SIPOC: как визуализировать бизнес-процессы

О чем речь? SIPOC — метод визуализации процессов, чтобы определять ключевые элементы: поставщиков (Suppliers), входы (Inputs), процессы (Processes), выходы (Outputs) и клиентов (Customers). Его используют для упрощения сложных рабочих действий (workflows) и повышения прозрачности бизнес-операций.

Как внедрять? Начинают с четкого описания каждого этапа процесса, затем определяют, кто и что обеспечивает на входе и кому предназначен результат. Это создает основу для анализа и оптимизации.

Расшифровка и описание SIPOC

Модель SIPOC применяется в рамках управления качеством бизнес-процессов для обеспечения полноты их обзора и уточнения границ проекта. Данная методика может использоваться для более суженного анализа и детализации задач.

Модель SIPOC позволяет получить необходимую информацию для формализации бизнес-процессов в традиционном представлении. Чаще всего при правильном использовании такой методики появляется возможность для полного описания всех операций предприятия.

Идея формализации бизнес-процессов с помощью диаграмм состоит в следующем:

• Основное внимание уделяется масштабности, что обеспечивает высоту уровня обзора.

• Производственные операции следует «разматывать», как катушку с нитками: от субъектов, потребляющих их конечный результат и до их инициатора (рассматривать процессы нужно строго в таком направлении).

• В центре анализа должны находиться точки стыковок операций.

• Важно обеспечить понятность и читабельность диаграммы процесса.

Приведем расшифровку аббревиатуры SIPOC, которая составлена из первых букв английских слов: Supplier (поставщик), Input (вход), Process (процесс), Output (выход), Customer (заказчик). Данная методика дает возможность для описания процессов с позиции последовательности отдельных операций, перемещения данных/продукции/услуг между отдельными стадиями. 

Кроме того, она учитывает все взаимодействия, возникающие между отдельными участниками. С помощью такой методики можно проанализировать логику бизнес-процесса. При этом сохраняется высокая, но управляемая степень абстракции.

Для наглядности приведем пример применения диаграммы SIPOC для описания процесса, который ярко иллюстрирует основы методики.

Рассматриваем диаграмму слева направо: Клиент указывает требования к ИС, которые затем подлежат формализации. В итоге формируется ТЗ (техническое задание) для ПО (программного обеспечения) Франчайзи.

Диаграммы выглядит следующим образом:

Источник: shutterstock.com

Цели применения модели SIPOC

Методология SIPOC получила применение для наглядного отображения производственных операций, обеспечивающей понимание их основных составляющих для конкретной компании. Данная модель используется для управления качественными параметрами. 

К примеру, ее применяют для повышения эффективности в таких методиках, как Lean, Six Sigma и др. Рассмотрим ключевые задачи, которые решает SIPOC в бережливом производстве:

• Обзор с максимально высокого уровня: сжатая, но охватывающая все процессные элементы модель, которая обеспечивает всем участникам проекта быстрое понимание всех его элементов и связей между ними.

• Фиксация рамок процесса: методика дает четкое представление о точках начала и завершения операций. Она устанавливает его границы и определяет взаимодействие с остальными операциями.

• Упрощение коммуникации: облегчает общение участников команды и других заинтересованных сторон проекта за счет понятной и сжатой карты процесса.

• Обеспечение унифицированного понимания процесса: позволяет всем участникам одинаково трактовать все операции, исключая ошибки и недопонимание.

• Определение ключевых точек входа и выхода: дает возможность выявить критически важные входы с точки зрения качественных параметров готового продукта и результаты процесса.

• Поиск важных поставщиков и потребителей: демонстрирует основных партнеров, влияющих на процесс, и клиентов, чьи запросы и потребности следует удовлетворить.

• Уточнение элементов процессов, которые можно улучшить: определение этапов для потенциальной модернизации процессов, повышения качественных характеристик входов/выходов, а также улучшение сотрудничества с партнерами и потребителями.

• Создание базиса для последующего изучения процесса: данная модель является фундаментом для более подробного исследования, включающего картографирование рабочих операций, выявление узких мест и поиск решений для их устранения.

• Составление планов по улучшению проектов: методика создает основу для планирования и внедрения проектов, направленных на оптимизацию операций.

• Контроль и анализ процессов: упрощает мониторинг изменений и оценивание результативности внесенных поправок.

В целом SIPOC как метод формализации бизнес-процессов выступает эффективным инструментом, используемым на старте любого проекта, связанного с улучшением имеющихся операций. 

Структура диаграммы SIPOC

Стандартное структурирование диаграммы SIPOC выполняется следующим образом:

Поставщики

Компании и частные лица, обеспечивающие производственные операции входными компонентами.

Карта Suppliers в диаграмме SIPOC включает субъектов, обеспечивающих анализируемые производственные операции исходными компонентами. Они предоставляют сырьевые ресурсы, информацию, инвестиции, инструменты, услуги и другие компоненты, необходимые для старта и успешного осуществления процесса. 

Поставщики выступают критически важной исходной составляющей формирования стоимости. От качества и соблюдения оговоренного времени поставок зависит качество процесса и его результаты.

Значение поставщиков в SIPOC и их важность:

• Качественный уровень входных компонентов зависит поставщиков. Исходные данные ненадлежащего качества снижают характеристики продукта, получаемого на выходе процесса.

• Соблюдение сроков поставок — ключевое условие обеспечения безостановочного протекания процессов, предотвращающее задержку производственных операций.

• Цена входных компонентов оказывает влияние на себестоимость всего процесса и выходного продукта.

Основные составляющие управления коммуникацией с поставщиками:

• Оценка и отбор поставщиков осуществляются с учетом их возможностей по предоставлению входных компонентов требуемого качества в необходимых объемах с соблюдением установленных сроков.

• Договор и соглашения с поставщиками, условия, сроки, цена поставки и требования к качеству входных составляющих процесса.

• Оценка и мониторинг производительности в рамках анализа соблюдения поставщиками договорных условий распространяются на качество поставляемых элементов, их количество, временные рамки поставок и гибкость удовлетворения меняющихся требований в масштабах реализации производственных операций.

• Выстраивание долгосрочных отношений с поставщиками — ключевой фактор обеспечения стабильности поставок и непрерывности процесса.

Основной составляющей управления поставщиками является установление понятных требований к входным компонентам (спецификации сырьевых ресурсов, вид данных или необходимые сроки поставок), а также правильное освещение условий партнерам. Такой подход гарантирует соответствие входных компонентов процессным потребностям и гарантирует эффективность его выполнения.

В рамках данной диаграммы поставщики рассматриваются не просто как внешние участники, обеспечивающие процесс необходимыми ресурсами, они выступают очень важными партнерами, которые влияют на расчет стоимости, обеспечение качества и соблюдение сроков выполнения операций. Именно поэтому выстраивание взаимоотношений с поставщиками является критически важной составляющей обеспечения процесса и стратегии компании по контролю качества.

Входы

«Входы» в приведенной диаграмме — это ресурсы (материальные и нематериальные), которые требуются для всех этапов реализации процесса, информационные данные и другие компоненты, без которых прохождение бизнес-процессов становится невозможным. 

Их предоставляют поставщики. Управление входными компонентами влияет на результативность и качественные характеристики процессных «Выходов».

Источник: shutterstock.com

Влияние входов на протекание бизнес-процессов:

• Качество входных компонентов непосредственно определяет свойства выходных элементов. Некачественные входы могут повлечь за собой такие негативные факторы, как увеличение отходов производства, переработка и несоответствие продукта заданным характеристикам.

• Количественные показатели входных ресурсов должны строго соблюдаться, чтобы не допустить образования избыточных или недостающих элементов, от которых зависит цена и непрерывность процесса.

• От стоимостной характеристики входных ресурсов зависит общая цена процесса, что влияет и на готовый продукт.

• Постоянное наличие входных ресурсов — важное условие для непрерывности процессов.

Основные аспекты управления входами:

• Разработка требований и их документальная фиксация распространяются на все особенности входных компонентов, включая сертификаты качества, графики поставок и т.д.

• Системный контроль качества входов на предмет их соответствия оговоренным условиям и качественным показателям.

• Планирование запасов входных компонентов направлено на регулирование их остатков, что является важным условием бесперебойности процесса при сокращении расходов на хранение.

Чтобы процесс протекал беспроблемно и качественно, необходимо точно согласовать входы с со всеми его этапами и операциями. В этом контексте применяется грамотный тайминг при планировании поставок, обеспечиваются меры по контролю качества на всех этапах производственного цикла, а также по адаптации входов к меняющимся требованиям реализации процесса.

Как видим, входные компоненты являются ключевой составляющей успешной реализации производственных операций. Глубокое понимание особенностей входов и грамотное управление ими способствуют повышению результативности и качества процессов, полноте удовлетворенности потребителей и операционной эффективности.

Процессы

При расшифровке модели SIPOC под элементом «Процесс» (Process) понимают последовательность шагов, действий и операций, способствующих преобразованию входов в планируемые выходные продукты (Outputs), которые необходимы потребителю (Customer). 

Это центральный элемент рассматриваемой диаграммы. Именно процессы создают ценность для конечного клиента путем переработки входных компонентов в запланированный продукт.

Элемент диаграммы Process может быть простым или усложненным, который включает:

• Последовательность операций: устанавливает четкую очередность шагов для трансформации входных ресурсов в продукты выхода.

• Временные сроки: определяют продолжительность каждой операции в рамках процесса и общее время его прохождения.

• Ресурсы: указывают на весь перечень компонентов, необходимых для реализации процесса (трудовые ресурсы, технологии, оборудование и др.).

• Ответственные лица: следят за выполнением каждой операции внутри процесса.

Процессы в любой компании имеют критическое значение для обеспечения следующих показателей:

• Эффективность: грамотное планирование производственных операций позволяет снизить количество отходов и избыточных затрат за счет оптимизации применения ресурсов.

• Качество: систематическое соблюдение установленных стандартов на всех этапах процесса нужно для обеспечения необходимых характеристик продукта.

• Повторяемость: за счет стандартизации производственных операций обеспечивается соответствие продукта ожиданиям потребителя в любых обстоятельствах.

• Масштабируемость: четко прописанные и правильно внедренные процессы обеспечивают адаптируемость предприятия к изменениям в объемах продукции или рыночных условий.

Управление процессами предполагает их оценку, контроль и последовательное систематическое улучшение:

• Маппинг процессов: визуальное представление производственных операций с помощью диаграмм для наглядности и упрощения анализа.

• Анализ процессов: выявление проблемных операций, лишних действий и возможных улучшений.

• Стандартизация: выделение стандартизированных операций для их унификации и мониторинга качественных показателей.

• Системное совершенствование: внедрение таких подходов, как Lean и Six Sigma, для системного улучшения операций, уменьшение количества отходов и повышение качества.

Процессы являются ядром операционной деятельности разной направленности. Их эффективное планирование и оптимизация способствуют значительному росту результативности, удовлетворенности потребителей и общей конкурентоспособности организации.

Выходы (Outputs)

«Выходы» в диаграмме SIPOC обозначают результаты, продукты, данные или услуги, являющиеся результатом производственной операционной деятельности. 

Они предназначаются как для внутренних, так и для внешних клиентов и являются конечным итогом любого процесса. Они могут быть физическими (например, произведенные товары) или нематериальными (оказанные услуги или переданная информация).

Свойства выходов:

• Качественные характеристики выходов оцениваются исходя из их соответствия предусмотренным параметрам или запросам потребителей. В их перечень входят долговечность, безотказность, удовлетворенность клиентов и общепринятые нормативы.

• Количественные характеристики выходов должны быть на уровне планируемых или необходимых показателей для обеспечения потребительских запросов.

• Соблюдение плановых сроков: важно обеспечить своевременную поставку выходов, чтобы гарантировать необходимую ценность для потребителей и предотвратить нарушение сроков протекания последующих операций.

• Стоимостные характеристики выходов должны соответствовать ожиданиям рынка и обеспечивать достаточную доходность для бизнеса.

Выходы являются ключевым компонентом в рамках оценивания эффективности процессов. Они оказывают существенное влияние на удовлетворенность потребителей и конкурентоспособность организации.

Источник: shutterstock.com

Четкое определение и управление выходами помогают обеспечить соответствие ожиданиям клиентов, улучшить качество продуктов или услуг и оптимизировать ресурсы, что, в свою очередь, способствует повышению общей производительности и результативности организации:

• Обеспечение более высокой ценности для потребителей. Своевременно созданные выходы надлежащего качества способствуют увеличению запросов потребителей и повышению лояльности клиентов.

• Оптимизация ресурсов. Грамотное планирование выходов позволяет уменьшить отходы и оптимизировать распределение ресурсных компонентов, повышая эффективность их применения.

• Улучшение планирования. Четкое описание требуемых параметров выходов позволяет более результативно управлять процессами и ресурсами.

Чтобы предусмотреть качественные выходы, необходимы:

• Разработка требований: точное представление о запросах потребителей в отношении характеристик выходов, включая качественные параметры, объемы, сроки и стоимостные показатели.

• Контроль качественных характеристик: системный мониторинг качества выходов позволяет соблюдать нормативные требования и удовлетворять ожидания потребителей.

• Обратная связь от потребителей: для стабильной работы по улучшению качественных характеристик выходов необходимо организовать фиксацию и анализ отзывов потребителей.

• Системное совершенствование: использование методик управления качественными характеристиками, таких как Six Sigma или Lean, позволяет улучшать производственные операции и их выходы.

Выходы выступают ключевым критерием оценки успешности процесса. Они отражают его ценность и влияние на удовлетворенность потребителей и на организацию в целом. Грамотное управление выходами требует внимательного планирования, постоянного мониторинга и адаптивности к рыночным тенденциям.

Клиенты

Клиенты (Customers) в рассматриваемой методике выступают конечными потребителями результатов (выходов) процесса. Они могут быть как внутренними, так и внешними. В их перечень входят любые субъекты или их группы, которые используют, получают или зависят от выходов процесса. 

Правильное формирование портрета потребителей и понимание их потребностей имеет огромное значение. Именно клиенты являются фактором, устанавливающим критерии качества и результативности процессных операций на основании своих ожиданий и запросов.

Ценность клиентов:

• Выявление запросов: потребители выдвигают требования к качественным характеристикам, функциональности, цене и времени появления выходов. Их ожидания служат основой для разработки целей процесса и его качественных критериев.

• Влияние на дизайн процесса: понимание запросов и предпочтений клиентов помогает адаптировать процессные операции так, чтобы повысить уровень лояльности потребителей.

• Измерение успеха: удовлетворенность потребителей является важным показателем успешности процесса или инициативы по улучшению. Обратная связь от них позволяет оценить эффективность процессов и выявить потенциальные области для улучшений.

Какие бывают клиенты:

• Внутренние: сотрудники или отделы внутри организации, которые зависят от результатов процесса для выполнения своих задач и поддержания функционирования организации.

• Внешние: лица или организации, находящиеся за пределами компании, например конечные потребители продуктов или услуг, дистрибьюторы, поставщики и другие заинтересованные стороны.

Управление отношениями с клиентами:

• Сбор и анализ требований: регулярное общение с покупателями для выявления их текущих и будущих потребностей, что позволяет лучше понять ожидания и адаптировать процессы под них.

• Коммуникация: обеспечение открытого и эффективного канала связи с клиентами для информирования об изменениях в процессах, продуктах или услугах, а также для получения важной обратной связи.

• Постоянное улучшение: применение полученной от клиентов обратной связи для постоянного совершенствования процессов, продуктов и услуг, что способствует увеличению удовлетворенности потребителей и повышению конкурентоспособности.

Чтобы удовлетворить желания клиентов, необходимы:

• Определение сегментов клиентов: разделение клиентов на группы с учетом их уникальных потребностей, предпочтений и особенностей, что позволяет точнее адаптировать продукцию или услуги.

• Изучение поведения покупателей: анализ того, как они взаимодействуют с продуктами или услугами, какие у них привычки, предпочтения и болевые точки, чтобы лучше понять их потребности.

• Персонализация подхода: разработка индивидуализированных решений, продуктов или предложений для различных сегментов клиентов, что помогает удовлетворить уникальные потребности каждой группы и повысить их лояльность.

Клиенты — это ключевой элемент любого бизнес-процесса, и их удовлетворенность и лояльность играют решающую роль в обеспечении долгосрочного успеха и роста организации. 

Взаимодействие с клиентами должно быть построено на взаимовыгодных принципах, с акцентом не только на удовлетворение их текущих потребностей, но и на предугадывание будущих запросов. Это позволяет создать прочную основу для долгосрочных и взаимовыгодных отношений, способствующих устойчивому развитию компании.

Плюсы и минусы модели SIPOC

Диаграммы SIPOC обеспечивают существенные преимущества для компаний, которые ориентированы на оптимизацию и повышение качества бизнес-процессов. Основные плюсы данной методологии:

• Обзор с максимально высокого уровня: SIPOC — это сжатая, но охватывающая все элементы процесса модель, которая делает его понятным для всех заинтересованных сторон.

• Простота восприятия: представление процессов в виде диаграммы SIPOC обеспечивает легкость понимания их структуры и основных элементов.

• Упрощение коммуникаций: модель упрощает взаимодействия и общение между участниками проекта. SIPOC обеспечивает единое понимание процесса и его элементов.

• Создание комфортных условий для сотрудничества: в модели выделены ключевые взаимосвязи между разными этапами процесса и его участниками, что обеспечивает эффективные условия для взаимодействия отделов и функциональных команд.

  

  Источник: shutterstock.com

• Подсвечивание проблемных мест процесса и выявление возможностей для его улучшения: методика SIPOC дает представление о ключевых элементах, которые важны для оптимизации действий.

• Создание базиса для углубленного анализа: диаграмма выступает в качестве основы для детального исследования процессов, позволяя сконцентрироваться на их оптимизации.

• Фокусировка на клиенте: за счет четкого определения точки выхода процесса и его важности для клиентов, методика позволяет компаниям сосредоточиться на запросах потребителей.

• Повышение качественного уровня процессов: понимание взаимосвязанности входа, самого процесса и выхода из него позволяет улучшать все его стадии.

• Предоставление информации, необходимой для выработки решений: диаграмма SIPOC позволяет получить ценные сведения, которые важны для обоснования задач, направленных на оптимизацию процессов.

• Основа для планирования изменений: методику можно применять в рамках составления плана процессов и внесения изменений в них. Она дает возможность оценивать возможные результаты предполагаемых мероприятий и их эффективность.

• Отправная точка для систематических улучшений: методика SIPOC служит основой для поддержания культуры непрерывного совершенствования процесса, упрощая его идентификацию и оптимизацию.

С помощью методологии SIPOC можно разрабатывать более эффективные и гибкие процессы, повышающие удовлетворенность клиентов и оптимизирующие операционную деятельность предприятия.

Несмотря на то, что методика SIPOC имеет ряд важных преимуществ в контексте анализа и оптимизации процессов, следует учесть, что у нее есть определенные ограничения и недостатки:

• Высокоуровневый анализ: обеспечиваемый диаграммой общий обзор процесса может оказаться недостаточным для углубленного представления о его этапах и устранения сложных проблем внутри его.

• Проведение дополнительных исследований: чтобы провести углубленный анализ процессов и определить глубинные причины возникновения проблем, важно использовать дополнительные методики и инструменты.

• Восприятие сотрудниками: внедрение SIPOC и дальнейшие корректировки часто вызывают противодействие со стороны персонала, особенно это касается специалистов, не вовлеченных в процесс или не понимающих его задачи.

• Внедрение в компанию культуры систематического улучшения: отсутствие поддержки принципов непрерывного совершенствования и проактивного участия всех специалистов не позволяет получать ожидаемые результаты от использования SIPOC.

• Потребность в дополнительных ресурсах и времени: создание подробной диаграммы SIPOC связано с существенными ресурсными затратами, в особенности это относится к громоздким и сложным процессам.

• Требование к экспертному анализу: чтобы применение методики было результативным, а также для дальнейшей оценки процессов могут понадобиться глубокие знания и навыки в сфере управления качеством.

• Упрощение процессных сложностей: применение методики способно повлечь за собой более простой взгляд на сложные операции, при котором могут упускаться из виду важные аспекты и детали.

• Игнорирование динамических факторов: в некоторых случаях методика не учитывает изменения во внешней среде или внутри процессов, влияющие на результативность операций в будущем.

• Ограниченность внешнего взаимодействия: направленность методики сосредоточена в основном на внутренних факторах процессов, поэтому появляется риск недостаточного внимания к внешним условиям и рыночным тенденциям.

Несмотря на полезность методики SIPOC для стартового анализа и оценки бизнес-процессов, следует учитывать, что эффективность ее применения определяется возможностями компании по использованию дополнительных инструментов и формированию благоприятной внутренней среды для внесения изменений и их поддержки.

Пример использования методологии SIPOC

Для примера возьмем задачу, в соответствии с которой необходимо изучить процессы выпечки пицц в кафе. Для собственника бизнеса важно точное знание ингредиентов для приготовления такого блюда, а также особенностей их поставки специализирующимися на этом поставщиками. 

Кроме того, нужно принимать, как приготавливаются компоненты пиццы, соусы, тесто и каким образом они собираются в готовый продукт, который затем выпекается и укладывается в упаковку.

Разработаем диаграмму SIPOC:

S (Поставщики):

• Партнеры поставляют компоненты для пиццы (Формаджио: сырную начинку, Лиевито: тесто, а Сальса — соусы).

• Поставщик упаковки (пакеты и коробки для пиццы поставляет знакомый Вова).

I (Вход):

• Компоненты (сырные начинки, тесто, соусы, мясное и овощное ассорти).

• Материалы для упаковки/доставки.

P (Процессы):

• Прием клиентской заявки (через приложение, в которое вносится телефон контакта) и подготовка компонентов (проверка срока годности, взвешивание, выкладывание на рабочей поверхности).

• Приготовление теста и соусов (технологическая карта).

• Подготовка мясной и овощной нарезки.

• Приготовление пиццы в печи (25 мин. при температурном режиме 220 °C).

• Укладывание готовой продукции в коробки или пакеты.

O (Выход):

• Приготовленная пицца в соответствии с технологической картой, с соусом, начинкой и пропеченная до требуемой степени).

• Пиццы в упаковке для доставки.

C (Клиенты):

• Клиенты, оформляющие заявки на доставку еды.

Сформированная диаграмма SIPOC позволяет предприятию выявить операции процесса, которые могут быть улучшены. К примеру, качество сырной начинки от Формаджио ниже в сравнении с сыром от Ла Моцарелла при одинаковой стоимости. 

Возможно, для оптимизации процесса требуются дополнительные мероприятия: мастер-классы для персонала, доставка клиенту кроме коробки с пиццей отдельно запакованных соусов и т.д. Владелец кафе может сделать заказ на упаковочную коробку другого, более надежного вида. Возможно даже понадобятся услуги специалиста по дизайну.

Независимо от дальнейших мероприятий, представленная методика является основой для планирования по оптимизации бизнес-процессов, формирования новых идей. Такая диаграмма способна помочь в поиске новых направлений для бизнеса. Все зависит от выводов, которые сделает руководство предприятия после ее изучения.

Уровень детализации модели SIPOC

Степень детализации диаграммы SIPOC может меняться с учетом особенностей поставленной задачи, проекта или целей бизнеса. Определяя уровень ее подробности, следует руководствоваться рядом критериев:

Цель

В ситуации, когда методика SIPOC применяется, чтобы получить общее представление о процессе и определить его основные элементы, можно составить диаграмму на обобщенном уровне. Такая модель имеет вид высокоуровневой блок-схемы с указанием основных связей и этапов.

Источник: shutterstock.com

Комплексность процесса

Для сложных процессов, включающих много этапов и подпроцессов, следует разрабатывать более детальную диаграмму. Такая модель может содержать подробности каждой стадии, взаимосвязи отдельных шагов с другими компонентами процесса и т.д.

Запросы заинтересованных участников процесса

Задачей диаграммы SIPOC может выступать представление процесса для расширенной команды специалистов и заинтересованных сторон. В том случае модель представляют в упрощенном и обобщенном варианте. Более углубленная диаграмма требуется для анализа внутренних процессов или для специализированной команды специалистов.

Расчет времени и ресурсов

В ситуации, когда необходимо проанализировать длительность выполнения операций или оптимизировать использование ресурсов, модель SIPOC должна включать все детали процесса. При таком подходе появляется возможность для выявления проблемных точек, ключевых элементов, чтобы проанализировать возможности по улучшению.

Бонусы от использования методологии SIPOC

Методика SIPOC, являясь простым в применении инструментом, открывает широкие возможности для получения явных преимуществ. Ее использование позволит получать бонусы в разных ситуациях.

Явным преимуществом методики является умение определять необходимую высоту обзора процессов. Это очень важный навык. Нередко руководители разного уровня совершают ошибки при выборе высоты обзора методом «на глазок». Это приводит к тому, что управление процессами предприятия остается на нулевой отметке. В такой ситуации может помочь профессиональный консалтинг.

Разобравшись, как определить требуемую высоту обзора этапов и всего процесса, руководитель получает эффективный инструмент для дальнейшего взаимодействия со специалистами компании. Подобная консультация может уместиться и в один бизнес-ланч, в ходе которого консультант продемонстрирует свою экспертность, завоюет доверие и установит плотный контакт для дальнейшего сотрудничества.

Имеют место случаи, когда владельцы бизнеса не располагают необходимыми средствами для проведения исследований или не понимают, за что именно нужно платить. Здесь возможен вариант, когда они своими силами будут проводить деталировку процессов и вносить данные в диаграмму. Такой вариант «поверхностного» консалтинга также может привести к развитию успешных проектов.

При этом консультант не разрывает взаимоотношения с клиентом, поддерживает связь, но не тратит много времени на покупателя, который чрезмерно экономит деньги или не понимает значимость такого решения. Важно на этом этапе не передавать заказчику данные, с которыми уже можно эффективно работать. Не следует и уходить, считая такого клиента нецелевым. 

Продолжая сотрудничество в формате, когда тот своими силами будет проводить деталировку процессов и вносить данные в диаграмму, консультант, не затрачивая времени, остается в сильной позиции. Его поддержка зачтется в будущем.

Подводя итоги, отметим, что простота методики SIPOC в контексте применения и обучения, а также широкие возможности ее использования для консалтинга — весомые бонусы и аргументы в пользу того, чтобы работать с нею снова и снова. В данный момент сложно найти другой метод, который бы настолько совмещал в себе полезность при исследованиях и потенциал для качественного общения с заказчиками консалтинговых услуг.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о SIPOC

Какие правила нужно соблюдать при построении диаграммы SIPOC?

Правила составления бизнес-карт в рамках методологии SIPOC:

• Важно обеспечить точность и конкретику, внося поставщиков, входную информацию, процессы, выходные сведения и клиентов. При этом все указанные данные должны быть проверяемыми и соответствующими требованиям корректности, существенности, оценивания.

• При составлении диаграмм должен использоваться понятный для всех участников проекта язык. Не следует применять узкую и сложную терминологию, специфические понятия и т.д. Для описания нужны общепринятые определения и категории, что упростит аналитические итерации и проведение изменений.

• В процессе заполнения схем для диаграммы SIPOC важно не пропускать ключевые элементы процесса. При построении нужно соблюдать последовательность, логика которой указана в аббревиатуре методики.

• Необходимо использовать нумерацию всех элементов (поставщики, информация входа и др.). Такой подход даст четкость и удобство восприятия, а также позволит предотвратить аналитические неточности и обеспечить ясность при проведении исследования.

Составление диаграммы SIPOC связано с временными затратами и требует скрупулезности, но это существенно упростит мониторинг процессов и поиск решений по улучшению отдельных этапов или итоговых результатов.

В чем разница между диаграммой SIPOC и картой процесса?

Методика SIPOC предоставляет обзорную информацию по проекту без многочисленных подробностей. Тем не менее разработка диаграммы позволяет более детально проанализировать процессы.

Какие ошибки часто допускают при использовании модели SIPOC?

В ходе разработки и реализации карт SIPOC часто допускаются типичные ошибки, результатом которых является неточное описание операций, что мешает принятию эффективных решений. Понимание и устранение таких упущений позволяют сделать рассматриваемую модель управления процессами более результативной.

В перечне таких ошибок на первом месте стоит чрезмерное усложнение процесса. Стремление охватить все элементы операций становится причиной перегруженности диаграммы, которую сложно понять и правильно интерпретировать. Важно сконцентрироваться на ключевых деталях. Такой подход сохраняет ясность и целевую направленность методики.

Еще одна часто встречающаяся ошибка связана с низкой вовлеченностью основных участников процесса в работу над составлением диаграммы. В результате не получается добиться полного понимания всех стадий и операций проекта. В такой ситуации упускаются ключевые моменты, которые важны для обеспечения конечного результата.

Для наглядности представим в табличной форме распространенные ошибки при использовании методики SIPOC для описания процесса и варианты их предотвращения:

Методика SIPOC — это очень полезный инструмент для бережливого владельца бизнеса. Использование данной методики обеспечивает существенную экономию времени, денег и других ресурсов. Ее реализация приносит дополнительные доходы. 

Адаптация SIPOC возможна для разных целей и направлений. Ее проводят с учетом особенностей и задач конкретного проекта бизнеса. Особенно важен и полезен данный инструмент для менеджеров компаний и бизнес-аналитиков, но на практике возможности использования SIPOC гораздо шире.

Источник изображения на шапке: shutterstock.com

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать ценные бизнес-подарки бесплатно

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB