциями, передать необходимые навыки и знания исполнителям или линейным управленцам. Однако есть и минусы — проблема с подчиненностью и конфликты интересов.

Понятие функционального руководства

Линейная структура управления отличается простотой: связи между уровнями строятся строго по вертикали, а единоначалие является основополагающим принципом. Такая система особенно эффективна для малых предприятий, включая семейные бизнесы, благодаря своей ясности, четкости взаимодействий и минимальному числу управленческих уровней.

Однако линейный руководитель высшего уровня вынужден самостоятельно решать все вопросы управления, что на крупных предприятиях может привести к его перегрузке, нехватке времени на стратегические задачи и снижению качества решений.

Источник: shutterstock.com

При внедрении функциональной структуры на среднем управленческом уровне создаются специализированные звенья, выполняющие определенные действия. Эти звенья поддерживают нижестоящих линейных руководителей, то есть младших начальников.

На Западе функциональные звенья включают такие отделы, как кадры, маркетинг, финансы и материально-техническое обеспечение. Каждое из этих звеньев обладает правом управления нижестоящими уровнями.

В результате линейный и функциональный руководитель высшего уровня освобождается от части оперативных функций и может сосредоточиться на стратегическом управлении. Это позволяет принимать более компетентные решения, поскольку они переходят в ведение узкопрофильных специалистов. Основной минус функциональной структуры — возможные конфликты в приказах и наличие двойного подчинения сотрудников.

Функциональная структура представляет собой распределение управленческих функций между руководителями и отдельными подразделениями.

Управленческая функция — это вид деятельности, являющийся результатом разделения и специализации труда в управленческой сфере. Она выделяется по признакам и является частью общего процесса управления. В компании может насчитываться от 10 до 25 управленческих функций.

Комплекс задач — это часть управленческой функции, которая выделена по определенным критериям, например планированию, нормированию, анализу и учету. Реализация таких задач обычно возлагается на небольшие функциональные подразделения.

В некоторых случаях исполнительный руководитель также выступает в роли функционального. К примеру, главный бухгалтер может быть как административным руководителем бухгалтерии, так и функциональным, отвечая за организацию работы. Аналогично начальник отдела продаж управляет как менеджерами по продажам, так и их рабочими процессами.

Тем не менее бывают ситуации, когда у сотрудника разные административные и функциональные руководители. Например, в сети магазинов административным руководителем кассира может быть менеджер магазина, тогда как функциональным руководителем выступает главный бухгалтер, который компетентен в вопросах работы с кассой и ведения финансовой документации.

Задачи функционального руководителя

Функциональный руководитель отвечает за эффективное управление удаленными ресурсами, распределенными по различным филиалам компании.

Необходимо рассмотреть обязанности каждого участника и их требования к профессиональной компетенции.

• Генеральный директор должен обеспечивать эффективное функционирование всего предприятия, содействовать согласованному взаимодействию между всеми работниками как в рамках вертикальной, так и горизонтальной структуры управления. Достижение запланированной прибыли является прямым результатом управленческой деятельности генерального директора.

• Руководитель отдела продаж занимает ключевую позицию в организации и управляет коммерческой деятельностью различных филиалов. Его обязанности включают координацию работы отделов продаж и контроль за достижением запланированных показателей выручки и маржинальности. Директор по продажам эффективно управляет удаленными ресурсами, обеспечивая успех всей коммерческой службы.

• Руководитель отделения занимается организацией рабочего процесса в отделении, что включает в себя взаимодействие с внешней средой, обеспечение необходимыми помещениями, оборудованием и другими ресурсами, а также формирование эффективного коллектива сотрудников. Обычно этот руководитель не уделяет должного внимания процессу продаж и не всегда обладает соответствующими навыками в этой области. Результатом функциональной деятельности руководителя отделения является порядок в рабочем процессе отделения, оперативное и качественное выполнение заказов клиентов.

• Руководитель отдела продаж филиала несет ответственность за организацию деятельности сотрудников отдела и за достижение ими запланированных целей по продажам. Ему приходится обеспечивать выполнение текущих показателей сотрудниками отдела на ежедневной, еженедельной и ежемесячной основе. Для успешной работы руководитель отдела продаж должен проявлять компетентность и примерять на себя роль «сержанта», обучая и мотивируя подчиненных, а также демонстрируя личный пример в переговорах и умело разбираясь в мотивациях каждого члена команды.

Функциональный руководитель в организации должен видеть в своем директоре по продажам компетентного специалиста, способного эффективно организовать процесс продаж. Он обязан быть готов решать проблемы, связанные с работой продавцов на местах, и облегчить им выполнение задач.

Источник: shutterstock.com

Для управляющего филиалом директор по продажам является консультантом по оптимизации выполнения заказов клиентами на местах. Он должен вдохновлять на принятие клиентоориентированного подхода и быть потенциальным лидером в руководстве компании.

В отношении к непосредственному руководителю отдела продаж директор по продажам выступает в роли эксперта по методам продаж, наставника и строгого контролера результативности.

Итоги работы отдела и его сотрудников должны быть для директора по продажам так же важны, как и самим сотрудникам. Они взаимно несут ответственность за одинаковые результаты, но в разном масштабе.

Плюсы и минусы линейно-функционального управления

Доработанная форма управления — это линейно-функциональное управление. Оно распределяет задачи таким образом, что линейные звенья осуществляют контроль, а нелинейные — консультируют по конкретным вопросам.

Под линейно-функциональным управленцем понимается руководитель, который воздействует на производственные подразделения исключительно официально, без возможности отдавать указания. Его роль зависит от установленной управленческой структуры в организации и объема предпринимательской деятельности.

Функциональные подразделения гарантируют техническую подготовку производственных процессов и разрабатывают варианты решений по всем сопутствующим вопросам.

Плюсы:

• Осуществление детальной подготовки стратегий и принятие решений, связанных с профессиональными обязанностями персонала.

• Управленческие руководители избавлены от необходимости принимать ключевые решения, касающиеся финансового планирования и обеспечения материально-технических ресурсов на производстве. Эти обязанности лежат на функциональных руководителях.

• Присутствует явная иерархическая структура между начальником и подчиненным. Каждый сотрудник подчиняется только своему непосредственному руководителю. Таким образом, не существует ситуации двойного подчинения.

Негативные моменты:

• Каждое звено заинтересовано лишь в исполнении своих обязанностей и достижению своих целей, несмотря на то, что иногда сотрудники не осознают, как их действия влияют на общие задачи компании.

• Между различными отделами отсутствует близкое взаимодействие на уровне производства, связь в основном осуществляется через руководителей.

• Присутствует избыточная система вертикального взаимодействия.

• Топ-менеджмент помимо стратегических задач также решает оперативные проблемы.

В практике эти недостатки могут выступать в пользу организации. К примеру, эффективная вертикальная система взаимодействия способствует установлению четких связей между сотрудниками, что позволяет каждому четко определить ответственность и иерархию команд. В случае двойного управления, где есть подчинение как линейному, так и функциональному руководству, сотрудник не всегда может определить приоритет исполнения указаний.

Когда необходим функциональный руководитель

При ведении небольшого бизнеса ответственность лежит на одном руководителе, который является лидером, а для подчиненных и матерью, и отцом, и опорой. Однако, когда бизнес достигает верхней точки доходности и уже не может расти на определенное количество процентов ежегодно, возникают следующие проблемные моменты:

Клиенты

Клиентов множество, они разные и требуют индивидуальных подходов. Например, в сфере B2B могут быть дилеры (перепродающие), проектные партнеры (использующие ваш продукт/услугу для своего конечного продукта), крупные торговые сети (компании с собственным договором, технологией и уникальными критериями выбора продукции для перепродажи), а также онлайн-маркеты, электронные площадки, промышленные предприятия, государственные учреждения, региональные партнеры со своими особенностями и так далее до бесконечности. Ваше действие на рынке ограничений не знает.

Финансовые дела

Стратегическое взаимодействие между бюджетом доходов и расходов и управлением денежными потоками рекомендуется начинать уже со старта, однако со временем произойдет четкое разграничение между управленческим и финансовым учетом. К отчетности добавится сбор информации о финансовых рисках, анализ распределения прибыли, оптимизация налогообложения и управление кредитованием. Тут работы немало.

Логистика и закупки

При наличии только одного склада, размещенного, проще говоря, на трех полках гаража, и двух-трех поставщиков, которым приходится платить заранее, вашего внимания при правильной и систематической организации процессов оказывается вполне достаточно.

При расширении ассортимента товаров до нескольких сотен наименований, увеличении числа поставщиков, включая иностранных, разнообразных способов поставки, наличии нескольких складов в разных городах и обязательности организации доставки клиентам без четкого прогнозирования продаж возникает риск финансового ущерба. Поэтому важно иметь гибкую структуру производственных процессов.

Кроме того, необходимо уделять внимание взаимодействию с рынком и эффективной координации отделов продаж и маркетинга. Возникает необходимость специализации и углубленного анализа рыночной конкуренции.

Источник: shutterstock.com

Определенно, не каждый может обладать экспертными знаниями во всех областях — ведь ваша компания предпочитает нанимать обычных сотрудников, а не уникальных супергероев?

Рассмотрения общей картины недостаточно. Необходимо понимать, что простым линейным расширением проблему не решить — специализация требует инвестиций. Например, в вашем случае с тремя разными типами клиентов, каждому из которых нужен индивидуальный подход и управление отношениями, сколько отделов продаж потребуется? Правильно! Три. Готов ли ваш бюджет к такой затрате? Даже если да, в чем смысл увеличения стоимости обслуживания для каждого клиента?

Возможно, у вас имеется филиал в другом населенном пункте, в котором находится склад. Руководитель филиала обладает выдающимися лидерскими качествами, однако ему не совсем удается эффективно планировать остатки товаров на складе, инвентаризация проводится не так аккуратно, как хотелось бы.

Здесь на помощь приходит функциональный руководитель, принципиальной задачей которого является предоставление методической поддержки сотрудникам смежных структурных подразделений. Не важно, является ли он директором по продажам в конкретном сегменте рынка, директором по логистике или финансовым директором — их должности и направления деятельности могут отличаться. Однако главная цель — достижение наивысших результатов в своих областях ответственности — объединяет их задачи.

Правила внедрения должности функционального руководителя

На пути внедрения функционального руководства возникают замешательство и сомнения: как может быть у одного сотрудника два начальника? Как определить, чьи указания имеют приоритет, если их видение не совпадает?

Этот вопрос требует системного подхода, и важно выделить следующие основные моменты:

Необходимость единого управления

Отсутствие общих для всех руководителей правил планирования, делегирования и контроля, соответствующих их функциям и полномочиям, приведет к хаосу, подобному сюжету из басни Ивана Крылова о лебеде, раке и щуке. Чем разнообразнее функции, тем больше персонажей добавляется в эту структуру управления.

Взаимодействие

Без устойчивой системы коммуникаций в бизнесе, имеющей четко определенные цели, вам придется действовать только в кризисном режиме, как пожарная команда. Предотвращение пожаров и постоянное развитие компании — это два взаимоисключающих процесса.

Топ-менеджмент

Неважно, насколько талантливы музыканты в оркестре, они не смогут исполнить партию на должном уровне без дирижера. Именно он придает особое толкование музыкальному произведению, обеспечивает единство ансамбля и высокий уровень технического исполнения. Роль и требования к профессиональной компетенции генерального директора только возрастают.

Источник: shutterstock.com

Выходит, что, если деятельность СЕО осуществляется собственником, ему необходимо объективно оценить свои руководящие способности и стратегическое мышление.

Основной конечный продукт

Если ваш ЦКП зависит от удовлетворенности заказчика, а эффективность функций измеряется по-другому, то можно предположить, что в сфере бизнеса есть опасность, которая будет вспыхивать в виде острой борьбы за основные обязанности функционального руководителя: продажи, маркетинг, финансы и логистика, порождая болезненные последствия. Предсказать этот риск сложно, и, скорее всего, он проявится в самый неподходящий момент.

Переустройство правил

После покупки спиннинга не станешь рыболовом. Многие боссы, пренебрегая правилами, превратили регламентацию в такое же отношение к ней, как первоклассник относится к логарифмической линейке, тем самым вызвав негативное отношение к регламенту. Регламентация — это наука, и просмотр видео на подпольных стримингах не заменит углубленного изучения.

Стимулирование

Это просто необходимо. Наш ум весьма жесток по отношению к отсутствию стимулов. Физиология утверждает, что тело стремится к покою, но если система управления не наполнена мотивами, бизнес становится жертвой случая и чьих-то прихотей, упуская важность матричного контроля и умаляя саму концепцию.

Возможные проблемы введения функциональных руководителей

Рассмотрим ряд сложностей, с которыми можно столкнуться:

Проблема в корпорациях с множеством филиалов

Сходство с корпорациями, имеющими отделения. Также возникает расхождение между главным исполнителем в специфической функции и его подчиненными на местах, например главный бухгалтер фирмы с кассиром отделения, руководитель службы логистики с помощником на складе, руководитель на обслуживающей станции с специалистом по обслуживанию в отделении, начальник службы безопасности с охранником в магазине.

Затруднение обычно проявляется в управлении сотрудниками на специфических позициях:

• В рамках рабочих отношений сотрудник подчиняется либо административному, либо функциональному руководителю. Одного он не признает своим начальником и соответственно пренебрегает выполнением части его обязанностей.

• Одновременно один из двух руководителей не признает связь с данным сотрудником в своей иерархии, что исключает управление им.

Для оптимизации данной ситуации предлагается применить практику назначения двух руководителей для одного исполнителя с ясным разделением компетенций. Административный руководитель как управляющий ресурсами отвечает за планирование рабочего времени, обеспечивает соблюдение стандартов и правил корпоративной культуры.

Источник: shutterstock.com

В то же время функциональный руководитель как эксперт в области компетенций ответственен за развитие квалификации сотрудника и контроль качества выполнения им своих профессиональных обязанностей.

Административный и функциональный руководители должны достичь согласия относительно выделения времени для функциональной подготовки сотрудников. Административный руководитель несет ответственность за существование такого соглашения, в то время как функциональный руководитель отвечает за эффективное использование выделенного времени и результаты подготовки персонала в соответствии с его должностной обязанностью, включая повышение их квалификации.

Детальная идентификация административного и функционального руководителей обязательна для должностей кассира магазина или продавца-кассира.

• кассир-продавец или просто кассир в магазине;

• ответственное лицо на складе магазина или сотрудник, отвечающий за отгрузку;

• сотрудник, обеспечивающий обслуживание клиентов в магазине или занимающийся контролем качества продукции;

• персонал по обеспечению безопасности в торговом пространстве.

Не забывайте о важной связи между маркетологами, управляющими магазинами и продавцами-консультантами в работе магазинов. Маркетологи, не являясь руководителями, играют ключевую роль в организации маркетинговой деятельности компании.

Продавцы магазинов должны быть глазами, ушами и языком маркетолога, чтобы не упустить ценных возможностей для бизнеса. Если последний не выступает в роли функционального руководителя для продавцов магазина, это может негативно сказаться на развитии организации.

Проблематика монокомпаний

Коллективы монофирм чаще всего работают в едином пространстве: общий офис, здание и т.п. Основным преимуществом такой структуры является возможность каждого сотрудника иметь одновременно и административного, и функционального руководителя в лице одного человека. Он же является руководителем данного отдела.

Позитивные стороны очевидны — нет необходимости решать вопросы, связанные с распределением рабочего времени сотрудников для взаимодействия с функциональными руководителями, находящимися на других территориях.

Среди минусов можно выделить недостаточные знания руководителей о возможности использования функциональной иерархии. Накопленный опыт управления монопольными предприятиями редко подсказывает о целесообразности внедрения функциональных связей.

Источник: shutterstock.com

Можете удивиться, услышав от своего юриста предложение об ответственности за обучение менеджеров работе с договорами. Что если главный бухгалтер вашей компании берет на себя роль инструктора для сотрудников отдела продаж? Может ли быть маркетолог ответственным за подготовку менеджеров к знанию продукта? Сотрудникам отдела продаж и магазина действительно необходимо участие в маркетинговых мероприятиях компании?

Легализация позиции функционального руководителя предоставит возможность внедрения новой должности внутреннего консультанта для специалистов всех отделов компании.

Существует ли карьерный рост для функциональных руководителей

Изучение, проведенное McKinsey, утверждает, что лишь немногим менее 15 % эффективных руководителей, вроде CFO, CMO, коммерческого директора, технического директора или главного юриста, добиваются позиции генерального директора. Остальные, среди избранных, смогли добиться успеха в качестве операционных лидеров в других организациях, управляя крупными оперативными подразделениями или возглавляя операционную деятельность.

Позиция главного исполнительного директора обретает наивысшую власть тогда, когда его или ее практический опыт лежит в основе критически важных задач бизнеса. Компании, стоящие у истоков значительных цифровых трансформаций, могут получить выгоду от превосходства технического директора на первом месте. В свою очередь, возвышение CMO до первого ряда может стать эффективным шагом для компании, пересматривающей свой ассортимент брендов.

Аналогичные же организации, следующие стратегии роста, основанной на слияниях и поглощениях или существенном сокращении издержек, часто обращают свой взор в сторону финансовых директоров.

Согласно исследованиям, более 70 % прежних финансовых директоров, призванных стать главными исполнительными директорами в компаниях FTSE 250, были отобраны ввиду программ сокращения издержек или стратегий слияний и поглощений.

Источник: shutterstock.com

Несмотря на разнообразие опыта у функциональных руководителей, у них общая проблема связана с небольшим опытом в управлении. Для изучения сложностей и возможностей, с которыми сталкиваются функциональные руководители, мы провели внимательный анализ данных по 599 бывшим финансовым директорам.

Большинство функциональных руководителей представлено финансовыми директорами, что является ключевым источником информации для нашего исследования. Проблемы, с которыми сталкиваются финансовые директора, переходящие на пост CEO, отражают основные вызовы, с которыми сталкиваются и другие функциональные руководители.

Они сумели компенсировать отсутствие опыта, оставив финансовую сферу на какое-то время. Иногда нефинансовый опыт происходит из других функциональных ролей. В других случаях финансовые директора совершенствуют свои навыки, занимая дополнительные стратегические роли в советах или присоединяясь к советам директоров других компаний. Более широкий опыт, подобный этому, можно получить через участие в советах, отбирающих руководителей.

При решении таких задач профессионалы могут выработать интуитивные способности принятия решений, которые выходят за рамки конкретных цифр и данных. Ведь чаще всего финансовые директора оперируют числами при разрешении сложных ситуаций.

Около 90 % финансовых директоров, ставших генеральными директорами, достигли успеха благодаря продвижению внутри компании, а не найму снаружи. Глубокое понимание личностей и корпоративной культуры может способствовать умению нового лидера вдохновлять персонал, так как он формулирует стратегию развития компании.

Имея статус инсайдера, лидер также часто сталкивается с необходимостью пересмотра отношений с прежними коллегами из руководящего состава, кто может выступать в качестве конкурентов на пост генерального директора. По результатам нашего исследования стало ясно, что примерно 75 % бывших финансовых директоров в течение двух лет присоединились к другим управленческим командам.

Критерии выбора функционального руководителя для управления проектом

Как отбирать функционального руководителя проекта из числа уже трудоустроенных в компании кандидатов — фактических руководителей, причастных к проекту? Разберем проект на ключевые области ответственности. Допустим, имеется инвестиционный проект «Достижение запланированной прибыли от строительства и аренды офисного здания». Основные функциональные блоки, вовлеченные в ход выполнения проекта, включают:

• юридический аспект (подготовка земельного участка, оформление разрешений, регистрация собственности, контрактная система с арендаторами и прочее);

• сегмент, связанный с инженерно-строительными вопросами (подготовка проектной документации, реализация строительных работ, обеспечение техническим оборудованием здания и др.);

• сфера деятельности, связанная с коммерческими аспектами (поиск потенциальных арендаторов, заключение договоров с ними, оперативная смена арендаторов при нарушении условий договоров или необходимости замены арендаторов и иное).

Подходящий кандидат на позицию руководителя проекта может быть специалистом в области юриспруденции, инженерии или бизнеса. Некоторые компании предпочитают разделить проект на три части — выполнение задач по каждому направлению отдельно (правовое, строительное, коммерческое).

При этом исчезает основной ответственный за общий результат — запланированную прибыль. При этом вопрос координации действий по проекту ложится на плечи генерального директора, подчиняющегося всем трем блокам, — не наилучшее решение с точки зрения организации деятельности компании.

Если мы планируем выбрать руководителя проекта, то какие критерии должны быть рассмотрены при принятии решения? Мы предлагаем использовать экспертный подход, вовлекая команду топ-менеджеров и проводя самооценку кандидатов, для оценки влияния каждого критерия на успешность проекта.

Приступим к анализу данных. Требуется произвести суммирование всех показателей, относящихся к разделам, и умножить полученную сумму на показатели, связанные с потенциальными лидерами:

Аналогично считаем по другим руководителям и сравниваем результаты.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о функциональном руководителе

Наличие обоих административных и функциональных руководителей является ключевым шагом на пути к повышенному уровню сложности.

Как осуществить назначение на должность функционального руководителя?

Чтобы утвердить статус функционального руководителя, проведите официальное оформление, внесите соответствующие изменения в должностные инструкции сотрудников и представьте на утверждение, а затем дайте им своевременное ознакомление.

В чем отличие функциональных и линейных руководителей?

Функциональные руководители характеризуются уменьшенным объемом и повышенной специализацией управленческих задач, уникальным уровнем осведомленности и выявления проблем в узкой области деятельности. Характерной чертой таких директоров является использование более заезженных методов решения проблемных ситуаций. В отличие от прямолинейных руководителей, они склонны подчеркивать, что некоторые ситуации принципиально неразрешимы, в то время как прямолинейные лидеры находят нетривиальные решения для аналогичных случаев.

В чем заключается отличие между функциональным руководителем и менеджером проекта?

Основное различие заключается в том, что функциональный руководитель ответственен за определенную область деятельности организации, в то время как менеджер проекта отвечает за конкретный проект. Функциональный менеджер ставит под контроль людей и процессы внутри своего отдела, в то время как руководитель проектов управляет бюджетом, ресурсами и сроками конкретного проекта.

А также ответом на возникающие потребности бизнеса и значительной инвестицией в долгосрочный рост.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать гарантированный подарок

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB