Отдел кадров: задачи, структура, организация работы

О чем речь? Отдел кадров (HR-отдел) является ключевым структурным подразделением любой организации, отвечающим за управление человеческими ресурсами. Его основная задача заключается в подборе, адаптации, развитии и удержании сотрудников, что напрямую влияет на эффективность деятельности компании.

Как работает? Функционирование отдела кадров строится на комплексном подходе, включающем планирование персонала, рекрутинг, обучение, мотивацию и администрирование трудовых отношений. Специалисты отдела взаимодействуют с руководителями подразделений, анализируют потребности в кадрах, разрабатывают программы развития и следят за соблюдением трудового законодательства.

Что собой представляет отдел кадров

В небольших компаниях нет необходимости в таком подразделении, как отдел кадров (ОК). Его функции выполняет либо сам владелец бизнеса, либо его помощник, юрист, секретарь. Это не противоречит законодательству.

При штате от 100 человек уже требуется особый специалист, который ведет всю документацию и отвечает за соблюдение правовых норм. Даже если отдел кадров состоит из одного человека, закон требует, чтобы официально было создано подразделение.

Нормы нагрузки на одного такого специалиста строго не определены и могут колебаться в разных компаниях. На крупных предприятиях либо там, где планируется расширение и рост числа трудящихся, кадровой работой занимается целый штат: руководитель отдела кадров, сотрудники службы отдела кадров.

Источник: shutterstock.com

Работа в отделе кадров – это обширный и важный для компании круг обязанностей: оформление и ведение документов, зачисление/увольнение сотрудников в строгом соответствии с трудовым законодательством, HR и управление персоналом.

Принципы формирования отдела кадров компании нигде строго не прописаны и подчиняются сложившимся стандартам. Размер штата данного подразделения, его обязанности и методы работы в каждой компании свои.

Для одного-двух кадровиков адекватная нагрузка – 100 человек. Соответственно на штат в 1000 работников правильно будет иметь не менее 10 специалистов отдела кадров. Это обеспечит порядок в делах персонала и распределении обязанностей.

Создавая отдел кадров, руководитель компании подбирает специалистов для выполнения конкретных задач. Как правило, при небольшом штате это начальник и двое сотрудников.

При значительной численности работников отдел кадров – это целое подразделение из нескольких отделов. Оно имеет руководителя, замов и нижестоящие звенья.

Функционально обязанности сотрудников отделов кадров могут распределяться по-разному. Есть два принципа:

1. Отдел кадров состоит из универсалов, которые занимаются всеми вопросами персонала: поиском, обучением, адаптацией, ведением документов. Каждый сотрудник готов подменить другого.

2. Отдел кадров состоит из узких специалистов, обязанности у каждого свои. Один ведет документацию, другой занимается рекрутингом, третий – HR, четвертый – юридическими делами.

Основные задачи отдела кадров

Работа в отделе кадров – это ответственность за стабильность кадрового состава компании, своевременное заполнение вакансий, выдачу заработной платы, реализацию положенных льгот, соответствие документации актуальным законодательным нормам.

Кроме того, службы отдела кадров отвечают за соблюдение социальных прав и нормативов, внедряют и развивают корпоративную культуру, разрабатывают инструкции, расписывают служебные обязанности работников.

Рекрутинг

Обеспечить производство высококлассными перспективными специалистами – важнейшая задача отдела кадров компании. Руководитель отдела кадров гарантирует эффективность процесса найма.

В соответствии с целями компании служба HR анализирует требования к кандидатам, формулирует список обязанностей, определяет квалификационные требования и размещает объявления о вакансиях. Сотрудники отдела кадров изучают резюме, лучшие направляют руководству, проводят собеседования, обеспечивают процедуру найма.

Найм

Успешные бизнесмены утверждают, что талантливый и преданный персонал играет главную роль в продвижении компании. Вот почему работа отдела кадров – важнейшая составляющая успеха. Чтобы собрать лучших людей, специалисты ОК работают на привлечение их в компанию: информируют об условиях работы, зарплате, льготах, премиях, социальном пакете.

Одновременно кадровики обязаны проверить каждого кандидата, убедиться в достоверности сведений об образовании, профессиональных достижениях, прежних местах работы. Данные сотрудники помогают новичку освоиться.

Администрирование

Человек, зачисленный в штат, хочет войти в рабочий ритм, не отвлекаясь на организационные вопросы. В этом ему может помочь отдел кадров.

Данные специалисты оформляют все необходимые документы в строгом соответствии с законом, устанавливают режим работы, участвуют в разрешении конфликтов, которые могут возникнуть между работником и руководством, коллегами. Они же применяют дисциплинарные меры к сотруднику. На них лежит ответственность за соблюдение работодателем трудового законодательства и всех обязательств.

Разработка политики в области занятости

Кадровая политика – это не только процесс найма, но и установление здорового благоприятного климата в коллективе. Сотрудники отдела кадров знают о типичных проблемах, возникающих на разных уровнях производственной иерархии. Они следят за соблюдением законности с обеих сторон. Решают, например, проблему домогательств на рабочем месте и многие другие.

Перечислим вопросы, которые относятся к сфере деятельности отделов кадров:

• Противодействие преследованию.

• Оплата труда.

• Продолжительность рабочего дня.

• Обеспечение безопасности и здоровья работников.

• Распределение льгот.

• Противодействие дискриминации.

• Определение графика отпусков.

• Формирование норм поведения работников.

При изменениях в трудовом законодательстве отдел кадров меняет нормы и требования к сотрудникам. Это может касаться, например, продолжительности и количества отпусков, праздничных каникул.

Здоровье и безопасность

Важнейшая работа отдела кадров – следить за здоровьем персонала и обеспечением безопасности коллектива. Кадровики должны владеть всей информацией по технике безопасности (ТБ) и охране труда. Они же разрабатывают сопутствующие инструкции в соответствии с законом. Данное подразделение организует обучение по рассматриваемому направлению, информирует о необходимости защитной одежды и технических средств для правильного выполнения работ.

Источник: shutterstock.com

Обучение и развитие персонала

Отдел кадров принимает участие в карьерном продвижении сотрудников. Важным условием служебного роста является обучение. Ведущие мировые компании рассматривают инвестиции в образование персонала как прогрессивные вложения в стратегию успеха.

Гиганты мирового рынка (компании Apple, Google и другие) – пример того, как возможности роста профессионального уровня за счет работодателя повышают преданность сотрудников, мотивируют их трудиться еще эффективнее.

Оптимальные методы обучения подбираются в соответствии с целями компании и запросами конкретного специалиста. Традиционные формы учебы обогатились современными онлайн-методиками. Сравним эффективность основных из них с помощью таблицы.

Если компания продвигает по карьерной лестнице отдельного сотрудника, она подключает менторство, коучинг, привлекает его в значимые проекты, использует другие средства, которые повышают лояльность работника. Он связывает с компанией свое будущее и заинтересован в ее процветании.

Дисциплинарные санкции, увольнение

В компетенцию отдела кадров входит принимать меры, если сотрудник нанес вред компании, нарушив правила и договорные обязательства. Примеров отклонений много – от проявления некомпетентности до сотрудничества с конкурентами. Соответственно и санкции применяются разной степени строгости: от предупреждения и требования компенсации вреда до увольнения. При последнем HR-специалисты проводят выходное собеседование, следят за выплатами.

Компенсации, соцпакет

Многие компании поручают отделу кадров контролировать и персонифицировать выплаты, бонусы, компенсации, поощрения, социальные гарантии. Это зарплаты, премии, медицинская страховка, больничный лист, оплачиваемый отпуск, абонемент в бассейн, курсы иностранного языка. Все это очень важно для сотрудников, удерживает их в компании. Кадровики владеют точной информацией обо всех выплатах, налогах, льготах, сроках отпусков и т. п.

Функции отдела кадров

Оценка эффективности и мотивация сотрудников: KPI, поощрения

Компании необходимо повышать производительность труда и удовлетворенность сотрудников от деятельности. Отдача работников определяется с помощью KPI (ключевых показателей эффективности). Они выявляют ожидаемый уровень отдачи и реальные возможности сотрудников. Поощрения и бонусы повышают удовлетворенность, лояльность, мотивацию персонала, стабилизируют коллектив.

KPI и поощрения работают хорошо, если ими пользоваться грамотно. Однако неправильный параметр, взятый для оценки, способен усугубить ситуацию. Например, можно увеличить выпуск продукции с потерей качества или ухудшить атмосферу в коллективе, слишком усилив соревновательный момент. Поощрения также не всегда работают. У сотрудников могут возникнуть претензии по поводу суммы вознаграждения или оценки своих заслуг.

Корпоративная культура: создание позитивного климата в коллективе

Важнейшей работой отдела кадров является формирование политики управления персоналом. Речь идет о создании корпоративной культуры, которая объединяет индивидов в единую команду. Это способствует повышению производительности, эффективности бизнеса в целом. Формирование корпоративной культуры – сложная ресурсоемкая задача, и часто усилия отдела по управлению персоналом наталкиваются на непонимание и неприятие.

Позитивная атмосфера на рабочем месте является результатом разработки и интегрирования ценностей, отвечающих целям и задачам компании. Принятие таких приоритетов порождает у сотрудников чувство сопричастности, мотивирует увеличивать свой вклад в успех компании. Корпоративная культура требует времени для внедрения и укрепления. Кроме того, необходимо постоянно подстраивать ее под внешние и внутренние перемены.

Корпоративная культура функционирует и укрепляется за счет системы внутренних коммуникаций. Чем более она развита, чем интенсивнее общение между сотрудниками и лучше моральный климат в коллективе. Настраиваются как горизонтальные, так и вертикальные связи.

Организуются встречи и собрания, на которых обсуждаются общие проблемы. Руководство получает обратную связь, за счет чего владеет всей информацией и имеет возможность использовать замечания и идеи, поступающие «снизу», для развития бизнеса. Такой подход является прогрессивным, однако в силу инертности мышления многие руководители не могут его принять, так как видят в нем угрозу своему авторитету.

Документооборот, личные дела сотрудников, отчеты

Рутинной, но важнейшей обязанностью отдела кадров компании является ведение документации, оформление и сопровождение личных дел штатных работников, составление аналитических отчетов по кадровым вопросам. Данные отдела кадров, собранные в отчетах, предназначены как для владельцев бизнеса, так и для государственных контролирующих органов. Они позволяют строить кадровую политику с соблюдением требований законодательства.

В чем заключается работа отдела кадров по учету и ведению личных дел и документооборота? Специалисты отдела кадров осуществляют следующие процессы:

• Документальная регистрация и оформление найма, переводов, увольнений.

• Заполнение, актуализация форм Т-2 (личных карточек), трудовых книжек.

• Составление и отправка отчетов в ФНС, ПФР и другие госорганы.

• Архивация документов, контроль их сохранности.

Чтобы заниматься этой ответственной работой, требуются знания законодательства, современных компьютерных программ, умение концентрироваться, обрабатывать большие объемы данных.

Предупреждение и улаживание конфликтных ситуаций

Существуют и появляются все новые методики по предупреждению и урегулированию споров внутри коллектива. Работа отдела кадров – своевременно применять их. Персонал следует обучать правильно коммуницировать. Для этого есть специальные тренинги, медитации, коучинг, менторство. Эти методики помогают новичкам лучше адаптироваться в новой обстановке и налаживать общение с коллегами.

Для различных спорных ситуаций применяются разные способы разрешения. Медитации помогают при уже вспыхнувшем конфликте. Тренинги, коучинг, менторство предназначены для профилактики. Таблица показывает степень эффективности методик.

Сотрудникам отдела управления персоналом необходимо умение увидеть суть конфликтной ситуации. Они должны грамотно применить оптимальный метод для ее улаживания.

Сотрудники отдела кадров

Работа в отделе кадров требует привлечения разных специалистов. Каждый из них занимает свою нишу в системе управления персоналом. Важнейшие функции – подбор, обучение, управление – выполняют кадровики и HR-менеджеры. Их эффективность зависит от навыков успешного общения, организационных способностей, знания трудового законодательства, высокой работоспособности, позволяющей обрабатывать большие объемы информации.

Источник: shutterstock.com

Как было сказано выше, численность и структура отдела зависит от масштаба компании и той ниши, которую она занимает. В коллективе до 100 человек всей работой занимается один кадровик. Большим корпорациям требуется целый штат сотрудников данного подразделения, а именно:

• Инспектор по кадрам. Занимается делопроизводством, оформлением трудовых договоров, следит за соблюдением правовых норм.

• HR-менеджер. Осуществляет поиск и найм сотрудников, их адаптацию, обучение, повышение эффективности.

• Менеджер по развитию персонала. Создает и внедряет программы обучения для повышения квалификации сотрудников.

• Менеджер по компенсациям и льготам. Курирует вопросы оплаты труда и поощрительных выплат.

• Специалист по корпоративной культуре. Занимается организацией корпоративных встреч и мероприятий, способствующих объединению коллектива.

Инспектор-кадровик – очень ответственная должность. Он обязан правильно заполнять все документы, соблюдая нормы закона, вести строгий учет, отвечать за сохранность бумаг. Под его контролем личные дела работников, графики отпусков, оформление трудовых книжек, больничных и др.

Обязательные документы отдела кадров

Отдел кадров отвечает за обязательные документы, которые могут быть востребованы трудовой инспекцией и ФНС. Подробнее об этих бумагах:

Штатное расписание

Оформление штатного расписания регламентировано ст. 57 Трудового кодекса. Документ составляется кадровиком, визируется руководителем предприятия, после чего отдел кадров приступает к поиску и подбору сотрудников на имеющиеся вакансии.

На основании штатного расписания руководитель может законно уволить работника, если его должность не была первоначально утверждена в этом документе. В случае судебного разбирательства это является важным аргументом.

Трудовой договор

Это документ, фиксирующий соглашение нанимателя и работника. Бумага содержит информацию об условиях работы и зарплате, а также об обязанностях работника. Оформляется в двух экземплярах, подписывается обеими сторонами.

Правила трудового распорядка

Это правила внутренней жизни компании, без которых невозможно поддерживать порядок и рабочий ритм. Здесь прописаны условия приема и увольнения сотрудников, перечисляются их права и обязанности, определяется режим работы и отдыха, должностные обязанности, порядок поощрений и взысканий и другие разделы, касающиеся деятельности компании.

Приказ о приеме на работу

На основании приказа/распоряжения за новым сотрудником закрепляется рабочее место, необходимые для труда инструменты и другое материальное обеспечение. Приказ формулируется на основании трудового договора.

Трудовые книжки

Важнейший для человека документ, от которого зависит его профессиональная деятельность, репутация, подтверждение трудового стажа, начисление пенсии. Обязателен для предъявления в отдел кадров при приеме на работу. Если это первое рабочее место, трудовую книжку оформляет рассматриваемое подразделение данной компании. При осуществлении деятельности по трудовому соглашению трудовая книжка не обязательна. Отметка о найме делается в данном документе независимо от длительности работы (от 5 дней).

Трудовые книжки сотрудников хранятся в сейфе отдела кадров. Ключ имеется у специально назначенного специалиста. В современных компаниях наряду с бумажными используются электронные трудовые книжки, данные которых хранятся на особом сервере.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей

При увольнении сотрудник получает свою трудовую книжку, что фиксируется в специальной учетной книге. Работник расписывается в нужной графе. Такой документ прошнурован, имеет серийный номер, печать, подпись.

Договор о полной материальной ответственности

По этому документу, который заключается с каждым совершеннолетним сотрудником, работники несут ответственность за сохранность всех вещей, ценностей и имущества, с которыми они имеют дело в ходе трудового процесса.

График отпусков

Форма документа унифицирована постановлением № 1 Госкомстата от 5 января 2004 года (форма № Т-7).Это обеспечивает соответствие графика требованиям трудового законодательства. Схема информирует о времени и порядке предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам фирмы. При работе по совместительству отпуск дается одновременно по месту основного и дополнительного трудоустройства.

Положение об оплате труда

Документ содержит данные об оплате труда персонала. Он отражает зависимость заработной платы от особенностей производственного процесса и помогает эффективно управлять кадрами.

Положение о премировании

Премиальные выплаты – серьезный стимул к работе. Вознаграждение сверх зарплаты мотивирует сотрудников работать эффективнее. Положение о премировании – открытый доступный документ, с которым может ознакомиться каждый. В нем представлен список сотрудников, которые вправе получать премии, условия и суммы выплат, уровень производственных показателей, необходимых для их получения.

Табели учета рабочего времени

Из документа видно, сколько часов в день и в месяц отработал каждый сотрудник. В бумагу заносятся табельные номера работников, фамилии, имена, отчества и отмечается количество рабочих часов за каждый день. Заполняется табель специально назначенным сотрудником.

Источник: shutterstock.com

Документ очень удобен для осуществления контроля кадров, а также для начисления бухгалтерией заработной платы за реально отработанные часы и дни.

Положение о защите персональных данных работников

Здесь собрана информация о том, какие цели и задачи по защите персональных данных сотрудников ставит перед собой компания. Положение разъясняет понятие персональных данных, перечисляет их и приводит список отделов и носителей информации, где хранятся массивы.

В документе указаны способы сбора данных, перечислены должностные лица, имеющие к ним доступ, конкретные меры, способы и механизмы защиты информации от использования ее штатными сотрудниками и посторонними лицами.

Положение принимается в силу приказа руководителя компании.

Организация работы отдела кадров

При отсутствии отдела управления персоналом или HR-менеджера эту работу все рано необходимо наладить. Что и в какой последовательности нужно делать?

• Проанализируйте эффективность сотрудников, выполняющих работу HR

  Учет часто возлагают на бухгалтерию, найм, адаптацию и обучение – на руководителей подразделений. Оцените их методы, подход, недостатки, найдите способы повысить их эффективность.

• Систематизируйте документы

  Четкий документооборот полезен при планировании: он дает реальную картину количества и качества кадров. Это также облегчает работу с ФНС.

• Выработайте регламенты политики компании

  Этот документ должен быть написан простым языком, доступным для понимания каждым членом коллектива.

• Продумайте порядок найма и адаптации новых сотрудников

  Определите порядок прохождения собеседований и перечень задаваемых вопросов. Напишите, кто проводит встречу и каковы его критерии оценки квалификации кандидата. Учтите возможность контролировать нового работника на первом этапе адаптации (несколько недель).

• Продумайте систему оплаты труда

  Сначала определите основные условия: средний уровень зарплаты, соцпакет (отпуск, больничные, соцстрахование). Затем установите размер премиальных выплат за эффективную работу, льготы, ДМС, корпоративные скидки.

• Исследуйте программное обеспечение

  Выясните, каким программным обеспечением пользуется компания (1С, Google-таблицы), и какие дополнительные инструменты можно привлечь.

• Анализ соответствия законодательным нормам

  Убедитесь, что организация производственного процесса не противоречит законодательству о труде федерального и регионального уровня.

• Напечатайте «Справочник сотрудника»

  Это первый шаг в создании корпоративной культуры. Каждый должен изучить эту информацию, чтобы понять ценности, цели и задачи компании.

• Создайте программу обучения и развития сотрудников

  Исходя из плана развития бизнеса, подумайте, насколько нужно повысить квалификацию сотрудников. Выясните, совпадает ли это с желаниями работников. Поговорите с людьми об их амбициях, карьерных планах. Подберите курсы, литературу и приступайте к процессу обучения, контролируя его.

• Начните кадровое планирование

  Проанализируйте количество, уровень и эффективность работников. Вы должны четко знать схему взаимозаменяемости сотрудников в случае увольнения, болезни, отпуска. Если компания планирует расширение или запуск нового продукта, составьте план по найму новых работников.

• Определите, какого специалиста по кадрам следует найти в первую очередь

  Это зависит от ситуации. Если бизнес расширяется, необходим рекрутер, который найдет и наймет дополнительный персонал. Если участились конфликты из-за проблем оформления документов, привлеките к работе опытного, юридически грамотного специалиста.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы об отделе кадров

Как отдел кадров взаимодействует с другими подразделениями?

Эффективная работа невозможна без постоянного общения подразделений с кадровой службой.

Возьмем вопросы оплаты труда. Отдел кадров владеет точной информацией о найме, увольнении, отпусках, командировках, нареканиях и поощрениях сотрудников и предоставляет их в бухгалтерию.

Чем отдел кадров отличается от HRM-отдела?

Иногда между HR и кадровой службой не видят разницы, но это разные профессии. Кадровики в первую очередь отвечают за полное соответствие всех документов и материалов требованиям законодательства. Это важнейший аспект работы компании.

HRM-отдел занимается вопросами организацией труда и непосредственно управлением кадрами. Налицо разделение функций. Оба подразделения могут действовать в рамках единого отдела кадров.

К чему могу привести ошибки в работе HR?

Качественные кадры – основа любой компании. Если персонал не соответствует требованиям, целям и задачам бизнеса, невозможно развивать и расширять дело, планировать достижение больших целей и задач. Судьба предприятия напрямую зависит от людей.

Если HR-службы не справились со своей задачей и заполнили штат низкоквалифицированным, необучаемым, бесперспективным контингентом, это может привести к краху бизнеса. Замена коллектива требует серьезных и длительных усилий, преодоления юридических проблем.

Вот почему так ценятся квалифицированные HR-менеджеры. Они оценивают не только личные и профессиональные качества каждого кандидата, но и его психологию, умение работать в команде, избегать конфликтов, поддерживать хорошие отношения с коллегами.

Какие профессиональные качества и навыки необходимы инспектору по кадрам?

Важнейшие квалификационные требования к инспектору по кадрам:

• Знание Трудового кодекса РФ и других законодательных норм. Кадровик должен оперативно отслеживать и применять любые изменения нормативов, чтобы грамотно отвечать на любые вопросы сотрудников, не допускать ошибок в оформлении важных документов.

• Навыки ведения документооборота. Тщательность, систематичность в оформлении, рассылке и хранении документов.

• Умения управления персоналом. Инспектор по кадрам должен грамотно сотрудничать как с работниками, так и с руководителями, решать широкий круг вопросов, связанных с подбором персонала, наймом, увольнением, адаптацией специалистов.

• Уверенная работа с современными HR-системами, то есть компьютерными программами по учету кадров.

• Высокие коммуникативные навыки. Кадровик находится в постоянном взаимодействии с большим числом людей. Он должен быть внимательным, понимающим, отзывчивым, уметь разъяснить любую проблему.

Каковы современные тенденции в управлении персоналом?

В управлении персоналом сегодня делается ставка на развитие корпоративной культуры, освоение более демократичных и гибких форм трудового сотрудничества. Повышается роль непрерывного обучения и развития персонала, все шире используются аналитические методы для решения задач в сфере HR.

Отдел кадров – важнейшее подразделение в структуре любой компании. Часть сотрудников отдела кадров обеспечивает грамотное взаимодействие компании с государственными контролирующими органами, а также штатом работников (кадровики).

Другие специалисты отдела кадров заняты непосредственно формированием штата сотрудников, стабилизацией людских ресурсов, обучением и повышением качества кадров (HR). В любом случае работа в отделе кадров требует высокой квалификации, ответственности, а также умения эффективно взаимодействия с самыми разными людьми. От работы HR-специалистов напрямую зависит успех любого бизнеса.

Источник изображения на шапке: shutterstock.com

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать ценные бизнес-подарки бесплатно

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB