Как составить должностную инструкцию: требования, содержание, этапы разработки

Как составить должностную инструкцию? Важно отразить в документе основные задачи и требования к квалификации, условия работы, а также взаимодействие с другими отделами. Четкость формулировок и соответствие законодательству – ключевые критерии качественной должностной инструкции (ДИ).

Зачем нужна? Этот документ определяет круг обязанностей, полномочий и ответственности сотрудника, помогая четко структурировать работу в организации. Грамотно составленная должностная инструкция снижает риск конфликтов и недопонимания, повышая эффективность трудового процесса.

Нужно ли составлять должностную инструкцию

Трудовые отношения в компании регулируются разными документами, в том числе и должностными инструкциями. Составление такой бумаги не является обязательным требованием, но иногда этот документ может быть полезен.

Например, он может пригодиться при возникновении конфликтов с сотрудниками или, если возникают разногласия с налоговой службой относительно расходов.

В Трудовом кодексе РФ термин «должностная инструкция» отсутствует, хотя для регулирования рабочих отношений этот документ очень важен. В инструкции указаны не только должностные обязанности работника, его функции и ответственность, но также и требования к квалификации, которые должны соблюдаться для конкретной должности.

Источник: shutterstock.com

Роструд считает, что должностные инструкции должны быть разработаны для всех ролей, которые входят в штатное расписание, включая вакантные. Это указано в письме № 3042-6-0 от 09.08.2007 года. Документ защищает интересы как работодателя, так и сотрудника, поскольку в нем часто прописываются дополнительные требования, касающиеся деловых качеств сотрудника. 

Если такая бумага отсутствует, нет возможности:

• обосновать, почему человека не берут на работу;

• дать объективную оценку деятельности нового сотрудника на испытательном сроке;

• распределить обязанности между работниками;

• временно перевести человека на другое место труда;

• оценить полноту и качество выполнения обязанностей сотрудником.

Содержательную часть рассматриваемого документа заполняют на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Справочник утвержден Министерством труда № 37 от 21.07.1998 года. Квалификационные характеристики включают разделы:

• «Должностные обязанности»,

• «Требования к квалификации»,

• «Должен знать».

Документ носит рекомендательный характер, с его помощью можно регулировать трудовые отношения на предприятии и повышать эффективность управленческой деятельности.

В нормативных правовых актах не указан порядок, как составить должностную инструкцию, поэтому работодатель сам вправе решить, каким образом он будет оформлять бумагу и вносить изменения. ДИ можно утвердить в виде отдельного документа, а можно сделать ее приложением к трудовому договору.

Необходимость во внесении изменений может возникнуть, если меняются обязательные условия трудового соглашения. В таком случае работника заранее уведомляют об этом в письменном виде. Изменения в инструкцию вносятся только после получения согласия сотрудника на продолжение рабочих отношений. Если инструкция является частью трудового договора, то для внесения изменений издается дополнительное соглашение (в соответствии с письмом Роструда № 4412-6 от 31.10.2007 года).

Если должностная инструкция является самостоятельным документом и обязательные условия трудового договора не меняются при ее корректировке, тогда лучше издать новый документ, утвердить его и ознакомить сотрудника под подпись. Инструкцию обычно составляют в двух экземплярах, один остается в отделе кадров, а второй отдается работнику.

Зачем составлять должностную инструкцию

В должностной инструкции не только указывается, какие обязанности должен выполнять человек на своем месте работы. Также документ решает следующие вопросы:

• В нем можно подробно описать все, что должен делать работник. В таком случае в трудовом договоре уже не нужно будет указывать все обязанности, достаточно будет просто сослаться на ДИ.

• Документ может помочь работодателю доказать правомерность отказа в трудоустройстве. Для этого важно четко прописывать требования к образованию и квалификации человека, опыту и стажу работы. Так, судом был признан правомерным отказ в трудоустройстве соискателя, поскольку не было соответствия должностной инструкции (Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции № 88-9433/2021 от 21.07.2021).

• Инструкция дает возможность работодателю подтвердить, что дисциплинарное взыскание было применено правомерно. Например, Апелляционное определение Воронежского областного суда по делу № 33-689/2018 указывает, что работодатель применил правомерное дисциплинарное взыскание в отношении работника. В должностной инструкции было указано, что сотрудник должен формировать для работодателя отчет о проделанной работе. Когда этого сделано не было, человек получил выговор, незаконность которого решил оспорить в суде, однако это ему не удалось.

• Должностная инструкция помогает обосновать, почему сотрудники с аналогичными обязанностями, но разным уровнем квалификации, получают отличающиеся оклады. Апелляционное определение Верховного суда Удмуртии по делу № 33-3229/2019 от 22 июля 2019 года указывает, что работники, находящиеся на одинаковых должностях и при этом выполняющие разные функции, не обязательно должны получать равную зарплату.

Таким образом, инструкции позволяют решать конфликтные ситуации, возникающие между сотрудниками и работодателем. Если нужно уволить человека, который не справляется со своими обязанностями, с помощью инструкции можно обосновать принятое решение. Если работник подаст иск в суд, администрация сможет доказать, что имеет место несоответствие должности.

В Мещанский суд Москвы поступил иск от уволенного сотрудника страховой компании. Он требовал признания незаконности увольнения, выплаты компенсации морального вреда и зарплаты за период вынужденного отсутствия. Иск удовлетворен не был. Суд установил, что сотрудником не выполнялись обязанности, указанные в должностной инструкции, поэтому его увольнение было законным.

Источник: shutterstock.com

Апелляция, поданная работником, также не была удовлетворена, и суд снова принял сторону администрации. Кроме того, благодаря инструкции можно распределить задачи между работниками, исполняющими похожие обязанности.

Например: в компании трудятся два секретаря. У одного из них в инструкции можно написать «ведет документооборот», а у второго – «отвечает на звонки и рассылает письма». Таким образом, функции будут разделены между двумя специалистами, и, если один из них не будет выполнять свои обязанности, наказан будет только он, а не оба.

Преимущества использования в компании должностных инструкций:

• Упрощение приема персонала на работу. Должностную инструкцию можно рассматривать как карту, содержащую требования к кандидату. Она может быть основой и для написания текста вакансии, и для проведения собеседования.

• Помощь при адаптации новых сотрудников. Инструкция помогает новичку ориентироваться в работе, позволяет меньше задавать вопросов коллегам и руководителю.

• Контроль за результатами работы. Если в рассматриваемом документе указать нормы выработки, сотрудник будет понимать, что от него ожидают. Эффективность труда можно оценить, опираясь на пункты инструкции. Если таких норм не указано, контролировать работу будет сложно. При отсутствии ДИ обязанности сотрудника определяются на словах, и наказать его за плохую работу будет нелегко. Описание KPI в общем корпоративном чате предприятия не имеет никакой юридической силы и не может быть основанием для применения санкций.

• Четкое распределение задач. Когда каждый сотрудник знает, какие обязанности он должен выполнять, вероятность того, что два человека будут делать одно и то же, снижается, и все задачи будут охвачены.

Источник: shutterstock.com

Должностная инструкция с четким обозначением обязанностей полезна не только для руководителя, но и для работника. Плюсы:

• Конкретное описание того, что нужно делать. Это минимизирует риск конфликтов в отношении обязанностей.

• Четкие показатели оценки эффективности работы. Человек всегда знает, каким образом будет оцениваться его работа, и какое наказание предусмотрено за неисполнение обязанностей.

• Снижение правовых рисков.

• Понятные задачи и система вознаграждения мотивируют сотрудников на повышение производительности.

Требования к разработке должностной инструкции

Важно не только разработать инструкцию или внести в нее изменения, но и знать, как правильно оформить документ, какие реквизиты должны быть указаны и каким образом их нужно располагать на бланке. Все требования к оформлению указаны в ГОСТ Р 6.30-2003, который утвержден Постановлением Госстандарта России № 65-ст от 03.03.2003 года.

В разделе 2 указанного ГОСТа перечислены обязательные реквизиты инструкции:

• Название организации, создавшей документ.

• Наименование вида бумаги.

• Дата составления документа.

• Регистрационный номер – число, которое присваивается документу при регистрации в соответствии с правилами компании. В таком номере можно указывать индекс дела, в котором будет храниться экземпляр инструкции (в соответствии с номенклатурой дел на предприятии), условное обозначение вида документа (например, «д-и»), данные об исполнителе инструкции и т.д.

• Место, где была составлена бумага.

• Гриф утверждения – это реквизит, который придает содержанию документа правовой или нормативный характер. Обычно гриф содержит слово «утверждаю» (пишется без кавычек, прописными буквами), название должности лица, утверждающего документ, подпись и расшифровку подписи (фамилия, инициалы, дата утверждения). Расшифровка имеет словесно-цифровое оформление.

• Заголовок.

• Текст документа.

• Указание на приложение.

• Подпись.

• Гриф согласования – реквизит, показывающий, что с положениями инструкции согласна организация, которая не принимала участия в ее разработке. Этот пункт нужен только тогда, когда проект инструкции должен быть согласован с заинтересованными внешними сторонами.

• Визы согласования.

• Отметка на копии о том, что она заверена.

• Отметка об исполнителе.

• Идентификатор электронной копии инструкции.

Проект инструкции должны согласовать все заинтересованные должностные лица внутри организации. Если есть замечания или предложения, их пишут на отдельных листах, ставя свою подпись и дату, и прилагают эти листы к проекту.

Должностная инструкция является внутренним нормативным документом предприятия, и первый экземпляр используется только внутри организации. Поэтому на подлиннике визы согласования можно ставить внизу последнего листа на обороте (такое оформление разрешено ГОСТ Р 6.30-2003). Также документ можно визировать на каждом листе, если организация считает это необходимым.

Содержание должностной инструкции

Должностные инструкции обычно включают определенный набор пунктов, хотя общего стандарта написания данного документа не существует. Обычно в него входят следующие разделы:

Общие положения

Это вводный пункт, в котором пишется наименование должности работника, а также указано, какое место он занимает в иерархии предприятия. В инструкции можно прописать подчиненность сотрудника и указать, кто находится под его руководством. Этот же пункт может содержать требования к работнику – уровень образования для работы по специальности (нужно ли высшее образование), стаж труда и т.д.

Так, в должностной инструкции для начальника бухгалтерского отдела можно прописать, что у него обязательно должен быть диплом по специальности «Бухгалтерский учет», и на аналогичной должности он должен проработать не меньше 2 лет. Руководителю отдела подчиняются младшие сотрудники бухгалтерии, а сам он находится в подчинении у генерального директора предприятия.

Требования к квалификации

В данном разделе указывается, каким критериям должен соответствовать работник, занимающий должность. Например, в инструкции для школьной медсестры можно указать, что она обязательно должна иметь сертификат по специальности «Сестринское дело в педиатрии», проработать в средней школе или дошкольном учреждении как минимум два года, знать санитарные нормы, касающиеся работы школ.

Инструкция для консультанта торгового зала будет содержать требования к образованию (высшее экономическое или торговое либо среднее специальное), умению работать в конкретных программах, опыту продаж, наличию сертификатов, подтверждающих прохождение тренингов по продажам или обучающих курсов.

Относительно того, как составить должностную инструкцию по профессиональному стандарту, отметим, что в таком случае нужно опираться на перечень профстандартов, а также на Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Эти документы утверждены приказами Минтруда и социальной защиты Российской Федерации.

Обязанности и трудовая функция

В данном разделе перечисляются все должностные обязанности сотрудника. Чтобы между руководителем и работником было меньше спорных и конфликтных ситуаций, обязанности следует расписывать как можно подробнее.

Например, в инструкции руководителя бухгалтерии нужно закрепить, что он должен заполнять всю отчетность компании по налогам и направлять ее в налоговую службу, начислять зарплату, больничные и отпускные сотрудникам, выставлять контрагентам счета на оплату.

Также в обязанности входит соблюдение режима времени работы, норм корпоративной этики, требований внутренних нормативных актов компании.

Источник: shutterstock.com

Главный бухгалтер является руководителем, и некоторые рабочие задачи может передавать младшим сотрудникам отдела, но результаты должен контролировать он. За несвоевременную отправку отчетности в налоговую службу или за другие ошибки подчиненных отвечает именно главный бухгалтер.

Также в должностной инструкции можно предусмотреть возможность поручения специалисту задач, входящих в его трудовую функцию. Например, бухгалтер может рассчитать проектную смету или выполнить закупки. А уборка в помещении или разработка кода для сайта не относятся к его трудовым функциям, поэтому эти задачи на него возложить нельзя.

ТОП-7 кейсов
из разных ниш с ростом
от 89% до 1732%

Узнать подробнее

Права сотрудника

Это, например, права пользоваться специальным производственным оборудованием и техникой, получать информацию, которая требуется для работы и т.д.

Допустим, у главного бухгалтера есть право пользоваться рабочими программами («1С» и другими), право на доступ к счетам и внутренним документам, чтобы осуществлять операции с финансами предприятия.

Общие подобные положения предусмотрены законодательством и в должностной инструкции можно их не писать, поскольку они отражены в трудовом договоре. Например, это права на больничный, ежегодный оплачиваемый отпуск и другие.

Работодатели, заботящиеся о профессиональном и личностном развитии персонала, могут внести в должностную инструкцию следующие пункты:

• право на обучение за счет предприятия или на возмещение его стоимости в определенном размере (по согласованию с руководством);

• право на переход в другое подразделение, если это способствует карьерному росту;

• право получать обратную связь в форме «One-to-One», например, один раз в две недели с непосредственным руководителем и один раз в три месяца с начальником подразделения.

Ответственность

В должностной инструкции можно указать список действий, совершив которые, сотрудник несет ответственность, предусмотренную правилами внутреннего распорядка организации и ТК Российской Федерации. Это, например, разглашение коммерческой тайны, конфиденциальных данных сотрудников, задержка отчетности, несоблюдение субординации, неподобающее поведение с клиентами и коллегами.

Так, дисциплинарная ответственность грозит главному бухгалтеру, если он неверно сформирует отчет для ФНС, задержит формирование ведомостей по зарплате, грубо будет вести себя с сотрудниками.

Отдельный раздел должностной инструкции может быть посвящен условиям труда: время начала и окончания смены, ее продолжительность, необходимость работать сверхурочно, обеденный перерыв и время отдыха, инструменты и другое техническое оснащение, защитные средства для работы на вредном производстве, компенсация при переработке и т.д.

Этапы составления должностной инструкции

Первый шаг подразумевает изучение всех нормативных документов, относящихся к деятельности должностных лиц. Также необходимо изучить правила создания и порядок хранения организационно-правовых документов.

В вопросе, как правильно составить должностную инструкцию, нужно знать, какие нормативно-правовые акты следует учитывать при ее разработке. Это:

• Трудовой кодекс РФ, Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, Единый тарифно-квалифицированный справочник работ и профессий рабочих, профессиональные стандарты – это документы федерального уровня.

• Нормативные акты субъектов страны и органов местного самоуправления – это документы регионального и муниципального уровней.

• Штатное расписание организации, правила внутреннего трудового распорядка, приказы о разделении полномочий среди руководителей, положения о структурном подразделении и о должностной инструкции – это документы локального уровня.

Важное значение при составлении ДИ играют требования к квалификации, указанные в профессиональных стандартах и квалификационных справочниках.

В справочной литературе, как правило, указаны должностные обязанности сотрудника, находящегося на конкретной роли: какими навыками он должен обладать, что должен знать, требования к квалификации. Должностная инструкция создается на основе данных из указанных справочников (это видно при сравнении ДИ и требований справочников), то есть они являются основой для создания рассматриваемого документа.

Однако не все существующие должности указаны в квалификационных справочниках и, если на предприятии есть такая роль, нужно знать, как составить должностную инструкцию по профстандарту. Также характеристики можно прописать, основываясь на правах и обязанностях, которые будут у работника, занявшего данное место. В законодательстве нет никаких ограничений в этом отношении.

Источник: shutterstock.com

На втором этапе разработки инструкции нужно создать ее модель. Проектирование может проводиться централизованно, когда инструкции для всех должностей разрабатывает один отдел (например, по работе с кадрами), либо децентрализовано, то есть, каждое подразделение ведет разработку инструкций самостоятельно.

В данном процессе может принимать участие и сам сотрудник. Таким образом, автором инструкции может быть как руководитель отдела, так и начальник кадровой службы. Кто именно будет заниматься созданием документа, решает руководитель предприятия.

Есть несколько способов для создания проекта инструкции:

• Анализ документов, которые есть на предприятии. При таком подходе изучаются все бумаги, позволяющие определить структуру компании, ее задачи и текущую работу. Благодаря этому можно разработать инструкцию, которая будет полностью соответствовать деятельности организации.

• Интервьюирование и опросы сотрудников с целью понять, какие обязанности возложены на них, что они должны делать для решения производственных задач, а что нет.

• Описание имеющихся в компании бизнес-процессов, то есть определение взаимосвязи между работой одного сотрудника или отдела и другого. Такой анализ позволяет понять, какую роль в общем процессе выполняет каждый человек, и увидеть полную картину всего происходящего в компании.

Эффективнее всего разрабатывать должностную инструкцию, сочетая все три указанных способа.

После создания проекта документа, его нужно подписать и передать на согласование и утверждение. Бумагу, как правило, подписывает сам разработчик. За одобрение должностной инструкции отвечает юрист-консультант или юридический отдел предприятия. Также может потребоваться согласование инструкции с руководством вышестоящего управленческого звена или другим подразделением, если их работа влияет на исполнение положений документа.

Последний этап в создании должностной инструкции – это утверждение. Утвердить документ может руководитель предприятия либо его заместитель, который курирует конкретное структурное подразделение. Также утверждение может проводиться изданием специального распоряжения или приказа.

С утвержденной должностной инструкцией обязательно должен быть ознакомлен сотрудник, работающий на данной роли. Ему необходимо завизировать документ («С инструкцией ознакомлен»), указать дату ознакомления и расписаться. Ставя свою подпись под документом, работник берет на себя определенные обязательства и соглашается на добросовестное выполнение указанных функций.

Утвержденные и согласованные бумаги хранятся по правилам, установленным на конкретном предприятии. Обычно один экземпляр отдается работнику, один находится в структурном подразделении и один – в отделе кадров.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о составлении должностной инструкции

Как вносить изменения в должностную инструкцию?

В уже действующую ДИ изменения вносятся в том же порядке, в каком проводится утверждение.

Если инструкция является самостоятельным документом, то разрабатывается его новая редакция, издается приказ, где указываются изменения, документ утверждается и дается сотруднику на ознакомление под подпись. Если инструкция прилагается к трудовому договору, все изменения должны фиксироваться в дополнительном соглашении, которое заключают с сотрудником.

Если в должностной инструкции необходимо изменить трудовую функцию работника, то все изменения с ним предварительно согласовываются. Данный порядок нужно соблюдать и тогда, когда документ является приложением к договору, и тогда, когда он представляет собой локальный нормативный акт.

Например, если некоторые обязанности SMM-специалиста планируется передать маркетологу, нужно получить у первого на это согласие. При этом сотрудник, на которого возлагаются новые обязанности, может написать отказ.

Что делать, если сотрудник сменил должность или у него появились новые обязанности?

Такое может быть, если человек пошел на повышение или, например, перешел работать в другое структурное подразделение.

Если должностная инструкция является приложением к договору, ее должны подписать сотрудник и уполномоченный руководящий работник. Если инструкция представляет собой самостоятельный нормативный акт, необходимо ознакомить с ней человека под подпись.

Кроме того, новые обязанности могут появиться у специалиста и на текущей должности. Например, на бухгалтера могут возложить ответственность проверять контрагентов перед подписанием контрактов или взаимодействовать с банками для открытия счетов.

В таком случае сотрудник сначала должен в письменной форме дать согласие на то, что в его обязанности, указанные в инструкции, будут внесены изменения. Затем можно поменять документ и ознакомить специалиста с обновленным вариантом. Порядок ознакомления будет таким же, какой предусмотрен при подписании первоначальной версии должностной инструкции.

Нужно ли составлять положение о разработке и утверждении должностных инструкций?

Такое положение не относится к обязательным документам, однако оно содержит общие требования к подготовке, согласованию, утверждению, а также внесению изменений в должностные инструкции. Данный документ позволяет упорядочить разработку бумаги, сделать процесс проще и понятнее. Кроме того, он делает более четким выполнение всех обязанностей, указанных в инструкции.

Например, в положении можно прописать, что в бумагу обязательно должны быть включены пункты: основные положения (цели составления документа), требования к должностным инструкциям, порядок создания, согласования и утверждения рассматриваемых документов, заключительные положения.

Итак, должностная инструкция должна разрабатываться и оформляться в соответствии с определенным порядком, хотя прямого указания на него в законодательстве не существует.

Источник изображения на шапке: shutterstock.com

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону