Матрица RACI: задачи, структура, этапы составления

О чем речь? Матрица RACI используется для визуализации ролей и задач участников проекта. В табличной форме показано, что необходимо сделать, кто это реализует, кто отвечает за текущий этап, а также лица, которым предоставляется информация о выполненных работах.

На что обратить внимание? Матрица RACI полезна также при стратегическом планировании, управлении качеством, координации командной работы. Однако для ее эффективного использования необходимо четко следовать процедуре создания и избегать ряда ошибок.

Понятие матрицы RACI

Матрица распределения ответственности – метод разделения ролей и обязательств в группе по задаче, направлению или планируемому результату проекта. Исходя из принципов RACI, назначаются обязанности четко каждому участнику. Это позволяет избежать путаницы.

Источник: shutterstock.com

Коды матрицы RACI:

• Responsible: ответственное лицо, на которого возложена непосредственно работа. Для выполнения каждой задачи необходим такой человек, к которому смогут обратиться за вопросами и разъяснениями. При назначении нескольких ответственных может быть путаница. Поэтому в такой ситуации проще приглашать дополнительных участников, которые тоже будут иметь роли в RACI.

• Accountable: подотчетное лицо. В его обязанности входит контроль исполнения задач. Однако непосредственного участия в работе он вправе не принимать. Определить подотчетное лицо можно двумя способами. Это либо менеджер проекта, который также может быть ответственным лицом. В этом случае он выполняет сразу две роли при одной работе. Можно сказать, что в целом деятельность возлагается на одного человека. Второй вариант – это топ-менеджер или руководитель. Он будет утверждать работу, прежде чем она закончится. Здесь так же, как и с ответственным лицом, подотчетным может быть только один человек.

• Consulted: консультант. Человек или команда лиц проверяет работу, визуализируют ее перед тем как сдать. Каждой задачей, направлением проекта и планированием результата занимается группа специалистов.

• Informed: информаторы. Человек или группа лиц, которые должны уведомлять о ходе и завершения работ. В основном они не вовлечены в непосредственное исполнение и другие аспекты поставленной цели.

Матрицы RACI (в отличие от REFT-графиков) полезны тем, что заинтересованные в проекте люди могут исполнять различные роли в процессе выполнения проекта. К примеру, ответственное лицо по выбранному ожидаемому результату одно, но информируемым будет по-другому. В матрице можно каждому участнику проекта прописать, кто за что будет отвечать.

Задачи матрицы RACI

Стоит отметить, что их используют по всему миру на различных этапах выполнения работы. Метод помогает улучшить результат за счет применения как для управления отдельными процессами в одном коллективе, так и для крупных проектов международного уровня.

Использовать матрицу RACI по ролям можно в следующих случаях:

1. Управление проектами. В основном RACI применяют для планирования этапов. Не самый лучший вариант для формирования такой матрицы – внедрить ее в ходе работы, когда уже сформированы задачи и этапы. Может нарушиться темп выполнения, что спровоцирует недопонимание среди сотрудников.

2. Управление бизнес-процессами: матрица дает возможность выявить, кто в организации ответственен за каждый проект. Благодаря этому облегчается структурирование процесса. Это все помогает не привести к появлению недоразумений внутри команды.

3. Стратегия планирования позволяет выделить лиц, ответственных за исполнение разных задач. Здесь определяют того, кто принимает участие в процессе принятия решения, утверждает окончательный результат и того, кто должен информировать.

4. Координирование команды: в группе с большим количеством участников у каждого может быть своя роль и поставленная перед ним задача. В матрице RACI уточняется, кто за что ответственен. Это важно для координирования взаимодействия внутри коллектива.

5. Внедрение изменений: при выполнении проекта могут возникнуть ситуации, когда потребуется изменить процесс или добавить этапы. Матрица дает возможность внедрить нужное, четко распределить новые задачи, роли, назначить ответственных, кто будет вовлечен в исполнение.

6. Управление качеством: матрица RACI нужна для контролирования характеристик задач и процессов. Здесь определяется, на кого возлагают проверку, кто одобряет результат работы. Матрица дает возможность установить стандарты и планируемые ожидания от достижения целей проекта.

Здесь перечислены некоторые из сфер, где можно применить матрицу RACI. Это универсальная модель. Ее можно использовать для работ любого типа. В ней выделяются 4 основные функции.

Плюсы и минусы матрицы RACI

В основном в матрице RACI в управлении больше преимуществ, чем недостатков. Это особенно важно, если в проекте нужно четко координировать все процессы и распределять обязанности. Но внедрять матрицу важно осознанно. Надо учитывать те трудности, с которыми можно столкнуться. Поэтому важно адаптировать систему под конкретные потребности проекта.

Источник: shutterstock.com

Плюсы:

• каждому участнику определена роль в команде, за которую он несет ответственность;

• частота конфликтов снижается: так как все знают, кто и за что отвечает, выполнение какой задачи требуется, поэтому споров не возникает;

• оптимизация процессов: за счет четкой координации действий повышается общая производительность команды;

• ответственность: тщательное планирование, контроль на всех этапах, повышение качества конечного продукта или услуги.

Недостатки:

• Внедрение матрицы, а также поддержание может вызывать сложности. Особенно это сложно устроить в крупных и многоуровневых проектах.

• Для разработки и внедрения необходимы дополнительные ресурсы, в том числе затрачиваемые участниками проекта время и усилия.

• Возникновение путаницы при недостаточно точно распределенных ролях и обязанностях.

• Нет ответственности не по своей деятельности: иногда сотрудники слишком сильно привязываются к выполнению обязанности, при этом не готовы выполнять приказы и роли в сегменте, выходящем за рамки их участия в проекте. Это может привести к появлению ошибок, снизить гибкость команды и общий уровень ответственности.

Этапы создания матрицы RACI

Подготовка состоит из следующих шагов:

1. Записываем задачи, которые необходимо выполнить в рамках проекта, в первом левом столбце таблицы.

2. Указываем членов команды в верхней строчке.

3. В сетке вносим символы (R, A, C, I), которые будут отражать роль участников. Этот этап позволяет получить готовую матрицу RACI.

Если вы будете использовать такой алгоритм действий, то с большой вероятностью возникнут вопросы. Чтобы было проще, специалисты рекомендуют обеспечить следующие условия.

Для начала нужно выявить основную цель, результат, который вы хотите получить. Разработать исходя из этого стратегию развития проекта, придумать, как скоординировать работу нескольких участников. В основном сложности касаются задач, поставленных для выполнения стратегии проекта. Важно понимать, что все участники должны понимать приоритеты и тот результат, который планируется. Поэтому здесь нельзя рассматривать одну общую цель как задачу.

Для координации действий нельзя дробить проект на множество этапов и устанавливать те задачи, которые не будут с ним связаны. Такой подход при матрице RACI не даст требуемого результата. При чрезмерном разделении она будет общего характера, а если вы отклонитесь в постановке задач, это могут привести к тому, что все превратится в личный план творчества, направленный на конкретного человека.

При подготовке к созданию матрицы RACI выделяются основные задачи, благодаря которым планируется достичь результат. Ниже приведена таблица в виде упрощенного варианта рассматриваемой методики для выбранной стратегической инициативы. Здесь отмечена часть основных задач, видов поставленных работ и функций участников, то есть все то, что необходимо для создания нового продукта компании.

Основная идея матрицы RACI (шаблон)

Обозначения:

1. R – исполнитель, ответственен за деятельность

2. C – консультант, с ним необходимо посоветоваться, прежде чем принять решение

3. A – принимает решение

4. I – информатор, его следует известить после принятия решения, выполнения действия

Далее в таблицу вводятся данные о должностях или выбранных для проекта участниках, которых привлекают к решению определенных задач. В матрице RACI не существует ограничений для количества мероприятий, сотрудников. Однако не стоит создавать большие таблицы, 10 на 10 полей. Лучше отдельно соединить несколько задач в особый блок, а также снизить число участников, ответственных за реализацию стратегии достигаемой цели.

Затем прописывается уровень, вид ответственности каждого члена команды, кто принимает участие в решении задач. Матрица RACI привлекательна тем, что можно сделать развернутый список ответственности для участников. За счет этого проект хорошо управляем.

Начинаем с символа «A», здесь указывается владелец выбранного процесса, ответственный за решение задачи (занимающийся процессом).

Затем добавляем символ «R». Здесь идут исполнители, занимающиеся работой исходя из поставленных задач. Когда идет большой объем мероприятий, то их может быть назначено несколько. Привлечение большого количества участников позволяет комплексно решать задачи.

Далее символ «C». Нужно внимательно отнестись к выбору специалиста-консультанта. Много таких создаст бюрократические проблемы в процессе работы. Основная задача матрицы RACI – стимулировать действие, но не увеличивать количество обсуждений.

И последний символ «I». Наименее важен среди других участников процесса. В основном информирование проводят через имейл-рассылку или при обновлении статуса матрицы.

Источник: shutterstock.com

Если выявлено, что кто-то из сотрудников не внедрен в исполнение задачи, то можно добавить символ «O» (Out of the Loop – вне цикла). Можно не применять его, тогда поле данного участника оставляют пустым.

Матрица RACI не должна быть директивной. Руководитель обязан интегрировать сотрудников и отделы так, чтобы можно было управлять ими при достижении целей проекта. Члены команды, участвуя в проекте при формировании матрицы, укрепляют дисциплину исполнителей, создают привлекательность для стратегических планов.

Первоначально важно, чтобы таблицу матрицы заполнил каждый самостоятельно. Этот шаг позволит не оказать давление на мнение, поскольку групповое принятие решения не дает проявиться индивидуальному. За счет такого первичного заполнения легче провести анализ каждого члена команды. Можно выявить разные точки зрения о распределении ролей. Это касается в особенности исполнителей и ответственных.

Далее проводится интеграция всех членов команды в единую таблицу. Возможно возникновение ситуаций, где в одном поле указываются разные роли, так как они определялись отдельными участниками. В группе обсуждаются все разногласия. Обязательно рассматриваются причины их появления, обсуждаются перспективы влияния таких различий на планируемый результат.

Важно отметить, для обсуждения разногласий привлекаем всех участников проекта, согласно их ролям. Руководитель либо фасилитатор проводит грамотно дискуссию и при появлении споров выводит диалог в конструктивное русло. Все участники команды должны понимать, что распределение ролей эффективно важно для дальнейшей стратегической реализации цели. При появлении споров, накаленной атмосферы обсуждения, лучше сделать перерыв для разрядки. После небольшого отдыха, как правило, можно найти компромисс.

Встречаются ситуации, когда нет возможности создать единую матрицу, которая устраивала бы всех по ролям. Поэтому команда делится на 2 части. В каждой группе от 5 до 10 человек. Создается предложение на создание отдельной идеальной матрицы RACI. Команды презентуют свои варианты. Проводится активное обсуждение, выявляются недочеты и затем из представленных проектов составляют единую матрицу RACI.

Фасилитатор нужен для обеспечения договоренностей внутри процесса, распределения обязанностей и ответственности на каждого члена команды. Эффективно проведенная дискуссия дает возможность получить оптимальный вид матрицы и выработать единый подход, который бы устроил всех.

Пример создания матрицы RACI

Матрица RACI пример – создание нового веб-ресурса. Сайт с нуля – сложный проект, состоящий из множества задач, которые требуют владения необходимыми знаниями и умениями.

В списке таких работ представлены следующие пункты:

• создаем концепцию и структуру: определяем целевую аудиторию, выделяем ключевые разделы, решаем, из скольких частей будет состоять сайт;

• дизайн: на каждую страницу создается макет; подбираем цветовую палитру, шрифты и иные компоненты интерфейса;

• разработка: создаем рабочий продукт, учитывая концепцию и дизайн;

• наполняем контентом: пишем и редактируем тексты, подбираем изображения, видео, обрабатываем их; дополняем другими элементами для лучшей визуализации;

• тестируем и отлаживаем продукт: проверяем на работоспособность всех функций, исправляем выявленные ошибки, улучшаем пользовательский опыт;

• SEO: анализ по ключевым словам, оптимизируем контент и метаданные; решаем все другие задачи, необходимые для продвижения площадки в поисковых системах;

• запускаем и поддерживаем веб-ресурс: размещаем сайт на хостинге, обеспечиваем стабильной работой, обновляем контент и решаем другие задачи по мере поступления.

Необходимо понимать: перечисленный список задач представлен как пример, который можно расширить или изменить исходя из специфики конкретного проекта.

Переходим к участникам проекта – подбираем специалистов, которым в последующем назначаются роли и обязанности исходя из их профессиональных навыков.

Создать сайт нужны специалисты:

• менеджер проекта: главный участник – координирует действия команды, управляет ее ресурсами;

• дизайнер: занимается визуальным оформлением сайта;

• разработчик: сотрудник, отвечающий за техническую разработку, на основании выбранного веб-дизайна создает рабочий ресурс;

• контент-менеджер: формирует и редактирует контент для сайта;

• SEO-специалист: оптимизирует веб-площадку для продвижения в поисковых системах;

• тестировщик: член команды, который выявляет ошибки и проблемы при апробации сайта, выполняет их отладку при необходимости;

• техподдержка: команда, ответственная за работу веб-ресурса после запуска.

С учетом утвержденных задач и назначенных участников можно сделать такую матрицу RACI:

При определении задач, участников проекта можно переходить к наделению обязанностями на основании принципов матрицы RACI.

В этом шаге важно заполнить табличные данные и определить роль каждого участника, исходя из поставленных задач:

• R – responsible.

• A – accountable.

• C – consulted.

• I – informed.

При заполнении таблица будет выглядеть так:

В данной таблице отражается вся необходимая информация для исполнения проекта:

• Исполнитель, ответственный за каждую конкретную задачу (R).

• Лица, успешно выполняющие запланированное (A).

• Специалисты-консультанты, оказывающие услуги при исполнении (C).

• Контролеры, следящие за решением задач (I).

Инструменты для создания матрицы RACI

В матрице RACI подойдут для разработки программы и сервисы, использующиеся для создания таблиц, графиков:

• Microsoft Excel, Google Sheets: оптимальны для простых таблиц. Выделяем разные роли цветом и шрифтом.

• Редакторы текста Microsoft Word, Google Docs: создаем матрицу внутри документа при помощи таблицы.

• Lucidchart онлайн-инструмент: проектируем шаблоны и другие типы организационных диаграмм.

• SmartDraw: дополнительное средство разработки диаграмм, организационных схем, полезных в матрице RACI.

• Asana, Trello: помощнике в менеджменте проектов. Здесь можно создать задачи, поставить им статусы исходя из матрицы.

• MindManager: необходима в создании RACI-матрицы в виде mind map. Это удобно для визуализации ролей, ответственности.

Рекомендации для создания эффективной матрицы RACI

Советы для эффективного применения матрицы по управлению проектом:

• Количество консультантов должно быть минимально: есть такое выражение «Слишком много поваров портят суп».

• Оптимальное количество этапов в матрице от 5 до 20. Если будет меньше – нет смысла, так как на само составление матрицы уйдет больше времени, чем на саму работу. Если поставить больше проектов – то матрица будет перегружена.

  

  Источник: shutterstock.com

• Четко формулировать: конкретно ставятся действия, в виде «разработка дизайна», «проведение интервью». Глаголы – это основное.

• Заниматься созданием матрицы нужно не в одиночку: в приоритете работа в команде с несколькими участниками. Это позволяет сделать RACI объективной, не упустить важные детали.

• Перед тем как утвердить матрицу участник должен увидеть свою роль, согласиться с ней. Это важно, поскольку поможет избежать перемен в кадрах при исполнении проекта.

• В команде важно обращаться не по именам, а по должностям. Поскольку при возможной замене игрока это позволит не менять внутри матрицу.

• Учитывайте особенности проекта. Правильно подбирайте задачи и методологию управления (Scrum или p3.express).

Модификации матрицы RACI

Как уже понятно, в табличных данных распределяются ответственности, добавляются дополнительные роли. Первоначально расшифровываем незнакомые буквы исходя из аббревиатуры. Это необходимо чтобы было понятнее, для чего нужны такие преобразования.

• S: support. Участник команды, который должен заниматься поддержкой в команде. Помогает исполнителю в работе. По идее так обозначают группу лиц, которым делегируют задачи, часть труда для их реализации. По такой схеме возможно исключить пробелы, когда у сотрудника в реальности есть поручение, но в матрице RACI не выделено соответствующего статуса, поскольку он не ответственен за исполнение заказа.

• Q: quality. Участник команды, который ответственен за проверяемое качество задания. Применимо в проектах, которые ориентированы на управление характеристиками. К примеру, бережное производство или lean-управление, TQM, метод «6 сигм».

• VS: verifier, signatory. Участники, у которых проводится разделение ролей, где есть проверка заданий по заявленным критериям, которые излагают в описании продукта и при окончательной передаче проекта заказчику.

Есть и другие модификации матриц RACI:

• PARIS: устаревший вид, включал роли участника, подотчетного, контролера, ответственного за введение данных и за их согласование.

• PACSI: версия матрицы для команды участников, организаций с правом вето на нескольких участников.

• RASIC или RASCI: обязанности исполнителя делятся на две дополнительные должности: главный ответственный и его поддерживающий.

• RASI: консультантов в матрице нет, заменены на поддерживающий персонал.

• RACI + F: по стандартам как RACI, но дополнена ролью Facilitate. Эта роль-тренер, ментор, который оказывает содействие в реализации проектов.

• CAIRO или RACIO: добавляют не участвующих в цикле, Out of the loop.

• DACI: предлагает роль управляющего, утверждающего, содействующий, информируемый.

• RAPID: возможно вывести на режим «быстрый». В нем есть роли рекомендующего, одобряющего, выполняющего, информирующего, принимающего решения.

• RATSI: выделены роли ответственного, решающего (наделен полномочиями), исполнителя, поддержки, информируемого.

• DRASCI: расширенная версия модели RASCI, дополненная управляющим.

• RDQA: работа идет над объемом, обработкой зависимости и координированием. Матрица обрабатывает исключения, имеет ответственность за принятие решения.

• DCI: упрощенная схема. Есть роли для принятия решения, консультации, информирования.

• RASCEIO: сборная матрица. Собирает максимум из всех возможных ролей.

Ошибки при создании матрицы RACI

Даже при тщательном выполнении, исходя из изложенного процесса, не дает гарантии избежать ошибок. Вот часть таких распространенных проблем, с которыми можно столкнуться, создавая RACI-матрицу:

Нет R и A-участников

Каждая задача определена конкретным исполнителем. Без ответственного A работу нельзя засчитать как выполненную. Если в таблице для исполнения какой-либо из задач не указать роль R или A, то это говорит о том, что метод RACI-матрицы неправильно понят.

Источник: shutterstock.com

Много выделено R-ролей под одну задачу

При сложных заданиях допустимо назначение нескольких исполнителей. Но это усложняет понимание, на кого выделить ответственность среди участников. В идеале – задание на одного исполнителя. Сложные разбиваются на подзадачи.

Излишнее количество I и C-ролей

Уведомляя большое количество людей можно переполнить команду информацией и снизить тем самым эффект от общения. Необходимо чтобы о самом процессе, а именно о его выполнении знали те, кто должен. Это также касается C-роли: консультации с большим количеством экспертов вызывают избыточные обсуждения и путаницу.

Нет мониторинга

Матрица должна регулярно пересматриваться, поскольку проекты и бизнес-процессы развиваются, и часть может устаревать. Важно обновлять роли и зоны ответственности. То есть матрица должна быть всегда актуальной.

Не согласована с командой

Матрица должна создаваться совместно, иначе это грозит недопониманием и конфликтами внутри участников. Это негативно скажется на исполнении задач и достижении целей проекта.

Назначать PM как A под все задачи

Несмотря на то, что PM – ключевая роль в проекте, если определять его за каждую задачу ответственным, то это приведет к перегрузке, ухудшению качества исполнения. Это обусловлено тем, что все основные решения должны приниматься одним человеком.

Группирование нескольких ролей матрицы в одной ячейке

По большей части одна задача должна быть на конкретного ответственного исполнителя. В некоторых случаях можно провести комбинирование, и это будет уместно. Часто проводимые соединения AR и CI приведут к недостаточному пониманию RACI-инструмента.

Вместо ролей используют имена

Решение неэффективное и устаревшее, поскольку необходимо понимать, что команда внутри может меняться, роли и задачи перераспределяют. Потому документ с именами теряет актуальность.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о матрице RACI

Есть ли ситуации, где не надо ее внедрять?

Если проект уже активно запущен, то любое использование матрицы вызовет проблемы. Поскольку потребуется пересмотреть роли и выделенные задачи. Матрица RACI более эффективна, если внедрена в самом начале. Обязанности должны быть согласованы до работы над проектом. Это поможет исключить путаницу и двусмысленность по задачам в дальнейшем.

Есть ли взаимосвязь RACI и OKR?

Матрица RACI используется для постановки и реализации различных целей, установленных при работе с OKR. «Ответственный» и «подотчетный» здесь особенно важны. Если в команде определены цели по формату OKR, то в матрице RACI можно четко поделить задачи и обязанности. Поэтому в рабочем процессе не будет дублирования.Также поскольку один человек несет ответственность за каждую цель и получаемые результаты, то он же может изменять их при необходимости.

Можно ли по-другому разделить задачи?

Альтернативы использования RACI есть метод AAI (accountable, approver, informed). Он подходит для крупных команд для упорядочивания бизнес-процесса на всех уровнях. При этом сохраняется простота и эффективность управления проектом.

Матрица RACI используется для возможности четкого выделения ролей, обозначения участников, несущих ответственность за исполнение задач. Выделены роли для принимающих окончательное решение, контролирующего полученные результаты и информирующих о достижениях. За счет эффективного применения матрицы RACI повышается продуктивность и успешность проекта. Необходимо учитывать целесообразность использования в зависимости от специфичности и масштаба конкретного дела.

Источник изображения на шапке: shutterstock.com

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать ценные бизнес-подарки бесплатно

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB