Инструменты тайм-менеджмента: как использовать и какие выбрать

О чем речь? Инструменты тайм-менеджмента упрощают жизнь, повышают продуктивность и помогают эффективно решать задачи. Однако сами по себе они ничего не стоят – важно соблюдать определенные принципы.

На что обратить внимание? Инструментов тайм-менеджмента множество. Это и простые техники, например, Дэна Кеннеди, и посложнее, где нужно проводить анализ, как в матрице Эйзенхауэра. Выбор зависит от личных предпочтений.

Принципы использования инструментов тайм-менеджмента

Ещё с давних времён люди старались придумать, как эффективнее распоряжаться драгоценным временем.

Философ Сенека 2000 лет назад решил классифицировать время на бесполезное (плохое) и полезное (хорошее). Он записывал, как проводил время и присваивал ему категорию «полезности».

Учёный Альберти, который жил в Италии в XV веке ввёл 2 правила, которые помогали эффективно использовать время:

• Каждый день в утренние часы он записывал все насущные дела.

• Ранжировал их по степени важности в порядке убывания.

Источник: shutterstock.com

В рассматриваемой теме есть много методов и способов. Каждый может выбрать тот, который подходит именно ему. Но существуют популярные принципы тайм-менеджмента, которые люди используют для эффективного планирования и организации своих дел:

• Постановка целей. Очень важно определять для себя как крупные стратегические, так и мелкие ежедневные задачи.

• Планирование. Очень полезным правилом является ведение ежедневника, куда человек записывает все свои дела и планы. Нужно фиксировать все задачи, а также способы их реализации до мелочей.

• Расстановка приоритетов. Необходимо начинать новый день с более важных и срочных дел, пока есть силы и ресурс на их реализацию.

• Самодисциплина. Это очень важное качество, которое помогает эффективно распоряжаться своим временем, в срок заканчивать обеденный перерыв, не отвлекаться на бессмысленные занятия. Самодисциплину следует вырабатывать, так как без неё невозможно представить тайм-менеджмент.

• Обязательный отдых. Работать без выходных и отпусков невозможно. Полноценный отдых помогает восстановить силы, по-новому посмотреть на мир и переосмыслить свои цели.

• Определение задач. Все важные дела, как уже отмечалось выше, нужно обязательно записывать. Невозможно держать всё в памяти. Некоторые обязательные планы могут быть просто забыты и не учтены, в результате чего не выполнены.

• Декомпозиция. Специалисты советуют делить масштабное дело на множество микрозадач. Таким образом, цель не будет казаться такой уж недостижимой, а мелкие дела станет реализовать намного проще и быстрее.

• Градация планов. Следует планировать дела на неделю, месяц и год. Таким образом можно составить грамотный прогноз достижения конечного результата.

• Борьба с хронофагами. Термин греческого происхождения, который обозначает людей и предметы, отвлекающие от дел, срывающие планы. К ним можно отнести компьютерные игры, социальные сети, пробки на дорогах, беспорядок.

• Максимальная сосредоточенность. В процессе работы следует быть максимально вовлечённым, желательно отключить звук телефона, не отвлекаться на разговоры, не смотреть телевизор.

• Исключение многозадачности. Чтобы достигнуть высоких результатов в конкретном деле, нужно посвятить ему всё внимание и концентрацию. Специалистами доказано, что занятие двумя или тремя задачами одновременно приводит к снижению работоспособности и повышению уровня стресса.

• Улучшение производительности. Необходимо стремится к тому, чтобы при минимальных усилиях получить наилучший результат.

• Проявление адаптивности. Эффективная организация рабочего процесса предусматривает проявление гибкости при изменении обстоятельств.

• Внедрение своих правил. Принципы и инструменты тайм-менеджмента могут варьироваться и изменяться в зависимости от целей и индивидуальной ситуации.

• Анализ результатов. Нужно всё время оценивать, выявлять сильные и слабые стороны в процессе работы. Также следует использовать преимущества и устранять всё, что мешает.

• Саморазвитие. Гибкость мышления, различные навыки и знания, адаптивность, расширенный кругозор помогают достичь наилучших результатов в работе.

Авторские инструменты тайм-менеджмента

Техника Эйзенхауэра

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, государственный и военный деятель и президент США с 1953 по 1961 года, говорил: «То, что срочно, редко бывает важным, а то, что важно, редко срочное». Известный бизнес коуч Стивен Кови на базе этого выражения придумал технику разделения задач на 4 обособленные группы.

Этот инструмент тайм-менеджмента получил название «матрица Эйзенхауэра»:

• Важные и срочные дела – нужно сделать немедленно.

• Важные несрочные задачи – можно решить позже.

• Срочные неважные – сюда относят перерывы в работе, которые забирают драгоценное время.

• Несрочные неважные – можно сделать после решения всех остальных.

Дела из первой и второй группы остаются в приоритете.

Принцип Парето

Все экономисты знают, что 80 % работы можно сделать, потратив 20 % усилий. Прежде всего нужно определить, какие действия приносят максимальный результат, и стараться делать их в первую очередь. Этот метод можно использовать в комплексе с АВС, начиная действовать с задач из списка А, которые можно решить быстрее других.

COPE

Эксперт по персональной производительности Пегги Дункан советует действовать следующим способом:

• Определить цели (Clear).

• Начать действовать (Organized).

• Выстроить систему приоритетов (Productive).

• Работать над самыми важными вопросами (Efficient).

Закон Паркинсона

Автор рекомендует ставить себе строгий дедлайн. Например, для составления плана вы отводите себе ровно 2 часа. Через 120 минут работа должна быть выполнена без оговорок.

Система Тима Ферриса

Эксперт в области личной продуктивности Тим Феррис придумал систему, основанную на двух правилах:

• Принцип Парето. 20 % усилий позволяют получить 80 % результата.

• Работа должна быть готова в отведённый срок.

Это значит, что главное в процессе работы не потраченное время, а концентрация усилий. Нужно заниматься важной задачей не более 20 % от всего рабочего времени и тогда можно получить высокий результат.

Тайм-драйв

Глеб Архангельский, ведущий российский эксперт в области бизнес-эффективности, считает, что необходимо выделять время для хорошего полноценного отдыха и небольшого перерыва во время работы для того, чтобы снять усталость и улучшить производительность. Также Архангельский подчёркивает важность развития мотивации.

Для этого он советует использовать такие техники:

• Швейцарский сыр. Специалисты часто называют этот метод декомпозицией, когда глобальную задачу разделяют на множество микрозадач. Их необходимо решать по градации приоритетов.

• Съесть лягушку. Под скользким земноводным в этой технике подразумевается неприятное дело. Его нужно решать каждый день. Слоны по этой методике считаются крупными, но интересными задачами, которые делят на более мелкие и легко осуществимые.

• Таблица регулярных дел – метод распределения «слонов» и «лягушек».

• Диаграмма Ганта – графическое представление всех операций, используемых для анализа и планирования совместной работы.

Метод Никиты Жесткова

В основе способа лежит планирование на регулярной основе трёх обязательных к выполнению дел – главного и двух второстепенных.

Метод Ицхака Пинтосевича

В основе техники лежит долгосрочное планирование на 5-7 лет. Автор рекомендует определить главные задачи и разбить их на более мелкие, чтобы без труда дойти до результата.

Метод Дэна Кеннеди

Это один из самых эффективных инструментов тайм-менеджмента. Автор метода – бизнес-тренер Дэн Кеннеди. Он рекомендует делать только ту работу, которая приносит высокий финансовый доход. Ден Кеннеди советует рассчитать с помощью калькулятора стоимость часа вашей работы. Таким способом можно определить тот проект, который поможет выйти на лучший финансовый уровень.

Пирамида Франклина

Автором метода является известнейший политик, учёный, философ Бенджамин Франклин. Целеустремлённость и планирование – главные принципы, которыми руководствовался в работе мужчина. Американский политический деятель одним из первых предложил вести долгосрочное и краткосрочное планирование, а масштабные задачи советовал разделять на более мелкие и легкоосуществимые.

Пирамида имеет следующие составляющие элементы:

• жизненные ценности;

• масштабные желания;

• долгосрочные планы и задачи;

• среднесрочные цели;

• планы и задачи на срок до 1 года;

• дела на текущий день.

Специалисты сравнивают пирамиду Франклина с деревом целей, которое также иногда используют в тайм-менеджменте. Но во главе первого метода находятся преимущественно желания, в отличие от дерева, которое предусматривает планирование конкретных шагов.

Популярные инструменты тайм-менеджмента

В настоящее время существует множество популярных инструментов тайм-менеджмента для планирования

Zero Inbox

Этот метод используется для работы с рабочей корреспонденцией. Из названия понятен принцип работы инструмента: во «Входящих» (Inbox) должно быть ноль (Zero) новых сообщений. Автор метода Мерлин Манн, который изобрёл способ ускоренного разбора электронной почты. Но инструмент также можно использовать для работы с документами.

Ежедневно нужно основательно заниматься входящими письмами и сообщениями, пока не останется ни одного непрочитанного. Документы, задачи, письма, обращения следует распределять по разным папкам и присваивать им нужный статус:

• обработать сегодня;

• сделать на текущей неделе;

• отложить на месяц;

• ответить;

• удалить, потому что неактуально.

Статусы зависят от задач и характера работы. Лучше всего заниматься этой деятельностью ежедневно в одно время: например, в конце рабочего дня или утром по 30-40 минут.

Манн советует в процессе работы с электронной почтой пользоваться встроенными функциями почтового сервиса. Например, можно разделить все входящие письма на личные и служебные, создать разные папки для отдельных поставщиков товаров, различных клиентов и так далее.

Метод помидора

Способ предназначен для эффективной организации рабочего процесса и составления комфортного и продуктивного распорядка дня. Обычно метод помидора предназначен для упорядочивания монотонного и длительного занятия.

Автор предлагает всё совокупное время разделить на конкретные интервалы – для работы и отдыха.

Правила работы с методом помидора:

• следует поставить таймер на 25 минут – это время предназначено всецело для работы;

• после сигнала будильника можно устроить перерыв на 5 минут;

• после отдыха нужно снова завести таймер на 25 минут и потрудиться без отвлечения;

• спустя четыре цикла можно сделать перерыв на 30 минут.

Этот способ помогает дробить монотонную работу на несколько этапов с учётом отдыха.

Метод 90 на 30

Инструмент тайм-менеджмента, который также помогает эффективно планировать дела.

Способ похож на предыдущий. Только временные отрезки здесь другие:

• таймер включается на 90 минут для непрерывной работы;

• отдых составляет 30 минут;

• цикл повторяется.

Дела, которые требуют наивысшей концентрации и усилий, лучше выполнить в первые 90 минут работы. На последние циклы следует оставить не такие важные и трудные задачи.

Источник: shutterstock.com

Иногда 90 на 30 заменяют промежутком 52 на 17, где 52 минуты – рабочее время, а 17 – перерыв. Этот способ – среднее между методом помидора и 90 на 30. Многие предпочитают использовать его, так как это не так утомительно, но в то же время можно успеть выполнить немалый объём задач.

Правило девяти дел, или Принцип 1-3-5

Этот способ подходит для ежедневного планирования и составления необходимых задач для достижения целей.

В течение дня человек должен сделать:

• одно масштабное дело;

• три среднесрочных и менее важных планов;

• пять маленьких несложных задач.

Здесь не нужно работать по времени и можно спланировать режим дня удобным для себя образом.

Этот способ прекрасно подходит для решения не только корпоративных вопросов, но и для планирования бытовых задач.

ТОП-7 кейсов
из разных ниш с ростом
от 89% до 1732%

Узнать подробнее

Правило трёх дел

Принцип нужен тем, кому сложно сосредоточиться на важных делах и внимание постоянно рассеивается. Человек должен планировать ежедневно три наиболее важных задачи и, бесспорно, их решать.

Иногда среди бытовой суеты люди забывают о каких-то необходимых и срочных делах. В результате они постоянно откладываются на потом. Но «висяки» действуют человеку на нервы, заставляют постоянно думать о невыполненном долге, что забирает много энергии и сил. Поэтому нужно использовать это правило, чтобы все важные задачи были решены своевременно.

Техника временных блоков

Необходимо использовать этот инструмент для полной концентрации на важных задачах. Стоит заблаговременно выделить для решения конкретного дела определённый временной отрезок и не отвлекаться на другие дела.

Этот инструмент часто используют на более длительное время, например, в процессе командировок или поездок.

Метод ZTD

Относится к инструментам тайм-менеджмента для решения быстрых задач или для закрытия нерешённых до конца вопросов.

Известный блогер Лео Бабаута придумал технику GTD, которая, по мнению многих экспертов, является слишком сложной для понимания. Поэтому на основе GTD была составлена формула продуктивности, более доступная для обычного пользователя.

Метод ZTD – Zen to Done переводится дословно как продуктивность в стиле дзен. В основе техники лежат 10 несложных правил:

• Собирать все данные (задачи) в «корзине» – всё должно быть записано как в технике GTD.

• Обрабатывать все записи срочно, не откладывая.

• Сортировать задачи по папкам и категориям.

• Важные дела планировать за один день, очень важные – за несколько дней.

• В процессе решения задачи быть максимально сконцентрированным и внимательным. Не отвлекаться на посторонние дела.

• Составлять доступные для понимания и лаконичные списки дел.

• Соблюдать принципы техники ежедневно, не отступая ни на шаг.

• Делать то, что приносит удовольствие. Другие задачи следует поручать людям.

• Ставить чёткие и конкретные цели, не усложнять.

• Ежедневно пересматривать задачи, оставлять только самые необходимые. Регулярно анализировать эффективность и производительность своего труда.

Метод ZTD предполагает ориентацию на одну цель. Не следует практиковать многозадачность, так как эффективность труда обычно при этом снижается.

Автофокус

Автор методики советует заниматься задачами, которые действительно нравятся, потому что только так можно избежать стресса.

В первую очередь следует на бумаге зафиксировать все дела на месяц, неделю или день. Через определённое время следует перечитать записи. Если на уровне подсознания появится желание выполнить какое-то конкретное дело, то нужно немедленно начинать. Именно в этот момент, как правило, к человеку приходит так называемая мотивация, которая побуждает идти к цели, несмотря ни на что.

Через некоторое время следует снова просмотреть список дел и решить для себя, какую задачу вы хотите взять на этот раз. Таким способом можно постепенно прийти к решению почти всех задач. Специалисты считают, что справиться с не таким большим списком дел уже намного проще.

Источник: shutterstock.com

Автофокус обычно применяют люди, которые не любят ограничений и дедлайнов. Если работа предполагает строгое соблюдение временных рамок – такой метод не подойдёт.

Электронные инструменты тайм-менеджмента

Значительно облегчают жизнь занятому человеку такие инструменты тайм-менеджмента, как современные приложения. Ниже приведена подборка удобных и бесплатных по всей Российской Федерации программ.

Яндекс Трекер для бизнеса

Удобное приложение для эффективной координации проектов. Этот сервис помогает обрабатывать сообщения от клиентов, согласовывать договоры, переводить в автоматический режим некоторые задачи.

Яндекс трекер работает как канбан-доска: в колонки можно прикреплять файлы, расставлять дела по приоритетам и закреплять за ними исполнителей, ставить сроки сдачи проектов и контролировать их выполнение.

Преимущества сервиса:

• Удобная настройка функционала и автоматизация.

• Подходит для коллективной работы.

• Есть связь с другими сервисами Яндекса.

Недостатки приложения:

• Для одного человека достаточно расширенный сервис.

• Немного сложный интерфейс для неопытных пользователей.

Todoist

Сервис для формирования задач и списков. Приложение можно использовать на разных платформах. В нём есть изюминка для слабо замотивированных – начисляются бонусные баллы за определённые достижения.

Такой сервис подойдёт тем, кто хочет без труда контролировать выполнение задач, так как он имеет простой и понятный функционал.

В Todoist можно формировать списки дел, ставить крайние сроки их реализации, устанавливать приоритеты и напоминания. Удобно им пользоваться как самостоятельно, так и с командой. Есть синхронизация между несколькими гаджетами.

Источник: shutterstock.com

Преимущества программы:

• Удобная и доступная для понимания.

• Есть возможность устанавливать приоритетные задачи и напоминания.

• Интеграция с Google Calendar и другими приложениями.

Недостатки Todoist:

• Бесплатная версия в ограниченном виде.

• Управление подзадачами недостаточно детализировано.

Pomofocus

Приложение-таймер для максимальной концентрации на задачах С помощью программы можно составлять график на день, вести статистику и сравнивать свои ежедневные результаты с прогрессом остальных пользователей.

Сервис является эффективным инструментом тайм-менеджмента, который помогает сконцентрироваться на задачах и увеличить эффективность и продуктивность.

Программа направлена на чередование 25 минут работы и 5 минут отдыха. Интервалы можно изменять в соответствие со своими потребностями и возможностями.

Преимущества Pomofocus:

• Помогает сконцентрироваться непосредственно на задаче.

• Не допускает переутомления.

• Понятный и удобный интерфейс.

Недостатки:

• Подходит людям, умеющим организовывать себя.

• Не пригодно для планов, для выполнения которых нужна длительная беспрерывная деятельность.

SingularityApp

Сервис-планировщик для управления задачами. С помощью программы желающие смогут ранжировать проекты и дела по иерархии, добавлять теги и напоминания. Этот инструмент тайм-менеджмента подходит практически каждому, является универсальным.

Метод заключается в составлении списка задач, управлении и контроле над проектами. Техника очень похожа на метод GTD (Getting Things Done), когда одно масштабное дело разбивают на более мелкие и доступные.

Преимущества:

• Доступный для понимания интерфейс.

• Адаптация к индивидуальным потребностям.

• Не зависит от интернета, работает на всех платформах.

Недостатки приложения:

• Бесплатный вариант сервиса имеет ограниченное количество проектов.

• Нужно время, чтобы разобраться с функционалом.

Самые простые инструменты тайм-менеджмента

В тайм-менеджменте есть много инструментов, техник и методов, начиная от простого ежедневника и заканчивая сложными сервисами Jira или Notion.

Сложные приложения, как правило, имеют высокую стоимость, их необходимо правильно настроить, а также следует досконально разобраться в их функционале. Таким образом, потратив много времени на установку и освоение сервиса можно немного позже понять, что он вам не подходит.

Источник: shutterstock.com

Поэтому лучше начать пользоваться простыми и доступными инструментами. Конечно, можно внедрять и новинки для повышения эффективности рабочего процесса. Но делать это следует осторожно и аккуратно.

• Заметки. В современных гаджетах сейчас есть множество сервисов для заметок. Можно отметить приложение для ежедневного планирования. Напротив каждой задачи в списке стоит кружочек, в котором ставится галочка, когда дело решено. Можно создавать такие списки для личных долгосрочных и среднесрочных целей.

• Календарь. Его очень удобно использовать как список задач. Столбик в календаре – это текущие 24 часа. Данный период можно разделить как батон. Например, у вас в планах встреча на 2 часа – отделяйте кусок, важный разговор 25 минут – отрезайте еще часть.

Новые инструменты могут вызвать растерянность и непонимание. Иногда после стандартных заметок на телефоне пользователь переходит на современные программы типа Notion. Первое время ему нравится функционал и наглядность программы. Но через 2-3 недели и этот сервис может дать сбой, что заставляет отвлекаться от рабочего процесса и искать новые ресурсы.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы об инструментах тайм-менеджмента

Действительно ли инструменты и принципы тайм-менеджмента помогают достигнуть успеха?

Получение результата зависит не только от эффективного распределения рабочего и личного времени. К сожалению, внешние факторы, форс-мажоры, независящие от человека обстоятельства часто вносят в планирование свои коррективы. Поэтому некоторые цели могут быть обречены на провал. Ошибки, промахи, неудачи и обман – это естественные спутники каждого человека.

Как заставить методы тайм-менеджмента работать?

Необходимо ежедневно проводить анализ своих действий: какие цели были достигнуты, а какие не удалось осуществить, что помешало добиться результата, довольны ли вы полученным эффектом. Лучше всего записать все умозаключения в блокнот и сделать соответствующие выводы, чтобы в следующий раз всё получилось без промахов.

Что может улучшить продуктивность?

Уберите все отвлекающие факторы. Лучше начать с организации рабочего места, устранения ненужных, лежащих без дела много лет вещей. Также это касается и лишней информации. Некоторые пренебрегают очищением своего пространства, считая это неэффективной тратой времени.

Но если документы, вещи, деловые бумаги, папки на рабочем столе находятся в полном порядке, разделены по категориям – время на поиск нужного объекта намного сокращается. К тому же психологические атмосферы в убранном помещении и в захламленном значительно отличаются.

С принципами и методами тайм-менеджмента можно ознакомиться в книгах, бизнес-тренингах, курсах. Следует выбрать наиболее подходящий именно вам инструмент и ввести его в свою жизнь, сделав привычкой. Методы и техники тайм-менеджмента помогают ценить время, проводить его не впустую, а полезно.

Источник изображения на шапке: shutterstock.com

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону