Обязанности руководителя проекта: в строительстве, IT и другом бизнесе

О чем речь? Обязанности руководителя проекта зависят от сферы деятельности компании, однако выделяют его общие функции: планирование этапов работ, оформление документации, оценка временных и ресурсных затрат, обсуждение с заказчиком и исполнителями важных вопросов.

На что обратить внимание? Руководитель проекта должен быть коммуникабельным, уметь справляться с многозадачностью, иметь лидерские качества и разбираться в технической части работы, будь то строительство или IT.

Суть проекта и проектного управления

Проект — совокупность нескольких различных мероприятий, которые проводятся для достижения одной цели. Например, для создания какого-либо нового продукта или получения определенного результата в конкретной области.

Управление проектами — деятельность, направленная на организацию работ с учетом некоторых требований. Это могут быть сжатые сроки выполнения, ограниченный бюджет и другие условия.

Для достижения определенной цели специалист по управлению проектами должен обладать всеми необходимыми знаниями по теме, лидерскими качествами, способностью решения проблем, возникающих при работе в коллективе, и умением подобрать индивидуальный подход к каждому из коллег.

Ниже в таблице приведены различия систем управления.

Проектный менеджмент — способ реализации целей стратегическим путем. Этот метод управления позволяет понять, какие задачи важны для роста организации, и равномерно распределить усилия для их решения.

Он заключается в том, чтобы разделить проект на составные части. Так проще контролировать бюджет, сроки выполнения и проводить оценку результатов на каждом его этапе. Будет гораздо легче анализировать итоги и решения маленьких задач, и общей цели деятельности.

Источник: shutterstock.com

Человек, руководящий проектом, является для команды наставником, он несет ответственность за нее, определяет цель и направление работ. Он отвечает за бюджет проекта, дедлайны, подбор коллектива, достижения и провалы каждого специалиста, общий результат деятельности.

Хороший руководитель должен уметь делать прогнозы на ближайшее будущее, чтобы решать проблемы заранее, до момента их возникновения. Вся ответственность лежит именно на этом человеке. Его цель — распределить имеющиеся ресурсы так, чтобы достичь наилучшего итога.

Следует понимать разницу между ролями менеджера проекта, операционного и функционального руководителя. Последний — это человек, осуществляющий управление отдельными секторами компании. Операционные руководители несут ответственность за эффективность бизнес-процесса.

Менеджером проекта может быть любой опытный сотрудник. Он часто подчинен руководству компании или отдела, где работает. Проект — временное мероприятие. Его руководитель занимает лидерскую позицию лишь на период работы над конкретным продуктом.

Отличия руководителя проекта от руководителя программы

Руководитель программы — это человек, который отвечает не за один проект. Он ведет их группу из нескольких разных с одной целью. Такое единение и называют программой. Эта роль очень схожа с ролью руководителя проекта.

Как правило, они вместе разрабатывают план действий для своей команды, определив перед этим потребности клиентов. Они согласуют все решения с высшим руководством, предлагают новые стратегии и решения. Их можно назвать связующим звеном между задачами, командой и проектами.

Успех деятельности организации полностью зависит от профессионализма руководителя программы. На его плечах лежит ответственность за результат работы команд, ведь он направляет их в процессе подготовки проектов. Он должен наладить связь между группами, работающими над разными проектами, организовать и согласовать между собой труд всех команд. Ему нужно направить подчиненных, иногда — стать полноценным начальником для менеджеров проектов.

Источник: shutterstock.com

Именно этот человек решает, каких стратегий придерживаться и потом оценивает, насколько плодотворна проведенная работа. Руководитель программы должен быть осведомлен обо всех дедлайнах и изменениях бюджета, потому что на нем лежит вся ответственность за управление ресурсами проектов и рисками.

Менеджеру проекта и руководителю программы необходимо сотрудничать. Они должны понимать, что их цели едины, и они могут рассчитывать друг на друга. Только в таком случае программу ждет успех.

При системе традиционного менеджмента руководитель программы стоит выше человека, ответственного за труд группы. Потому что она включает в себя сразу несколько проектов. Это значит, что на руководителе программы лежит в несколько раз больше ответственности. Но сегодня более распространены горизонтальные структуры управления. При такой системе все руководители стоят на одном уровне. Они являются друг для друга партнерами, которые стремятся к одной цели — успеху программы.

Общие обязанности руководителя проекта

Менеджер проекта обязан сделать все возможное, чтобы выполнить пожелания заказчика или высшего руководства. Он должен подобрать подходящую конкретному проекту команду и создать такой план работ, при котором получится уложиться в сроки и бюджет.

К должностным обязанностям руководителя проекта можно отнести:

• Создание плана работы, состоящего из нескольких этапов.

• Определение связи между разными процессами и её документальное оформление.

• Разработка критического пути проекта.

• Создание правил, определение четких целей и задач для достижения нужного результата.

• Расчет времени, необходимого для выполнения всех работ в целом и на каждом этапе.

• Оформление полного плана проекта, на котором отмечены контрольные точки.

• Проведение оценки объёмов деятельности и затраченных ресурсов.

• Разработка программы мотивации сотрудников.

• Организация общих собраний специалистов для обсуждения предстоящей работы.

• Проведение анализа рисков и сложностей, которые могут возникнуть в процессе труда.

• Окончание работы и составление отчета по проекту для предоставления его заказчику или начальству.

Среди задач, которые необходимо выполнить руководителю проекта, можно выделить:

• Формулировка целей и проверка реальности их достижения в заданных условиях.

• Организация согласования сроков, бюджета и других важных аспектов с начальством или заказчиками.

• Распределение работы на отдельные задачи для более простого выполнения.

• Формирование технической и проектной документации.

• Распределение задач между сотрудниками.

• Поиск самого удобного и безопасного места хранения данных.

• Организация контроля работы команды, внедрение системы мотивации, устранение проблем, возникающих во время труда.

• Разработка альтернативных методов решения задач.

• Частичная передача результатов труда контрагентам.

• Документальный отчет о проделанной работе передается начальству или заказчикам.

В зависимости от того, на каком этапе находится разработка проекта, функциональные обязанности его руководителя могут меняться:

На плечах руководителя проекта лежит ответственность за выполнение большого количества задач. В его обязанности входит взаимодействие с большим объемом информации, планирование встреч с важными людьми, проведение деловых переговоров и переписки.

Ему необходимо уметь адекватно, объективно оценивать результаты работы над проектом, он должен равномерно распределять обязанности между сотрудниками с учетом их обычной нагрузки и умений.

Источник: shutterstock.com

Если человек, исполняющий обязанности руководителя, не умеет правильно распределять время и ресурсы, проект не будет успешен, или сложностей на пути к желаемому результату будет в разы больше. Однако сегодня существуют технологии, которые могут прийти на помощь при организации рабочего времени. И они всё продолжают развиваться.

Руководитель проекта, как и любой работник, имеет не только обязанности, но и ряд прав. Они подробно должны быть прописаны в трудовом договоре и должностной инструкции, с которыми менеджер может ознакомиться при приеме на работу. К правам руководителя проекта относятся:

• Самостоятельное принятие решений об использовании установленного бюджета.

• Выбор тех сотрудников в команду, которые, по его мнению, в полной мере отвечают критериям профессионализма.

• Требования о незамедлительном снабжении заказчиком или начальством всеми необходимыми для работы материалами, оборудованием или документацией.

• Внесение изменений в проект после согласования с руководством.

• Постановка задач подчиненным и контроль их качественного выполнения.

• Предложение начальству премировать, повысить, оштрафовать или уволить сотрудников, которые, по его мнению, этого заслуживают после проведенной работы над проектом.

По-настоящему хороший руководитель способен организовать труд коллектива таким образом, чтобы он шел непрерывно, работники на максимум использовали свои навыки, и в итоге проект был завершен, не превышая срок его выполнения. Именно такое начальство хотят видеть все сотрудники. В этом случае они будут всегда идти ему навстречу, прислушиваться к замечаниям и наставлениям, работать с удовольствием.

Навыки и качества руководителя проекта

Какими же умениями и качествами должен обладать грамотный менеджер этого уровня?

Навык подбора команд

Важно собрать команду, состоящую из профессионалов, которые подходят для работы над конкретным проектом. Сюда входят следующие способности:

• Анализ психологических особенностей кандидатов, их характера, достоинств/недостатков.

• Мотивация команды, подбор нужных слов и стимулов.

• Разрешение конфликтов в коллективе.

Набор людей в команду — один из самых сложных этапов в работе над проектом. Довольно тяжело сразу понять человека, особенно если ранее с ним не приходилось взаимодействовать. Чтобы руководителю выработать в себе этот навык, ему необходимо иметь достаточное количество знаний в области психологии, а также немалый опыт работы с людьми.

Умение договариваться

Если руководитель не имеет достаточного уровня навыка ведения переговоров, у него могут возникнуть серьезные трудности с принятием решений. Для развития этого умения существует множество тренингов, на них учатся правильно общаться в рамках рабочих взаимоотношений. Также полученные теоретические знания необходимо регулярно использовать на практике.

Лидерские качества

Каждый руководитель должен вдохновлять команду, мотивировать людей и призывать двигаться с ним в одном направлении. Для развития этих навыков также существует огромное количество лекций и семинаров. Для изучения темы можно воспользоваться и литературой, но главное — как можно чаще применять полученные знания на практике.

Навык выбора наиболее подходящего метода управления

Хороший менеджер высшего звена должен разбираться сразу в нескольких методиках руководства. Особенно рекомендуется изучить гибкие методы, в которые можно самостоятельно вносить изменения в зависимости от условий, в которых предстоит работать.

Источник: shutterstock.com

Иногда, возможно, придется совместить несколько разных методик, чтобы достигнуть наилучшего результата. Грамотный управленец способен провести анализ своей команды, направления проекта, атмосферы в коллективе и подобрать наиболее эффективный способ руководства.

Навыки использования программных продуктов по управлению

Руководитель проекта должен иметь достаточное количество теоретических знаний и навыков, полученных на практике. В том числе ему необходимо хорошо разбираться в ПО, необходимых для управления проектами.

Причем ему следует обладать навыками использования не одного, а нескольких таких продуктов. Важным аспектом работы является умение подобрать наиболее подходящий, соответствующий особенностям проекта и выбранной ранее методике управления.

Но стоит заметить, что руководитель не обязан обладать полным объемом знаний в той сфере, в которой разрабатывается проект. Его главная цель — быть лидером. Ведь далеко не всегда гениальный программист сможет организовать группу для разработки нового программного обеспечения.

Руководитель должен все свои силы направить на организацию труда команды, распределение ресурсов и бюджета. А для технической части чаще проще нанять в штат еще одного сотрудника, который действительно будет разбираться в нужной области.

Источник: shutterstock.com

Какие личностные качества нужны руководителю?

• Логическое мышление: способность объективно, как будто со стороны, оценивать происходящее, составлять планы с учетом особенностей предстоящей работы и прогнозировать проблемы, которые могут возникнуть.

• Уверенность в себе: руководителю необходимо уметь вдохновлять коллектив и мотивировать сотрудников. От него должна исходить уверенность в своих действиях и успехе проекта. Таким образом, команда также будет решительно идти к цели.

• Инициативность: у лидера должен быть волевой характер, ему нужно уметь четко и грамотно объяснять свою позицию, доносить ее до людей и вызывать у них уважение.

• Стрессоустойчивость: в любой ситуации руководитель должен быть непреклонен, ему нужно показать, что ни одна проблема не может пошатнуть его уверенность в себе, чтобы не сеять панику в коллективе.

• Гибкое мышление: очень важно уметь быстро менять стратегию работы, так как нередко заказчиками вносятся изменения в проект, когда деятельность уже началась.

• Ответственность: руководитель всегда ручается за результаты труда подчиненных, ему нужно уметь принимать поражения и не перекладывать вину на других. После подписания трудового договора вся ответственность лежит исключительно на плечах людей, находящихся на руководящих должностях.

• Пунктуальность: время является одним из самых ценных ресурсов, и за соблюдением сроков выполнения работ необходимо тщательно следить, не допуская задержек.

• Эмпатия: лидер должен с пониманием относиться к проблемам подчиненных, в критических ситуациях идти навстречу, оставив свои принципы. Людей необходимо ценить, их знания и умения — главный инструмент при выполнении любого рода работ.

Обязанности и качества руководителя проекта в строительстве

Что ему необходимо делать в данной сфере? Ответ на этот вопрос очень прост. Все обязанности руководителя такого проекта подробно описаны в ГОСТ Р 57363-2016.

Застройщик или инвестор передает часть своих обязанностей руководителю проекта. С этого момента он курирует организацию всех работ: составляет планы, осуществляет контроль и направляет всех занятых в нем сотрудников. Также он несет полную ответственность за распределение финансов и других ресурсов и все риски, которые могут возникнуть.

В строительстве руководитель проекта имеет большое количество обязанностей. Он должен одновременно и работать с командой, и согласовывать все действия со стейкхолдерами (застройщик или инвестор).

Также он контролирует бюджет, следит за сроками и качеством процесса, управляет возможными рисками и решает проблемы. То есть ему необходимо разбираться сразу в нескольких областях: бизнес, финансы, строительство, составление документации и другие.

Источник: shutterstock.com

Очень часто застройщики совершают ошибку и назначают руководителем линейного специалиста. Но проблема таких сотрудников в роли управляющего проекта в том, что они хорошо разбираются лишь в своей сфере деятельности, а о методах руководства они, как правило, ничего не слышали.

И даже в том случае, если это очень квалифицированный и грамотный специалист, он не сможет быстро научиться организовывать выполнение крупного проекта. Помимо организационных мероприятий, этот руководитель должен еще найти и нанять специалистов, на него ложится большая ответственность за успех проекта и сдачу строения заказчику.

Чтобы обычный линейный работник смог справиться с этими задачами и стать действительно грамотным руководителем, ему надо пройти повышение квалификации. Он может это сделать на факультете по управлению проектами в строительстве от GeekBrains или в любом другом месте.

Источник: shutterstock.com

Эти курсы позволяют получить комплексные знания, необходимые для руководителей проектов в области строительства. Программа включает в себя обучение инициированию, распределению ресурсов и финансов, юридическим основам строительства, а также техническим аспектам.

Руководитель проекта в строительстве должен обладать следующими навыками:

• Коммуникабельность— необходимо уметь общаться и договариваться как с инженерами, так и с бизнесменами.

• Ответственность— в области строительства чувство ответственности должно быть выше, чем где-либо ещё. Важно понимать, что руководитель несет ответственность как за свои действия, так и за поступки подчиненных. И отвечать за них иногда приходится не только перед непосредственным начальником, но и перед законом.

• Работа с возражениями— в сфере бизнеса очень часто возникают разногласия, и с ними нужно грамотно разбираться. Руководитель должен уметь договариваться с людьми, отстаивать свою точку зрения, иногда идти на компромиссы. Это очень важный момент, ведь негативная обстановка в коллективе может плохо сказаться на результате работы.

• Исследовательские навыки — часто руководителю приходится отвечать на разного рода вопросы подчиненных, начальства. Нужно оперативно искать необходимую информацию.

• Стрессоустойчивость— в области строительства перенапряжение сопровождает всех работников на каждом этапе, и руководителю нужно уметь с ним справляться, ведь от его настроя зависит атмосфера в коллективе.

• Многозадачность— необходимо уметь одновременно выполнять разные задачи: по бюджету, закупке материалов, оформлению документов, дедлайну и многие другие.

Руководитель стройки также должен выполнять и более сложные задачи:

• Использование технической документации— не нужно держать в памяти все СП и ГОСТы, но умение работать с ними, читать и понимать их необходимо.

• Определение состава деятельности— многое необходимо до начала строительства: нанять специалистов, выбрать участок, произвести предпроектные проработки.

• Планирование проекта в строительстве— нужно расписать сроки, бюджет, закупить материалы, собрать персонал, организовать коммуникации и оценить риски.

• Документооборот— на каждом этапе строительства нужно составлять определенные материалы и предоставлять их стейкхолдеру.

По данному длинному списку обязанностей и навыков уже можно понять, насколько много усилий должен приложить руководитель проекта в строительстве. Не каждый способен справиться с этим, однако те, у кого получится, смогут рассчитывать на успех в будущих планах.

Обязанности руководителя проекта в IT

В сфере IT он должен быть включен в процесс работы на каждом его этапе. В самом начале, когда заказчик приходит с запросом, менеджеру нужно спросить обо всех деталях: цель проекта, его польза, сроки выполнения и другие требования. Также в обязанности руководителя входит работа с финансами. После этого нужно нанять специалистов для решения конкретных задач.

Сначала руководителю нужно преобразовать идею заказчика в определенные задачи, выполнение которых можно поручить сотрудникам. Если говорить о других обязанностях менеджера, выделяют следующие:

• Узнать подробные требования заказчика. Что именно необходимо сделать, чего он ожидает от конечного проекта, какой у него бюджет, за какой срок нужно всё выполнить.

• Сформулировать задачу и согласовать ее с заказчиком. В ITочень важно, чтобы все с самого начала друг друга понимали, и в будущем не возникло разочарований. Для этого стоит согласовывать каждую деталь.

• Создать прототип. Руководитель должен составить план работ и схему готового проекта. Таким образом, проще понять, как именно воплотить идею заказчика в жизнь.

• Поставить задачу специалисту-дизайнеру. После согласования всех аспектов с клиентом. Дизайнеру предоставляются все идеи, план, наброски и референсы, и начинается работа.

• Наладить процесс. После получения от дизайнера макета проекта дальнейший этап деятельности переходит к разработчикам.

• Протестировать готовый продукт. Прежде чем показать заказчику проект, его нужно проверить на наличие ошибок и соответствие требованиям клиента. В случае обнаружения недоработок, в него вносят коррективы.

Бывают проекты, в которых необходимо участие целой команды дизайнеров, разработчиков, программистов, тестировщиков. В этой ситуации нужно уметь работать с людьми, договариваться с ними и мотивировать их.

Бывает, что моральное состояние одного из членов группы мешает ему продуктивно действовать, ответственность за решение проблемы лежит на руководителе. Если он хочет создать качественный продукт, в его обязанностях — сделать все, чтобы помочь команде.

Самая главная задача менеджера проекта — сделать всё таким образом, чтобы группа вовремя сдала его клиенту в том виде, который обговаривался до начала работ. Руководитель следит за сроками, выясняет, что может помешать закончить задание вовремя и предпринимает действия, чтобы это предотвратить.

Источник: shutterstock.com

Знания теории для выполнения всех этих обязанностей не хватит, нужны практические навыки работы в команде, коммуникабельность и умение правильно спланировать процесс. Самая важная характеристика менеджера — это целеустремленность.

Руководитель проектов в IT в основном работает, используя такие навыки, как умение общаться, решать конфликты, составлять планы и предугадывать риски. Конечно, знание программирования необходимо, но главное — это то, что он должен обладать лидерскими качествами. Большим преимуществом руководителя является знание методологии разработки.

На собеседовании с кандидатом на должность менеджера проектов могут спросить, что такое Scrum и Agile, работали ли вы по Waterfall. Начинающему руководителю стоит в этом разобраться. Менеджер должен обладать большим количеством разных навыков. Большинство приобретаются с опытом, но есть несколько умений, которые стоит начать развивать еще до начала работы:

• Налаживание коммуникации с клиентами.

• Решение конфликтов.

• Создание прототипов проекта.

• Формирование плана работ.

• Формулировка задач, которые можно поручить сотрудникам.

• Организация рабочих процессов.

• Деятельность в команде.

• Теоретические знания об IT-сфере.

• Информированность о том, как устроен интернет, что такое бэкенд, фронтенд, API и др.

• Знание основных принципов Agile.

• Тестирование продуктов.

Большую часть времени менеджер IT-проектов посвящает настройке коммуникаций с клиентами и сотрудниками. Поэтому он обязательно должен обладать эмпатией. Очень многое зависит от людей, они — главный инструмент при работе.

Подбор руководителя проекта

Сначала поймите, каким, на ваш взгляд, должен быть идеальный специалист на этой должности. Составьте список руководителей, находящихся на управляющих должностях в вашей компании, и тех, кто ранее уже занимался организацией проекта. Поговорите с каждым их них, проведите небольшое собеседование, как при приеме на работу.

Вам нужно выяснить следующее:

• составление плана проекта: кто должен этим заниматься и в какое время;

• цели: чего нужно достичь с помощью работы над проектами;

• угрозы: чем вы готовы рискнуть;

• команда: из какого рода специалистов она должна состоять;

• начало работы над проектом: как это должно происходить;

• процесс разработки: на какие задачи вы бы разбили достижение цели, как распределили бы роли в команде, чем должны заниматься вы в должности менеджера;

• завершение работы над проектом, составление отчетной документации и обратная связь от руководства компании.

Определите: хотите, чтобы у менеджера был свой отдел по разработке проектов с постоянными сотрудниками или он должен будет собирать рабочую команду под каждый. От этого напрямую зависит набор обязанностей и навыков будущего руководителя. Нужно объяснить специалисту по найму персонала, что найти менеджера по проектам — важная задача, и надо заняться поиском кандидатов.

У руководства фирмы узнайте, какие обязанности планируется передать сотруднику, какие права он будет иметь, и какое место занимать в структуре компании. Узнайте, нет ли в штате человека с нужными навыками, готового занять должность руководителя проектами. Если нет, составьте и подайте объявление о вакансии на сайтах, в соцсетях, поговорите со знакомыми.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы об обязанностях руководителя проекта

Проектный менеджмент является одним из наиболее прогрессивных и современных управленческих методов. Он практически универсален, его можно свободно применять в любой сфере: бизнесе, политике, строительстве, обучении.

Должна ли у руководителя проектами быть должностная инструкция?

Составляют их в обязательном порядке только государственные органы (ст. 47 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, которая не является им, за то, что отсутствуют инструкции, нельзя (письмо Роструда РФ от 09.08.2007 № 3042-6-0).

Существует ли единый профстандарт для должности руководителя проектов?

Чтобы составить должностную инструкцию для этого управленца, нужно воспользоваться профстандартами. Для данной должности можно взять информацию из следующих документов:

• профстандарт «Руководитель проектов в области информационных технологий», утвержденный приказом Минтруда России от 18.11.2014 № 893н;

• профстандарт «Специалист в области проектирования газооборудования технологических установок, котельных и малых теплоэлектроцентралей», утвержденный приказом Минтруда России от 04.02.2021 № 40н;

• профстандарт «Специалист по проектированию подземных инженерных коммуникаций с применением бестраншейных технологий», утвержденный приказом Минтруда России от 06.04.2021 № 214н и ряд других.

Что указывает на то, что менеджер проекта не справляется со своей работой?

Если он не знает большей части информации, и постоянно спрашивает у кого-то, пытается где-то прочитать. Руководитель проекта может так делать, когда он не уверен в себе и своих знаниях. Он постоянно отвлекает других сотрудников вопросами и тормозит рабочий процесс. Это выдает в нем некомпетентного специалиста.

Этот метод позволяет качественно выполнять задания за счет деления проекта на небольшие задачи. Так получается выявить его наиболее важные части и уделить им больше внимания. Однако для того, чтобы метод действительно принес положительный результат, нужен грамотный руководитель проекта.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать гарантированный подарок

Скачать 7,4 MB

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB