PDCA: особенности и преимущества для бизнеса

О чем речь? Цикл PDCA используется при создании новых продуктов, улучшении качества обслуживания клиентов и управлении проектами в целом. В его основе четыре этапа: Plan, Do, Chek, Act, которые переводятся как планирование, действие, проверка, корректировка.

На что обратить внимание? PDCA применяется в различных сферах деятельности: IT, производство, здравоохранение и даже для личного самосовершенствования. В бизнес-процессах дополнительно используют 14 принципов Деминга, одного из создателей цикла.

В статье рассказывается:

Суть PDCA
Структура цикла PDCA
Принципы Деминга в цикле PDCA
Примеры использования PDCA в разных сферах деятельности
Необходимое количество циклов в PDCA
Плюсы и минусы PDCA
Требования к планированию для PDCA
Часто задаваемые вопросы о PDCA
Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Скачать бесплатно

Суть PDCA

Аббревиатура PDCA имеет расшифровку:

Р (Plan) – планирование;
D (Do) – выполнение;
С (Check) – проверка;
А (Act) – воздействие (коррекция).

Смысл данного цикла заключается в периодическом повторении процесса принятия решений. Такой метод, представляющий, по сути, несложный алгоритм действий, является мощным инструментом управления по достижению целей.

Аббревиатура PDCA

Источник: shutterstock.com

Деминг немного усовершенствовал цикл PDCA и настроил саму систему процесса принятия решения.

В основу своей методики Деминг заложил статистический контроль качества. По его мнению, для повышения качества следует все процессы на предприятии привести к единому циклу: планирование – выполнение – изучение – корректировка.

Таким образом, цикл Деминга выглядит так:

Р (Plan) – планируй;
D (Do) – делай;
S (Study) – изучай;
А (Act) – влияй.

В соответствии с системой Деминга фазы цикла приобретают большую масштабность и ориентируются на повышение качества.

Деминг говорил, что успех общества в целом зависит от успешности и развития как изготовителей, так и потребителей. В этом состоит основная цель работы любого предприятия. Достигнуть цели можно только путем постоянного улучшения качества. Данная концепция, не изменив первоначального смысла цикла PDCA, образовалась именно в соответствии с этим.

Структура цикла PDCA

В основе цикла PDCA четыре этапа: Plan, Do, Chek, Act, которые переводятся как планирование, действие, проверка, корректировка. Рассмотрим каждый из этих этапов подробнее.

Планирование (Plan)

На данном этапе вы ставите цель, делаете прогнозы, формируете теории. Также вам нужно определиться с тем, какой результат вы хотите получить и как можно будет его измерить, создать Action plan для достижения цели.

На стадии планирования в цикле PDCA вы формируете план, чего конкретно вам нужно достичь.

Во-первых, вы знаете, какие слабые места есть в ваших бизнес-процессах, что можно сделать лучше: например, как-либо усовершенствовать продукт или услугу или изменить операционный компонент.

Во-вторых, вы постоянно проводите тестирование своего анализа и предполагаете, как дальше будет развиваться ситуация. Насколько точно вы можете установить проблему и описать ее? С какой достоверностью вы оцениваете свои результаты? Какие проблемы вы можете предвидеть?

Данный этап в системе Деминга позволяет проанализировать деятельность вашего структурного подразделения, отдела и всего бизнеса.

Вы смотрите, какие недостатки есть у продукции, метода или стратегии продаж, и на основании этого вносите изменения, которые могут помочь улучшить процесс.

Этап планирования предполагает следующие действия:

определить цель изменений;
установить, какие причины мешают прийти к нужному результату при текущем состоянии дел;
определить метрики текущего процесса;
решить, какие изменения нужно внести, чтобы проблема была решена;
составить схему изменений.

Внедрение (Do)

На данном этапе создаются условия для выполнения плана, при необходимости проводится дополнительное обучение и предоставляется поддержка. Важно полностью донести цели предприятия до отделов продаж и маркетинга, ознакомить их с планом и процедурами, которые потребуются для достижения плана.

Этапы цикла PDCA

Источник: shutterstock.com

Вся последующая работа должна проводиться в соответствии с этими процедурами:

начинайте вносить изменения в форме небольшого тестирования;
проводите корректировку в несколько итераций, если этого требует ситуация;
фиксируйте все полученные результаты – как запланированные, так и неожиданные.

На данном этапе цикла PDCA Деминг советует не просто изменять процесс и пересматривать свои решения. Важно вносить изменения циклами и следить, какие гипотезы получают подтверждение, а какие опровергаются.

Это можно сравнить с научным экспериментом, который приведет к успеху в бизнесе и позволит повысить качество продукции.

Проверка (Check) или изучение (Study)

Этап изучения (Study) представляет собой гораздо большее, чем простая проверка (Check).

Вы должны проконтролировать результаты и изучить их. Данный этап цикла Деминга нужен для того, чтобы понять, получилось ли улучшить процесс и почему. Если итоговый результат отличается от прогнозируемого, то нужно понять, по какой причине вам не удалось это предвидеть.

На этом этапе цикла вы должны не просто удостовериться, сработали ли ваши действия, а понять, почему этого не произошло.

Данный этап цикла PDCA Деминга предполагает следующие действия относительно управления отделом продаж: анализ полученных статистических данных по продажам, оценка результата, прогнозирование.

Этот этап можно назвать основой всего цикла, поскольку чем лучше вы сможете проанализировать результат, тем больше шансов у вас быстро вносить изменения в будущем и избегать ошибок.

Этап Check-Study состоит из следующих действий:

анализ информации;
сравнение полученных результатов с прогнозом;
подведение итогов испытаний;
дальнейшая реализация плана в случае удовлетворительных результатов либо возврат к этапу Plan.

Кейс: VT-metall

Узнай как мы снизили стоимость привлечения заявки в 13 раз для металлообрабатывающей компании в Москве

Узнать как

Воздействие (Act)

В этой фазе цикла Деминга вам предстоит внедрять изменения, устранять выявленные недостатки, закреплять итоги в стандартах, регламентах, инструкциях и спецификациях.

На этом этапе формируется база для начала нового цикла PDCA с этапа планирования. Вы должны:

разработать стандарты, отражающие изменения, совершенные в ходе реализации;
закончить оценку данных и проверить их соответствие цели;
сформировать процесс управления, позволяющий контролировать ситуацию;
поддерживать полученные улучшения во времени;
определить, когда нужно переходить на следующий цикл улучшения.

Все полученные вами в цикле Деминга результаты (после внедрения изменений) послужат основой для обнаружения новых слабых мест, которые вновь нужно будет улучшать.

Вы придете к необходимости начинать новый цикл PDCA.

Рекомендуемые статьи по данной теме:

Принципы Деминга в цикле PDCA

14 принципов Деминга входят в систему комплексного управления качеством, которая предполагает непрерывную работу над улучшением качества выпускаемого продукта, производимых работ или услуг. Эти принципы соответствуют концепции цикла PDCA.

Основная идея Деминга заключается в том, что улучшение качества процессов на предприятии приводит к повышению качества получаемого продукта, сервиса, технологии производства и т. д. В итоге производитель получает продукцию более высокого качества с более низкой стоимостью.

В результате этого удовлетворенность потребителя возрастает, и он будет готов повторно приобрести товар у данного предприятия. Что, в свою очередь, приводит к росту удовлетворенности изготовителя.

Принципы Деминга в цикле PDCA

Источник: shutterstock.com

Кроме того, улучшение качества продукции позволяет снизить расходы на ее производство и повысить производительность.

В итоге происходит многократное повторение цикла, что, в соответствии с концепцией Деминга, приводит к всеобщему благополучию и процветанию.

Цель следования 14 принципам Деминга – непрерывное повышение качества.

Успешное развитие экономики Японии во второй половине XX века связано именно с этими принципами, которые Деминг представил в виде постулатов.

№	Принцип	Характеристика	Комментарий
1	Постоянство цели	Нужно соблюдать твердость в достижении поставленной цели, не менять направление, быть последовательным. Распределение ресурсов должно проводиться так, чтобы в приоритете были долгосрочные цели и потребности.	Постоянная цель – это повышение качества работ, услуг или товара. Это является основной задачей предприятия, которую нужно планомерно осуществлять. Размещение ресурсов должно быть рациональным, с учетом долгосрочных целей, повышения конкурентоспособности, развития организации.
2	Новая философия управления	Ответственность за неудовлетворительные результаты должен нести руководитель, а не исполнитель. Изменение управленческого стиля, работа с опозданиями, ошибками, браком с целью непрерывного повышения качества всех процессов и систем внутри предприятия.	Этот принцип первоначально трактовался в соответствии с состоянием экономики Японии на тот момент и применительно к началу новой ступени развития страны. Главная цель внедрения этого принципа – устранение стагнации.
3	Устранить зависимость от массового контроля	Неприемлемость массовых проверок как инструмента для повышения качества. Качество должно быть неотъемлемой частью продукции. Подтверждением качества должны служить статистические данные производственных процессов, закупок и продаж.	Вопросам качества товара производитель должен отводить лидирующие позиции. Данный принцип предполагает постоянный сбор информации об уровне качества. В настоящее время это обеспечивается средствами АИС.
4	Отказ от практики закупок по наиболее низкой стоимости	Кроме цены, большое внимание нужно уделять подтверждению качества закупаемой продукции. Количество поставщиков одного продукта должно быть снижено за счет отказа от сотрудничества с теми, кто не может подтвердить качество продукции статистикой. Один компонент нужно закупать у одного поставщика, с которым следует иметь долгосрочные и взаимовыгодные отношения.	Этот принцип говорит о сведении к минимуму не только первоначальных затрат, но и общих. Качество должно соответствовать стоимости. Цена не играет роли, если она не сопоставима с качеством покупаемой продукции.
5	Улучшение каждого процесса	Все процессы нужно улучшать постоянно. Это относится и к планированию, и к изготовлению, и к сервису. Проблемы нужно выявлять и устранять регулярно, чтобы оптимизировать всю деятельность предприятия. Это важно для повышения производительности и качества продукции, а также снижения затрат. Постоянное улучшение каждого процесса и в целом всей системы является основной задачей руководителя.	Все обнаруженные проблемы следует решать быстро. В долгосрочной перспективе рост производительности и повышение качества продукта приводит к уменьшению затрат и способствует развитию предприятия, так как улучшается работа всех структур и участков на производстве.
6	Подготовка и переподготовка персонала	В организации должны быть внедрены современные подходы к обучению и переподготовке сотрудников, чтобы каждый из них мог по максимуму использовать свои возможности.	Данный принцип предполагает непрерывное обучение. Необходимо постоянно получать новые знания и навыки, чтобы успевать за развитием технологий, изменениями в производстве, материалах и сервисе.
7	Внедрение лидерства	Лидерство – это метод работы, помогающий сотрудникам как можно лучше осуществлять свою деятельность. Все проблемы, связанные с неисправностью оборудования, поломкой инструментов, неточными инструкциями, должны оперативно решаться, так как они вредят качеству продукции.	Этот принцип говорит о том, что рост качества автоматически ведет к росту производительности. Руководители должны отвечать именно за качество, а не за цифры. А подтверждать качество должна статистика.
8	Устранение страхов	Важны эффективные двусторонние связи в коллективе. Необходимо использовать все инструменты для устранения опасений, страхов и враждебности, чтобы каждый сотрудник имел возможность продуктивно работать. Обиды и покорность – как их следствие – хороших результатов дать не могут.	Если работник боится, то он не может работать надлежащим образом. Коллективное сотрудничество позволяет достигнуть лучших результатов, чем единоличная работа. Деминг говорит о том, что те, кто чувствует страх, стараются не попадаться на глаза руководителю. Они стремятся быть незамеченными, поэтому не могут раскрыть весь свой потенциал.
9	Разрушение всех барьеров между подразделениями, отделами и службами	Сотрудники разных структурных подразделений должны работать как одна команда, чтобы эффективно решать все вопросы, возникающие в отношении продукции или услуг. Между отделами должно быть функциональное взаимодействие.	Данный принцип направлен на ликвидацию барьеров между разными отделами и структурами предприятия. В соответствии с концепцией Деминга это является следствием постоянного улучшения качества всех процессов.
10	Отказ от пустых лозунгов и призывов	Лозунги и призывы к эффективной работе не приносят пользу в долгосрочной перспективе. Вместо этого нужно разрабатывать методы достижения целей, направленные на улучшение качества продукта и минимизацию брака.	Важно учитывать не только улучшение качества, но и методы достижения этого. Краткосрочный эффект не дает поддерживать интерес к работе на длительное время.
11	Отказ от произвольного нормирования и квот	Инструкции и стандарты работы должны быть ликвидированы, если они представляют собой произвольные нормы для персонала и количественные задачи для руководства. Их необходимо заменить помощью и поддержкой со стороны руководителей, что позволит добиться постоянного повышения качества.	Принцип предполагает формирование в организации благоприятной атмосферы, которая способствует повышению качества и более продуктивной работе всего коллектива.
12	Предоставление сотрудникам возможности гордиться своим трудом	Устранение барьеров между работниками и руководством. Отказ от формальных аттестаций и различных способов целевого управления. За неудовлетворительные итоги работы отвечает не исполнитель, а руководитель.	Принцип показывает, что акцент должен быть перенесен с количественных параметров на достижение качества.
13	Поощрение желания обучаться	На предприятии необходимо разработать эффективную образовательную программу для обучения и развития сотрудников. Поощрение достижений сотрудников в работе должно способствовать их самостоятельному обучению.	В организации должны быть не просто люди, а непрерывно обучающиеся сотрудники. Конкурентоспособность обеспечивается человеческим капиталом и знаниями. Построение карьеры должно быть связано с уровнем знаний и умений сотрудника.
14	Приверженность улучшению качества и действенность высшего начальства	Должна быть четкая приверженность руководителей к непрерывному улучшению качества, и все рассмотренные принципы они должны применять на практике. Недостаточно только продекларировать, высшее начальство должно четко понимать, каковы его задачи и что именно нужно делать.	В высшем руководстве должна быть создана структура, которая будет стимулировать применение названных принципов, чтобы руководители действовали для свершения перемен. Важно, чтобы присутствовали конкретные дела, а не только поддержка принципов на словах.

Принципы Деминга можно рассматривать как определенные, очень важные, концептуальные цели, хотя они и не предоставляют инструменты их достижения. Необходимо, чтобы был освоен каждый принцип, и тогда в бизнесе (или отдельных его процессах) произойдут преобразования.

Кроме того, Деминг назвал пять опасных для жизни «заболеваний», которыми страдает подавляющее число организаций. Он опирался на опыт работы компаний из Америки и Европы:

отсутствие постоянных целей;
стремление получить сиюминутную выгоду;
поголовная аттестация и ранжирование сотрудников, которые утратили свое первоначальное значение;
ротация руководящего состава, не имеющая смысла;
использование только количественных критериев для оценки разных сфер работы организации.

Примеры использования PDCA в разных сферах деятельности

Цикл PDCA в управлении качеством

В данной сфере этот цикл является основным инструментом, позволяющим добиться постоянного улучшения. Кратко он выглядит так:
- План – постановка целей в области качества и выявление процессов, которые необходимо улучшить.
- Действие – контролируемое внедрение изменений, для начала это лучше делать на пилотном проекте.
- Проверка – сравнение полученных результатов с ранее сформулированными целями, использование информации и обратной связи.
- Воздействие – стандартизация эффективных изменений и встраивание их в единую систему управления качеством.
Цикл PDCA в здравоохранении

В этой сфере данный цикл помогает улучшить качество ухода за больными и поднять эффективность работы. Расшифровка PDCA:
- План – определение областей для улучшения (например, уменьшение времени ожидания посетителей).
- Действие – внедрение изменений (например, совершенствование планирования встреч).
- Проверка – анализ удовлетворенности клиентов и влияния на время ожидания.
- Воздействие – изменение процедур планирования соответствующим образом, а также распространение данных изменений на все лечебное учреждение.
Источник: shutterstock.com
Цикл PDCA в сестринском деле

В сестринском процессе цикл помогает оптимизировать уход за больными и рабочие процедуры:
- План – постановка таких целей, как улучшение взаимодействия с пациентами во время работы.
- Действие – введение изменений (например, приемка унифицированного протокола связи).
- Проверка – оценка качества общения и удовлетворенности медицинской сестры.
- Воздействие – стандартизация хорошо зарекомендовавших себя способов общения и интеграция их в сестринскую деятельность.
Цикл PDCA в производстве

В производственном процессе цикл способствует эффективности работы и получению качественной продукции:
- План – разработка стандартов качества и определение сфер для оптимизации производства.
- Действие – внедрение изменений (например, регулирование настроек станка или улучшение процессов сборки).
- Проверка – контроль качества продукции и оценка данных производства в отношении улучшений.
- Воздействие – стандартизация эффективных изменений и введение их в СОП (стандартные операционные процедуры).
Цикл PDCA в пищевой промышленности

В этой сфере цикл обеспечивает поддержку контроля качества, а также мер безопасности:
- План – постановка целей в отношении безопасности пищевой продукции (например, снижение вероятности загрязнения).
- Действие – введение изменений (например, коррекция санитарных мероприятий).
- Проверка – отслеживание параметров безопасности пищевых продуктов и оценка их соответствия.
- Воздействие – стандартизация успешных методов санитарии и введение их в протоколы безопасности продуктов.
Цикл PDCA в личной жизни

Цикл можно применять даже в этой сфере с целью непрерывного самосовершенствования:
- План – постановка личных целей (например, улучшение навыков планирования времени).
- Действие – введение изменений (например, использование нового способа планирования).
- Проверка – анализ воздействия на ежедневную продуктивность и личной удовлетворенности.
- Воздействие – изменение графика, если это необходимо, и стандартизация эффективных методик тайм-менеджмента.

Система PDCA – универсальная методология, применимая в разных сферах и отраслях, а также в личном контексте. Она позволяет осуществлять систематический подход к непрерывному совершенствованию.

Необходимое количество циклов в PDCA

Какое количество циклов должно быть у проекта? В глобальном смысле будет два случая:

Разовая работа, приводящая к измеримому конечному результату

Применяется в ситуациях, когда заказчик просит вас изготовить продукт или выполнить услугу. Тогда работа ведется по схеме «вам сделали заказ – вы выполнили и передали заказчику». Например, это может быть создание сайта или приложения для смартфонов, запуск интернет-магазина и т. д.

В таком случае количество циклов зависит от того, сколько их необходимо, чтобы за ограниченный промежуток времени удовлетворить заказчика. В продукт вносятся изменения до того момента, пока клиент не будет доволен. Профессионалам может хватить всего 1-2 итераций. Если вы с первого раза выполните все как надо, то израсходуете меньше ресурсов.
Постоянная, периодически повторяющаяся работа

Все будет выглядеть по-другому, если у вас регулярный и цикличный процесс. Это относится к деятельности рекламных агентств и производственных компаний, ведению соцсетей. Это также можно усовершенствовать, используя цикл Деминга.

Например, вам нужно улучшить работу отдела продаж в маркетинговом агентстве или на предприятии. Понятно, что совершенствовать ее можно сколько угодно долго. Даже если на данный момент все процессы настроены отлично, то завтра могут возникнуть другие подходы и новые тренды, которые необходимо будет вводить, чтобы как минимум не отстать от конкурентов, а лучше – выделиться среди них.

Понятно, что и циклов Деминга при этом будет бесконечное множество, они будут нужны весь период существования организации. Нужно будет все время проверять новые идеи, тестировать гипотезы, искать ошибки и недостатки, своевременно вводить новшества.

Скачайте полезный документ по теме:

Плюсы и минусы PDCA

PDCA процесса позволяет сотрудникам предприятия стандартизировать принципы и подход к устранению проблем и предоставляет возможности для непрерывного улучшения результатов.

Может возникнуть вопрос: почему же PDCA выделяется среди многих других управленческих методик и способов контроля качества? В чем его особенность?

PDCA применяется в компаниях для тестирования новой продукции. Главная особенность этого метода состоит в том, что все его шаги просты, их легко понять и осуществить. Они очень просто вписываются в производственные процессы и организационную культуру.

За счет своей цикличности метод также позволяет устранять ошибки и не повторять их в дальнейшем, так как с его помощью определяется их первопричина. Постоянно тестируя разные гипотезы и решения, вы накапливаете информацию и получаете опыт в понимании процесса.

На данном этапе PDCA позволяет не просто решить проблемы и избежать их в будущем, но и является источником информации для укрепления процессов на всем предприятии.

Плюсы и минусы PDCA

Источник: shutterstock.com

Приверженцы этого метода ценят его за адаптивность: вы и ваша команда полностью формулируете цели и разрабатываете планы. Главное, делать это так, чтобы их хватило для осуществления всех четырех этапов. Благодаря такой адаптивности PDCA можно масштабировать, так как он может быть использован в любой ситуации и при любой численности коллектива. Его даже можно применять одному человеку самостоятельно.

Часто управленческая деятельность и способы решения проблем требуют больших временных затрат и серьезных ресурсов, также иногда возникает необходимость в помощи консультантов. PDCA за счет адаптивности позволяет устранить большинство проблем без лишних расходов.

Если вы хотите поэтапно усовершенствовать рабочие процессы, то PDCA – это прекрасный выбор. Но этот цикл нельзя реализовать там, где требуются мгновенные результаты. Вы, скорее всего, не сможете использовать PDCA, если ваша работа связана с неотложными проблемами или вам необходимо быстро поднять производительность и улучшить показатели. Достоинство цикличного подхода в том, что с его помощью можно постоянно находить проблемы, потом улучшать процессы и подбирать оптимальные способы. Единственная итерация не приведет к кардинальному повышению результатов.

Хотя метод PDCA и выглядит очень просто, но для получения максимальной выгоды нужно проявить усердие и дисциплинированность, чтобы успешно овладеть этим подходом. Однако использование этого метода и приверженность его принципам дает измеримый способ изменить процессы в работе. Успешное использование PDCA на предприятии помогает сотрудникам сформировать критическое мышление и менталитет, помогающий в решении проблем.

Требования к планированию для PDCA

Самый главный этап в цикле Деминга – это планирование. Нужно уметь грамотно составлять план и ставить цели, иначе смысла в модели PDCA не будет. Не выбирайте на этапе планирования старые цели, так как они могут быть либо уже неактуальными, недостижимыми или же, наоборот, уже достигнутыми. Также не стоит в качестве ориентира брать цели конкурирующих предприятий, даже если им они принесли успех.

Ставьте адекватные цели. Очевидно, что повышение продаж в несколько раз, например, за месяц, – это невыполнимая задача. Ставьте такие цели, которые можно достигнуть имеющимися у компании ресурсами. При этом всегда нужно брать во внимание внешние обстоятельства, например, экономическую ситуацию или рыночную обстановку в регионе.

После постановки цель нужно проверить на достижимость и конкретизировать показатели. Так, если стоит цель поднять продажи, нужно установить, насколько их нужно увеличить и за какое время. Одна и та же цель может быть представлена как в качественных, так и в количественных показателях, и каждый из них следует проверить на достижимость. Если каждая задача реально выполнима, значит, эту цель можно положить в основу методики PDCA.

Затем цель следует декомпозировать, то есть разделить на несколько направлений деятельности или небольших задач. Например, для повышения продаж нужно работать над числом посетителей, повышением конверсии и суммой среднего чека.

Часто задаваемые вопросы о PDCA

Цикл Деминга является универсальной методикой, применимой в бизнесе для планирования деятельности, проверки гипотез и управленческой работы, а также в обычной жизни. Преимущество цикла PDCA заключается в том, что можно попробовать разные подходы к выполнению задач, сравнить полученные результаты и выбрать то, что дает требуемый эффект. Именно поэтому метод широко применяется при планировании продаж, в работе над сервисом и для улучшения производственных процессов.

Какая система стала продолжением PDCA?

Компания Motorola разработала систему «Шесть сигм», которая стала трансформацией концепции Шухарта-Деминга. В основе совершенствования бизнеса здесь лежит выявление и устранение недостатков бизнес-процессов. Основное требование – удовлетворенность клиента, поэтому при выявлении дефектов акцент делается на самых важных для потребителей параметрах.

Когда был придуман цикл PDCA?

Цикл PDCA разработал Шухарт в 1939 году, после этого изменения в него внес Деминг во время работы над системой всеобщего управления качеством на японских предприятиях.

Что оказало влияние на развитие PDCA?

Инженеры компании Toyota еще до войны приезжали на заводы Форда. Они взяли за основу модель линии сборки, однако менеджмент их разочаровал. Специалисты решили, что на производстве слишком расточительно используют ресурсы, и они создали свою концепцию бережливого производства. Цикл PDCA позже стал частью этой концепции.

Автор статьи