Цикл Деминга: этапы и примеры использования

О чем речь? Цикл Деминга — подход в управлении проектами. Состоит из определенных этапов, количество которых зависит от типа проводимой работы. Но основных четыре — планирование, производство, проверка и доработка.

Что учесть? Подход применим практически к любому проекту, нуждающемуся в постоянном совершенствовании. Там, где эффект нужен мгновенно или деятельность связана с неизменяемым результатом, цикл Деминга доставит лишь неудобства.

Что собой представляет цикл Деминга

Цикл Деминга PDCA — способ оптимизации работы над любым продуктом или проектом, теория, эффективная в управлении качеством.

Первое упоминание данной методики прозвучало еще в 1939 году из уст инженера Уолтера Шухарта (Шугарта). Суть идеи проста: «Все начинается с плана, затем идет реализация, а далее проверка». Немногим позднее экономистом Уильямом Эдвардсом Демингом к существующему плану был добавлен пункт «исправление ошибок».

Источник: shutterstock.com

В психологии данный цикл обозначается аббревиатурой PDCA («Plan, Do, Check, Act»). Затем это сокращение трансформировалось в PDSA. Данная философия названа именно в честь Деминга, хотя также ее называют циклом Деминга-Шухарта или Шухарта-Деминга.

Элементы колеса Деминга означают следующее:

• P — Plan — планируй.

• D — Do — делай.

• С — Check — проверь (либо S — Study — учись).

• A — Act — действуй.

Выходит, что при реализации во всем, как считали Шухарт и Деминг, нужно соблюдать строгий порядок процессов:

• Первый — планирование. В него входит и аналитика: обдумывание проблем компании, ее конкурентов, целей создания проекта. В итоге должен быть создан план, в котором учитываются действия каждого члена команды.

• Второй — работа. Четкое следование плану без отклонений от курса под наблюдением лидера. Действовать нужно по налаженным каналам и исключительно совместно. На этом этапе желательно создать корпоративную группу в мессенджере.

• Третий — чекинг. Иными словами, это проверка и оценка результатов работы. Очень важны в этом случае обратная связь, подсчет финансов и определение соответствия поставленной цели ожиданиям. Совместно с проверкой необходимо учиться — анализировать процессы, находить слабые стороны с целью расширения кругозора.

• Четвертый — коррекция. Во время нее происходит модернизация цикла, командой принимается решение о применении новых идей либо полной смене курса. Все зависит от того, чего достигла компания и насколько результаты соответствуют ожиданиям.

Данное название присвоено циклу именно из-за того, что количество повторений в нем не ограничено. Никто не вправе запретить возвращение к первому пункту и планирование стратегии. Цикл качества Деминга может быть представлен в виде спринтов в Scrum, он имеет общие черты с Kanban-досками, но у него нет фокуса на строки. Говоря в целом, данный метод применим практически в любом деле — бизнесе, разработке ПО, а также на производстве.

Уровни цикла Деминга

Все циклы процессов, текущих внутри компании, подлежат условному делению на уровни. Их три. Первый — процессы, имеющие отношение к основной деятельности, второй — не связанные с ней, третий — корректирующие. Рассмотрим рекомендации Деминга в отношении применения его цикла на каждом из них:

1. Процессы, которые связаны с основной деятельностью компании, требуют синхронизации всего цикла PDCAс календарной датой отчета. Чтобы решить такие глобальные вопросы, нужно использовать множество ресурсов, а если период стратегического планирования прошел, внесение корректив в план управления запрещается.

2. Процессы, которые не связаны с непосредственной деятельностью компании и не должны быть синхронизированы с календарем (введение корпоративной культуры, расширение коллектива или переезд). Они могут осуществляться тогда, когда есть возможность улучшить качество PDCA.

3. Бизнес-процессы, направленные на коррекцию отдельных сторон деятельности компании. Они могут синхронизироваться с отчетностью либо применяться по надобности. В этом случае все решают характер, объем и продолжительность.

Принципы Деминга

В лекциях Деминг часто вспоминал о том, насколько важен принцип постоянства цели PDCA. Он полагал, что просто необходимо смело и без сомнений следовать первоначальным ориентирам.

Данный принцип PDCA скрывает секрет его эффективности: неправильно поставленная цель менеджмента лишает смысла остальные управленческие этапы. В итоге результат работы будет сильно отличаться от намеченного. Компания распределяет ресурсы так, чтобы решать задачи в долгосрочной перспективе — улучшать качество продукта, услуг или работ.

Источник: shutterstock.com

Немного позже Демингом было сформулировано 14 принципов, которые используются в комбинации с циклом PDCA. Экономистом они были названы естественными и неизбежно приводящими к формированию стиля оптимизации:

1. Создание постоянного желания совершенствовать свою продукцию.

2. Адаптация к новой философии и принятие ее принципов.

3. Отказ от массового контроля.

4. Выбор поставщиков, основанный не только на цене.

5. Непрерывный рост и модернизация.

6. Обучение сотрудников любого уровня.

7. Развитие лидерских качеств и применение соответствующих навыков.

8. Борьба со страхами сотрудников.

9. Обеспечение равенства подразделений.

10. Избавление от раздражающих призывов и лозунгов.

11. Отход от количественных стандартов в работе.

12. Попытки устранения барьеров для гордости сотрудников.

13. Одобрение стремления работников к самообразованию.

14. Приобщение каждого к развитию бизнеса.

Зачем использовать цикл Деминга

Цикл Деминга выполняет много задач, но главная — непрерывное улучшение качества товара, услуги. Если рассматривать производство, развитие продукта может осуществляться 2 путями:

• с помощью внедрения новых функций и процессов, делающих товар близким к эталону;

• при исправлении имеющихся ошибок, которые мешают взаимодействию с продуктом.

Внедряя множество новых функций, но не исправляя недочеты, производитель все равно может столкнуться с недовольством потребителей. Как утверждает Деминг, нужно сконцентрироваться не на жажде преобразований, а на модернизации того, что уже имеется в арсенале. Этот принцип применим не только к конкретным продуктам, но и к процессам в бизнесе, а также задачам в обычной жизни — формированию полезных привычек, изучению языков и так далее.

Источник: shutterstock.com

Цикл Деминга может использоваться и в текущих делах, если:

• У вас не получается прийти к цели даже несмотря на выполнение всех нужных задач. К примеру, хотите похудеть, но часто пропускаете тренировки.

• Вы заметили, что стали выполнять задачи менее эффективно, но не знаете, в чем причина. К примеру, занимаетесь английским, но почему-то успеваемость по этому предмету упала.

• Вы хотите привыкнуть к чему-то новому (вести здоровый образ жизни), но не знаете, как добиться успехов.

• Подходите к финалу какого-то процесса и хотите быть уверенными в его результате. К примеру, вышли в финал вокального конкурса и надеетесь победить в нем.

С помощью методики Деминга можно более ответственно подойти к будничным задачам, проконтролировать их выполнение, увидеть, что мешает прийти к цели, и изменить свой план.

Пример деления работы на этапы Деминга

Рассмотрим пример. Цикл Деминга состоит из нескольких этапов:

Планирование (Plan)

Для начала необходимо:

• поставить цель, понять, что и с какой целью нужно изменить в бизнесе;

• найти причины, мешающие достичь приоритета в данный момент;

• создать гипотезу;

• составить план дальнейших действий (Action plan);

• определить, по каким метрикам будет проходить оценка прогресса (KPI).

Приведем пример. Для продвижения своих услуг компания использует социальные сети. Но постепенно такой маркетинг теряет эффективность: поток клиентов иссякает, продаж становится меньше. В ходе исследования сотрудники компании понимают, что потребителю не нравится формат, в котором фирма привыкла рекламировать услуги.

В этом случае в контент-план разрешается включение большего количества картинок и коротких промо-роликов, которые позволят поднять продажи до прежнего уровня и более. С этой целью в план добавляют конкретные сроки и задачи, а выполнение доверяют определенным людям.

Выполнение или внедрение (Do)

Непременно нужно донести главные цели и идеи плана до тех, кто за него отвечает. Затем можно приниматься за его реализацию.

На этом этапе нужно:

• принимать нововведения постепенно, в мелком масштабе и с небольшим бюджетом;

• проводить фиксацию не только успехов, но и ошибок, неудач;

• редактировать план в случае неэффективности каких-либо решений.

Таким образом, компания разрабатывает свежий контент-план, привлекает к работе над проектом дизайнера и специалиста по монтажу видео на аутсорс. Для тестирования новый формат дважды в неделю по специальному графику публикуют на определенных сайтах и создают статистику по охвату, просмотрам и продажам.

Проверка (Check) или изучение (Study)

Этот этап предполагает анализ промежуточного результата и коррекцию плана. Для этого:

• анализируют статистику работы тестовой версии;

• проводят сравнение реальных результатов с ожидаемыми;

• если прогнозируемый KPI достигнут, работу продолжают, если нет, план составляют вновь.

К примеру, спустя месяц работы компания решает собрать первые данные по KPI. Реклама увеличила количество просмотров, но в остальном показатели не сдвинулись с места. Аналитики делают вывод, что проблема заключается в так называемом tone of voice.

Источник: shutterstock.com

Дело в том, что видеоролики и забавные картинки с цитатами быстро привлекают аудиторию, но отталкивают вероятных клиентов, создавая образ несерьезной, «сырой» компании, доверять которой не стоит.

Действие (Action)

В финале цикла проводится оценка эффективности изменений и выносится вердикт: надо внедрять протестированное новшество, нужно ли его дорабатывать либо стоит вовсе отказаться от него. Если оно принесло успех:

• результаты закрепляются в инструкциях и стандартах;

• создается система поддержания работы новых полезных функций и бизнес-процессов;

• ведется поиск слабых мест и того, что нужно улучшить.

В случае фиаско:

• все ошибки исправляются, ресурсы распределяются иначе;

• проводится новая итерация с учетом свежих данных.

В приведенном нами примере компания решает перейти на новые форматы. Изменить для этого содержание и tone of voice материалов. Мемы уступят место информационной графике, а короткие видео теперь будут соответствовать теме полезных идей и новостей индустрии.

Самое главное в применении цикла Деминга

Основным в подходе PDCA, как и в остальных методах управления процессами, является планирование. Сделать всю проделанную работу бесполезной могу всего лишь неправильно расставленные приоритеты. Помочь нам правильно распланировать работу могут азы целеполагания. В нем лучше всего придерживаться SMART-технологии:

• Specific — определенная.

• Measurable — подлежащая измерению.

• Achievable — реальная.

• Relevant — логичная и адекватная.

• Time bound — имеющая лимит по времени.

Таким образом, цели и задачи должны быть:

1. Четкими. Они должны быть представлены не просто в виде идей, а иметь форму концепций. Плохой пример: нам необходимо сверстать сайт. Хороший: необходимо разработать магазин спортивной одежды на 10 000 товаров с системой расширенного поиска. Желаемая CMS— «Битрикс».

2. Реальными: продажи формы для карате должны увеличиться на 25 %.

3. Выполнимыми. Проблемы с этим испытывают многие работники продаж. Они часто ставят перед собой цели, достичь которых нереально. Плохо планировать увеличить продажи на 1000%. Хорошо — попытаться поднять их на 15 %.

4. Адекватными и популярными в текущий момент. Продолжая пример продаж, представим, что вы хотите продать товар на 1 000 000 рублей в месяц. Это не лучшая идея. В торговле есть понятие сезонного колебания спроса, его пика в праздники. Это применимо практически к любому, даже повседневному товару. Потому цели нужно проверять на актуальность от цикла к циклу.

5. Рассчитанными на конкретный временной промежуток.Проще говоря, каждая задача должна иметь свой срок выполнения. Плохая цель: просто увеличить продажи. Хорошая: сделать это в первые три месяца года.

Необходимое количество циклов Деминга

Все зависит от того, какие особенности есть у реализуемой кампании:

Разовый проект с конечным и измеримым результатом

Речь идет о вариантах работы по заказу. К ним относится однократное изготовление продукции: верстка сайта, создание мобильного приложения, запуск интернет-марафона, печать книги и т. д.

То, сколько циклов будет иметь работа, в данном случае зависит от скорости ее выполнения и конечного мнения заказчика. Вы можете с первой попытки выполнить задание на отлично или же дорабатывать результат до тех пор, пока он не будет принят.

Постоянная, регулярно повторяющаяся работа

Многие производства и проекты при своей деятельности руководствуются принципом монотонности операций. По нему работают маркетинговые агентства, полиграфические фирмы, SMM-маркетологи и не только. При помощи цикла управления Деминга можно повысить их эффективность и, следовательно, доходность.

Источник: shutterstock.com

Представим, что вы должны вывести работу отдела продаж на новую ступень. Стоит подумать, есть ли предел такому росту. Ответ будет отрицательным. Даже если сейчас вы всем довольны, через некоторое время модными станут новые тренды, список инструментов обновится, а вы должны будете оптимизировать работу в погоне за конкурентами.

Несомненно, в такой ситуации парой циклов Деминга обойтись не удастся, нужно будет вновь строить планы, воплощать их, оценивать результат и подводить итоги. Конца этому не найти.

Плюсы и минусы модели Деминга

Хотя цикл Деминга — универсальная модель, он не лишен минусов. Перечислим его плюсы:

• Гибкость системы. Ее можно адаптировать под множество ниш и применять в разные периоды работы.

• Легкость освоения. Главная задача директора — сделать каждый шаг прозрачным для коллектива. В данном случае это требование проще выполнить, так как цикл Деминга имеет всего четыре схожих этапа.

• Непрерывный рост компании и ее соответствие запросам рынка.

• Помощь в делении сложного процесса на мелкие этапы. К примеру, разработка сайта — грандиозная задача. Применяя PDCA, коллектив тренируется на этапах, улучшает результаты и проверяет на практике гипотезы.

Минусы цикла Деминга таковы:

• Его нельзя применять в проектах с четким дедлайном, так как они не дают времени для тестирования гипотез.

• Он не подходит для задач, при решении которых нет права на недочеты и проблемы.

• При неверной оценке работы на этапе проверки есть вероятность допустить ошибку во время следующей цепочки действий. Здесь важен правильный выбор инструментов и делегирование множества задач искусственному интеллекту. Внедрив омниканальный маркетинг, можно быстро узнать, чего хочет целевая аудитория, и дать ей желаемое. Это облегчит работу менеджеров, покажет директорам, на что обратить внимание в будущем.

Распространенные ошибки в использования цикла Деминга

Перечислим самые частые недочеты при применении цикла Деминга (PDCA):

• Продолжительность процесса. PDCA неприменим в случае решения задач, не терпящих отлагательств. Для прохождения всех его стадий требуется много времени.

• Реактивное использование. Зачастую цикл PDCA применяют для решения возникших проблем, а не только для анализа и улучшения действующих процессов.

• Вероятность неправильного формулирования целей. При неверном определении приоритетов и KPI цикл PDCA не даст нужного эффекта.

• Излишний анализ. Из-за него, если застрять на ранних стадиях, реализация проекта может серьезно замедлиться.

• Присвоение конечному итогу работы второстепенной роли. Отодвигая результат труда на второй план, можно серьезно усложнить удовлетворение изменяющихся потребностей клиента. Это еще более замедлит процесс.

• Вопросы организации. Цикл Деминга делегирует часть заданий экспертам по качеству, а не простым рабочим. Таким образом, возникает большая пропасть между специалистами по внедрению и планированию новшеств.

Улучшающие гипотезы могут иметь подтверждение, но не всегда. Такие условия предполагают проявление гибкости и выбор чего-то нового.

Советы по использованию цикла Деминга

Интеграция методологии в бизнес-процессы проходит в несколько шагов:

1. Она начинается с обучения команды принципам PDCA и объяснения, насколько важно непрерывное улучшение. Стоит попробовать создать культуру, готовую к изменениям и инновациям, в которой каждый член команды играет свою, очень важную роль.

2. Далее четко определяются цели, которых планируется достичь с помощью PDCA. Нужно убедиться, что они поняты и приняты каждым сотрудником. Они должны быть реальными, конкретными и измеримыми.

3. Затем следует оценка текущих бизнес-процессов и определение способа интеграции в них цикла PDCA. Для этого может потребоваться пересмотр некоторых процедур либо создание новых для поддержки метода.

4. Перед полной интеграцией PDCA в бизнес-процессы стоит провести пилотный проект. Так вы сможете оценить, насколько эффективен метод, обнаружить возможные проблемы, определить то, что требует улучшения.

5. После того как цикл Деминга введен, важно регулярно проводить оценку процесса и результатов. Собранные данные можно использовать для анализа того, насколько эффективны изменения, а также для коррекции подхода.

Дополнительные технологии к циклу Деминга

Для усиления эффекта можно пользоваться следующими технологиями:

1. Автоматическим сбором данных. Он обеспечит своевременное получение информации, необходимой для проведения анализа на этапе Check.

2. Инструментами для работы в команде. Внедрив определенные технологии и платформы, можно значительно облегчить взаимодействие, управление задачами и координацию в пределах PDCA. В список инструментов и технологий могут входить системы управления проектами, облачные сервисы для хранения информации и так далее.

3. Применением аналитики и искусственного интеллекта.Прогрессивные инструменты анализа и решения, основанные на цифровом разуме, помогут глубоко изучать информацию, найти скрытые закономерности и дать ценные для улучшения процесса рекомендации.

4. Наблюдение и сбор статистики в режиме реального времени. Технологии, позволяющие осуществлять его, значительно усиливают этап Do, обеспечивая вас актуальной информацией, помогающей корректировать ленту и быстро реагировать на имеющиеся проблемы.

5. Поддержка и обучение в электронном формате. Внедрение e-learning поможет поддержать непрерывное развитие сотрудников, привить им необходимые знания и навыки, помогающие эффективно участвовать в цикле Деминга.

Полезные книги про цикл Деминга

Расскажем об основных:

Деминг Э., «Выход из кризиса: Новая парадигма управления людьми, системами и процессами»

Она подойдет тем, кто уже понял, что для ведения бизнеса не подходят устаревшие методы, так как мир не стоит на месте. Гениальный консультант 20 века Эдвардс Деминг, принявший участие в написании книги «Японское экономическое чудо», пытается бросить интеллектуальный и моральный вызов стандартам, сложившимся в менеджменте.

Его теория предлагает новую философию, методики и технологии управления, которые нужны для повышения устойчивости и эффективности бизнеса, гармонизирующего интересы всех сторон: клиентов, сотрудников, владельцев, поставщиков и общества.

Источник: shutterstock.com

Принципы и концепции, описанные выше, демонстрируются на примерах из разных промышленных отраслей, управления и сферы обслуживания. Данную книгу стоит прочесть руководителям всех уровней, бизнесменам, работникам инженерно-технического направления, преподавателям, студентам и тем, кто собирается получать образование в области организации, управления бизнесом и не только.

Нив Генри Р., «Пространство доктора Деминга: Принципы построения устойчивого бизнеса»

Авторство следующей полезной книги принадлежит доктору Генри Ниву, ученику, другу и коллеге Эдварда Деминга. Это издание, как считают многие читатели, можно с уверенностью назвать лучшей версией учения Деминга на тему современного менеджмента.

Совершенно иной, гуманный взгляд на менеджмент, который был развит Демингом во второй половине 20 века, гармонизирует и объединяет цели хозяев бизнеса, менеджеров и других сотрудников. Новый менеджмент работает под лозунгом «Выигрывают все». Этот девиз отражен в теории глубинных знаний, состоящей из 14 пунктов.

Подходы и методы, используемые Демингом, универсальны. Их можно использовать как для банков и крупного бизнеса, так и для малых его форм: они успешно работают в любой промышленности, здравоохранении, взаимодействии с людьми, образовании, торговле, государственном управлении, страховании и так далее.

Ишикава К., «Что такое всеобщее управление качеством? Японский путь»

Данная книга написана Каору Ишикавой и издана в 1985 году Prentice-Hall. В ней описан японский подход к контролю качества, суть работы кружков качества, а также приведен список приложений в субконтрактации и маркетинге. Сжатая версия переведенной книги вышла в 1998 году в Москве, в издательстве АОЗТ «ТКБ Интерсертифика».

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о цикле Деминга

Цикл Деминга является проверенной временем моделью управления процессами бизнеса, зарекомендовавшей себя как хорошее средство оптимизации работы компании вне зависимости от направления деятельности. Ее нельзя применять в проектах с ограниченными сроками реализации, в которых не предусмотрено время для анализа действий и введения новшеств.

Кому не подойдет цикл?

Он может использоваться во многих моделях управления бизнесом, но для ряда проектов его применение недопустимо. К примеру, нельзя внедрять его в деятельности, в которой результат неизменяем: это строительство, образование, репетиторство и так далее. В этом случае нельзя внести поправки, если ошибки были совершены на начальном этапе. Они могут быть учтены только при работе над новым проектом.

Какое отношение имеет к «Шести сигмам»?

Цикл Деминга — логическая процедура, помогающая в любой работе. В модели управления качеством «6 сигм» цикл PDCA довольно эффективен, потому многие считают его главным способом контроля. Он имеет название «цикл PDCA», так как четыре процесса не запускаются и завершаются единожды, а идут друг за другом постоянно. Когда заканчивается один цикл и решается ряд проблем, появляются иные неполадки и все начинается вновь.

Как расшифровывается PDSA?

Цикл Деминга-Шухарта может быть представлен в виде PDSA. Названия отличаются всего на одну букву. В альтернативной схеме третий процесс описан, как Study («учеба»). Измененная схема выглядит так:

• P — планирование процесса.

• D — действия с учетом выбранной стратегии.

• S — оценка результата, приобретение опыта и знаний.

• A — внедрение новых знаний и умений в работу.

Как «Тойота» использовала подход?

Цикл PDCA является одним из главных элементов производственной системы Toyota «точно вовремя». За последние 20 лет эти технологии стали чуть ли не главным примером бережливого производства с применением PDCA. Чтобы узнать дополнительную информацию о применении Toyota PDCA в бережливом производстве, прочтите книгу Джеффри Лейк «Метод Toyota» (2003). Как утверждает Эдвард Деминг, методика PDCA может применяться для:

• Постоянного улучшения качества.

• Уменьшения количества дефектов за счет более однородных характеристик.

• Понимания значения качества.

Как использовать в крупной компании?

Иерархия цикла PDCA в случае работы с большой организацией выглядит так:

1. Маленькое кольцо находится внутри большого. Если компания работает, как единый цикл PDCA, каждый ее отдел, группа или мини-цикл встраиваются в него, создавая иерархию PDCA.

2. Постоянное совершенствование цикла PDCA. Он не замирает на одном уровне, каждый его элемент решает часть проблем, позволяет достичь части результатов, работает дольше, соответствует уровню одного шага. Следующий цикл обретает новые цели и возможности, что способствует продолжению роста бизнеса.

Тем не менее, для многих бизнес-структур цикл Деминга является прекрасной возможностью медленно довести продукт до идеала, сохранить хорошее качество и обойти конкурентов.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать гарантированный подарок

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB