Онбординг сотрудников: зачем и как правильно проводить

О чем речь? Онбординг сотрудников — адаптация новых работников в компании, направленная на их быстрое вовлечение в рабочий процесс и корпоративную культуру. Он снижает стресс новичков, ускоряет их продуктивность и укрепляет лояльность к организации.

Как провести? Успешный онбординг включает четкий план действий, наставничество, обучение и регулярную обратную связь. Важно создать комфортные условия для новых сотрудников, чтобы они могли быстро освоиться и начать вносить вклад в общие цели компании.

Что такое онбординг сотрудников простыми словами

Адаптация — это процесс интеграции сотрудника в компанию, включающий его погружение в рабочую среду, знакомство с корпоративной культурой, а также освоение новых задач, условий и коллектива. Этот процесс проходит через четыре ключевых этапа:

• Собеседование и прием на работу.

• Пребординг — начальное знакомство с компанией, происходящее еще до первого рабочего дня.

• Онбординг.

• Адаптация — окончательное привыкание к новым условиям.

Онбординг (или onboarding) переводится как «посадка на борт» и является третьим этапом адаптации. В этот период HR-специалист помогает новичку освоиться: знакомит с коллегами, офисом, задачами и целями компании. Продолжительность онбординга новых сотрудников может достигать года.

Источник: shutterstock.com

В рамках этого этапа важно разъяснить не только рабочие процессы, но и внутренние правила, такие как использование общей кухни.

Не стоит путать его с пребордингом — это второй этап адаптации, который начинается после заключения соглашения о сотрудничестве. В этот период новому сотруднику предоставляют информацию о компании, отправляют приветственные письма, добавляют в рабочие чаты и таск-менеджер. В свою очередь, онбординг стартует с первого рабочего дня, когда сотрудник приступает к своим обязанностям в офисе или онлайн.

Цель онбординга — помочь новому сотруднику разобраться в рабочих процессах, адаптироваться в коллективе и быстрее войти в курс дела, чтобы команда двигалась в едином направлении. Эффективный онбординг создает положительное первое впечатление.

Если же процесс онбординга сотрудников организован плохо, это может привести к росту числа увольнений. Около 30 % сотрудников покидают компанию во время испытательного срока именно из-за неудачной адаптации на новом месте.

Так как подбор персонала сам по себе требует немало времени и усилий, важно создать качественную систему онбординга, а не доводить ситуацию до увольнений.

Тем не менее лишь 30 % россиян удовлетворены тем, как проходила их адаптация в новой компании, а 28 % были вынуждены уволиться в первые месяцы из-за неэффективного онбординга.

Анализ данных из более чем 1000 компаний в 157 странах, проведенный экспертами Officevibe, показал:

• В организациях с хорошо выстроенной системой адаптации уровень удержания сотрудников на 50 % выше, чем там, где онбординг отсутствует.

• 69 % работников, прошедших качественную адаптацию, остаются в компании не менее трех лет.

• 20 % сотрудников демонстрируют более продуктивное взаимодействие с руководством после прохождения тренингов по адаптации.

Исследования Harvard Business Review подтверждают, что сотрудники, успешно прошедшие онбординг, работают на 62 % продуктивнее, быстрее осваивают новые знания, обладают высокой мотивацией к обучению и проявляют инициативу. Им интересна работа в компании, и они активнее вовлекаются в процессы.

Другие исследования также подчеркивают важность онбординга:

• 26 % новых сотрудников увольняются из-за неудовлетворительного обучения и адаптации;

• 44 % работников признаются, что думали об увольнении уже в первый месяц;

• 86 % HR-специалистов считают, что решение остаться или уйти принимается в течение первых шести месяцев;

• более 20 % сотрудников покидают компанию в первые 45 дней;

• свыше 60 % работников остаются в компании, если прошли качественный онбординг.

Таким образом, онбординг — это не просто знакомство с коллективом и процессами. Это ключевой этап, от которого зависит, останется ли сотрудник в компании надолго или покинет ее в течение года.

Виды онбординга сотрудников

Процесс онбординга новых сотрудников можно разделить на два основных типа: формальный и неформальный:

• Формальный онбординг предполагает проведение определенных мероприятий, за которые отвечает конкретный сотрудник, фиксируя промежуточные результаты. К примеру, наставник вводит нового коллегу в курс дел, знакомя его с задачами и проектами, HR-специалист организует предаттестационное собеседование, а руководитель проводит итоговую аттестацию.

• Неформальный онбординг не предусматривает жестких регламентов. Его основная цель — познакомить нового сотрудника с внутренними правилами компании и командой. Такой метод особенно популярен в небольших организациях, где нет необходимости разрабатывать стандартизированные процедуры. В большинстве случаев за этот процесс отвечает наставник, или бадди.

Онбординг можно классифицировать по степени вовлеченности новичка в процесс адаптации:

• пассивный — представляет собой формат, при котором новый сотрудник получает информацию и проходит обучение преимущественно в одностороннем порядке. Для этого могут использоваться такие инструменты, как просмотр обучающих видео, изучение инструкций, офисная карта, список контактов коллег и др.;

• активный — предполагает, что сотрудник сам участвует в процессе адаптации. В этом случае применяются такие методы, как взаимодействие с корпоративным ботом, возможность оперативно задавать вопросы наставнику, регулярные встречи с руководителем или куратором и пр.

Жесткие временные рамки для онбординга сотрудников отсутствуют, поэтому продолжительность этого этапа может варьироваться в зависимости от ситуации. Как правило, он охватывает первые несколько недель после выхода сотрудника на новую должность.

Распределение ролей в рамках онбординга сотрудников

Организация эффективного онбординга требует чёткого распределения ролей между участниками процесса. Ниже представлены основные зоны ответственности ключевых команд и сотрудников, вовлечённых в адаптацию новичков.

HR (рекрутер + HR-менеджер)

Традиционная роль HR-специалиста в компании, включающая подбор сотрудников, их адаптацию, взаимодействие с коллективом, организацию мероприятий, обучение и множество других задач.

Подобный формат характерен для небольших организаций численностью до 50 человек, где объем найма и увольнений остается невысоким. Один специалист вполне способен совмещать все эти обязанности.

Источник: shutterstock.com

Для новых сотрудников это удобно: они взаимодействуют с одним человеком, что упрощает коммуникацию и делает процесс более прозрачным. Однако в этом кроется и недостаток — сильная зависимость от одного специалиста. Если он совершит ошибку в одной из сфер, это сразу отразится на всех направлениях его работы.

Рекрутер и HR-менеджер

В более масштабных компаниях процесс найма становится интенсивнее, поэтому обычно роли рекрутера и HR-менеджера разделяются. В организациях с большим штатом HR-отдел может дополнительно иметь специалиста, который занимается исключительно онбордингом сотрудников и координирует процесс их адаптации.

Основных причин этому две. Компания развивается, объем найма увеличивается, нагрузка возрастает. Кроме того, во многих современных отраслях рекрутеру необходимы специализированные навыки, соответствующие матрице компетенций, которыми он должен владеть.

Рекрутер обязан хорошо ориентироваться в направлениях, продуктах и услугах компании. Ведь если он ищет, к примеру, девопса, то должен понимать, какие у него обязанности в целом и какие задачи он будет выполнять именно в этой компании, чтобы донести эту информацию до кандидата. Что-то вроде: «Уважаемый кандидат, у нас ты будешь заниматься вот этим, у нас здорово, присоединяйся!».

Здесь часто возникает вопрос разграничения обязанностей между рекрутерами и HR-менеджерами.

Представим ситуацию: новый сотрудник приходит в компанию, на собеседовании рекрутеры рассказали ему одно, затем в офере указали другое. В первый рабочий день он слышит третью версию, а на деле все оказывается совершенно иначе.

В результате он теряется, не понимает, что происходит и к кому обращаться за разъяснениями — к рекрутеру, HR-менеджеру или, может быть, сразу к руководителю. У него складывается не самое лучшее впечатление о компании, и он не до конца осознает, как ему дальше действовать.

Руководители

В зависимости от специфики компании роль руководителя в процессе онбординга сотрудников может разделяться на несколько позиций. Помимо непосредственного начальника, отвечающего за крупную команду, могут вводиться дополнительные роли, такие как тимлид, наставник или ментор.

Распространенная ошибка — полагать, что онбординг целиком является задачей HR-отдела. Часто тимлиды и руководители считают, что HR полностью берет этот процесс на себя, а им не нужно в нем участвовать. Такой подход является неверным.

Если рассматривать вопрос с точки зрения разграничения обязанностей, то HR отвечает за адаптацию нового сотрудника на уровне всей компании — помогает ему освоиться в корпоративной среде, понять глобальные процессы, инфраструктуру и экосистему.

Источник: shutterstock.com

В то же время руководитель или тимлид курирует более узкий аспект адаптации — вовлечение в рабочие процессы, знакомство с повседневными задачами, интеграцию в коллектив и взаимодействие с коллегами, с которыми предстоит работать на постоянной основе.

Чем крупнее компания, тем больше ролей может участвовать в онбординге, что приводит к необходимости четкого распределения обязанностей между всеми участниками процесса. Важно определить, кто за что отвечает, чтобы адаптация новых сотрудников проходила максимально эффективно. Давайте рассмотрим ключевые этапы онбординга и роли, которые могут быть задействованы на каждом из них.

7 ключевых инструментов онбординга сотрудников

Инструменты онбординга решают задачи адаптации в двух направлениях: рабочем (производственные процессы) и социальном (быт и комфорт в коллективе). Каждое из них требует своих подходов и ответственных лиц.

Офер

Как театр начинается с вешалки, так и знакомство с должностью начинается с офера. Этот документ должен быть оформлен так, чтобы его было легко читать и приятно воспринимать. В идеале он также передает рабочую атмосферу компании.

Что включает в себя предложение:

• занимаемая должность;

• подразделение компании;

• имя наставника и его контактные данные;

• дата начала работы;

• детали трудоустройства;

• уровень заработной платы (четко, подробно и прозрачно: например, отличается ли оплата во время испытательного срока и после его завершения);

• продолжительность испытательного периода;

• организационные моменты (расписание, место работы, рабочие часы);

• перечень задач (это не должностная инструкция, но знание ключевых обязанностей заранее поможет снизить неопределенность);

• дополнительные преимущества (например, бесплатные обеды в офисе, занятия спортом и еженедельные уроки английского);

• используемые рабочие инструменты (например, RocketChat, Redmine, Basecamp);

• контакты HR-специалиста для связи.

Welcome-тренинг

Welcome-тренинг — это часть процесса онбординга сотрудников, позволяющая новичку разобраться во всех нюансах работы в компании и одновременно повысить его вовлеченность. В первый день знакомства с коллективом важно, чтобы он почувствовал уверенность в правильности своего выбора.

Классическая программа welcome-тренинга включает:

• Описание миссии и ключевых ценностей компании, а также ее стратегического направления. Например, если ваша организация ценит честность, важно подчеркнуть, что сотрудник всегда может задать вопросы: руководитель или наставник помогут разобраться.

• Историю развития компании, передавая ее эволюцию и ключевые достижения.

• Продукты или услуги компании и их уникальные преимущества. Новичку нужно понять, почему ваша компания крутая и чем можно гордиться в своей будущей работе.

• Организационные моменты: используемые платформы, правила работы с ними, а также доступ к инструкциям.

• Самые значимые проекты, в которых участвовала компания, и список крупных клиентов.

• Внутренний распорядок и корпоративные нормы.

• Коллектив. Важно, чтобы новый сотрудник понимал, кто за что отвечает, к кому обращаться с определенными вопросами, куда писать или звонить.

• Бонусы и корпоративные традиции.

Welcome-бокс

Это не просто приятный сюрприз, но и важный элемент процесса онбординга новых сотрудников: помогает быстрее освоиться, стать частью команды и организации.

Наполнение бокса варьируется в зависимости от корпоративной культуры, но обычно включает:

• Мерч-футболку, кружку, ручку, блокнот и другие предметы с логотипом компании.

• Информационные материалы: брошюру о компании, книгу о корпоративных ценностях, памятку с правилами и процедурами и т. д.

• Подарки: гаджеты, книги, подписки на журналы. Некоторые компании также предлагают сертификаты, например, на посещение спа-салона или ресторана.

• Сообщение от руководства. Это может быть приветственное письмо или открытка от руководителя или генерального директора.

Такие маленькие, но приятные вещи, как толстовка с логотипом компании, становятся символом доверия и принадлежности. Поэтому важно не упускать шанс укрепить связь с новым сотрудником.

Обратная связь

Как правило, обратная связь востребована в таких областях, как продажи, маркетинг и др., но часто забывают о ней в процессе работы с командой. А ведь когда-то вы «продали» новичку свою вакансию, а он вам — свои навыки, опыт и, самое важное, время.

Цель — получить обратную связь от коллег, подчиненных, руководителей и самого сотрудника. Это можно сделать через встречи (как очные, так и онлайн) или с помощью опросников.

Источник: shutterstock.com

Можно запустить автоматический опрос в корпоративном мессенджере, задав несколько ключевых вопросов о новом сотруднике Антоне:

• С какими задачами вы работали вместе с Антоном?

• Были ли трудности в сотрудничестве? Если да, то какие?

• Какие умения и качества, на ваш взгляд, помогают Антону успешно выполнять свои обязанности?

• Что бы могло повысить его эффективность?

• Есть ли что-то, что вы хотели бы добавить?

Опросы и встречи можно организовать:

• через неделю после начала работы сотрудника;

• через месяц;

• через два месяца;

• перед завершением испытательного срока.

После получения обратной связи важно встретиться отдельно с новичком и отдельно с наставником, чтобы сотрудник мог свободно поделиться мнением и почувствовать себя более комфортно.

Welcome-book

Welcome-book также известна как дневник новичка. Это ресурс, включающий информацию из welcome-тренинга (поэтому не стоит повторяться) и практические рекомендации, которые особенно полезны для сотрудников, работающих в офисе. Например, схема маршрута, место для парковки, внутренние правила, расположение кабинетов с указанием, кто в каком сидит.

Можно выбрать любой удобный формат: электронный или бумажный. Бумажную версию можно вручить вместе с другими сувенирами. Ведь всегда приятно получить небольшой подарок и чувствовать, что он был подготовлен специально для вас.

Также в качестве welcome-book можно использовать презентацию к тренингу. Помимо этого, можно дополнить материалы, например, информацией об истории компании или ее стратегии развития. Все это способствует укреплению HR-бренда и повышению лояльности сотрудников.

Чат-боты и другие IT-решения для внедрения адаптации

Процессы могут замедляться, когда HR работает вручную в Google-таблицах. Если позволяет бюджет, стоит использовать платформы, которые в различных форматах помогут решить задачи онбординга сотрудников. Обычно такие решения охватывают все основные HR-процессы (адаптация, обучение, оценка, корпоративные коммуникации и мотивация сотрудников), что позволяет оптимизировать работу по всем направлениям.

Вот несколько примеров:

• TalantTech — онбординг в формате квеста, где можно создать собственный сценарий или воспользоваться готовыми шаблонами. Процесс адаптации проходит в игровой форме: сотрудники за изучение каждого этапа получают баллы и соревнуются в рейтинге.

• Mirapolis — эта платформа подходит для серьезного подхода к адаптации. Здесь четко прописаны задачи и роли: менеджер по адаптации, новичок, наставник и руководитель. В любой момент можно отслеживать прогресс новичка.

• Systemz — для любителей автоматизации. Это решение с чат-ботом. Он помогает новичкам с организационными вопросами, напоминает о прохождении опросов, показывает расписание мероприятий и даже следит за настроением сотрудников, отправляя отчеты руководителям. Все, что нужно, — настроить алгоритмы и ответы, а дальше система самостоятельно будет собирать аналитику.

• Motivity предлагает увлекательный и эффективный процесс знакомства с компанией для новичков, при этом автоматизирует рутинные процессы адаптации для HR. Включает: личный кабинет, учебные материалы, тесты, план обучения, опросы, геймификацию с баллами и рейтингами для поддержания интереса и духа соперничества в коллективе, комментарии, мероприятия и отчетность.

На рынке постоянно появляются новые платформы, которые делают процесс адаптации проще и удобнее. Выбирайте!

Наставничество

Это крайне важный инструмент, но его внедрение должно быть осознанным, а работа — системной.

Не каждый сотрудник способен стать наставником. Во-первых, обычно это лидер, тимлид, старший менеджер или другой опытный профессионал. Во-вторых, это серьезная ответственность, ведь наставник должен:

• сделать так, чтобы новичок проникся той же любовью к компании, что и он сам;

• объяснить, какие задачи нужно выполнять и как, чтобы избежать необходимости переучивать;

• быть заинтересованным в процессе не меньше новичка.

Этот последний момент требует дополнительного пояснения. Когда говорят: «Это Иван, возьми его под свое начало, теперь ты его наставник», у человека появляется вопрос: «Почему именно я и зачем мне это нужно?».

Наставничество может быть поощрено различными бонусами (как материальными, так и нематериальными): фиксированное вознаграждение, премии за результаты работы новичка, похвала от руководителя. В общем, любая форма мотивации, которая будет работать именно с этим сотрудником. Он должен быть заинтересован в выполнении этой дополнительной задачи.

Этапы онбординга сотрудников

Онбординг включает четыре этапа, каждый из которых требует особого подхода и выполнения конкретных задач.

Этап 1: Первый рабочий день

Это критически важный момент, ведь кандидат еще решает, продолжать ли работать в вашей компании или искать другие варианты. Поэтому важно произвести на него хорошее впечатление.

Как правильно организовать онбординг сотрудника в первый день:

• Подготовьте пропуск для нового сотрудника заранее, организуйте рабочее место и сообщите команде о новичке.

Источник: shutterstock.com

В процессе пребординга обязательно сообщите, какие документы необходимо взять с собой, как добраться до офиса и кто будет встречать:

• Встретьте нового сотрудника лично, а если у вас запланирована встреча или звонок, передайте эту задачу офис-менеджеру.

• Покажите рабочее место и проведите экскурсию по офису.

• Представьте новичка коллегам. В крупной компании особое внимание уделите знакомству с ключевыми людьми, с которыми сотруднику предстоит часто взаимодействовать.

• Расскажите о компании, ее культуре, мероприятиях, встречах и других аспектах.

Самое главное — проявите дружелюбие и открытость, это будет первым шагом к установлению лояльности нового сотрудника.

Этап 2: Первая неделя на работе

В первый день важно сосредоточиться на знакомстве с офисом и коллегами, а затем на изучении рабочих процессов и задач. Пример онбординга сотрудника на данном этапе:

• Определите зоны ответственности сотрудника, включая задачи, которые он будет выполнять.

• Установите KPI на ближайшие три месяца или квартал, а также задайте недельные цели-спринты.

• Обеспечьте доступы и ссылки, необходимые для выполнения задач, например, маркетологу — доступы к аккаунтам социальных сетей.

• Разъясните, как устроены рабочие процессы, например, когда и как отправлять задания дизайнеру или в какие дни публиковать статьи.

• Завершите оформление всех трудовых документов.

• Ознакомьте сотрудника с корпоративными курсами или программами, направленными на повышение благополучия, и помогите ему составить план обучения.

Этап 3: Месяц работы

Через месяц наступает следующий этап онбординга сотрудника:

• Предоставьте обратную связь о работе новичка — отметьте его успехи и дайте конструктивную критику, указав, где можно улучшить. Также сотрудник поделится своими впечатлениями о компании и процессе работы, отметив то, что ему не нравится. Это поможет ему почувствовать свою ценность и усилит приверженность компании.

Пересмотр зарплаты. Если на этапе испытательного срока (как правило, он длится месяц) обсуждался вопрос повышения, вернитесь к нему.

• Оцените выполненную работу, а также обсудите дальнейшие шаги, установите цели и KPI.

Этап 4: Через три месяца с начала работы

На этом этапе сотрудник окончательно адаптируется к корпоративной культуре и процессам. Четвертый этап онбординга — завершающий. В него входят:

• встреча с командой и персональное ревью;

• постановка долгосрочных целей и KPI.

Еще один эффективный способ интеграции нового сотрудника — участие в корпоративных мероприятиях.

Как провести онбординг сотрудников на удаленке

В современных условиях многие компании перешли на удаленный формат работы. Однако это не освобождает их от необходимости адаптировать каждого нового сотрудника. Как организовать онбординг для менеджера, финансиста или любого другого сотрудника дистанционно? Об этом расскажем ниже.

Подготовьте программы адаптации

Чтобы избежать лишней суеты и ненужных потерь времени, заранее разработайте план онбординга сотрудника, который будет максимально эффективным. Убедитесь, что программа включает следующие моменты:

• задачи на испытательный срок;

• назначение наставника;

• ожидаемые результаты и показатели на этот период;

• график встреч с наставником и руководителем;

• список материалов для ознакомления с указанием сроков.

Подготовка к трудоустройству

Подготовьте все необходимые документы для трудоустройства и предоставьте кандидату информацию о компании. Важно поддерживать с ним постоянную связь, так как новая работа, особенно удаленная, часто вызывает множество вопросов.

Постарайтесь все их прояснить для нового сотрудника до начала работы. Также предупредите о возможных трудностях, связанных с дистанционной работой.

Источник: shutterstock.com

Компании часто предоставляют сотрудникам корпоративные ноутбуки, удаленные рабочие пространства, VPN и другие ресурсы. Не забудьте сообщить все нужные доступы, пароли и подробно разъяснить работу с необходимыми программами. Кроме того, новичку нужно передать список важных контактов.

Вводный созвон и назначение наставника

Первый день лучше начать с организационной встречи, чтобы сотрудник смог познакомиться с коллегами и настроиться на рабочий процесс.

Как и при работе в офисе, стоит назначить опытного наставника, который будет поддерживать связь с новичком. Это должен быть человек, обладающий хорошими коммуникативными навыками, готовый не только помогать по работе, но и поддерживать неформальное общение — интересоваться, как дела, и предлагать психологическую поддержку. Дружеские отношения между коллегами способствуют эффективному взаимодействию.

Обеспечьте постоянную поддержку

Предоставьте сотруднику постоянный доступ к технической или информационной поддержке. Информируйте его о всех мероприятиях, трансляциях и встречах.

Обратная связь

Процесс онбординга новых сотрудников — это первый шаг к успешной дистанционной работе. Чтобы удаленка не стала хаосом, важно регулярно предоставлять и воспринимать обратную связь.

Общайтесь с руководителями различных подразделений и отправляйте сотрудникам анкеты и опросники. Перед завершением испытательного срока проведите личную встречу с новичком для обсуждения результатов его адаптации.

Автоматизация на полную!

Наладьте процессы подбора и адаптации сотрудников с помощью автоматизации. Как это сделать? В условиях удаленки особенно полезны сервисы, которые помогают оптимизировать работу: генерируют аналитику, упрощают поиск данных, предоставляют отчеты и многое другое. Список полезных инструментов можно найти в Интернете или обратиться в службу поддержки вашей компании.

3 частые ошибки онбординга сотрудников

Даже при наличии продуманного процесса онбординга могут возникать ошибки, снижающие его эффективность. В этом разделе рассмотрим три наиболее распространённые проблемы, с которыми сталкиваются компании.

Пренебрегать системой онбординга

Одна из самых распространенных и опасных ошибок — игнорировать процесс онбординга. Некоторые менеджеры даже используют выражение: «Если человек справится, то справится».

Однако стоит помнить, что процесс найма и замены сотрудника обычно обходится в 3-6 его месячных зарплат. К этому стоит добавить затраты на поиск и время простоя, а также снижение эффективности команды, которая вынуждена брать на себя дополнительные обязанности из-за отсутствия коллеги.

Не стоит забывать и о том, что рынок труда сейчас настолько конкурентен, что хорошие кандидаты могут выбирать не только работу с людьми, но и с комфортными условиями.

Продуманный и автоматизированный онбординг сотрудников — это всегда экономия времени для руководителя. Чем быстрее новый работник адаптируется, тем раньше руководитель начнет получать от него желаемые результаты.

Отсутствие целей на испытательный срок и критериев их достижения

Подобный подход может привести к субъективной и эмоциональной оценке работы новичка.

Часто руководитель обращается к HR с заявлением: «Мне не нравится этот сотрудник, он не подходит, его нужно заменить». Однако после дополнительного анализа выясняется, что руководитель не может точно объяснить, что именно ему не нравится в работе сотрудника и в чем он ошибается.

Источник: shutterstock.com

Ожидания руководителя просто не совпадают с реальностью. Важно отметить, что новичок, скорее всего, не в курсе этих ожиданий и ждет конкретных указаний от руководителя, который тем временем остается недоволен выполненной работой. Поэтому критически важно четко фиксировать все договоренности на испытательный срок.

Неэффективное проведение этапов онбординга

Каждый этап онбординга важен, потому что:

• неудачный пребординг может привести к контроферу от другой компании и отказу сотрудника от выхода на работу;

• негативное первое впечатление способно повлечь быстрый уход сотрудника из компании. Не забывайте, что пока его ничего не связывает с командой или организацией, он легко может принять решение о поиске другой работы с более внимательными работодателями;

• отсутствие обучения, поддержки и объективной обратной связи затрудняет и удлиняет процесс адаптации, что вызывает неудовлетворенность как у сотрудника, так и у работодателя. В итоге это снижает общую эффективность команды. Если новичок уйдет, компания понесет убытки, потеряв время и деньги.

Оценка эффективности онбординга сотрудников

Оценка эффективности onboarding-системы помогает HR-службе определить, насколько успешно проходит интеграция новых сотрудников и какие аспекты этого процесса нуждаются в корректировке.

Как определить, что процесс адаптации завершился успешно? Существуют ключевые метрики, демонстрирующие, какое влияние онбординг оказывает на уровень вовлеченности сотрудников, текучесть кадров и другие показатели, отражающие как эффективность HR-процессов, так и результаты бизнеса:

• Период достижения продуктивности — количество дней с момента начала работы сотрудника, которые ему понадобились для достижения необходимого уровня эффективности. Показатели для оценки устанавливает руководитель, а контроль за достижением продуктивности часто осуществляется наставником.

• Затраты на достижение оптимальной производительности (OPL) — общие затраты, связанные с процессом онбординга нового сотрудника, включая расходы на найм, обучение, зарплату и пр.

• Текучесть среди новичков — показатель, который показывает, сколько сотрудников покидают компанию в первый год работы (или в иной период, установленный организацией). Для расчета нужно разделить число уволившихся сотрудников на количество принятых новичков.

• Порог удержания — момент времени, когда новые сотрудники чаще всего покидают компанию. Иными словами, каков процент увольняется через N дней.

• Удовлетворенность адаптацией — оценка сотрудником различных аспектов работы: графика, оплаты труда, условий, отношений с коллегами и руководством и т. д.

• Степень завершения обучения — количество сотрудников, успешно прошедших обучение, деленное на общее количество новых сотрудников.

Компании самостоятельно решают, какие метрики онбординга следует отслеживать и анализировать. Собранные данные помогают выявить области для улучшения в HR-процессах и улучшить вовлеченность и удержание нужных специалистов в будущем.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы об онбординге сотрудников

Онбординг должен быть внедрен в каждой организации, которая ценит своих работников и хочет помочь новичкам быстро адаптироваться в коллективе, раскрывая их профессиональный потенциал.

Подготовьте рабочее место, создайте задачи и назначьте наставника для нового сотрудника, проведите экскурсию по компании и предоставьте всю необходимую информацию для комфортного включения в рабочий процесс.

Что такое преонбординг сотрудников?

Преонбординг — это процесс, который начинается сразу после того, как кандидат принимает предложение о работе, и продолжается до его первого рабочего дня. Цель преонбординга — подготовить нового сотрудника к предстоящей работе и сформировать положительное первое впечатление о компании.

Это может включать знакомство с командой через онлайн-встречи, предоставление важной информации о фирме и рабочем процессе, а также обеспечение необходимым оборудованием для работы.

Как организовать онбординг для разработчиков?

Онбординг разработчиков требует учета специфики их технической деятельности. Вот несколько рекомендаций:

• Техническая подготовка. Убедитесь, что разработчик имеет доступ ко всем нужным системам, программам и инструментам.

• Обучение стандартам кодирования и процессам работы. Новый сотрудник должен ознакомиться с корпоративными стандартами кодирования и внутренними процедурами разработки.

• Работа над реальными проектами. Как можно скорее включите нового разработчика в реальные задачи, чтобы он быстрее адаптировался и освоился в команде.

• Назначение ментора. Поручите опытному разработчику помогать новичку в решении возникающих вопросов и трудностей.

Таким образом, правильно выстроенный процесс онбординга новых сотрудников способствует более быстрой и эффективной адаптации в новом рабочем коллективе. Это важный инструмент для повышения удовлетворенности работой, продуктивности и снижения текучести кадров.

Что включает чек-лист для нового сотрудника в его первый рабочий день?

Чек-лист — что нужно сделать в первый день на новом месте:

• Подписать оставшиеся трудовые документы.

• Получить SMS с кодом для входа в корпоративную систему.

• Получить рабочий компьютер или настроить личный ноутбук с помощью IT-отдела.

• Получить приветственный набор (подарок).

• Познакомиться с руководителем, наставником и коллегами.

• Ознакомиться с офисом и своим рабочим местом.

• Изучить welcome-рассылку и план для новичков, чтобы понять дальнейшие шаги.

• Заполнить личную карточку-визитку.

• Проверить с руководителем или наставником, что у вас есть доступ ко всем нужным сервисам.

• Принять приглашение на индакшн.

Как ускорить и улучшить процесс с использованием технологий?

Сегодня существует множество способов сделать процесс онбординга более качественным, управляемым, удобным и быстрым.

Основные элементы, которые необходимы для эффективного запуска онбординга:

• четкая структура и содержимое чек-листов для онбординга в вашей компании;

• назначенные ответственные лица на каждом этапе;

• четко обозначенные даты и время для выполнения всех шагов погружения;

• фоллоу-апы встреч, анализ и итоговая оценка.

Таким образом, даже при ограниченных ресурсах можно организовать качественный процесс адаптации сотрудника с помощью Google-таблиц и календаря. Также есть возможность автоматизировать эти процессы с помощью ботов, инструментов low-code или визуализировать их через специализированные сервисы.

Среди полезных фич — различные конструкторы ботов, которые позволяют создавать помощников для разных нужд. Например, бот может отправлять уведомления о предстоящих встречах или напоминания о важных пунктах чек-листа. Еще один пример использования бота — предоставление информации о компании в формате справочника.

Эти шаги сделают первые дни на новой работе более приятными и помогут избежать стресса. Однако онбординг сотрудника не заканчивается на этом: в первые месяцы новичок нуждается в поддержке, поэтому следите за его прогрессом, интересуйтесь мнением о работе и помогайте преодолевать сложности.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать ценные бизнес-подарки бесплатно

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB