Воронка подбора персонала: как это работает

Что это? Воронка подбора персонала – эффективный инструмент отбора и найма сотрудников на различные должности в компании. Позволяет отсеивать неподходящих кандидатов, анализировать входящий и исходящий поток.

Как работает? Воронка состоит из нескольких этапов: от размещения вакансии и интервью до оффера и приглашения на работу. На каждую последующую ступеньку попадает меньшее число кандидатов.

Статистика подбора персонала

Привлечение, конвертация и удержание – ключевые элементы воронки продаж в маркетинге. Многим хорошо известно и понятно, как и для чего нужно отслеживать путь потенциального клиента от предложения до покупки и дальнейшего взаимодействия. Но мало кто слышал о понятии воронки продаж в сфере подбора персонала.

Рекрутинг по своей сути подобен процессу покупки. Цель специалиста по подбору персонала – привлечь клиентов в виде подходящих кандидатов с нужными знаниями, опытом и потенциалом.

Источник: shutterstock.com

Теперь давайте подробнее рассмотрим, для чего нужен рекрутинг.

Из этого следует, что почти 75% специалистов задумываются о смене работы на более перспективную, с лучшими условиями, но не решаются открыто это демонстрировать из-за событий последних лет в стране. Пандемия COVID-19, санкции против России, экономическая нестабильность повлияли на подход людей к смене места труда.

Страх потерять текущую работу и одновременный поиск новых возможностей требует от рекрутера профессионального подхода. Изучение и оптимизация воронки подбора персонала являются ключевыми составляющими этого процесса. Для выявления недочетов воронки и ошибок во взаимодействии с кандидатами специалист по подбору персонала должен анализировать весь путь потенциального сотрудника на всех этапах.

Согласно данным ВЦИОМ, за последние 7 лет россияне стали на 17% реже полагаться на удачное стечение обстоятельств при поиске работы, но начали на 6 % больше обращать внимание на заработную плату, на 5 % больше на свои собственные интересы и на 4 % больше на репутацию компании. Это означает, что роль рекрутера в поиске и подборе персонала стала более сложной, но и более интересной.

Что такое воронка подбора персонала простыми словами

Воронка подбора персонала является инструментом, отображающим процесс взаимодействия с кандидатами от момента изучения резюме до трудоустройства. Основная ее значимость заключается в наглядности, позволяющей увидеть число претендентов на каждом этапе и выявить возможные проблемы для их оперативного решения.

В отличие от задач рекрутера, которому поручено «продать» вакансию, цели воронки включают в себя следующее:

• повышение эффективности подбора кандидатов;

• оптимизацию каналов, текстов и подходов к размещению вакансий для экономии бюджета;

• предсказуемое и быстрое закрытие вакансий;

• отслеживание и увеличение конверсии;

• корректировку критериев выбора для исключения нецелевых претендентов;

• оперативное управление системой поиска кандидатов;

• выявление слабых мест в воронке и их устранение.

Если заниматься лишь выстраиванием воронки подбора персонала без анализа, то это пустая трата времени.

Новички часто стараются построить свои воронки по стандартам, найденным на форумах, в статьях или учебниках, но это неправильный путь. Статистические показатели могут сильно различаться в зависимости от вакансии, региона, города и компании. По этой причине важно анализировать результаты только своей воронки и делать это на постоянной основе.

Воронка подбора персонала позволит найти ответ на следующие вопросы:

• На каком ресурсе можно быстрее найти подходящего кандидата и закрыть вакансию? В компаниях обычно используют несколько воронок. Для определения оптимальной стратегии поиска соотносят расходы на размещение вакансии, сроки поиска кандидата и объем потраченных ресурсов.

• Какое сейчас состояние рынка труда? Воронки подбора персонала позволяют увидеть общую ситуацию на рынке труда на конкретной территории.

• Каким способом можно усовершенствовать процедуру привлечения соискателей и уменьшить затраты на отбор? Рассматриваемый инструмент дает возможность оценить заинтересованность кандидатов в работе на предприятии.

• Какие результаты приносят используемые этапы подбора? Воронка демонстрирует, на какой стадии происходит потеря кандидатов и в каких моментах затрачивается больше времени, чем планировалось. Это помогает определить области для улучшения.

• Какую сумму нужно заплатить рекрутеру и какое количество времени необходимо для закрытия вакансии? Воронка помогает оценить текущую ситуацию процесса подбора персонала и рассчитать сроки найма.

5 признаков необходимости внедрения воронки подбора персонала

Как инструмент аналитики, воронка подбора персонала эффективна только при удобстве использования для рекрутера и стандартизации сбора и визуализации данных для компании.

Ниже приведены признаки того, что вашей организации нужна воронка подбора персонала:

1. С самого начала что-то идет не так

   Несмотря на большое количество потенциальных кандидатов, возникают сложности уже на этапе привлечения. Необходимо остановиться и понять, в чем проблема. Например, соискатели не соответствуют требованиям к квалификации, или условия вакансии не так привлекательны, как ожидал руководитель. Выявление проблемы на начальном этапе сэкономит ваше время и деньги компании.

2. Вакансии не закрываются вовремя

   Если при большом количестве обращений кандидатов, ни один не доходит до заключения трудового договора, воронка может указать на необходимость изменений. Это может включать в себя обсуждение с руководством компании, пересмотр требований к вакансии и улучшение условий работы, а также использование новых площадок для поиска соискателей.

   

   Источник: shutterstock.com

   В таком случае руководство даже может пересмотреть внутренние процессы компании или изменить стратегию отбора кандидатов.

3. Требуются новые специалисты, которых ранее не подбирали

   В отсутствие статистики любая подсказка может стать ценным советом при построении воронки продаж. Как правило, необходимость в кандидатах на конкретную должность не «одноразовая». Качественно выстроенная воронка продаж поможет подойти к поиску и отбору следующих соискателей более осознанно, а также эффективно использовать налаженные процессы при поиске новых сотрудников.

4. Отсутствует четкая стратегия поиска

   Если компания нуждается в сотрудниках «здесь и сейчас», рекрутеры могут использовать все доступные ресурсы, включая платные. В подобных ситуациях важно понимать, какие инструменты будут наиболее эффективными, чтобы грамотно распределить бюджет.

5. Процесс подбора персонала сложный и включает несколько этапов

   Если этапов подбора больше пяти, есть риск упустить моменты, когда происходит сбой, и конверсия снижается. С помощью воронки подбора персонала и ее анализа можно вовремя выявить проблемы и скорректировать процесс подбора.

Этапы воронки подбора персонала

Не существует единой схемы этапов. Она будет разной для каждой вакансии. Некоторые должности могут включать беседу с ботом, другие – творческие тестовые задания, а некоторые компании практикуют способ, когда существующие сотрудники привлекают новых кандидатов за определенную надбавку за каждого трудоустроенного соискателя.

Накапливайте опыт, применяйте теорию на практике и создавайте свою модель воронки подбора персонала и, возможно, не одну.

Основные этапы воронки подбора персонала:

Этап 1: Создание портрета кандидата

На этом подготовительном шаге определяются критерии отбора. Этот этап не всегда присутствует в классической воронке найма, но стоит обратить на него внимание. Четкое понимание требований к соискателю, включая образование, опыт работы, навыки, мотивацию, увлечения, поможет правильно выбрать каналы поиска и привлечения подходящих кандидатов.

Этап 2: Информирование

На данном этапе необходимо заинтересовать соискателей и познакомить их с HR-агентством.

Здесь важно активно поработать над созданием и продвижением HR-бренда. Не стоит ограничиваться размещением вакансий на соответствующих платформах. Важно активно поддерживать связь с потенциальной аудиторией через форумы, чаты, сообщества, принимать участие в тематических мероприятиях как офлайн, так и онлайн. Необходимо активно напоминать о своём бренде и работать над его продвижением: создайте страничку в социальных сетях, канал в Telegram, группу во ВКонтакте и других мессенджерах и социальных сетях.

Источник: shutterstock.com

Имейте в виду, что в этом деле важна честность. Забудьте об избитых фразах о печеньках, уютном офисе, дружном коллективе и белой зарплате. Вместо этого, сосредоточьтесь на том, что может реально заинтересовать потенциальных кандидатов. Например, расширенная программа медицинского страхования, возможность удаленной работы с рабочего ноутбука компании, предварительно оплаченные карты здоровья, которые включают сеансы психолога. Однако не переусердствуйте: если ваши обещания не соответствуют реальности, вы можете столкнуться с большим спросом на вакансию и большим оттоком претендентов по мере их продвижения по этапам воронки подбора персонала.

Этап 3: Привлечение

На данном этапе происходит смена фокуса с вашей фирмы на конкретную вакансию, что является областью компетенции HR-специалиста.

Здесь осуществляется написание и размещение объявления о вакансии. Именно здесь важно привлечь кандидата, который соответствует представленному образу на первом этапе.

Вероятно, вы уже обладаете необходимым опытом в этом деле. Однако мы рекомендуем вам общаться с соискателями простым, доступным языком, избегать банального копирования текста одной вакансии в другую. Для каждой должности следует создавать уникальный текст. Таким образом, вы сможете выделиться среди множества других предложений и продемонстрировать, что ваша компания проявляет заботу о своих сотрудниках уже на этапе отбора.

На этой стадии оценивается соотношение количества отправленных резюме к числу просмотров страницы с вакансией. Хорошим показателем считается 11% и выше.

Этап 4: Отклик

Здесь специалист занимается сбором резюме откликнувшихся претендентов. Для упрощения этого процесса и привлечения необходимых кандидатов следует поработать над формой отправки резюме. Её должно быть удобно заполнять и с компьютера, и со смартфона, с сайта и приложения. Заполнение формы должно занимать не более 10 минут. Необходимо проверить настройку автоматических ответов на отклики и функционирование сбора заявок. Проверить корректность этих инструментов можно через пробную подачу резюме со смартфона. Если всё оказался удобным и понятным, значит всё работает правильно.

На этой стадии оценивается процент людей, отправивших резюме от общего количества просмотров, а также примерное соотношение числа откликов к просмотру вакансии.

Этап 5: Первая оценка кандидатов

На этом моменте HR-специалист оценивает резюме кандидатов и выбирает подходящих для дальнейшего общения человека. Как правило, на этом этапе уже определяется потенциальный соискатель. Специалист сортирует резюме, отклоняет нерелевантные и составляет предварительный список самых подходящих кандидатов на должность и тех, кто проявил активность и вышел на связь самостоятельно.

Источник: shutterstock.com

Активные соискатели обычно более мотивированы и более лояльны, чем те, кто входят в число лидеров в общем списке. Важно ответить всем кандидатам из этого списка. На этой стадии воронки подбора персонала может использоваться автоматическая проверка резюме. Однако такой способ ненадежен, поскольку программа нередко отклоняет подходящих кандидатов, которые могли бы попасть в топ претендентов на должность. По этой причине лучше отбирать соискателей вручную.

Этап 6: Собеседование

Этап «Собеседование» представляет собой непосредственное взаимодействие с кандидатом. Обычно таких встреч несколько: с рекрутером, руководителем отдела и, при необходимости, с генеральным директором или представителями компании. Современные продвинутые компании, например, в IT-сфере, стараются провести все собеседования с кандидатом в течение одного дня. Многие предпочитают удаленный формат. Это позволяет экономить временные ресурсы обеих сторон, а также создает приятное впечатление даже в случае отказа.

Этап 7: Предложение о работе (оффер) / прием на работу

Этап завершения воронки подбора персонала и закрытия вакансии включает принятие окончательного решения рекрутером, нанимающим менеджером и другими заинтересованными лицами. Здесь обсуждаются условия вступления кандидата в должность, вопросы зарплаты и отпуска. Ценному соискателю можно предложить перенести дату начала работы, если у него еще остались неотработанные дни на предыдущем месте работы, или предложить повышение зарплаты для его привлечения, решить вопрос с отпуском, если он уже был запланирован на предыдущей работе.

Важно быстро реагировать и не упустить кандидата. Для этого полезны готовые скрипты офферов, автоматизация процесса общения и активное участие рекрутера. Тем не менее, также необходимо иметь в запасе других претендентов в случае отказа избранного кандидата. На этапе предложения важно отслеживать количество принятых предложений и срок принятия решения со стороны соискателя.

Расчет конверсии воронки подбора персонала

В этом разделе вы узнаете, как посчитать эффективность воронки подбора персонала.

Потенциальный кандидат на вакансию начинает проходить по этапам после того, как он откликнулся на вакансию. В общее количество этапов воронки подбора персонала входит предварительное тестирование и прохождение собеседований. Для того, чтобы обнаружить, в какой момент снижается конверсия, важно максимально детально выстроить структуру воронки.

Конверсия – это количество соискателей, проходящих между этапами, выраженное в процентах. Есть общая конверсия, которая измеряется по показателям между первым и последним этапами воронки. Она показывает общую продуктивность проделанной работы. Есть промежуточная конверсия, которая выявляет проблемы на каждой ступени.

Конверсия вычисляется по следующей формуле:

Ниже приведен пример расчёта воронки подбора персонала.

Пример. Для вакансии секретаря было получено шестьдесят резюме. Двадцать пять соискателей успешно прошли необходимые тесты на профессиональную пригодность. Затем десять претендентов были приглашены на собеседование по видеосвязи с рекрутером. После этого менеджером отдела было проведено собеседование с 6 кандидатами, и только один из них был принят на работу.

Таким образом, представленная воронка подбора для вакансии секретаря выглядит следующим образом:

Важно отметить: при расчете поэтапной конверсии каждый предшествующий этап оценивается в 100 %.При расчете общей конверсии используются первый и последний показатели.

Пример воронки подбора персонала показывает хорошую конверсию, а также грамотное использование ресурсов как рекрутера, так и руководителя.

Если конверсия между количеством полученных резюме и приглашенных на собеседование составляет менее 10 %, это сигнализирует о том, что рекрутер работает неэффективно и тратит много времени на обработку нерелевантных откликов. Проблему нужно искать в способе привлечения соискателей.

Уменьшение процента успешных завершений на этапе отбора означает, что технический специалист тратит время на проведение собеседований с неподходящими кандидатами. Иногда происходит снижение конверсии на этапе предложения работы, когда кандидат либо не приступает к трудовой деятельности, либо уходит в течение пробного периода.

Отклонения в воронке подбора персонала

Помимо того, что воронка отображает проблему, она ещё и указывает пути ее решения для специалиста по подбору персонала.

Метрики воронки подбора персонала включают в себя количество претендентов на каждом уровне и конверсию каждого промежуточного этапа. Эти показатели для каждого предприятия, сферы деятельности и конкретной вакансии отличаются и устанавливаются во время поиска подходящего сотрудника. Однако могут возникать отклонения, которые обнаруживаются в процессе работы.

Мало откликов на вакансию

Возможные причины:

• Использование неэффективных инструментов для поиска кандидатов.

• Недостаточно качественное составление описания вакансии.

В таких случаях необходимо пересмотреть стратегию поиска: оценить, какие инструменты и методы применяются рекрутером. Изучить востребованность вакансии и наличие возможных кандидатов на рынке. Выбрать другой ресурс для публикации. Изменить описание вакансии, сделать его более привлекательным.

Отклики есть, но все отсеиваются после прохождения собеседования

Возможные причины:

• неправильное описание вакансии и требования, что приводит к откликам большого количества неподходящих соискателей;

• HR-специалист не имеет четкого представления о желаемом кандидате;

• HR-специалист проводит некачественные интервью, чем отпугивает потенциальных кандидатов;

• условия вакансии завышены для конкретной должности.

В таком случае нужно пересмотреть саму публикацию объявления, понятно описать вакансию и с ясно изложенными критериями отбора. Ужесточить требования и добавить тестирование. Прослушать записи телефонных интервью, выявить недочеты и переписать скрипты. Объективно оценить, соответствуют ли описанные требования ожиданиям кандидатов, изучить предложения конкурирующих компаний.

Руководителю кажется, что каждый следующий кандидат будет лучше предыдущего

Возможные причины:

• рекрутер не имеет правильного представления о том, кого ищет руководитель и приводит неподходящих кандидатов;

• соискатели подходящие, но заказчику не хватает опыта и навыков для правильной оценки кандидата;

• руководитель не понимает, чего именно хочет, и скопировал описание вакансии и должности у других;

• завышенные требования руководителя, например, на рынке могут отсутствовать подходящие кандидаты, или условия, предлагаемые компанией, могут быть непривлекательными для потенциальных соискателей.

Если один или несколько пунктов описывают вашу ситуацию, важно дополнительно обсудить с руководителем его запрос, убедиться, что на рынке есть подходящие специалисты, больше взаимодействовать с начальством на всех этапах отбора.

Зачем нужна обратная воронка подбора персонала

Прямая воронка подбора персонала рассчитывается от момента потока кандидатов до этапа приема на работу. Однако построение воронки без последующей оптимизации стратегии подбора персонала не имеет смысла.

Проанализировав данные прямой воронки, следует:

• выявить проблемные моменты;

• внести изменения в стратегию подбора персонала;

• создать воронку с новыми показателями;

• проделывать вышеуказанные шаги до достижения оптимальной конверсии.

После устранения недочетов воронки подбора персонала для каждой вакансии и объединения показателей конверсии в одну общую воронку следует приступить к использованию еще одного ценного инструмента – обратной воронки.

Источник: shutterstock.com

Обратная воронка подбора персонала представляет собой метрику, которая дает возможность предварительно оценить входящий поток соискателей, необходимый для закрытия вакансии, а также временные затраты, требуемые на поиск кандидатов.

Для того, чтобы вычислить обратную воронку используются данные конверсии завершенных и оптимизированных воронок.

Например. Предприятие расширяется, и перед рекрутером стоит задача найти 15 менеджеров по продажам. Для оценки объема работы по обработке резюме и проведению собеседований применяются показатели оптимизированной воронки для менеджера по продажам.

Если потребность компании в новом персонале превышает 10–15 человек в год, то с помощью обратной воронки рассчитываются издержки на закрытие каждой вакансии и составляется бюджет для HR-компании.

3 инструмента для увеличения эффективности воронки подбора персонала

После применения прямой воронки подбора персонала, регулярного анализа и оптимизации показателей можно добавить другие инструменты.

Анализ каналов поиска

В таблицу заносятся все варианты поиска, которые были использованы за определенный отрезок времени, такие как онлайн биржи труда, кадровые агентства, социальные сети, референтные программы, газеты и другие источники.

Каждый из этих каналов поиска анализируется по следующим показателям:

• количество привлеченных сотрудников;

• сколько времени ушло на закрытие вакансии;

• оценка эффективности новоиспеченных сотрудников;

• показатели текучести персонала;

• затраты на закрытие вакансии.

Анализ рынка труда

Сбор и анализ информации о состоянии рынка труда проводится ежегодно или раз в полугодие. Для такого анализа нужны следующие данные:

• средняя заработная плата на этой должности;

• требования к образованию и навыкам кандидата;

• наличие необходимых специалистов на рынке труда;

• рейтинг вашей компании.

Этот анализ поможет в привлечении редких специалистов, в поиске новых возможностей для публикации вакансии и в определении требуемого охвата для нахождения нужных кадров.

Портрет кандидата

Создание портрета кандидата позволяет выбирать наиболее эффективные каналы привлечения, а также проводить отбор и оценку на основе целевых признаков. Это в конечном итоге приводит к найму кандидатов, соответствующих требованиям компании с минимальными затратами на поиск.

Процесс создания портрета кандидата состоит из трех основных шагов:

1. Сбор информации: источники должны быть разные, такие как статистические данные, резюме и примеры других специалистов, а также опросы сотрудников, занимающих похожие или смежные позиции.

2. Определение целевых признаков: не ограничивайтесь общими штампами, такими как общительность или целеустремленность, детально пропишите требуемые критерии доступным языком.

3. Моделирование: соберите данные, представляя себе идеального кандидата как живого человека. Будьте реалистичными, допуская наличие негативных качеств, с которыми вы готовы смириться.

Важно отметить, что при формировании портрета и оценке кандидатов следует уделить особое внимание таким навыкам, как креативность, дружелюбие, умение устанавливать контакты, которые часто сложно развить, в отличие от профессиональных навыков, которые можно приобрести в процессе обучения и опыта работы.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Техники для улучшения воронки подбора персонала

Для улучшения работы воронок подбора персонала и исправления ошибок опытные рекрутеры применяют различные методы. Среди наиболее популярных выделяются канбан и agile.

Канбан

Этот метод направлен на улучшение бизнес-процессов путем их визуализации. В случае с воронкой подбора персонала инструмент канбан представлен таблицами и графиками, которые иллюстрируют процесс работы на каждом этапе воронки:

• задачи, ожидающие выполнения;

• задачи в процессе выполнения;

• завершённые задачи.

Преимущество такого подхода заключается в возможности анализировать ситуацию в реальном времени. Например, каждый этап воронки можно улучшить с помощью трех основных элементов канбан и контролировать ход выполнения задач и соблюдение сроков.

Источник: shutterstock.com

Следует отметить, что данная система может оказаться неудобной и неэффективной для полного процесса воронки подбора персонала. Для достижения максимального эффекта рекомендуется использовать ее как часть воронки.

Например, канбан-доска на этапе собеседований позволит отслеживать количество запланированных и текущих собеседований, а также выявлять возможные задержки в процессе.

Методология Agile

Это гибкая система адаптивных методик, которая ставит людей и их взаимодействие важнее других инструментов и процессов. Рекрутеры переняли этот термин у IT-специалистов, привнося в свою работу гибкость и изменчивость, что позволяет налаживать общение и подстраиваться под обстоятельства, вместо строгого следования изначальному плану.

Эта система представляет собой непрерывный диалог между участниками процесса, позволяющий мгновенно получать обратную связь и быстро отсеивать неподходящих кандидатов для конкретного проекта. Например, будущий руководитель может оценить результаты успешных тестов и уже на этом этапе отсеять неподходящих кандидатов.

В результате все выигрывают: процесс становится более гибким, участники процесса лучше информированы, и не тратится время на обработку неподходящих кандидатов.

Часто задаваемые вопросы о воронке подбора персонала

Реальность такова, что она осуществляется только с теми, кто ищет работу, и иногда подходящего кандидата может просто не быть среди них. В то же время воронка подбора персонала остается популярным инструментом, который позволяет контролировать процесс подбора персонала и улучшать его. Важно уделять этому достаточно времени и внимательно отслеживать все этапы.

Сколько стоит услуга рекрутера?

Гонорар HR-специалиста обычно равен месячной зарплате успешно устроенного кандидата. Иногда рекрутеру выплачивают определенный процент (около 20 %) от годового оклада нового сотрудника. Также расценки могут различаться в зависимости от должности и региона. Например, поиск кандидата на руководящую должность у рекрутера-фрилансера из Москвы обойдется от 45 000 до 75 000 рублей, а специалист из другого региона может взять от 30 000 до 50 000 рублей.

Как воронка подбора персонала может помочь предугадать успешность найма?

Зная процент перехода кандидатов с этапа на этап, можно рассчитать плановые показатели на всех этапах воронки. В то же время можно быстро отслеживать снижение конверсии и своевременно устранять причины.

При планировании проекта по расширению штата важно учитывать эти показатели. Например, вы знаете, что для поиска двух региональных менеджеров необходимо рассмотреть 200 кандидатов, что займет около двух месяцев и будет стоить определенную сумму денег.

Как можно улучшить воронку подбора персонала?

Существует несколько способов улучшить воронку:

• Установить четкие цели для каждого этапа отбора.

• Организовать стабильный поток кандидатов на вакансии.

• Разработать скрипты взаимодействия с кандидатами на каждом этапе.

• Пересматривать требования в процессе подбора.

• Обращать внимание на то, правильно ли кандидаты воспринимают информацию о вакансии.

• Использовать инструменты для экономии времени, такие как групповые собеседования и видеоинтервью.

Важно помнить, что даже идеально настроенная воронка подбора персонала не гарантирует закрытия вакансии.

Автор статьи

Алексей Бояркин

Сооснователь компании «Генератор продаж»

Последние статьи этого автора:

• Бенчмаркинг компании: примеры из зарубежной и российской практики
• СTА-элементы, которые привлекут в 2 раза больше клиентов
• Формула рентабельности продаж: пример расчета

Забрать подарки
из закрытой базы

Скачать 7,4 MB

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB