В каких случаях поможет метод Исикавы, а в каких нет

О чем речь? Метод Исикавы используют для решения известных проблем и тех, что не лежат на поверхности. К нему прибегают коллективно, то есть участие принимает группа сотрудников, устроив мозговой штурм.

Что учесть? Результат оформляется в виде скелета рыбы, где голова — проблема, а кости — способы ее решения. Записывать нужно все идеи, даже нереальные, их потом оценит руководство и выберет наиболее подходящие варианты.

Что собой представляет метод Исикавы

Диаграмма Исикавы с популярным названием «рыбья кость» широко признана как мощное средство управления качеством, применяемое для бизнес-процессов. Этот метод был создан японским специалистом по управлению качеством Каору Исикавой в 1950-х годах как дополнение к традиционным методам контроля качества.

Источник: shutterstock.com

Название «рыбья кость» объясняется внешней схожестью структуры графика со скелетом рыбы. «Диаграмма рыбьей кости» (или диаграмма Исикавы) имеет три лежащих в ее основе элемента:

Голова

Диаграмма начинается с «головы рыбы», где размещается требующая решения проблема. От этой точки начинаются ветви диаграммы.

Хребет рыбы

От «головы» диаграммы тянется «хребет», формирующий вместе с «ребрами» общий силуэт рыбы. Эти «ребра» заканчиваются категориями причин, требующих глубокого анализа для успешного разрешения поставленной задачи.

Рыбьи кости

«Кости» меньшего размера, прикрепленные к каждому «ребру», представляются возможными источниками, которые приводят к определению вероятной основной причины проблемы.

Метод диаграммы Исикавы имеет набор положительных качеств:

• Помогает обнаружить причины возникших проблем.

• Стимулирует эффективное взаимодействие в коллективе.

• Способствует визуализации трудных для восприятия данных.

• Идеален для проведения мозговых штурмов.

• Позволяет наблюдать процесс управления и намечать будущие шаги.

Слабые стороны, которые нельзя игнорировать:

• Процесс построения диаграммы может занять много времени.

• Сложно использовать при множестве взаимозависимых параметров.

• Нелегко безошибочно выявить взаимосвязи.

• Велик шанс поверхностного анализа второстепенных компонентов, когда внимание сконцентрировано на главных осях.

Сферы применения метода Исикавы

Метод Исикавы, или «рыбий скелет», помогает упорядочить вероятные предпосылки конкретного события. Он идеально походит для оценки сложных причинно-следственных связей, системного решения текущих проблем.

Диаграмма Исикавы — это метод, пригодный для выполнения множества задач:

• Проектирование продукта. Метод Исикавы используется в проектной деятельности для установления стадий проекта, временных затрат на подготовку и внедрение требуемых ресурсов.

• Устранение неисправностей. Применяя метод диаграммы Исикавы, можно определить потенциальные источники сбоя.

• Оценить достижения в работе.

• Разрабатывать будущие идеи и технологии.

Диаграмма Исикавы востребована в разных направлениях деятельности:

• В производственной практике:активно применяется для оценки причинно-следственных связей в производственных процессах. Метод Исикавы позволяет определить возможные опасности, создать стратегии развития и расширить рынок сбыта.

• В образовательном процессе: в помощь студентам даёт возможность лучшего понимания сложных и трудных концепций. Диаграмма Исикавы визуально демонстрирует взаимосвязи между отдельными частями учебных материалов, облегчая их восприятие и усвоение.

• В маркетинговой практике:метод Исикавы помогает в разработке стратегий, используемых для детального анализа рынка, конкурентов и целевой аудитории.

• В медицине:способствует выявлению причин заболеваний, оценке факторов риска и созданию планов профилактических мероприятий.

Цели использования метода Исикавы в бизнесе

В коммерческих предприятиях диаграмма Исикавы используется для множества целей:

Анализ падения объемов реализации

Некоторые компании сталкиваются со снижением объемов продаж, причины которого неочевидны. Для поиска решения необходимо углубиться в анализ. Возможные факторы — снижение качества товаров или усиление конкуренции.

Источник: shutterstock.com

Для эффективного решения нужно чётко сформулировать проблемы, предложить гипотезы о возможных причинах их возникновения, разработать программу действий, назначить ответственных и установить сроки исполнения.

Малые объёмы реализации, срыв планов

Диаграмма покажет компоненты, определяющие выручку с продаж. Исследователи, получив данные, должны детально проанализировать каждую из ключевых причин воздействия.

Выпуск брака

Метод анализа Исикавы помогает найти причины, снижающие качество товара. Эти причины необходимо расставить по степени важности и определить, какие из них можно устранить немедленно. Например, замена материалов или сотрудников более реальна, чем полное переоборудование.

Отступление от утвержденных регламентов

Когда нарушения стандартов происходят систематически, необходимо построить график причинно-следственных связей. В качестве причин, например, могут быть сложность регламентов, отсутствие надзора, низкий уровень мотивации персонала и т. п. Использование метода Исикавы позволит определить коренные причины и разработать план их устранения.

Для оценки рисков

Метод Исикавы позволяет добиться сокращения рисков, связанных с выполнением заказов. Многие проблемы этого сегмента можно предотвратить, например, изменив сроки выпуска продукции, если возникают логистические сложности с поставками сырья.

Диаграмма Исикавы может помочь в решении производственных трудностей, будь они связаны с процессами производства, персоналом или продукцией. Этот инструмент ясно показывает причины проблем и помогает создать рациональный план для их устранения.

С чего начинается работа по построению диаграммы Исикавы

В работе с диаграммой Исикавы первым шагом является формулирование проблемы, которая находится в «голове рыбы». Проблема должна быть конкретной, четкой и измеримой. Следующий шаг — выявление факторов, влияющих на нее. Для этого используется метод 6М или 5М и 1P, который выделяет шесть ключевых компонентов, оказывающих наибольшее влияние на бизнес-процессы. Каждый из них следует тщательно проанализировать.

• Кадры (Man or People) — это один из основных факторов, включающий персонал и других людей, вовлеченных в деятельность компании. Он охватывает вопросы, связанные: с оценкой знаний и опыта на соответствие стандартам, обучением, мотивацией сотрудников, уровнем свободы специалистов в принятии решений.

• Оборудование (Machine) включает в себя технику, применяемую в работе. Важные составляющие этого фактора — возможности машин, частота технического обслуживания, степень современности, точность калибровки и ее надежность.

• Материалы (Material) охватывают основное сырьё и дополнительные материалы, применяемые в производстве или/и оказании услуг. Этот фактор проверяет качество материалов, их технические характеристики и условия перевозки, складирования и использования.

• Методы (Method) включают процедуры, рабочие инструкции и скрипты, используемые для выполнения операций. Важно провести анализ на предмет чрезмерной бюрократизации процессов и избыточности требований инструкций, чтобы убедиться, что предписанные действия на самом деле способствуют улучшению функциональности системы, а не выполняются формально.

• Измерения (Measurement) включает метрики (измерения) для оценки и контроля процессов и качества продуктов и услуг. В некоторых случаях применяется метод A/B-тестирования. Оценка может быть затруднена, если измерения являются непоследовательными или сложными для выполнения.

• Среда (Mother Nature) охватывает внешние воздействия, оказывающие влияние на процесс производства. Включает физические условия (погодные, климат) и рыночные (тренды, санкции, выбор локации и пр.).

По завершении анализа факторов следует определить подпричины, которые помогут установить причинно-следственные связи. В разветвленных компаниях важно проводить мозговые штурмы с участием не только руководства, но и сотрудников разных уровней. Например, низкая зарплата, отсутствие стажировок и недостаточная квалификация сотрудников могут быть подпричинами кадровых проблем.

Источник: shutterstock.com

Несмотря на универсальность перечисленных факторов, их применение может варьироваться в зависимости от отрасли и специфики проблемы. В сфере услуг, например, может оказаться более полезной модель с четырьмя факторами (модель 4S).

• Окружение (Surroundings) — касается того, как компания воспринимает свое положение на рынке, и насколько объективно это восприятие поддерживается окружающей средой и клиентами.

• Поставщики (Suppliers) — затрагивают вопросы, связанные с качеством предоставляемых материалов и услуг. Необходимо оценить наличие проблем с уровнем предоставляемых услуг.

• Системы (Systems) — оценивают степень организации и документирования процессов внутри компании: хорошо ли структурированы процедуры, скрипты продаж и сценарии всех этапов работы.

• Навыки (Skill) — оценивают, есть ли у сотрудников необходимый опыт и квалификация для выполнения своих обязанностей.

Как построить диаграмму Исикавы

Диаграмму по методу Исикавы удобно рисовать на большом листе бумаги или на доске. В правой части, в «голове рыбы», указывается проблема, которую предстоит решить. От «хребта» идут крупные боковые «кости», которые представляют собой главные причины (факторы первого порядка) — виновники созданной ситуации. Мелкие «косточки» нанизываются на крупные боковые «кости», чтобы объяснить, что именно вызвало сложности. Процесс продолжается до тех пор, пока не будут выявлены все детали, влияющие на основную проблему.

Теперь разберем шаги, которые нужно предпринять на практике.

Сформируйте команду для проведения мозгового штурма

Для построения диаграммы используют мозговой штурм, привлекая к работе специалистов из разных подразделений компании.

Источник: shutterstock.com

Возьмем для примера ситуацию владельца пекарни, у которого возникла проблема — снижение спроса на булочки с маком. Эксперты, опираясь на личный опыт, выдвигают предположения с причинами такого падения. Каждое предложение должно стимулировать дальнейшие вопросы. Примерный диалог может выглядеть так:

— Почему снизился объем продаж булочек с маком?

— Возможно, это связано с ухудшением вкуса.

— Почему вкус булочек ухудшился?

— Из-за использования некачественного мака.

— Почему у нас плохой мак?

— Из-за стремления снизить затраты.

Отметьте каждую идею на диаграмме «рыбьей кости»

При внесении идей на диаграмму не игнорируйте даже самые мелкие или, на первый взгляд, нелепые предложения. Расставляйте их правильно: основные причины размещайте в виде крупных «костей» первого уровня, а последующие факторы — на более мелких уровнях, с учетом логики связи причины и следствия.

При уменьшении спроса на булочки возможные проблемы первого порядка могут включать:

• ухудшение качества продукта;

• проблемы с сервисом;

• обостренная конкурентная борьба;

• сезонные колебания спроса;

• продукт утратил свою привлекательность.

Затем добавим к каждой основной проблеме причины второго и третьего уровня.

Почему в пекарне ухудшилось качество?

• Возникли проблемы на производстве (оборудование устарело, квалификация пекарей не соответствует).

• Плохое качество компонентов (низкосортная мука, старый мак).

• Сбои в логистической цепочке (булочки доходят до покупателя зачерствевшими).

Почему в пекарне возникли проблемы с сервисом?

• Из-за обслуживающего персонала (грубое обращение, текучесть кадров).

• Организация торговли (отсутствие удобных систем расчета, неуютный торговый зал).

Что стало причиной увеличения конкуренции?

• В непосредственной близости был открыт магазин того же типа.

• В ассортименте пекарни появились булочки с лучшим вкусом.

Почему продажа булочек падает в летние месяцы?

• Наступает сезон отпусков.

• В жаркую погоду нет желания есть булочки.

• В период каникул дети не едят булочки на переменках в школе.

Почему булочки утратили свою привлекательность?

• Растущая популярность ЗОЖ (люди отказываются или ограничивают себя в выпечке).

• Снижение уровня жизни (денег не хватает на основные продукты, а булочки — баловство).

• Повышение доходов (с булочек перешли на тортики).

Исследуйте действие каждого фактора на ситуацию

Когда диаграмма будет полностью заполнена, все идеи учтены, проведите с командой совместный анализ, чтобы определить, как каждая ключевая причина влияет на конечный результат. Возможна оценка вклада каждого фактора в процентах или по уровню его значимости (значительная, умеренная, минимальная).

Сосредоточьтесь на тех факторах, которые вы можете изменить

Уберите из рассмотрения те факторы, которые не поддаются вашему контролю. Например, вы не можете изменить общий тренд на диеты. Направьте усилия на те ключевые области, которые можно изменить. Возможно, стоит поискать нового поставщика мака или рассмотреть вариант перехода на производство тортиков.

Как построить диаграмму Исикавы на ПК

Классический способ построения диаграммы по методу Исикавы — это создание схемы на бумаге или доске. Но для большей эффективности и удобства лучше использовать специализированные программы или онлайн-инструменты.

Для построения диаграммы применяют программы с функциями рисования и/или вставки фигур, такие как Microsoft Paint или офисное приложение MS Word, доступное на большинстве ПК.

Источник: shutterstock.com

Пользователь MS Paint может рисовать диаграмму Исикавы, используя стандартные фигуры и добавляя текст. Однако этот процесс может быть длительным, и большие схемы в Paint не столь удобны и наглядны, как в специализированных приложениях для построения диаграмм «рыбья кость».

Встроенная функция «Рисование» и готовые фигуры в MS Word также позволяют строить «рыбью кость». Для удобства работы с диаграммой переключите ориентацию страницы на альбомную, используя путь «Макет» — «Ориентация» — «Альбомная».

Перейдите в меню «Вставка» — «Иллюстрации» — «Фигуры». Сначала нарисуйте основной «хребет» и «кости» с помощью встроенных фигур, затем впишите текст.

Инструменты для построения диаграммы Исикавы

В случаях, когда требуется комплексное решение, особенно для крупных проектов, существуют программы с предустановленными шаблонами:

• XMind совместим с различными ОС, такими как Windows, Android, iOS и Linux. Программа предлагает удобные функции и доступна любому в бесплатной версии.

• Creately предлагает 1000 бесплатных шаблонов и поддерживает онлайн-сотрудничество, обеспечивая командам возможность работать вместе в реальном времени.

• ClickUp — универсальный и простой в использовании сервис для создания диаграммы Исикавы. Он предоставляет множество инструментов для эффективной командной работы и личных нужд.

• Miro — известный сервис для создания диаграмм, предоставляет обширные графические инструменты и позволяет оперативно обмениваться результатами с коллегами.

Как построить диаграмму Исикавы в XMind

Один из минусов диаграммы Исикавы — её громоздкость, когда количество «косточек» превышает размер доски. Эта трудность легко преодолима при создании схемы на компьютере.

Когда вы создаете новый документ в XMind, вы попадаете в галерею шаблонов. Просто выберите диаграмму Исикавы и подходящий стиль. Не переживайте о дизайне, так как его можно изменить в любое время одним кликом мыши.

Источник: shutterstock.com

На экране сначала будет показана «голова», в которую нужно ввести формулировку проблемы. Кликните на «голову» и нажмите Enter или Tab, чтобы на диаграмме появился «хребет» и первая «кость» первого порядка.

Нажимая Enter при удерживании мыши на «голове», вы можете добавлять нужное количество крупных ответвлений. Другой способ добавления крупных ответвлений — навести мышь на уже существующую «кость» и нажать Enter. Появится новая ветка, которую нужно будет переименовать, дважды кликнув по ней и введя название проблемы.

Для создания более мелких ответвлений наведите курсор на крупную ветвь и нажмите Tab. Правило таково: для ветвей одного уровня нажимайте Enter, а для дочерних — Tab.

Нюансы работы с диаграммой Исикавы

Не помешает освоить несколько правил по работе с диаграммой по методу Исикавы:

• Начинать составлять схему следует только после четкого и ясного определения проблемы для всех участников обсуждения. Если возникают расхождения в ее понимании, важно провести совещание и найти компромиссное решение.

• Для удобства разделите рабочую поверхность на две секции: на одной стороне укажите конкретную проблему, а на другой — постройте диаграмму, отражающую причинно-следственные связи.

• По методу Исикавы основные причины, способствующие возникновению проблемы, размещаются напротив крупных ветвей диаграммы. Обведите их в рамки и соедините с «хребтом» диаграммы наклонными стрелками для ясности.

• На следующем этапе добавьте в диаграмму причины второго уровня. Они будут представлены в виде «средних» ветвей, которые соединяются с основными «костями».

• На последнем этапе укажите «мелкие» причины, которые примыкают к «средним» ветвям. Эти причины влияют на второстепенные факторы. Обязательно оставьте место на диаграмме для добавления новых данных по мере их обнаружения.

• При анализе диаграммы уделяйте внимание каждому, даже мелкому, элементу, так как именно там может быть спрятан ключ к решению основной проблемы.

• Каждая деталь имеет значение при создании диаграммы Исикавы, даже самая малая информация должна быть указана. Включите причины, факторы, даты, имена участников и прочее.

• Не забывайте о базовых принципах, создавая структуру проблемы и разрабатывая решения. Внимание к основным процессам поиска, анализа и интерпретации причин и факторов играет решающую роль.

• Чтобы сделать процесс поиска корневой причины более эффективным, следует постоянно спрашивать себя: «Почему?». Этот подход поможет глубже понять природу проблемы, открывая новые причины и факторы.

Основная задача диаграммы Исикавы — помочь в поиске эффективного решения. Достижение цели возможно при объективном и постепенном подходе, когда каждый шаг на этом пути тщательно прорабатывается и анализируется.

Типичные ошибки в использовании метода Исикавы

Распространенные ошибки при построении диаграммы по методу Исикавы, которые могут ухудшить результаты анализа:

• Не иметь цели. Перед началом построения схемы важно определить, какого результата вы хотите достичь. Без ясной цели будет сложно выделить ключевые моменты и провести полезный анализ.

• Неправильное распределение причин по категориям. Важно убедиться, что каждая категория покрывает все ключевые аспекты проблемы, чтобы избежать пропуска значимых факторов.

• Пытаться решить общую задачу самостоятельно. Необходимо задействовать всех участников процесса и принимать во внимание различные точки зрения.

• Пренебрегать анализом причин и последствий. Важно сосредоточиться на выявлении общих закономерностей и ключевых факторов.

• Не доводить анализ до конца. Регулярно дополняйте диаграмму, учитывая новые факторы и причины.

Когда диаграмма Исикавы не нужна

Одним из минусов комплексного подхода в методе диаграммы Исикавы является риск чрезмерной детализации. Схема может стать слишком сложной для анализа, что затруднит принятие правильных решений. К тому же невозможно теоретически определить, какой фактор оказывает наибольшее влияние на проблему, что потребует проверки всех возможных причин в реальных условиях.

Источник: shutterstock.com

В настоящих обстоятельствах диаграмма строится нечасто. Она полезна для анализа сложных, многослойных проблем. Если же причина очевидна, например, получена одна жалоба или произошел сбой сервера, диаграмма только усложнит процесс решения.

Не стоит применять метод диаграммы Исикавы для решения каждой проблемы — иногда она может быть излишне сложной, неэффективной или занять больше времени, чем нужно. Вот примеры ситуаций, когда целесообразно выбрать другие методы:

• В случаях, когда причины проблемы очевидны, диаграмма Исикавы и мозговой штурм не требуются.Например, если техника перестала работать после скачка напряжения, сложный анализ такой проблемы не нужен.

• Если проблема имеет краткосрочный или незначительный характер,и нет необходимости в глубоком систематическом анализе, использование диаграммы Исикавы может быть лишним. Быстрое принятие мер для решения проблемы будет более целесообразным.

• Если проблема вызвана внешними обстоятельствами, такими как спад в экономике, и не связана с внутренними факторами бизнеса, диаграмма Исикавы бесполезна. Внешние причины не поддаются решению через этот метод.

• В случаях, когда информация о проблеме или её коренных причинах ограничена, важно сначала собрать необходимые данные. Без этой информации диаграмма Исикавы будет неполной и не сможет адекватно помочь в решении ситуации.

• Если проблема требует срочного решения, построение диаграммы Исикавы может отнять слишком много времени. В таких случаях лучше сначала использовать простые и быстрые решения, чтобы немедленно устранить проблему.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о методе Исикавы

Компании всегда в своей работе сталкиваются с определёнными рисками и проблемами. Чтобы снизить вероятность негативных последствий, избежать финансовых и репутационных потерь и повысить качество деятельности, используются аналитические инструменты.

Какие методы можно применить вместе с методом диаграммы Исикавы?

Метод Исикавы используется совместно с мозговым штурмом, потому что он помогает быстро структурировать и распределить найденные причины по основным категориям.

Как организовать сессию мозгового штурма?

При работе с диаграммой Исикавы рекомендуется включать в команду тех, кто хорошо понимает операционные процессы. Например, на машиностроительном предприятии это могут быть производственные рабочие, технические специалисты и проектировщики.

Мозговой штурм начинается с того, что участники формулируют проблему и пытаются выявить, какие процессы и факторы оказывают на неё влияние. Основной вопрос, который они задают: «Почему появилась эта проблема?». Все ответы фиксируются и рассматриваются как ключевые факторы, то есть причины первого уровня.

После определения ключевых аспектов задается вопрос: «Почему это произошло?». Ответы на него помогают уточнить детали и становятся причинами второго уровня.

Сколько проблем можно разрешить, используя метод диаграммы Исикавы?

Какого-либо ограничительного лимита на количество основных факторов не имеется, но всё -таки советуют выбирать от четырёх до шести главных причин. Исикава полагает, что реально значимых факторов немного. Подтверждением служит принцип Парето, согласно которому небольшое количество причин оказывает ключевое влияние.

В книге Каору Исикавы «Японские методы управления качеством» подчеркивается, что в любом рабочем процессе можно легко найти множество потенциальных причин появления проблемы. Однако попытка контролировать все эти факторы одновременно нецелесообразна. Она не только неэффективна, но и слишком затратна.

Диаграмма Исикавы является одним из проверенных методов для анализа проблем. Этот инструмент появился в Японии в 1950-х годах, в том числе в компании Toyota. Сегодня диаграмму Исикавы используют не только в производственной отрасли, но и в образовании, торговле, здравоохранении и других сферах. Для создания диаграммы Исикавы не требуется никаких специальных знаний или навыков. Нужно лишь собрать команду, которая заинтересована в решении проблемы, и следовать простым правилам при заполнении схемы.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать гарантированный подарок

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB