Онлайн-совещание: правила проведения и подводные камни

Отличия от офлайн. Ничем, кроме того, что во время онлайн-совещания на заднем фоне появляются посторонние люди или животные. А если серьезно, то в онлайн режиме крайне сложно оценить градус вовлеченности участников или прийти к соглашению.

Как проводить? Во-первых, подготовиться: продумать тему, поставить цель, сформулировать вопросы, создать иллюстрирующие материалы. А во-вторых, провести онлайн-совещание так, чтобы люди реально прониклись, а не скучали, считая минуты до окончания.

Чтобы избежать фиаско, мы научим вас организовывать эффективные онлайн-совещания.

Отличительные черты работы онлайн-формата

Есть мнение, что в современном мире удаленная работа заняла свои позиции на много лет вперед. Некоторые компании решили полностью перевести своих сотрудников на дистанционку и закрыли офисы. В будущем должен доминировать комбинированный подход: основную часть времени люди будут работать удаленно из дома и только несколько раз в неделю – в здании фирмы. Сегодня проведение онлайн-совещаний доступно практически каждому, главное – уметь вовлекать аудиторию в разговор и презентацию.

Основные особенности онлайн-общения:

• Наличие большого количества отвлекающих факторов. Дома чаще реагируешь на семью, детей или бытовые дела. Причем это может происходить прямо во время конференции.

• Требуется усиленная концентрация внимания. Необходимо распределять время совещания между короткими сеансами и частыми перерывами. Так человек не будет долго смотреть в экран, глаза будут меньше уставать.

• Слабое взаимодействие с аудиторией. В онлайн-формате говорящему сложнее получить отклик аудитории. Например, заметить, что людям неинтересно или плохо слышно. Также спикер не может обратиться к конкретному слушателю, например, с помощью жестов или мимики.

До пандемии мало кто имел опыт проведения онлайн-встреч. Многие управленцы не считали такой формат полноценным без живого общения. Но карантин внес свои коррективы.

Среди представителей онлайн-мероприятий «Имидж персонал» в мае-июне 2020 года был проведен опрос, результаты которого указали на основные трудности интернет-конференций:

1. технические неполадки. Более 85 % респондентов остро реагируют на такие неприятности: проблемы со связью, звуком, с подключением спикера или слушающих, презентацией. Пока организаторы устраняют неполадки, у людей рассеивается внимание и накапливается усталость;

2. отсутствие вовлеченности. Около 70 % опрошенных не интересно вникать в тему на скучном онлайн-совещании. Люди не воспринимают спикера и аудиторию в полной мере из-за виртуального формата и теряют мотивацию к участию в обсуждении. Часто они отвлекаются на телефон или домашние обстоятельства, и полноценно уже не возвращаются в дискуссию. А некоторые пассивно участвуют во встрече, боясь осуждения со стороны коллег или начальства;

3. недостаточное управление встречей. Спикер должен уметь продуктивно взаимодействовать с аудиторией, иначе встреча может затянуться и обсуждение примет другой формат (часто хаос, споры или другие конфликты среди участников).

Форматы онлайн-общения по рабочим вопросам

Первый формат — доведение информации в частном виде. Чаще всего применяется по схеме «От одного ко многим». На такой встрече практически отсутствуют обсуждения, руководитель раздаёт поручения сотрудникам, освещает последние новости или другую информацию, необходимую для рабочего процесса.

Второй формат — форум (совместное обсуждение). Как правило, выступает несколько спикеров, но не одновременно. Обычно речи заранее планируются и проходят по таймингу и на четко определённые темы. Конечно, могут быть отклонения от плана, но несущественные. Даже если каждый из переговорщиков немного задерживается, общее время мероприятия может значительно увеличиться.

Такие форумы необходимо подробно конспектировать, чтобы впоследствии удобно было отслеживать ход мыслей и принятых решений. В результате общих дискуссий обычно разрабатываются важные документы и часто назначаются дополнительные встречи для более предметного обсуждения открытых на форуме вопросов.

Третий формат — онлайн-совещания. Это виртуальная альтернатива собраний у руководителя с целью подведения итогов, постановки задач, сдачи отчетов и т. д. Схема «Каждый со многими», но активный говорящий всегда один. Формат очень похож на коллективные обсуждения, только с меньшим перечнем вопросов и короткой (или вообще отсутствующей) программой в связи с тем, что такие встречи проводятся довольно часто (раз в неделю или месяц).

Онлайн-переговоры — это формат встреч с партнерами в пределах одной организации или с представителями других компаний. Например, внутри фирмы это может быть встреча между производственным и маркетинговым отделами. Обычно они не общаются с глазу на глаз, а для связи предпочитают переписку или звонки. Переговоры с деловыми партнёрами (даже потенциальными) не допускают легкомыслия. Хорошо бы сохранить видеозапись такой встречи в архив.

7 правил проведения онлайн-совещаний

• Правило № 1. Грамотный подход к выбору сервиса для проведения совещания

Многие онлайн-встречи начинаются следующим образом: вам нужно позвонить на определенный номер телефона, выслушать приветствие и запрос на выбор языка, потом ввести номер комнаты и звездочку (*) или решетку (#) в завершение. Допустим, в это время вы находитесь там, где нестабильное интернет-соединение (например, в дороге), у вас пропадает связь и для того, чтобы снова войти в комнату конференции, вам нужно пройти этот квест вновь.

После этого некоторые сервисы запрашивают воспроизведение вашего имени. И вот в тот момент, когда робот произносит его, вы подключаетесь в уже оживленное обсуждение. Согласитесь, не очень приятная ситуация.

• Правило № 2. Заблаговременная рассылка повестки встречи

Вполне может быть, что никто ее даже не откроет. Однако скорее всего участники, понимающие важность ознакомления с повесткой до совещания, обратят внимание на то, что вы ее прислали. Тут вы точно будете в выигрыше. Вас оценят как профессионала, который лучше 90 % других организаторов совещаний просто потому, что вы заранее разослали разумную повестку.

• Правило № 3. Пунктуальность

Есть такая поговорка: «Семеро одного не ждут». Когда люди подключаются хаотично в первые 10 минут после начала конференции, это очень сбивает с толку. Нужно приходить на совещание строго вовремя, даже на виртуальное.

Можно попробовать внедрить методику поощрений и наказаний, если в вашей компании это приемлемо. Например, штрафовать задержавшихся за каждую минуту опоздания. Или последний несвоевременно подключившийся платит штраф за всех. И по окончанию встречи производить расчет.

Так люди скорее научатся пунктуальности и будут приходить вовремя на встречи любого формата: как он-, так и офлайн.

• Правило № 4. Управление микрофоном

Рекомендуется выключать это устройство, если вы слушаете, а не говорите. Особенно если вы в каком-нибудь шумном месте, например, в метро. Другим участникам совещания точно не интересно, какой будет следующая станция. Лучше отключить микрофон и не создавать помехи остальным.

И наоборот, если говорите вы, то нужно убедиться, что ваш аппарат работает, иначе придётся повторять свое обращение еще раз.

• Правило № 5. Выбор места для совещания со стабильным интернет-подключением

Этот момент нужно обдумать заблаговременно. Не очень приятно, когда во время конференции у кого-то обрывается связь или вместо речи слышны нечленораздельные звуки. Постарайтесь спланировать свое время таким образом, чтобы совещание могло пройти без перебоев связи.

Совет: часто бывает так, что мобильный интернет LTE работает лучше, чем Wi-Fi.

• Правило № 6. Уместность видеосвязи

Если вы только знакомитесь с собеседником или хотите в большей степени вникнуть в то, что он говорит, то лучше связываться в видеоформате. Для этого нужно быть уверенным в своем внешнем виде и в том, что на фоне ничего не происходит. Если на заднем плане кричат или бегают дети, или вы выглядите неопрятно – видео лучше отключить.

Кроме того, подключение по видеосвязи требует больше трафика. Поэтому чаще всего общение более стабильно в голосовом формате встречи.

• Правило № 7. Составление отчета о минувшем совещании

Кто-то отсутствовал на встрече, иной забыл, другой не всю информацию уловил – важно написать отчет о прошедшей встрече (meeting report). Этот документ, как и повестка, говорит о вас, как о человеке с хорошими организаторскими способностями, что очень ценно в деловых кругах.

В отчете также отмечают action items (задачи). Как правило, в результате ежемесячного совещания в нем фиксируются 10–15 задач, из которых несколько пунктов требуют уточнения и корректировки.

Согласование свежих решений значительным образом экономит время, иначе ошибки ждали бы исправлений еще месяц, до следующего совещания.

Сервисы для проведения онлайн-совещаний

Выбор сервиса для онлайн-совещаний зависит от нескольких факторов: необходимость видео-конференции, число участников, наличие стабильного интернет соединения и проч. Рассмотрим наиболее популярные сервисы для онлайн встреч.

Zoom

Сервис, который был создан в 2011 году, но приобрел широкую известность с началом пандемии. Коротко в цифрах о приросте пользователей Zoom:

• конец 2019 года – 10 млн в день;

• март 2020 года – 200 млн в сутки;

• апрель 2020 года – более 300 млн в день.

При этом пользователи используют платформу не только для рабочих моментов, а и в личных целях.

Кроме привычной связи в видеоформате, в Zoom есть возможность открытого доступа к экрану для коллективной работы. Также сервис позволяет общение и обмен файлами в общих чатах. Вся информация, вплоть до переписок, сохраняется 10 лет в облачном хранилище данных, что очень удобно, ведь в любой момент можно к ней обратиться.

Преимуществами Zoom являются:

• несколько режимов трансляций: мгновенный и запланированный. Первый подразумевает начало встречи и подключение к ней в любое время. Запланированные – это трансляции, для которых заранее установлен тайминг проведения;

• большое число участвующих: в бесплатной версии могут принимать участие до 100 человек одновременно, в платной – до 300–500;

• высокое качество связи: как видео, так и звука;

• исходя из ваших запросов, можно создать разные виртуальные комнаты: учебные, совещательные или конференц-зал;

• режим демонстрации экрана;

• рассылка приглашений;

• функция «Поднять руку» – если вы хотите задать вопрос, но не хотите перебивать собеседника, вам нужно всего лишь нажать на кнопку.

Недостатки:

• невозможность звонков на стационарные телефоны;

• продолжительность сеанса в бесплатной версии – 40 минут.

Microsoft Skype

Одна из самых популярных платформ для видеоконференций. Идеально подходит для небольших совещаний, но для масштабных встреч лучше выбрать другой сервис. По завершении звонка можно сохранить запись с доступом в течение месяца.

Преимущества:

• Возможность звонков как на мобильные, так и на городские телефоны.

• Общение в группах до 50 участников одновременно.

• Демонстрация экрана.

• «Поднять руку», чтобы все участники могли задать вопрос или высказать свое мнение, не создавая помех остальным.

• Встроенный переводчик голосовых, видео- и текстовых сообщений онлайн.

• Размытие заднего фона.

• Обмен текстовыми сообщениями.

• Простой и понятный пользователю интерфейс.

• Возможность переадресации звонков на любой телефон, если нет возможности подключиться к Skype.

• Длительность онлайн-встречи двух участников не ограничена по времени.

• Аудио- или видеозвонки с любого устройства в приложении Skype.

Недостатки:

• Периодические зависания из-за большой нагрузки на процессор (от 16 % ЦП).

• Ограничения для крупных видеоконференций: до 100 часов групповых сеансов на 30 дней.

Google Hangouts

Бесплатный сервис Google, предназначенный для встреч в видеоформате и обмена сообщениями.

Преимущества:

• нет ограничений на продолжительность разговора;

• возможность обмена файлами. Это очень удобно, если нужно, например, выбрать дизайн логотипа;

• синхронизация с другими устройствами. Данные из чатов на компьютере и в мобильном приложении полностью идентичны. При необходимости можно в любой момент переключиться с одного устройства на другое;

• бесплатное пользование платформой.

Недостатки:

• одновременное участие во встрече до 10 человек;

• скудный функционал;

• отсутствие возможности демонстрации презентаций.

Сервисы для создания материалов для онлайн-совещаний

Часто при проведении обучающих вебинаров или конференций других форматов необходима демонстрация информационных материалов: презентаций или записи экрана (скринкаст).

При правильно подобранной программе оформление скринкаста – совсем несложная задача. Такая платформа должна включать: стандартный функционал обработки видео, большую коллекцию изображений и рисунков для создания нужных акцентов, инструменты для улучшения качества. Рассмотрим основные сервисы.

OBS Studio

Приложение для записи видео с экрана монитора. Дает возможность делать скринкасты любой продолжительности параллельно из нескольких ресурсов.

Доступны следующие функции обработки видео: настройка цветового баланса, наложение фильтров, быстрое изменение фона.

Преимущества:

• бесплатный сервис;

• поддержка метода хромакей;

• интеграция со стриминговыми платформами Twitch, YouTube и т. д.;

• горячие клавиши как помощь в управлении записью;

• библиотека фильтров и эффектов.

Недостатки:

• нестабильная работа на компьютерах с малой мощностью. Например, с такими параметрами: 1‒2 Гб DDR1, Intel Pentium 4/Celeron, видеокарта с памятью 128‒256 Мб.

• недостаточно функций для редактирования записи.

«Экранная Камера»

Приложение, разработанное в России, что облегчает знакомство с интерфейсом.

Сервис предусматривает три режима записи: полный экран, фрагмент или окно приложения. Когда съемка закончилась, запись в автоматическом режиме открывается в редакторе, чтобы подготовить ее к трансляции или сохранить в удобном формате.

Преимущества:

• запись экрана исходного качества со звуком;

• большая библиотека титров и стилей текста;

• настраиваемая длительность видео;

• встроенная коллекция музыки;

• таймер на время, через которое автоматически начнется запись;

• возможность наложения голоса;

• больше тридцати форматов для сохранения, включая загрузку на YouTube.

Недостатки:

• платный тариф. В пробном варианте продолжительность записи – до 2 минут.

IceCream Screen Recorder

Еще один сервис для записи видео с экрана. От вышеперечисленных его отличает возможность создания скриншотов.

Здесь есть возможность дополнить полученный скринкаст видео с веб-камеры, редактировать картинку с использованием стандартных инструментов и результат загрузить в облачное хранилище.

Преимущества:

• обрезка и изменение скорости;

• подсветка курсора;

• установка таймера записи;

• горячие клавиши для быстрого доступа к функционалу;

• большая коллекция шрифтов и графических элементов;

• быстрая загрузка в Dropbox, Google Drive или на YouTube;

• частые обновления.

Недостатки:

• в пробной версии возможна запись до 5 минут. Платная версия стоит 5 475 рублей (на момент написания статьи);

• водяной знак, который бросается в глаза.

Подготовка к проведению онлайн-совещания

Первоначально нужно провести подготовку:

1. Выбор формата

   Инициатор совещания знает, с помощью какого вида онлайн-контакта можно достичь наилучших результатов от проводимой встречи. Если нужно довести до сотрудников информацию о масштабных нововведениях или провести презентацию, то лучше сделать официальное собрание. А если нужно обсудить актуальные вопросы в штатном режиме или разработать планы на ближайшее будущее, то формат встречи может быть поскромнее, с небольшим количеством участников.

2. Формулировка точной цели

   Независимо от формата проведения, цель любой конференции – достичь общего решения по окончании переговоров. Конкретно для каждого случая цель определяет организатор.

Читайте также!

«KPI отдела маркетинга: 11 показателей и пример расчета» Подробнее

3. Назначение даты и времени

   Результативность совещаний гораздо лучше, если проводить встречу в понедельник-вторник утром. Если есть участники, проживающие в другом часовом поясе, то на этот момент тоже стоит обратить внимание. Тайминг проведения должен быть удобен для всех. Единственным исключением являются оперативные онлайн-совещания, которые могут состояться в любое время.

4. Разработка повестки совещания.

   Как пройдет совещание зависит в первую очередь от того, насколько эффективно продумана повестка. Сначала быстро решаются первостепенные проблемы, а потом уже по плану спорные и сложные вопросы.

   Рассылка повестки всем участникам встречи производится заблаговременно для того, чтобы каждый мог изучить и подготовить свои темы и предложения к обсуждению. Также своевременность ее отправки дает человеку возможность заранее решить, будет ли он сам участвовать в совещании или отправит вместо себя уполномоченное лицо.

   Правильная повестка состоит из таких пунктов:

   • дата, время, а также цель онлайн-совещания;

   • основная тема;

   • список участвующих;

   • перечень вопросов к обсуждению.

   

5. Создание списка участников встречи

   Если количество тем и участников велико, то и организация онлайн-совещания должна быть на высшем уровне. Некоторые вопросы решаются в кругу 2-3 человек. При составлении перечня участников, необходимо принимать во внимание такие важные аспекты:

   • вопросы к обсуждению и ожидаемые результаты;

   • данные, которые необходимо получить от участников в процессе;

   • что нужно передать во время совещания;

   • роль каждого участника в принятии решений по разным вопросам.

   Эффективность встречи зависит от компетенции участников. Разрабатывая списки, нужно опираться не только на цели встречи, а и на характеристики человека.

Управление онлайн-совещанием

1. Выполните сонастройку

   Необходимо дать участникам несколько минут в начале встречи на раскачку и устранение технических неполадок. Проверьте, все ли в эфире и у каждого ли настроены камера и микрофон. Не останавливайте встречу, а лучше заведите небольшой разговор на отвлеченную тему, чтобы опоздавшие не пропустили важной информации.

2. Озвучьте правила и нормы взаимодействия

   Должно быть понимание, когда: будет перерыв; можно вступать в дискуссию; уместно задавать вопросы. Желательно, чтобы по таймингу каждая тема занимала не более получаса. Если для какого-то вопроса нужно больше времени на обсуждение, то лучше назначить дополнительную встречу для его рассмотрения.

   

3. Начните конференцию с темы первой важности, вовлекая участников в конкретику

   Участники в процессе совещания должны понимать, на чем нужно сосредоточиться. Каждый их них может в процессе обсуждения отойти от повестки. Поэтому нужно иметь про запас несколько вопросов, которые вернут группу к целям дискуссии.

4. Делайте паузы для общей концентрации

   Когда время ограничено, каждый хочет изложить гораздо больше информации, чем другие способны понять. Даже максимальная концентрация внимания позволяет воспринять не более 7 объектов одновременно и 20 минут активного вовлечения в обращение спикера.

   Если перед вами сложные задачи, которые требуют умственного напряжения, то внимание лучше распределять по схеме: 5–7 минут информации и 3–4 – на демонстрацию объектов.

   После – обязательно переключить внимание на вопросы, комментарии или примеры. Однако переформатировав подачу данных (например, используя сторителлинг), можно расширить период активного вовлечения в тему.

   Обратите внимание:

   • длительность оперативных совещаний онлайн должна быть не более 20–30 минут, а проблемных – 1,5–2 часа;

   • обсуждение одной сложной темы не должно превышать 30–40 минут;

   • примерно через час появляется чувство усталости;

   • при длительном непрерывном совещании (больше 2 часов), появляются желающие отдать свой голос за любое решение.

5. Используйте виртуальную доску и/или электронный документ для работы в группе

   С помощью онлайн-доски можно сэкономить время и выяснить, какие есть предложения для решения совместной задачи. Например, при обсуждении конкретного документа нужно открыть общий доступ к нему, чтобы заблаговременно понимать, какие вопросы и заявки есть у участников. Таким образом для беседы останутся только конфликтные темы, и можно будет сконцентрироваться на их решении.

6. Отведите достаточно времени для вопросов

   Несмотря на то, что проблемы могли не возникнуть в процессе коллективной работы, они могут появиться к концу совещания. На них стоит обратить внимание. В зависимости от того, какой вопрос поступил, примите соответствующие действия:

   • для открытого, который требует погружения в тему, лучше определить время и варианты его рассмотрения;

   • для простого вопроса можно сразу выдать ответ, например, «да» или «нет».

7. Подведите итоги

   Ближе к окончанию встречи резюмируйте результаты и договоренности и дайте информацию о том, когда и как участники получат итоги своей коллективной работы.

Если вы решили перейти на формат онлайн-совещаний на постоянной (или пока периодичной) основе, то уже успели заметить, что от вас требуется пересмотр организации своих ресурсов. Необходимо приобрести навыки эффективного управления временем, содержанием и контекстом этих конференций, учитывая, что технологии постоянно меняются, появляются новые цифровые инструменты и сервисы. С помощью анализа эффективности можно выяснить, насколько результативны ваши встречи независимо от формата.

Пирамида Минто для выступления на онлайн-совещаниях

Барбара Минто из международной компании McKinsey сформулировала постулат о пирамидальной схеме речи. Ее предложение заключалось в том, чтобы применять эту структуру для разработки деловых сообщений (писем, выступлений или небольших презентаций), ведь она дает возможность точно донести свою мысль и изложить ее.

В соответствии с этими решениями подготовка к спичу состоит из нескольких шагов.

Обозначьте основную идею

Пирамида является своего рода иерархией, все элементы в которой распределяются по принципу «От главных к второстепенным». Поэтому, подготавливая речь, нужно в первую очередь определить основную мысль.

Конечно, приступать к обсуждению сразу в лоб не совсем комфортно, так как обычно мы пользуемся более привычной схемой: первоначально объясняем причины и предпосылки, подводя таким образом к своей идее, а только потом уже показываем вывод. В действительности это – пустая трата времени и хороший способ запутать слушателей.

Лучше определить понятный для всех контекст и в него уже вкладывать новую информацию, как, например, пазл укладывается в уже собранную рамку.

Рассмотрим пример. Намечается встреча по ивент-стратегии вашей компании во время запретов и ограничения массовых мероприятий. По плану такие задачи: стоит ли сместить участие полностью в онлайн, изменять ли в связи с этим бюджет и в какую сторону.

Определите заранее, какую идею вы собираетесь донести своим сотрудникам.

Например, основной ваш посыл во время выступления будет такой: «Количество конференций не должно быть уменьшено из-за перехода в онлайн. Бюджет можно значительно урезать, не затронув ключевые события».

Найдите подходящие тезисы

Не нужно собирать всю информацию по теме конференции. Определите несколько главных идей, которые будут решать важные задачи, волнующие ваших собеседников.

Например, участие в онлайн-совещаниях обсуждается с владельцем компании, PR-директором и менеджерами. Идеи, которые укрепят главную мысль с точки зрения собеседников:

• цели, которые были поставлены для стационарных совещаний, будут достигнуты и в виртуальных;

• экономия почти трети бюджета на участие с сохранением ключевых событий;

• подготовка плана по переходу в онлайн-формат не займет много времени (около трех дней).

Подтвердите свои мысли

Обозначьте второстепенные идеи, которые помогут раскрыть каждый из ваших тезисов.

Например, мысль о том, что получится экономия трети бюджета на участие во встречах, не ущемляя ключевые события, можно подтвердить так:

• можно в несколько раз сократить затраты на участие в выставках со стендом. Таргетированная реклама для участников онлайн-совещания или рассылка специальных предложений обойдётся дешевле;

• если мы участвуем в ключевых событиях, нас могут заметить организаторы небольших мероприятий и пригласить выступить бесплатно для привлечения аудитории;

• надо чаще принимать участие в малых и региональных конференциях, ведь для участия не нужно никуда ехать, тратить деньги и время на дорогу. Эти средства компенсируют бюджет на платные мероприятия.

Вложите свой спич в контекст

Подготовку речи начинаем с определения главной идеи. Однако в процессе конференции нужно будет ввести собеседников в контекст, разъяснив причины, по которым вам вообще понадобилось обсуждать эту мысль. В коротком вступлении опишите ход событий.

Почему его подготовка обычно происходит после основного содержания, хотя говорить мы начинаем именно со вступления? А все потому, что сначала нужно знать, какие предложения и какие вопросы нам нужно решить, а потом уже показать ситуацию, в которой эти проблемы возникли.

Вступление включает два этапа: описание и развитие ситуации. Они базируются на мысли из основной части пирамиды. Такая схема помогает раскрыть множество актуальных задач:

1. Первая часть вступления – описание ситуации

   Например, наш бизнес нуждается в новых партнерах и клиентах, из-за этого нам нужно принимать участие в 20–30 мероприятиях. В минувшем году наши затраты составили 1 млн рублей, и в результате мы имели половину всего охвата (более миллиона касаний), 150 контактов и 20 сделок разной величины.

2. Вторая – развитие ситуации, актуальное положение, в котором есть конкретные проблемы.

   Этот этап ставит перед нами вопрос, ответив на который мы получим главную мысль обращения.

   Например, сегодня все встретились с проблемой запрета публичных мероприятий и кризисом. Мы меняем свои стратегии продвижения, пересматриваем бюджеты и задачи работникам в условиях современной реальности. Планы по инвент-участиям очень сильно трансформированы: часть мероприятий отменена, другая переведена в неизвестный для нас онлайн-формат, и появилось ощущение, что все пропало.

Невзирая на эти трудности, наша задача не уменьшать количество участий в конференциях из-за их перехода в интернет. В этом наша основная идея.

Таким образом мы переходим от вступления к основной части пирамиды Минто.

Подтвердите каждую идею выводом

Разъяснив все группы фактов, подведите итоги и представьте публике выводы, чтобы каждый в соответствии с ними мог двигаться в одном с вами направлении. Заканчивайте речь перечислением главных мыслей и обозначением общего результата – повторите основную идею, ссылаясь на свои доказательства.

Например, основной вывод в конце речи может звучать так:

Цели, которые стоят перед участием в профессиональных конференциях, всё еще важны и актуальны. Онлайн-встречи в каком-то смысле расширяют нам круг возможностей, например, на бесплатное участие в тех событиях, которые еще не были охвачены. Так мы можем увеличить продуктивность своей работы, при этом даже сократив расходы из-за отсутствия необходимости работы со стендами и не исключая ключевых событий.

Сегодня есть ощущение, что мир рухнул, однако в действительности подстроить нашу работу под онлайн-формат совсем несложно. Достаточно выполнять всё по пунктам, изучить информацию из внешних и внутренних источников о ближайших событиях и по тематике, с которой мы будем готовы выступить виртуально.

Метрики эффективности онлайн-совещаний

Основные показатели эффективности проведения онлайн-совещаний, на которые следует обратить внимание:

1. Сколько было принято решений и выдвинуто инициатив по итогам встречи.

2. Коэффициент решенных задач. Для крупного бизнеса нормой будет около 70 % реализации, тогда как для средней фирмы достаточно и 40 %.

   Маркером эффективности будет такая картина: одна и та же задача переносится несколько раз независимо от причин. Это может быть нехватка ресурсов, недоработка ИТ-отдела или просто вопрос был не очень значимым. Такая задача требует переноса и вовлечения только заинтересованных лиц.

   И уже потом надо размышлять над путями ее решения: привлекать ли дополнительные ресурсы или экспертов, а может оказаться, что проблема уже неактуальна и ее нужно снять с рассмотрения.

   

3. Эмоциональный фон. В настоящее время подход «Мы посовещались, и я решил» снижает эффективность решения задач, да и, по правде говоря, он давно устарел. Сегодня ценится уважительное отношение и партнерство. Руководители одной федеральной компании после совещания документировали три оценки спикера:

   • желтая – выступление нейтрально и прошло абсолютно без эмоционального контекста;

   • зеленая – при эффективном и комфортном общении с руководителем, принятых решениях и ощущении атмосферы партнерства;

   • красная – излишняя требовательность и манипуляции при решении сложных задач со стороны начальства, а также продвижение им своего готового решения.

Очень важно руководителям получать обратную связь: насколько участникам было комфортно и интересно, и есть ли у них желание продолжать решать эти задачи.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

5 ошибок в организации онлайн-совещания

• Ошибка № 1: непунктуальность и опоздания

Есть заблуждение, что раз все участники конференции находятся дома, то несколько минут опоздания никто не заметит. Кажется, что можно затеряться в толпе: встреча же не реальная, а виртуальная. Но это мнение ошибочно. Задерживаясь на встречу один на один, вы проявляете неуважение к человеку, его времени и личным границам. А опоздание на встречу с большим коллективом говорит о том, что вы ставите себя и собственные интересы выше личности каждого участника, а также обесцениваете ресурсы тех, кто пришел к сроку.

На обучающих вебинарах задержки ярко заметны. Спикер, опаздывая, дает ощущение ожидающим, что он, его интересы, время и планы важнее остальных. Этот посыл читается на уровне подсознания, и дает основу для недоверия как личности, так и ее компетенциям.

Тайм-менеджмент диктует свои правила, согласно которым ожидание – совершенно непродуктивное дело. Кроме того, не совсем правильно оправдывать опоздания, как будто показывая пунктуальным участникам, что это допустимо. Конечно, жизнь непредсказуема, и у каждого бывают форс-мажоры. Но если опоздания носят постоянный характер, то у таких совещаний значительно снижается эффективность.

Если в группе кто-то задерживается, то не стоит его ждать, нужно начинать совещание согласно таймингу. Это важно для того, чтобы те, кто пришел вовремя, ощущали это как уважение их выбора. А с теми, кто опоздал, пусть даже с руководителем, нужно провести личную беседу, указывая на то, что такое отношение ведет к безрезультативным совещаниям.

• Ошибка № 2: отсутствие координатора совещания

В любом коллективном собрании должен быть координатор, который руководит процессом обсуждения. Случается, что группа теряет концентрацию и переходит с обсуждения рабочих вопросов на личные (разговоры о детях, отпуске и т. д.). Безусловно, такие беседы играют большую роль в сохранении дружественной атмосферы в коллективе, однако не во время рабочего совещания.

После совещания нужно отправить в групповой чат список задач с пометкой всех сроков и ответственных. К концу дня или сроку исполнения необходимо снова заглянуть в этот перечень.

• Ошибка № 3: игнорировать промежуточную проверку статуса выполняемых задач

К концу рабочего дня сотрудник должен отчитаться о ходе выполнения задания: на каком этапе работа, какие сложности возникли в процессе и какие могут быть варианты их решения, по какой причине сотрудник не справился и как ему можно помочь.

Можно это делать каждое утро на пятиминутке.

Это очень важно, потому что часто задачи долго находятся в подвешенном состоянии. Сотрудник считает, что, если нет контроля со стороны руководства, значит работа не так уж и актуальна. В действительности же таким образом люди учатся нести ответственность за выполнение поставленных им задач.

• Ошибка № 4: игнорировать лидеров коллектива, их успехи и победы

Не очень хорошая идея не отмечать результаты работы своих сотрудников, воспринимая это как должное. Годы практики показывают, что публичная оценка сильных сторон и успехов человека очень сильно мотивирует, и специалист хочет работать всё больше и лучше.

Хорошо бы подмечать не только действия сотрудников, но и их креатив и идеи. Работа занимает очень много времени, поэтому нужно поощрять людей, показывая, что их ценят как часть проекта или команды.

• Ошибка № 5: отсутствие совместного анализа ошибки и неудачи

Имеется в виду анализ недостатков не как способ высмеять кого-то перед всеми, а разобраться в причинах, почему результат далек от ожидаемого. В коллективе нужно обсудить, что приблизило бы к успеху, куда смотреть в следующий раз и какие риски брать в расчёт.

Важно: сначала нужно дать возможность исполнителю задачи объясниться и высказать свои варианты решения. Т. е. он должен не у команды спрашивать, что ему делать, а самому предложить варианты решения проблемы и попросить совета, какой из них уместнее.

С подачи руководителя сотрудники нарабатывают навык проявлять себя не как дети или жертвы, а как взрослые люди, несущие ответственность за свои решения. Работа над ошибками – хороший опыт и урок для всего коллектива. Желательно проведение такого анализа регулярно.

Удачно проведенное онлайн-совещание является результатом подготовки к нему. Имеется в виду не только настройка связи, видео или звука. Необходимо заблаговременно позаботиться об установке и освоении нужных программ, подготовке информации, убедиться до встречи, что все работает так, как требуется, а уже во время сеанса – соблюдать нормы приличия и эффективности.

Автор статьи

Алексей Бояркин

Сооснователь компании «Генератор продаж»

Последние статьи этого автора:

• Бенчмаркинг компании: примеры из зарубежной и российской практики
• СTА-элементы, которые привлекут в 2 раза больше клиентов
• Формула рентабельности продаж: пример расчета

Забрать подарки
из закрытой базы

Скачать 7,4 MB

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB